Cara Menggunakan Video di Docebo untuk Pelatihan Karyawan

Sangat mudah untuk melatih beberapa karyawan. Anda menemukan waktu yang cocok untuk semua orang, menyelenggarakan sesi pelatihan, dan semua orang melanjutkan hari mereka. Tetapi melatih ratusan karyawan sekaligus dan memastikan semua orang pergi tanpa ragu adalah tantangan.

Namun, Anda dapat melatih ratusan karyawan secara bersamaan menggunakan pelatihan animasi Docebo. Docebo membantu Anda menjaga keterampilan karyawan Anda tetap mutakhir dengan mengajari mereka cara-cara terbaru untuk menggunakan produk Anda atau melakukan pekerjaan mereka. Platform ini memungkinkan Anda menyelenggarakan kursus, sehingga Anda dapat melacak dampak pelatihan Anda terhadap produktivitas karyawan Anda.

1. Wawancarai karyawan

Karyawan sering memiliki masalah dan kebutuhan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka yang tidak mereka komunikasikan dengan Anda. Tantangan-tantangan ini terungkap dan dijelaskan selama wawancara.

Dalam wawancara, ajukan pertanyaan spesifik tentang bagaimana karyawan melakukan pekerjaan mereka. Interaksinya bersifat langsung, sehingga Anda dapat mengajukan pertanyaan lanjutan untuk menggali penyebab dan konsekuensi dari perjuangan mereka. Kemudian gunakan data ini untuk membuat konten pelatihan untuk memecahkan masalah mereka.

Wawancara harus alami sehingga orang yang diwawancarai merasa nyaman dan Anda memiliki ruang untuk mengajukan pertanyaan yang tidak direncanakan. Tetap berpegang pada skrip yang kaku, dan Anda dapat kehilangan informasi yang penting untuk memahami karyawan Anda. Tapi itu tidak berarti skrip tidak berguna. Skrip wawancara memastikan Anda selalu mengajukan pertanyaan penting.

Untuk menggunakan naskah wawancara secara efektif, tulis pertanyaan sebelum rapat Anda: buatlah sekitar 10 dan tujukan untuk menghabiskan rata-rata enam menit untuk setiap pertanyaan. Anda dapat mengajukan lebih sedikit pertanyaan dalam wawancara yang berlangsung kurang dari satu jam. Ingat, tujuan Anda adalah untuk belajar banyak tentang beberapa masalah utama, bukan untuk mengungkap sebanyak mungkin masalah—jika Anda memerlukan gagasan yang luas tentang setiap masalah di luar sana, survei akan menjadi alternatif yang lebih cepat daripada wawancara.

Pertanyaan yang Anda ajukan harus termasuk dalam salah satu dari tiga kategori sehingga wawancara Anda tetap bermanfaat bagi Anda dan menarik bagi karyawan Anda:

• Housekeeping : Jelaskan kepada pekerja alat yang Anda gunakan untuk merekam wawancara, apa yang akan Anda lakukan dengan jawabannya, dan bagaimana wawancara itu menguntungkan mereka. Karyawan merasa nyaman ketika mereka memiliki informasi ini.
• Sederhana : Ajukan pertanyaan yang mudah mereka jawab, seperti yang berhubungan dengan apa yang mereka lakukan. Pertanyaan-pertanyaan ini membangun hubungan.
• Mendalam : Jelajahi masalah yang sebenarnya dihadapi karyawan Anda di tempat kerja. Minta mereka untuk menjelaskan perjuangan mereka dan memandu Anda melalui bagaimana mereka mencoba menyelesaikannya.

Tak satu pun dari pertanyaan-pertanyaan ini harus mengarahkan karyawan untuk menjawab dalam beberapa kata atau cara tertentu. Sebagai contoh; menanyakan karyawan penjualan apakah mereka menikmati CRM terbaru yang Anda beli membuat mereka hanya menjawab "ya" atau "tidak." Pertanyaan yang lebih baik adalah, “Tantangan apa yang Anda hadapi saat menggunakan CRM selama sebulan terakhir?”

2. Tulis naskah

Karyawan akan menutup pelatihan yang paling banyak diteliti jika struktur videonya membosankan. Tulis skrip untuk mengatur acara setiap video dengan menarik.

Skrip menjadi lebih jelas, lebih ringkas, dan lebih menarik saat Anda mengeditnya. Untuk draf pertama Anda, kembangkan urutan peristiwa yang mencapai tujuan video. Menulis sebanyak yang Anda bisa tanpa berhenti untuk mengedit. Draf yang berhasil tidak perlu dipoles dengan sempurna; mereka hanya perlu mengartikulasikan tujuan dengan jelas.

