Bagaimana cara menulis kasus bisnis yang menarik? | #35 Memulai manajemen proyek

Diterbitkan: 2023-02-17

Pembenaran bisnis, atau kasus bisnis, adalah salah satu dokumen penting yang disiapkan oleh Manajer Proyek. Bagaimanapun, itu akan meyakinkan para pemangku kepentingan dan pada akhirnya menentukan apakah proyek menerima dukungan, pendanaan, dan diimplementasikan. Lalu bagaimana menulis kasus bisnis yang begitu meyakinkan?

Bagaimana cara menulis kasus bisnis yang menarik? - Daftar isi:

  1. Perkenalan
  2. Mengapa mengejar proyek ini? Definisikan dengan jelas bisnis n–kebutuhan
  3. Apa yang akan kita lakukan? Jelaskan ruang lingkup proyek
  4. Bagaimana kita akan bekerja? Buat garis besar jadwal
  5. Berapa biayanya? Siapkan analisis biaya-manfaat
  6. Apakah tujuan sepadan dengan usaha? Buat daftar hasil yang diinginkan
  7. Ringkasan

Perkenalan

Definisi kasus bisnis dalam PMBOK terbaru sangat luas. Bunyinya sebagai berikut:

“Kasus bisnis adalah proposisi nilai untuk proyek yang diusulkan yang dapat mencakup keuntungan finansial dan non-finansial.”

Dari penjelasan sesingkat itu, sulit untuk menyimpulkan bagaimana menyusun dokumen yang meyakinkan bagi para pemangku kepentingan. Jadi kasus bisnis apa yang harus ditulis untuk proyek yang direncanakan?

Kasus bisnis membutuhkan kejelasan sepenuhnya. Oleh karena itu, ide bagus untuk memulai adalah mencoba menjelaskannya seolah-olah Anda sedang berbicara dengan seorang anak kecil – nyata atau khayalan – tentang apa yang akan menjadi usaha kita. Mengapa kita ingin melakukan proyek dan apa yang ingin kita lakukan? Bagaimana kita akan mencapainya dan kepada siapa target kita?

Mengapa proyek ini layak dikejar? Tentukan dengan jelas kebutuhan bisnis

Langkah pertama menuju kasus bisnis yang baik adalah dengan jelas mendefinisikan kebutuhan yang ditujukan oleh tujuan proyek dan keuntungan bisnis bagi organisasi. Dengan kata lain, ini adalah jawaban atas pertanyaan mengapa mengimplementasikan proyek.

Untuk menjawabnya, kita perlu mempersiapkan:

  • persyaratan bisnis awal,
  • informasi rinci tentang tujuan dan sasaran,
  • garis besar keadaan masa depan organisasi yang diuntungkan dengan pencapaian tujuan.

Manajer Proyek akan memasukkan rincian kebutuhan bisnis ke dalam piagam proyek setelah persetujuan pemangku kepentingan awal dan keputusan untuk memindahkan proyek ke tahap perencanaan.

Apa yang akan kita lakukan? Jelaskan ruang lingkup proyek

Langkah selanjutnya adalah menyajikan ruang lingkup proyek. Pembenaran untuk itu harus dapat dipahami menghubungkan tugas-tugas yang direncanakan untuk dilakukan dengan kebutuhan bisnis. Dengan cara ini, ini menjelaskan mengapa proyek ini layak untuk dikejar. Anda perlu meyakinkan pemangku kepentingan dengan keyakinan bahwa kebutuhan bisnis bernilai investasi dan mendesak, sehingga ditangani saat ini.

Perlu juga disebutkan, solusi teknis dan inovasi yang ingin kami terapkan. Jika kita mengambil solusi lanjutan dan peralatan atau perangkat lunak khusus, alasan kita akan mendapatkan kejelasan saat kita menjelaskan konsep dasar dan menghindari jargon.

