Menulis Rencana Manajemen Krisis yang Sukses: 9 Langkah Penting untuk Diikuti

Dalam dunia korporat, kata 'krisis' mungkin memunculkan sejumlah gambaran di kepala Anda; wabah massal pandemi, cuaca buruk, kebakaran di gudang, atau bahkan skandal publik yang keterlaluan.

Banyak organisasi memiliki proses untuk menangani situasi seperti itu, baik dengan mencoba menjaga agar insiden tetap terjadi atau dengan mengurangi atau meminimalkan dampak krisis ketika itu terjadi. Ini disebut manajemen krisis.

Manajemen krisis harus menjadi bagian penting dari organisasi mana pun karena tidak satu pun dari mereka yang kebal terhadap insiden yang dapat membahayakan operasi mereka dan akhirnya membuat mereka gulung tikar.

Dalam posting ini, kita akan mengeksplorasi cara membuat rencana manajemen krisis dengan benar, langkah demi langkah. Kami juga telah menyediakan template rencana tindakan manajemen krisis yang dapat Anda gunakan segera untuk bergerak.

Bagaimana Menulis Rencana Manajemen Krisis

Inti dari perencanaan manajemen krisis termasuk membentuk tim manajemen krisis dan menulis rencana manajemen krisis.

Apa itu rencana manajemen krisis?

Ini adalah dokumen yang merinci tindakan yang harus diambil oleh tim manajemen krisis ketika krisis menyerang organisasi. Ini harus bertujuan untuk menghilangkan atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dan membantu organisasi melanjutkan operasinya sesegera mungkin setelah krisis.

Sebuah rencana manajemen krisis harus,

• Tidak membatasi diri pada satu atau dua jenis krisis. Karena sebuah organisasi dapat terkena lebih dari satu jenis krisis, itu harus mencakup skenario krisis yang dianalisis dan diantisipasi dengan baik yang mencakup semua aspek organisasi. Rencana tersebut harus mencakup banyak tindakan yang dapat diterapkan untuk skenario krisis yang teridentifikasi tersebut.
• Dikembangkan dengan partisipasi anggota tim manajemen krisis (CMT). Keterlibatan mereka membantu memastikan komitmen mereka terhadap rencana tersebut.

Pentingnya rencana manajemen krisis:

CMP menciptakan budaya dan sistem yang tepat yang dibutuhkan organisasi agar lebih siap untuk bereaksi secara efektif terhadap krisis.

• Dalam insiden krisis, rencana yang didokumentasikan dengan baik dapat membantu memandu tim yang terlibat untuk membuat keputusan yang koheren dan dengan cepat mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengurangi dampak negatif apa pun.
• Ini juga membantu meyakinkan karyawan dan memerangi ketakutan dan keraguan mereka, sambil membantu mempertahankan fokus mereka pada prioritas utama organisasi.
• Proses pembuatan rencana manajemen krisis membantu mengidentifikasi potensi ancaman terhadap organisasi Anda, menghasilkan langkah-langkah untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya dan menghasilkan langkah-langkah proaktif untuk menanggapinya.
• Rencana manajemen krisis juga akan membantu menghindari kerusakan reputasi perusahaan dan menghindari masalah hukum, serta meminimalkan waktu henti operasi dan menjaga produktivitas karyawan.

Di bawah ini adalah langkah-langkah yang perlu Anda ambil saat menulis rencana manajemen krisis.

Bangun tim manajemen krisis Anda

Tim manajemen krisis bertanggung jawab untuk membuat rencana manajemen krisis dan melaksanakan respons jika terjadi krisis yang sebenarnya.

Mereka bertanggung jawab untuk berkonsultasi dengan pemangku kepentingan perusahaan lainnya (yaitu departemen hukum dan manajemen risiko, staf operasi, dan manajer senior) untuk membangun rencana yang baik dan memiliki wewenang untuk membuat keputusan selama krisis.

Tim tersebut terdiri dari seorang pemimpin dan sub anggota yang bertanggung jawab untuk setiap bidang perencanaan dan pengelolaan krisis (yaitu logistik, perencanaan, dll.). Anggota harus individu dengan pengalaman di bidang keuangan, komunikasi, operasi, dan administrasi, dan biasanya termasuk kepala departemen, manajer senior, manajer sumber daya manusia, manajer lokasi, dan eksekutif pemasaran atau penjualan.

Pelajari misi dan nilai perusahaan

Tanggung jawab pertama tim manajemen krisis adalah meninjau misi dan nilai-nilai perusahaan dan memastikan bahwa tanggapan yang mereka sertakan dalam rencana mencerminkannya.

Tentukan krisis mana yang dapat menyerang organisasi Anda

Langkah selanjutnya dalam membuat rencana manajemen krisis adalah mengidentifikasi jenis krisis yang mungkin dihadapi organisasi Anda. Dengan melakukan analisis risiko, Anda dapat secara efektif mengidentifikasi jenis krisis yang paling mungkin mengancam organisasi Anda.

Beberapa jenis krisis yang paling umum dihadapi oleh organisasi termasuk masalah hukum, bencana alam, kerusakan reputasi, serangan siber, masalah keamanan produk, kecelakaan industri, kekerasan di tempat kerja, upaya pemerasan, dan boikot perusahaan. Meskipun Anda tidak harus memasukkan semua ancaman terhadap organisasi Anda, tutupi yang paling potensial.

