Cara Menggunakan Zoho Books untuk Akuntansi

Bisnis harus berurusan dengan dokumen yang tidak ada habisnya dan proses akuntansi yang rumit untuk mengelola keuangan mereka. Oleh karena itu, organisasi beralih ke alat akuntansi yang canggih, dan salah satu perangkat lunak yang paling menonjol adalah Zoho Books.

Zoho Books menawarkan solusi komprehensif untuk bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam praktik akuntansi mereka. Mulai dari menyiapkan templat faktur khusus hingga menghasilkan laporan keuangan yang mendalam, hal ini benar-benar dapat mengubah cara Anda menangani faktur.

Pada artikel ini, kita akan membahas seluk beluk alat ini, fitur-fiturnya, dan panduan langkah demi langkah tentang cara menggunakan Zoho Books untuk menyederhanakan operasi keuangan Anda.

Mari kita mulai!

Apa itu Zoho Books?

Zoho Books adalah perangkat lunak akuntansi yang dirancang oleh Zoho Corporation. Ini adalah alat berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola keuangan mereka secara efisien.

Ini adalah solusi terpadu untuk menangani semua tugas akuntansi Anda, mulai dari pembuatan faktur dan pengelolaan pengeluaran hingga rekonsiliasi bank dan pembuatan laporan. Kita akan melihat cara menggunakan perangkat lunak akuntansi Zoho nanti di blog ini.

Apa Saja Fitur Zoho Books?

Zoho Books menawarkan banyak fitur untuk menghasilkan penawaran harga, mengelola inventaris, pesanan penjualan dan pembelian, menghasilkan laporan keuangan, dll. Berikut adalah fitur yang ditawarkan software akuntansi ini:

1. Pembuatan Faktur dan Penawaran Harga: Dengan Zoho Books, Anda dapat dengan mudah membuat faktur dan penawaran harga yang terlihat profesional. Dengan software akuntansi ini Anda juga dapat mengirimkannya ke klien Anda dan mendapatkan pembayaran lebih cepat.
2. Pengeluaran dan Tagihan: Anda dapat mengunggah semua tagihan Anda untuk mencatat dan melacak pengeluaran dan tetap teratur. Anda dapat melihat ke mana perginya semua uang Anda.
3. Perbankan: Dapat menghubungkan dan merekonsiliasi laporan bank Anda hanya dalam beberapa klik. Ambil transaksi Anda, kategorikan, dan rekonsiliasi dalam waktu singkat. Ini juga mendukung PayPal, sehingga setiap transaksi yang dilakukan melalui akun PayPal Anda dapat diambil dengan mudah.
4. Pelacakan Proyek: Ini akan membantu Anda melacak waktu dan biaya proyek. Hasilkan jam dan faktur yang dapat ditagih berdasarkan pekerjaan proyek dan bayar jumlah yang akurat.
5. Pesanan Jual dan Beli: Kirim pesanan untuk penjualan Anda dan komunikasikan dengan vendor Anda dengan faktur penjualan dan pembelian yang dipersonalisasi.
6. GST: Dengan Zoho Books, Anda tidak perlu khawatir tentang Pajak Barang dan Jasa. Ketahui tanggung jawab Anda, dan total pengembalian, serta bayar pajak Anda segera dalam platform.
7. E-Faktur: Hubungkan Zoho Books dengan IRP (Portal Pendaftaran Faktur) Anda dengan mudah dan buat faktur bebas kesalahan dalam hitungan detik.
8. Jejak Audit: Anda sering kali diminta untuk memeriksa dan melacak buku akuntansi Anda untuk mengetahui adanya perubahan. Dengan Zoho Books, Anda dapat dengan mudah melacak dan mengelola perubahan apa pun yang dibuat dalam pembukuan akuntansi Anda.
9. Otomatisasi: Mengotomatiskan tugas berulang seperti mengirim faktur berulang, mengkategorikan pengeluaran, pengisian kartu otomatis, dll. untuk menyederhanakan alur kerja Anda.
10. Dokumen: Simpan semua dokumen penting Anda seperti faktur, tagihan, pesanan penjualan atau pembelian, ITR, dan lainnya secara online dan lampirkan ke transaksi yang diperlukan.
11. Portal Vendor: Tawarkan portal mandiri kepada vendor Anda untuk mengelola segalanya mulai dari transaksi dan pesanan hingga laporan. Hal ini akan memberikan transparansi yang lebih baik dan rasa percaya antara kedua belah pihak.
12. Integrasi: Zoho Books dapat diintegrasikan dengan berbagai platform seperti gateway pembayaran online, aplikasi Zoho, Google Suite, Slack, Zapier, dan banyak alat CRM teratas lainnya. Selain itu, Anda juga akan mendapatkan Zoho Books API untuk diintegrasikan dalam alur kerja Anda.
13. Aplikasi Seluler: Zoho Books menawarkan aplikasi seluler untuk perangkat Android dan iOS. Anda dapat mengelola, melacak, dan menganalisis semua operasi keuangan saat bepergian dengan aplikasi seluler Zoho Books.

