Cara Menggunakan Video Untuk Berkomunikasi dengan Tim Saat Bekerja dari Jarak Jauh

Tidak ada yang lebih buruk daripada bangun, menyeruput kopi Anda, hanya untuk menerima pesan “bisakah kita mengobrol?” pesan dari bos atau anggota tim Anda di kotak masuk atau Slack Anda.

"Uh oh…. Apakah ada yang salah?"

Kita semua pernah ke sana. Beberapa hari yang lalu, saya menerima ping serupa dari klien baru. Meskipun saya tahu semuanya berjalan baik, saya tetap tidak bisa tidak memikirkan yang terburuk.

Ternyata klien saya hanya ingin mengatakan bahwa mereka menerbitkan karya terbaru saya.

*bernafas lega*

Meskipun aplikasi obrolan dan email waktu nyata sangat bagus untuk banyak hal, seringkali, mereka tidak dapat menangkap konteks penuh yang memungkinkan obrolan dan video tatap muka. Saya ingin sekali membuka email saya dan melihat tautan ke video pendek yang memberi saya pembaruan tentang karya saya, daripada momen panik yang diikuti dengan kelegaan.

Karena tenaga kerja terus menyesuaikan diri untuk bekerja dari jarak jauh, belajar berkomunikasi secara efektif dengan organisasi Anda adalah suatu keharusan.

Tidak seperti di lingkungan kantor tradisional, Anda tidak memiliki pilihan untuk berpartisipasi dalam pembicaraan klasik "pendingin air", atau bahkan untuk menarik anggota tim ke samping dan berbagi apa yang ada di pikiran Anda.

Untungnya, menggunakan video untuk berkomunikasi dengan tim Anda adalah cara yang bagus untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan mencegah kesalahpahaman yang mungkin terjadi melalui email atau obrolan.

Sebagai manajer atau direktur pemasaran, sangat penting untuk memanfaatkan alat komunikasi yang Anda miliki untuk memastikan tim Anda sinkron.

Bekerja dari Jarak Jauh: Realitas Baru Kami

Bahkan sebelum COVID-19 mempercepat langkah perusahaan untuk bekerja dari jarak jauh, pekerjaan jarak jauh sudah semakin populer. Menurut Owl Labs , “42% karyawan dengan opsi kerja jarak jauh berencana untuk bekerja dari jarak jauh lebih sering dalam lima tahun ke depan . ”

Sumber

Dan sekarang, dengan perusahaan besar seperti Adobe, Google, dan Facebook dalam proses pindah secara permanen ke pekerjaan jarak jauh , banyak perusahaan lain, besar dan kecil, mulai mengikutinya.

Sementara pekerjaan jarak jauh memang memiliki banyak keuntungan, seperti tidak ada perjalanan dan lebih banyak fleksibilitas dalam jadwal, itu memang menghadirkan beberapa tantangan komunikasi internal yang unik. (Selain itu, keadaan kerja jarak jauh selama COVID-19 BUKAN kondisi kerja jarak jauh yang normal.)

Dalam posting hari ini, kita akan melihat cara menggunakan video dan webinar secara efektif untuk berkomunikasi dengan tim Anda dan membantu menjaga organisasi Anda tetap produktif dan dalam lingkaran.

Bagaimana Video Animasi Membantu Anda Berkomunikasi dengan Tim Jarak Jauh Anda

Jika Anda pernah memberikan presentasi di kantor, Anda tahu betapa sulitnya menjaga perhatian karyawan Anda.

Tidak jarang melihat beberapa zona tim Anda keluar dalam beberapa menit pertama — dan saat itulah Anda berbagi ruangan. Dengan gangguan hanya dengan sekali klik atau tab saat bekerja dari rumah, akan lebih sulit untuk membuat tim Anda tetap terlibat.

Menggunakan video animasi untuk menampilkan angka pendapatan terbaru atau pembaruan tim yang penting memberikan pandangan yang menyegarkan tentang laporan status yang membosankan. Video animasi juga bisa sangat berguna untuk memperkenalkan karyawan baru dan membantu mereka mempelajari seluk beluknya.