Meskipun jenis risiko yang mungkin menyerang organisasi Anda akan bervariasi berdasarkan sifat bisnis Anda dan lingkungannya, berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin memengaruhi Anda.

• Analisis jenis krisis yang dihadapi organisasi lain dalam industri untuk mendapatkan pemahaman.
• Lihat daftar lengkap krisis dan identifikasi ancaman yang relevan dengan organisasi Anda.
• Periksa proses, sistem, dan struktur di organisasi Anda satu per satu untuk menemukan kerentanan di dalamnya yang berpotensi berubah menjadi krisis.
• Konsultasikan dengan ahli (yaitu penasihat keuangan atau akuntan) atau dapatkan umpan balik dari karyawan yang mungkin memiliki wawasan tentang risiko yang mereka hadapi setiap hari.
• Lihatlah keluhan pelanggan untuk mengidentifikasi apa yang paling tidak mereka sukai atau tidak puaskan.

Analisis ancaman yang telah Anda identifikasi

Setelah Anda menyusun daftar krisis yang berpotensi memengaruhi Anda, analisislah satu per satu dan beri peringkat berdasarkan tingkat keparahan dan kemungkinannya.

Anda dapat menggunakan matriks manajemen risiko untuk menilai risiko yang diidentifikasi berdasarkan kemungkinan terjadinya dan dampak untuk memprioritaskannya untuk mitigasi

Rencana Anda harus mencakup tanggapan terhadap krisis yang paling mungkin diidentifikasi.

Identifikasi tanda-tanda peringatan

Pelajari setiap krisis yang teridentifikasi dan coba tentukan tanda-tanda peringatan yang terkait dengannya. Mengetahui hal ini akan memungkinkan Anda untuk mendeteksi terjadinya krisis sejak dini dan menerapkan langkah-langkah untuk mencegah atau mengurangi dampaknya.

Beberapa tanda peringatan, seperti ramalan cuaca, lebih jelas, sementara gejala penjualan atau krisis keuangan mungkin lebih tidak pasti dan akan muncul seiring waktu. Mengenali dan menafsirkannya mungkin memerlukan pengalaman dan keahlian tim manajemen krisis Anda.

Lakukan analisis dampak bisnis

Penilaian ini membantu menganalisis potensi dampak krisis terhadap operasi bisnis Anda. Ini akan membantu Anda mendapatkan detail tentang dampak krisis pada bisnis Anda; bagaimana hal itu akan mengganggu produksi, memblokir proses, menyebabkan kerugian finansial, merusak reputasi, dll.

Biasanya, analisis dampak bisnis dilakukan dengan mempertimbangkan skenario terburuk, oleh karena itu meletakkan dasar bagi organisasi untuk menghasilkan rencana respons yang lebih sistematis dan logis.

Siapkan respons dan rencana kontinjensi

Sekarang setelah Anda mengidentifikasi dan memberi peringkat pada potensi krisis dan dampaknya terhadap organisasi Anda, langkah selanjutnya adalah memutuskan bagaimana meresponsnya jika kemungkinan terjadi.

Meskipun tidak mungkin bahwa krisis akan terjadi dengan cara yang tepat seperti yang Anda rencanakan, penting untuk memberikan tanggapan fleksibel yang dapat diterapkan dalam berbagai keadaan. Misalnya, respons tertentu yang dapat Anda terapkan selama banjir juga dapat diterapkan selama ledakan api (yaitu evakuasi, penguncian fasilitas, isolasi).

Saat Anda mengidentifikasi tindakan yang akan diterapkan selama setiap krisis, penting juga untuk menugaskan individu atau tim untuk bertanggung jawab melaksanakannya. Bersamaan dengan itu, Anda harus mengisi detail alat dan sumber daya yang Anda perlukan untuk mengimplementasikan respons dan garis waktu langkah-langkah yang akan dijalankan.

Bagian penting lainnya dari perencanaan kontinjensi adalah menugaskan juru bicara atau petugas komunikasi untuk setiap krisis. Biasanya, orang yang paling terspesialisasi di area yang terkena sangat ideal untuk posisi ini.

Mendidik dan melatih tim

Bagikan rencana manajemen krisis yang telah selesai dengan anggota tim lainnya dan pemangku kepentingan utama organisasi. Pastikan bahwa mereka mengetahui tanggung jawab mereka dan terbiasa dengan cara menjalankan peran mereka selama krisis; jika perlu, Anda dapat memberi mereka pelatihan yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka dengan lebih baik.

Tinjau rencana secara teratur

Periksa isi rencana manajemen krisis Anda dan perbarui seperlunya untuk memastikan bahwa itu terkini dan valid. Setelah krisis, tinjau apa yang berhasil dan tidak, dan perbarui rencana berdasarkan pelajaran baru yang didapat.

Siap Menulis Rencana Manajemen Krisis Anda?

Krisis sifatnya tidak dapat diprediksi dan memiliki kemungkinan yang rendah untuk terjadi. Namun, itu dapat memiliki dampak kerusakan yang tinggi. Cara terbaik untuk bersiap menghadapi krisis apa pun yang mungkin terjadi adalah dengan merencanakannya. Ikuti langkah-langkah di atas dalam membuat rencana manajemen krisis Anda sendiri dan bagikan pengalaman Anda dengan kami di bagian komentar di bawah.