Paket Harga Zoho Books secara Detail

Sebelum memeriksa cara menggunakan Zoho books untuk akuntansi, mari kita periksa paket harganya. Zoho Books adalah alat berbasis kepatuhan yang menawarkan UI sederhana dan sistem dukungan yang andal. Ada dua jenis paket yang ditawarkan Zoho Books- satu Paket adalah “Untuk membantu Anda memulai” dan paket lainnya adalah “Rencana untuk kebutuhan unik Anda”.

1. Zoho Books Berencana untuk Membantu Anda Memulai

• Standar: Ini adalah rencana dasar untuk mulai mengelola keuangan Anda secara online. Paket ini mencakup maksimal 3 pengguna, satu GSTIN, dan 5.000 tagihan setiap bulan. Paketnya dimulai dari INR 749/bulan per organisasi.
• Profesional: Dengan paket profesional, Anda bisa mendapatkan kemampuan manajemen bisnis dan akuntansi. Anda dapat menambahkan maksimal 5 pengguna, 2 GSTIN, dan menghasilkan 10 ribu tagihan sebulan. Paketnya dimulai dari INR 1499/bulan per organisasi.
• Premium: Paket ini merupakan pilihan ideal untuk bisnis yang mencari fitur yang dapat disesuaikan, kolaboratif, dan otomatisasi. Anda dapat menambahkan maksimal 10 pengguna, 3 GSTIN, dan menghasilkan 25.000 tagihan sebulan. Paketnya dimulai dari INR 2999/bulan per organisasi.

2. Zoho Books Merencanakan Kebutuhan Unik Anda

• Elite: Paket ini adalah pilihan bagus untuk organisasi yang membutuhkan fitur manajemen inventaris tingkat lanjut. Paket ini mencakup 15 pengguna, 3 GSTIN, dan 100.000 tagihan sebulan. Paketnya dimulai dari INR 4999/bulan per organisasi.
• Ultimate: Rencana utama ditujukan untuk organisasi besar yang ingin membuat keputusan akuntansi berdasarkan data. Anda dapat menambahkan 25 pengguna, 3 GSTIN, dan menghasilkan 100.000 tagihan setiap bulan. Paket ini akan dikenakan biaya INR 7999/bulan per organisasi.

Antarmuka Zoho Books

Zoho Books memiliki antarmuka yang bersih dan intuitif untuk menyederhanakan pengalaman akuntansi Anda. Berikut rincian antarmukanya:

• Dasbor: Opsi dasbor memberi Anda gambaran singkat tentang data keuangan Anda. Ini mencakup bagan dan grafik yang merangkum metrik utama seperti pendapatan, pengeluaran, dan laba.
• Kontak: Di bagian Kontak, Anda dapat mengelola informasi terkait kontak bisnis Anda. Anda dapat menambah, mengedit, dan mengatur detail kontak di sini. Kontak seperti pelanggan, vendor, dan perusahaan lain yang bekerja sama dengan Anda.
• Item: Di sini Anda dapat mengelola inventaris atau daftar produk dan layanan Anda.
• Perbankan: Hubungkan rekening bank Anda, kartu dan kelola transaksi keuangan Anda. Anda juga dapat melacak pendapatan dan pengeluaran Anda.
• Penjualan: Penjualan adalah bagian di mana Anda menangani semua aspek proses penjualan. Bagian ini mencakup fitur untuk membuat, mengirim dan mengelola faktur.
• Pembelian: Modul Pembelian difokuskan pada pengelolaan pengeluaran dan pembelian. Anda dapat melacak tagihan dan pengeluaran. Ini membantu Anda memantau dan mengontrol pengeluaran bisnis Anda.
• Akuntan: Dengan opsi ini, Anda dapat menambah atau berkolaborasi dengan akuntan Anda untuk mengurus pengajuan, audit, dan kepatuhan pajak organisasi Anda.
• Timesheet: Modul Timesheet digunakan untuk melacak jam kerja karyawan. Ini penting bagi bisnis untuk menghitung jam yang dapat ditagih.
• Laporan: Bagian Laporan menawarkan berbagai laporan keuangan untuk membantu Anda menganalisis dan memahami kinerja bisnis Anda. Ini mungkin termasuk laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, dan banyak lagi.

Bagaimana Cara Menggunakan Zoho Books?

Anda dapat menggunakan Zoho Books untuk membuat dan mengirim faktur, mencatat pengeluaran, mengelola vendor, membuat laporan bisnis, dan banyak lagi. Namun sebelum menggunakan perangkat lunak ini, Anda perlu membuat akun untuk menerapkan Zoho Books ke operasi bisnis Anda.

Kunjungi situs web resmi (https://www.zoho.com/in/books/) dan daftar untuk membuat akun. Anda dapat memilih paket apa pun atau memulai dengan uji coba gratis selama 14 hari. Mari kita lihat cara menggunakan Zoho Books untuk berbagai tujuan.

1. Bagaimana Cara Menggunakan Zoho Books untuk Membuat dan Mengirim Faktur?

Untuk membuat dan mengirim faktur, buka dasbor Anda dan akses bilah menu kiri. Klik menu Penjualan dan ikuti langkah-langkah di bawah ini:

• Klik tombol Penjualan dan tab baru akan terbuka
• Sekarang klik tombol Buat Cepat di bawah modul Faktur
• Isi semua detail seperti Nama Pelanggan, Nomor Faktur dan Tanggal di halaman Faktur Baru
• Pilih item yang ingin Anda sertakan
• Unggah dokumen penting apa pun yang ingin Anda lampirkan bersama faktur (Opsional)
• Klik opsi Simpan dan Kirim , dan selesai

2. Bagaimana Mengelola Vendor?

Anda dapat menambahkan vendor baru atau menghapus vendor dengan mudah menggunakan Zoho Books. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

• Klik tombol Buat Cepat dari modul Kontak
• Pilih Semua Kontak dari menu tarik-turun untuk memfilter vendor dan kontak
• Anda dapat menambahkan klien baru di sini dengan mengklik tombol + Baru di bagian atas halaman
• Klik pada kontak tertentu untuk melihat detailnya. Ini akan menampilkan semua transaksi, dan gambaran umum tentang kontak atau vendor tertentu.
• Untuk menghapus atau menghapus vendor mana pun, pilih opsi Lainnya dari sudut kanan atas dan klik Hapus

Bagaimana Cara Menggunakan Zoho Books untuk Mencatat Pengeluaran dan Tagihan?

Langkah-Langkah Mencatat Pengeluaran dengan Zoho Books

• Untuk mencatat pengeluaran, kunjungi opsi Pengeluaran di bilah kiri
• Klik + Pengeluaran Baru di pojok kanan atas atau cukup klik ikon + di sebelah modul Pengeluaran
• Sekarang isi semua detail yang diperlukan seperti kategori, tanggal, jumlah, dll.
• Anda juga dapat mengunggah kuitansinya
• Klik Simpan

Cara Mencatat Tagihan dengan Zoho Books

• Untuk mencatat tagihan Anda, kunjungi tab Pembelian di sidebar kiri
• Kemudian klik tombol Quick Create dari modul Bills
• Sekarang masukkan detail seperti Nama, Tanggal Tagihan, dll.
• Pilih produk yang tagihannya telah Anda kumpulkan
• Lampirkan file atau dokumen yang dapat mendukung tagihan Anda
• Tekan tombol Simpan .