Dalam lingkungan kerja tradisional, Anda mungkin memiliki karyawan baru yang membayangi rekan kerja yang lebih senior untuk memahami bagaimana perusahaan berjalan. Tetapi ketika bekerja dari jarak jauh, itu tidak selalu memungkinkan. Selain itu, berbagi dokumen Google yang padat berisi prosedur tim Anda mungkin merupakan awal yang baik, tetapi ini bukan cara yang paling menarik untuk berbagi informasi penting.

Membuat video animasi tentang nilai dan harapan perusahaan Anda adalah cara yang bagus untuk memperkenalkan perusahaan Anda kepada karyawan baru. Ini mengajarkan informasi yang diperlukan dengan sedikit suar tambahan. Alih-alih membuat karyawan baru Anda default untuk belajar melalui Google, Anda dapat membuat panduan yang menarik perhatian untuk mempercepat mereka.

Video animasi sangat membantu saat memecah topik teknis seperti cara menggunakan alat atau perangkat lunak internal.

Sumber

Manfaat lain dari alat video animasi adalah dapat menghemat waktu karena harus membuat ulang template dari awal. Setelah Anda mengembangkan video orientasi untuk karyawan baru, misalnya, Anda dapat dengan mudah meniru atau membuat perubahan kecil tergantung pada situasi tertentu tanpa perlu memulai dari awal setiap saat.

Terakhir, video animasi pendek juga bisa menjadi cara yang bagus untuk berbagi berita perusahaan ketika, misalnya, perusahaan Anda memenangkan penghargaan atau ditampilkan dalam publikasi pers besar.

Meskipun video animasi dapat mengomunikasikan banyak informasi berharga, ada kalanya mereka mungkin bukan platform yang paling tepat untuk komunikasi internal.

Misalnya, jika Anda perlu melakukan diskusi terkait kinerja yang serius dengan salah satu anggota tim Anda, bukanlah ide terbaik untuk menyampaikannya menggunakan animasi. Dalam hal ini, video atau panggilan telepon tradisional akan menjadi yang terbaik.

[Perlu beberapa template yang bagus untuk membantu Anda memulai dengan video animasi Anda? Lihat templat video kerja jarak jauh dan orientasi populer kami.]

Webinar Lebih dari sekadar Presentasi

Webinar adalah cara lain yang efektif untuk berkomunikasi dengan tim Anda. Meskipun biasanya melakukan panggilan Zoom atau Google Hangouts secara otomatis, webinar menawarkan beberapa manfaat unik.

Banyak platform panggilan video memiliki batas peserta yang relatif kecil, yang dapat menjadi masalah bagi perusahaan besar (kecuali Anda memiliki sumber daya untuk meningkatkan ke paket premium).

Webinar memungkinkan Anda untuk berbicara dengan semua orang di tim Anda secara bersamaan tanpa gangguan tambahan dari karyawan yang secara tidak sengaja mengaktifkan suara mereka sendiri dan menciptakan kebisingan latar belakang.

Webinar juga membantu karena sebagian besar alat webinar saat ini menyertakan fitur pelacakan kehadiran. Dengan platform lain seperti Zoom, misalnya, Anda mungkin tidak tahu apakah anggota tim membuat rapat atau tidak.

Alat seperti Demio sangat bagus karena memungkinkan tim Anda untuk bergabung dengan mudah tanpa perlu menginstal perangkat lunak tambahan apa pun, yang dapat menghemat waktu dan masalah teknologi yang signifikan untuk semua orang.

Manfaat lain menggunakan webinar untuk komunikasi tim adalah mengurangi beberapa tekanan yang mungkin dirasakan anggota Anda.

Pada panggilan video tradisional, anggota tim sering kali merasa bahwa mereka perlu "berpenampilan rapi" dan siap untuk terjun dengan video dan audio. Mengingat kehidupan rumah tangga bukanlah hal yang normal bagi banyak karyawan Anda selama pandemi COVID-19, ini dapat menciptakan tekanan dan kecemasan yang tidak perlu. Dengan webinar, karyawan Anda dapat tetap fokus pada pesan yang ada tanpa khawatir tentang penampilan mereka atau jika kantor pusat mereka berantakan.