Sisihkan draf pertama Anda selama beberapa hari, lalu kembali dan lihatlah dengan perspektif baru. Tujuan Anda untuk draf kedua adalah mengidentifikasi bagian skrip yang tidak perlu untuk dipotong dan menemukan tempat di mana Anda perlu menambahkan lebih banyak informasi untuk kejelasan. Lanjutkan merevisi skrip berulang-ulang sampai menjelaskan pesan Anda selengkap dan sejelas mungkin. Setelah draf Anda selesai, pisahkan arahan visual dari garis yang diucapkan, sehingga Anda dapat merencanakan apa yang akan terjadi dan apa yang akan dikatakan.

Jelaskan setiap adegan di kolom video. Catatan ini memberi Anda gambaran tentang apa yang perlu Anda animasikan nanti. Sebagai contoh; dengan menulis, “Kamera memperbesar panel,” Anda atau animator Anda akan tahu bahwa Anda perlu mencari cara untuk melakukan gerakan kamera.

Di kolom audio, tulis baris yang akan diucapkan pembicara Anda di setiap adegan. Garis-garis ini harus berasal dari draft garis akhir Anda. Saat Anda menulisnya, carilah apa yang dapat Anda potong atau klarifikasi. Skrip terbaik membagikan informasi berharga dalam jumlah terbesar dalam waktu sesingkat-singkatnya.

3. Buat papan cerita

Papan cerita adalah sketsa berbasis kertas atau komputer tentang seperti apa tampilan adegan Anda nantinya. Pemangku kepentingan dapat melihat gambar-gambar ini dan memberikan umpan balik tentang seberapa jelas, bermanfaat, dan menarik pelatihan karyawan Anda.

Menerima umpan balik sangat penting karena setiap orang yang berinteraksi dengan video pelatihan Anda akan melihat sesuatu yang berbeda. Meskipun Anda mungkin mendeteksi masalah A dan C, rekan kerja Anda mungkin melihat masalah B. Mendengarkan perspektif mereka memungkinkan Anda untuk membuat pelatihan karyawan yang komprehensif.

Meminta umpan balik juga memungkinkan Anda membuat revisi awal dengan cepat. Perubahan menjadi lebih mahal seiring kemajuan Anda dalam pekerjaan—Anda dapat dengan mudah menghabiskan satu hari ekstra untuk membuat film atau membuat animasi jika Anda harus banyak mengedit—jadi selesaikan masalah apa pun sekarang untuk menghemat waktu Anda.

Anda dapat membuat storyboard pada selembar kertas. Pertama, gambar kotak dengan garis horizontal di bawahnya. Setiap kotak akan berisi satu adegan, jadi gambarlah sebanyak yang diperlukan.

Gambarlah peristiwa adegan Anda di kotak, seperti perkenalan guru, saat kuis pop muncul, atau slide "Langkah Berikutnya" Anda. Ilustrasi tidak harus detail. Sosok tongkat lebih baik daripada tidak ada sosok sama sekali. Sketsa Anda harus mengilustrasikan karakter adegan, alat peraga, dan lingkungan.

Selanjutnya, tambahkan baris skrip yang sesuai untuk setiap adegan di bawah kotak. Tambahkan kata-kata persis yang akan diucapkan pembicara selama adegan itu. Ruang ini juga cocok untuk mencatat apa yang terjadi di tempat kejadian untuk memberikan konteks tambahan bagi para pemangku kepentingan.

4. Animasikan pelatihan karyawan Anda

Animasi adalah format yang paling efektif untuk pelatihan karyawan Anda. Studi telah menemukan bahwa orang lebih baik dalam mengingat informasi yang mereka pelajari dari animasi daripada dari kelas langsung. Jadi, karyawan Anda akan menerima saran yang bermanfaat, mengingatnya, dan dapat menerapkannya untuk hasil yang positif.

Karena mudah untuk menganimasikan kembali adegan, Anda dapat mengubah ide yang terasa bisa diterapkan saat membuat storyboard tetapi sekarang tidak sesuai dengan video Anda. Tidak perlu menyewa aktor, operator kamera, atau studio karena ada video langsung. Sebagai gantinya, cukup buka alat animasi dan buat semua yang ada di program itu.

Mulai animasikan dengan meluncurkan Vyond dan klik tombol untuk membuat proyek baru di sudut kanan atas. Setelah Anda berada di timeline, buat speaker animasi Anda. Buka tab karakter dan gulir melalui galeri. Lihat desain yang menurut karyawan Anda cocok? Fantastis. Pilih dan lanjutkan ke langkah berikutnya. Jika tidak, luncurkan pembuat karakter dari tab ini. Anda dapat membuat karakter dari semua kelompok umur.

Selanjutnya, atur adegan Anda. Pilih lokasi dari menu Background di pojok kanan. Ruang kelas tradisional berfungsi jika Anda ingin mengambil pendekatan yang lebih skolastik untuk pelatihan Anda, atau Anda dapat memilih situs yang terkait dengan industri Anda. Kemudian buka perpustakaan prop di sisi kiri antarmuka untuk menghias pemandangan Anda.

Untuk menganimasikan elemen, klik prop atau karakter dan akses menu Motion Paths. Menerapkan jalur gerak membuat elemen bergerak dari satu titik ke titik lainnya. Pilih pola yang akan diikuti elemen Anda saat bergerak dan waktu yang diperlukan untuk melakukan gerakan itu. Lain kali Anda mengklik putar, elemen Anda akan bergerak.

5. Rekam audio berkualitas tinggi

Garis suara Anda harus tajam sehingga pemirsa dapat memahami setiap tip atau pelajaran yang Anda ajarkan kepada mereka. Selain mikrofon yang bagus dan merekam di tempat yang tenang, penting juga untuk mempersiapkan suara Anda.

Pertama, pemanasan. Suara Anda bisa terdengar serak jika Anda langsung dari tempat tidur ke stasiun rekaman. Pelatih vokal Jessica Doyle mengatakan tidur dan hidrasi sangat penting untuk membuat suara Anda terdengar terbaik. Saat Anda tidak tidur, jaringan otot yang menghasilkan suara Anda lelah, sehingga terdengar kasar. Tidur tujuh sampai sembilan jam memungkinkan jaringan ini untuk beristirahat. Tetapi bahkan tidur saja tidak cukup untuk memungkinkan otot-otot ini menghasilkan suara yang jernih jika Anda tidak terhidrasi. Anda harus minum air sebelum pergi ke lokasi syuting, karena akan memakan waktu sekitar empat jam agar suara Anda terhidrasi.

Sekarang Anda siap untuk merekam garis. Pastikan Anda menjaga postur yang tepat untuk membuatnya terdengar sempurna. Posisi kepala Anda memengaruhi suara Anda. Menempatkan kepala Anda ke depan seperti jerapah atau ke belakang seperti petinju menciptakan ketegangan di pita suara Anda. Suara Anda tidak akan renyah dan akan lebih cepat lelah dari biasanya jika Anda tetap dalam posisi ini.

Jaga agar kepala Anda lurus di atas bahu Anda, tidak condong ke belakang atau ke depan. Itu membuat Anda berada pada jarak yang tepat dari mikrofon dan suara Anda halus saat Anda merekam.

Gunakan mikrofon dengan koneksi USB atau XLR untuk menghasilkan audio berkualitas tinggi. Tidak seperti headphone telepon, mikrofon eksternal mencatat gelombang suara yang tepat, sehingga audio akan ditangkap secara akurat. Mereka yang ingin mendengar bagaimana suaranya saat merekam dapat mencolokkan headphone ke mikrofon. Komputer akan menangkap suara dari mikrofon eksternal, tetapi Anda masih dapat menggunakan headphone.

Anda dapat merekam audio langsung di Vyond dengan mengklik ikon Audio di sisi kiri layar. Yang harus Anda lakukan sekarang adalah menekan "Rekaman Mikrofon" dan membaca baris skrip.

Jika ini adalah pertama kalinya Anda merekam, pertimbangkan untuk mengucapkan beberapa kalimat saja sekaligus alih-alih seluruh naskah. Ini memungkinkan Anda untuk merekam ulang dengan cepat jika Anda melakukan kesalahan. Setelah selesai merekam, Anda dapat mendengarkan dan mengedit saluran suara dari garis waktu Vyond.

6. Unggah video Anda ke Docebo

Docebo memungkinkan Anda mengunggah video Vyond apa pun hanya dalam beberapa detik. Masuk ke Docebo sebagai superadmin. Tekan ikon roda gigi di pojok kanan atas untuk mengakses Central Repository. Kemudian, klik Tambahkan Materi Pelatihan dan Video. Salin dan tempel URL platform streaming atau unggah video dari komputer Anda.

Setelah Anda mengunggah semua video pelatihan, Anda dapat menambahkannya ke kursus apa pun dengan tombol Tambahkan Materi Pelatihan dari bagian Manajemen Kursus.

7. Rancang gambar mini yang menarik

Pikat pemirsa untuk mengeklik dengan gambar mini yang menarik. Anda dapat membuat gambar mini yang menawan dengan mengikuti satu atau dua prinsip berikut.

Pertama, bagikan sebelum dan sesudahnya. Perusahaan pengeditan video Veed.io melatih AI untuk mengumpulkan 600 video YouTube yang sedang tren. Kemudian perusahaan meminta AI menganalisis kesamaan thumbnail antara video yang menjadi tren dua kali. Perusahaan menemukan banyak thumbnail viral yang menunjukkan sebelum dan sesudah menonton video.

Kedua, tambahkan gambar yang menggambarkan emosi yang kuat. Studi Veed.io menemukan bahwa wajah "terkejut" adalah hal biasa dalam video yang sedang tren, meskipun ini mungkin tidak cocok untuk pengaturan formal. Karena itu, carilah gambar dengan emosi positif yang kuat, seperti kebahagiaan dan kegembiraan. Emosi ini akan menarik perhatian karyawan Anda tanpa membuat mereka mempertanyakan profesionalisme Anda.

Anda dapat menemukan gambar dengan emosi yang kuat dan mengaturnya dalam tata letak sebelum dan sesudah menggunakan Canva. Buat akun gratis dan mulai proyek dengan mengklik tombol di sudut kanan atas. Pilih ukuran kanvas 800x400 piksel—yang terbaik untuk thumbnail di Docebo. Terakhir, gunakan alat Canva untuk mencapai desain yang Anda inginkan.

8. Uji pemahaman pemirsa Anda

Seringkali, kurang dari setengah orang yang Anda survei akan menjawab pertanyaan Anda, sehingga perusahaan tidak dapat mengetahui apakah orang menganggap pelatihan itu bermanfaat. Survei Docebo mendapatkan tingkat respons rata-rata 70–80%, berkat teknologinya.

Docebo menggunakan pengujian A/B, pengingat, dan prinsip desain untuk mendorong karyawan menjawab survei. Tingkat respons yang tinggi membantu Anda menentukan apakah kursus Anda bermanfaat. Karena pertanyaan meminta jawaban kualitatif, Anda juga akan mempelajari dengan tepat apa yang dilakukan video Anda dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan.

Anda dapat menambahkan kuesioner ke pelatihan Anda setelah menghubungkan Docebo ke Dampak Pembelajaran dari tab Manajemen Kursus. Buka salah satu kursus Anda dan klik tombol Edit, lalu gulir ke bawah ke sesi kuesioner. Anda dapat membuatnya dari awal atau menggunakan salah satu template Docebo.

Templatenya gratis, untuk memastikan format survei Anda memotivasi orang untuk menjawab, dan didasarkan pada data dari 5 juta survei. Akibatnya, mereka akan mengumpulkan data yang benar-benar membantu Anda meningkatkan pelatihan Anda.

9. Analisis apa yang bisa ditingkatkan

Gunakan Analisis Pembelajaran Docebo untuk mengetahui apakah video Vyond Anda berkinerja baik atau jika Anda perlu mengubahnya. Alat ini membandingkan metrik kursus Anda dengan rata-rata industri, sehingga Anda tahu bagaimana kursus Anda dibandingkan dengan kursus pesaing Anda.

Docebo terhubung ke aplikasi pihak ketiga Anda, seperti HubSpot dan Zendesk, untuk menautkan data Anda ke metrik bisnis. Misalnya, Anda mungkin mengetahui bahwa karyawan yang menyelesaikan sebagian besar kursus tinggal bersama Anda 40% lebih lama. Ini membuktikan bahwa Anda harus sering mempromosikan pelatihan Anda untuk mempertahankan tim Anda.

Docebo mengumpulkan dan memperbarui data dari kursus Anda setiap 24 jam. Untuk mengumpulkan data eksternal, masuk ke platform Learning Analytics dan buka tab Administrasi. Hubungkan alat favorit Anda atau unggah file CSV agar Docebo dapat terus menarik data dari sumber ini.

Lalu buka tab Wawasan untuk menyiapkan widget Anda. Ini berisi data dari kursus Anda, seperti tingkat penyelesaian kursus dan karyawan mana yang paling banyak melakukan pelajaran. Anda dapat melihat semua widget Anda atau mengatur widget favorit Anda untuk melihat informasi yang paling Anda hargai dengan cepat.

Gunakan Vyond dengan Docebo untuk pelatihan karyawan Anda

Vyond adalah perangkat lunak animasi sederhana yang dapat Anda gunakan untuk membuat pelatihan karyawan Anda. Berkat perpustakaan template kami, Anda dapat menemukan video dengan struktur yang menarik. Anda dapat menyesuaikan skrip Anda dengan struktur video ini atau mendapatkan inspirasi untuk menguraikan cerita Anda.

Mulai uji coba gratis