Bagaimana Cara Menggunakan Zoho Books untuk Mencatat Pembayaran?

Mengelola Pembayaran Faktur melalui Zoho

• Untuk mencatat pembayaran faktur, buka Penjualan lalu Faktur
• Sekarang pilih Faktur untuk mencatat pembayaran dan jendela detail faktur akan terbuka
• Di sana Anda akan melihat opsi Rekam Pembayaran di bagian atas, klik tombol itu
• Sekarang masukkan semua detail seperti Jumlah, cara pembayaran, tanggal pembayaran, dll.
• Anda juga dapat menambahkan informasi tambahan di Referensi# atau di bagian Catatan
• Lampirkan file atau dokumen apa pun untuk referensi, jika ada
• Tekan Rekam Pembayaran, dan selesai

Pembayaran Pelanggan melalui Zoho

• Sekarang untuk mencatat pembayaran pelanggan, kunjungi tab Kontak dan pilih kontak dari daftar Anda
• Jendela detail kontak akan terbuka lalu klik tombol Transaksi Baru
• Saat Anda mengkliknya, menu drop-down akan muncul lalu pilih Pembayaran Faktur
• Masukkan semua detail seperti jumlah, tanggal pembayaran, mode, dll.
• Lampirkan dokumen jika diperlukan
• Klik pada tombol Simpan

Bagaimana Cara Menambahkan Bank dan Kartu di Zoho Books?

Untuk menautkan rekening bank atau kartu Anda, buka bagian Bank di sidebar kiri dasbor Anda dan ikuti petunjuknya:

• Klik pada modul Perbankan dan buka tab
• Anda akan menemukan tombol Tambahkan Bank atau Kartu Kredit Anda di pojok kanan atas, klik itu
• Dari bilah pencarian, temukan Bank Anda. Jika Anda tidak dapat menemukan Bank Anda, Anda dapat menambahkannya secara manual
• Sekarang tambahkan semua detail akun Anda dan tekan tombol Simpan

Bagaimana Cara Menggunakan Zoho Books untuk Menghasilkan Laporan Bisnis?

Laporan bisnis dapat membantu Anda mengetahui apa yang dilakukan bisnis Anda dan posisinya.

• Pilih bagian Laporan dari panel navigasi
• Di sini, Anda dapat memilih Rentang Tanggal untuk laporan
• Sekarang tekan tombol Jalankan Laporan
• Laporan Anda akan segera dibuat. Anda dapat mencetaknya atau mengekspornya sebagai file PDF

Bagaimana Cara Berkolaborasi di Zoho Books?

Anda dapat terhubung dan berkolaborasi dengan anggota tim, staf, akuntan, dan kolega Anda melalui dasbor Anda.

• Arahkan ke sudut kanan atas dan pilih Pengaturan (ikon kunci pas bulat)
• Klik di atasnya dan pilih Pengguna dari menu tarik-turun
• Anda akan melihat tombol Undang Pengguna , klik di atasnya
• Masukkan nama, email, dan peran pengguna
• Tekan tombol Kirim

Bagaimana Mengelola Proyek dan Timesheet di Zoho Books?

Untuk mengelola proyek dan timesheet secara efektif, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

• Klik tombol menu dan pergi ke bagian Timesheet
• Dari daftar, Anda dapat memilih antara Proyek atau Timesheet
• Dari sudut kanan atas, pilih Log Waktu atau Log mingguan
• Anda dapat melihat lembar waktu yang dicatat sebagai daftar atau kalender.

Kesimpulan

Zoho Books adalah alat praktis untuk mengelola keuangan bisnis. Ini membantu Anda dalam membuat faktur, melacak pengeluaran, dan bahkan menangani proyek. Alat ini mudah digunakan, dan tata letaknya yang bersih membuatnya mudah digunakan oleh bisnis dari semua ukuran.

Dengan paket harga yang berbeda dan fitur berguna seperti otomatisasi dan kolaborasi, Zoho Books menonjol sebagai solusi praktis untuk menjadikan penanganan keuangan lebih lancar dan efisien untuk bisnis.