Selain itu, sementara anggota tim dapat menonton webinar secara langsung, Anda juga dapat berbagi dengan mereka yang mungkin melewatkan presentasi aslinya. Beberapa opsi panggilan video memungkinkan panggilan untuk direkam, tetapi tidak selalu disetel ke default, jadi jika Anda lupa untuk merekam, itu bisa sangat membuat frustrasi.

Meskipun platform webinar secara tradisional berfokus pada menghasilkan penjualan, pelanggan baru, dan prospek, mereka adalah cara yang sangat diremehkan untuk berkomunikasi dengan tim internal Anda.

Alat webinar seperti Demio juga menyediakan fitur panggilan video standar yang telah menjadi bagian penting dari komunikasi sehari-hari. Dengan Demio, Anda dapat berbagi layar, mengundang tamu untuk berbicara dengan atau tanpa video, dan banyak lagi.

Komunikasi Video Async Akan Membantu Tim Jarak Jauh Anda Berkomunikasi

Mungkin salah satu perubahan paling signifikan saat bekerja dari jarak jauh adalah perpindahan ke komunikasi asinkron. “Sederhananya, komunikasi asinkron adalah ketika Anda mengirim pesan tanpa mengharapkan tanggapan segera , ” kata Amir Salihefendic, pendiri perusahaan jarak jauh pertama Doist.

Saat Anda menggunakan video untuk berkomunikasi dengan tim Anda, tidak ada harapan untuk segera ditanggapi. Untuk memperjelas, beri tahu orang tersebut bahwa Anda tidak memerlukan balasan cepat di video Anda.

Misalnya, jika Anda membagikan video pembaruan dengan tim Anda, Anda dapat memulai video dengan pesan sederhana yang menetapkan harapan: “Hai tim, ingin berbagi pembaruan cepat tentang KPI kami untuk kuartal ini. Harap tanggapi dengan pikiran Anda selambat-lambatnya pada hari Kamis. ”

Komunikasi video secara default membantu mengurangi stres dan kebutuhan untuk segera merespons, yang sangat membantu jika tim Anda melintasi beberapa zona waktu. Yang mengatakan, Anda pasti dapat menggunakan video saat respons diperlukan ASAP.

Pada akhirnya, “tujuan komunikasi asinkron adalah untuk membantu tim Anda berkomunikasi dengan jelas tanpa membebani komunikasi yang tidak perlu,” kata Joe Martin, Wakil Presiden Pemasaran di CloudApp .

Dan meskipun asinkron sering terjadi saat bekerja dari jarak jauh, itu tidak berarti Anda harus mengabaikan komunikasi sinkron sepenuhnya. Terkadang, respons cepat atau panggilan atau obrolan langsung diperlukan. Dengan video animasi dan webinar, Anda meningkatkan opsi yang tersedia bagi tim Anda untuk berkomunikasi dengan paling efektif.

Jika Anda mencari beberapa alat asinkron yang fantastis untuk bereksperimen, pastikan untuk memeriksa CloudApp , Loom , Snagit , dan Recordit .

Manfaat Video

Singkatnya, ada banyak manfaat untuk komunikasi video dengan tim jarak jauh Anda. Dalam bagian ini, kami membahas bagaimana video dapat:

• Meningkatkan produktivitas
• Meningkatkan moral tim
• Buat anggota tim tetap terlibat
• Membuat informasi mudah dipahami
• Kurangi tekanan untuk tampil rapi untuk rapat
• Memberikan fleksibilitas dalam komunikasi

Karena perusahaan di seluruh dunia terus menyesuaikan diri dengan cara kerja baru ini, memanfaatkan video untuk berkomunikasi dengan tim Anda dapat membantu memastikan semua orang tetap produktif, up to date, dan merasa seperti bagian yang berharga dari organisasi Anda.

Apakah Anda siap untuk menemukan kekuatan video? Coba Wideo dan buat video Anda sendiri hari ini.

Facundo Romei

Pemasaran & Pertumbuhan Wideo