Bagaimana kita akan bekerja? Buat garis besar jadwal

Sekarang, saatnya untuk menguraikan jadwal kerja proyek. Anda harus menyebutkan pencapaian di sini, menjelaskan dalam satu atau dua kalimat hasil yang diharapkan. Ini akan memungkinkan pemangku kepentingan untuk memahami tidak hanya ruang lingkup, tetapi juga bagaimana proyek akan dilaksanakan. Ini juga akan memberikan gambaran langsung tentang ukuran tim dan waktu yang dibutuhkan untuk mencapai hasil pertama dari proyek kami.

Berapa biayanya? Siapkan analisis biaya-manfaat

Memberikan analisis biaya memungkinkan pemangku kepentingan untuk membuat keputusan tentang pembiayaan proyek. Itu harus menyajikan seakurat mungkin:

  • jumlah total – berdasarkan analisis biaya dan sumber daya yang diperlukan terkait dengan proyek,
  • sub-jumlah dengan tonggak atau tahun jika menerapkan proyek jangka panjang.

Meskipun kasus bisnis hanya membutuhkan jumlah umum, Anda memerlukan data dan analisis keuangan terperinci pada tahap selanjutnya dari siklus hidup proyek. Oleh karena itu, ada baiknya menyiapkan perkiraan di awal, sehingga pemangku kepentingan mengetahui bahwa Manajer Proyek mengetahui biaya pelaksanaan proyek.

business case

Apakah tujuan itu sepadan dengan usaha yang dilakukan? Buat daftar hasil yang diinginkan

Langkah terakhir adalah meletakkan hasil yang diinginkan dari proyek. Ini adalah visi singkat tentang keadaan masa depan, dengan jelas menggambarkan manfaat bagi setiap kelompok pemangku kepentingan. Anda harus menyimpannya:

  • ringkas,
  • bebas jargon,
  • dengan visual yang berisi data dan hasil yang diinginkan,
  • realistis.

Ingatlah implikasi mengenai poin terakhir, karena kegiatan tim proyek akan diawasi dengan cermat selama implementasi dan akan dibandingkan dengan hasil proyek yang diinginkan. Jika mereka ambisius tetapi cukup berhati-hati, Anda akan bertemu dengan mereka dengan aman dan proyek akan tetap sesuai dengan kebutuhan dan memberikan hasil yang diinginkan.

Ringkasan

Kasus bisnis yang menarik harus mencakup: kebutuhan bisnis yang jelas, ruang lingkup proyek, garis waktu, analisis biaya-manfaat dan hasil yang diinginkan.

Menyajikan kasus bisnis secara efektif mengkomunikasikan nilai proyek kepada pemangku kepentingan. Seperti yang dinyatakan PMBOK, “hasil yang diinginkan harus dijelaskan dengan jelas, dievaluasi secara iteratif, dan diperbarui selama proyek berlangsung.” Oleh karena itu, Manajer Proyek harus secara teratur mengevaluasi proyek dari perspektif kasus bisnis di seluruh proyek. Dengan cara ini, mereka dapat dengan mudah memastikan bahwa itu tetap selaras dengan kebutuhan dan bergerak menuju tujuan yang telah disepakati dengan para pemangku kepentingan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

How to write a compelling business case? | #35 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

  1. Apa itu proyek?
  2. Apa itu manajemen proyek?
  3. Bagaimana mengelola proyek?
  4. Metode manajemen proyek
  5. Jenis proyek
  6. 4 contoh proyek
  7. Prioritas proyek
  8. Area kegiatan proyek
  9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
  10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
  11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
  12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
  13. Siklus hidup proyek
  14. Untuk apa visi proyek?
  15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
  16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
  17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
  18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
  19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
  20. Eksekusi projek
  21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
  22. Pentingnya penutupan proyek
  23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
  24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
  25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
  26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
  27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
  28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
  29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
  30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
  31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
  32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
  33. Jenis pertemuan proyek
  34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
  35. Cara menulis yang menarik
  36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
  37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
  38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
  39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
  40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
  41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
  42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
  43. Manajemen waktu dalam proyek
  44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
  45. Strategi manajemen risiko proyek
  46. Pemasaran proyek
  47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
  48. Model perubahan manajemen proyek
  49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek