Cara Menulis Proposal Proyek Bisnis yang Disetujui

Menulis proposal proyek bisnis pasti membutuhkan waktu dan pertimbangan yang cermat, tetapi itu akan terbayar ketika Anda berhasil membuat investor Anda terkesan.

Proyek Anda disetujui atau didanai mungkin bergantung pada seberapa efektif proposal proyek Anda, jadi menginvestasikan upaya ekstra untuk menyempurnakannya sangat penting.

Ada beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk memastikan bahwa proposal bisnis Anda memberikan dampak yang besar bagi pengambil keputusan perusahaan Anda, dan dalam posting ini, kami akan memandu Anda melaluinya, menjelaskan cara menulis proposal proyek langkah demi langkah. Juga disediakan template yang dapat Anda gunakan untuk menulis proposal proyek yang menang.

Apa itu Proposal Proyek?

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya.

Apa itu proposal proyek? Ini adalah dokumen yang mencantumkan semua aspek proyek; latar belakang, visi, tujuan, tugas, persyaratan, pemilik, risiko terkait, dll. Jadi pada dasarnya menjelaskan apa proyek Anda, apa yang ingin Anda capai dengannya, dan bagaimana Anda berencana untuk menjalankannya.

Ini adalah salah satu dari banyak bagian penting dari fase perencanaan proyek. Ini menjabarkan setiap langkah proyek, memungkinkan setiap orang untuk memahami apa yang dituntut dari mereka, prioritas mereka, dan tujuan bersama yang harus mereka capai.

Tujuan dari proposal proyek adalah untuk mengkomunikasikan nilai proyek Anda kepada semua pemangku kepentingan; klien, pemberi kerja, investor, dan meyakinkan mereka tentang nilai proyek.

Manfaat proposal proyek yang terstruktur dengan baik

• Mengklarifikasi harapan proyek – persyaratan proyek dan rencana aksi
• Membantu meningkatkan kelangsungan proyek
• Menawarkan gambaran umum proyek yang memungkinkan Anda mengidentifikasi masalah dengan mudah
• Menyederhanakan implementasi proyek

Berbagai jenis proposal proyek meliputi:

• Secara formal diminta – proposal yang dibuat sebagai tanggapan atas Permintaan Proposal (RFP) resmi. Dokumen RFP biasanya menguraikan persyaratan pemangku kepentingan dan bahkan terkadang merinci instruksi untuk menyiapkan proposal.
• Diminta secara informal – jenis proposal ini tidak memerlukan RFP, yang berarti tidak ada dokumen resmi yang menguraikan tuntutan pelanggan atau pemangku kepentingan, oleh karena itu tidak terdiri dari detail spesifik yang biasanya dimiliki oleh formal.
• Tidak diminta – proposal jenis ini dipikirkan oleh orang yang membuatnya dan tidak diharapkan atau diminta oleh siapa pun, namun proposal tersebut bisa sangat berharga bagi pemangku kepentingan.
• Kelanjutan – ini pada dasarnya mengharuskan Anda untuk memperbarui proposal yang sedang berjalan atau yang sudah disetujui atau mengingatkan pemangku kepentingan tentangnya. Anda diminta untuk check-in dengan pemangku kepentingan dan mendiskusikan kemajuan.
• Pembaruan – ini ditulis untuk mendukung pembaruan proyek yang telah dihentikan atau tidak lagi berguna.
• Tambahan – ketika Anda membutuhkan lebih banyak sumber daya daripada yang awalnya dialokasikan untuk sebuah proyek, Anda dapat menulis proposal proyek tambahan. Tujuannya adalah untuk membenarkan kebutuhan akan sumber daya tambahan dan memperkirakan kembali ruang lingkup dan garis waktu proyek.

Cara Menulis Proposal Proyek

Setelah Anda mengidentifikasi jenis proposal proyek yang sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda dapat mulai menulis proposal proyek bisnis Anda.

Sebelum Anda benar-benar mulai menuliskan proposal proyek, ada beberapa langkah awal yang perlu Anda ambil. Ini adalah:

• Identifikasi siapa pemangku kepentingan Anda. Meskipun Anda harus bertujuan untuk menarik perhatian dan minat pemangku kepentingan dengan proposal Anda, cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan berpikir seperti mereka. Pahami siapa mereka, apa yang sudah mereka ketahui, dan apa yang mereka sukai dalam hal ide Anda. Berdasarkan siapa mereka, Anda dapat mengubah informasi yang Anda sertakan, dan bahasa yang Anda gunakan.
• Kumpulkan informasi tentang masalah yang ingin dipecahkan oleh proyek, terutama dalam hal bagaimana hal itu memengaruhi pemangku kepentingan Anda dan kepentingan mereka.
• Lakukan penelitian tentang keadaan masalah saat ini dan solusi potensial yang telah ditemukan oleh mereka yang berada di luar perusahaan Anda atau oleh tim Anda sendiri. Ini akan membantu Anda menyesuaikan solusi Anda sendiri untuk menghasilkan argumen yang lebih kuat atau menentukan apakah itu layak untuk dikejar (terutama jika solusi yang ditemukan oleh orang lain telah diuji dan gagal).
• Tentukan dampak proyek pada kesuksesan perusahaan Anda atau bagaimana hal itu akan menguntungkan pemangku kepentingan Anda. Tata letak metrik keberhasilan untuk proposal dan tunjukkan hasilnya, dan jika Anda menemukan risiko apa pun yang terlibat, jangan takut untuk mengungkapkannya juga; dalam hal apapun, mengetahui mereka akan memungkinkan Anda untuk mengubah rencana tindakan Anda untuk menahan mereka.
• Tentukan garis waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Periksa apakah tim, peralatan, dan bahan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas proyek tersedia dan tujuan dapat dicapai tepat waktu. Pertimbangkan proyek lain yang akan dikerjakan tim Anda, peralatan atau bahan yang saat ini tidak tersedia, dan biaya tambahan untuk sumber daya yang harus Anda tanggung untuk melaksanakan proyek yang diusulkan.
• Buat garis besar proposal proyek Anda berdasarkan informasi yang telah Anda kumpulkan. Tuliskan elemen inti; kurang lebih elemen dasar harus mencakup pendahuluan, masalah, solusi, rencana aksi, garis waktu dan sumber daya, dan kesimpulan.

Menyelesaikan langkah-langkah awal di atas memberi Anda awal yang baik untuk menulis proposal proyek bisnis Anda. Langkah Anda selanjutnya adalah mengatur penelitian Anda ke dalam dokumen yang koheren – proposal yang sebenarnya. Berikut cara menulis proposal proyek dari awal;

1. Tulis ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif menawarkan gambaran singkat tentang proposal yang akan datang. Ini bukan hanya hal pertama yang akan dilihat pembaca, tetapi terkadang itu adalah satu-satunya hal yang akan dibaca oleh pemangku kepentingan sebelum membuat keputusan tentang ide yang diajukan. Oleh karena itu, ringkasan eksekutif harus masuk akal bagi seseorang yang belum membacanya; untuk tujuan ini, itu harus terdiri dari sinopsis dari semua bagian dalam dokumen.

• Sebuah analisis masalah
• Kesimpulan yang Anda dapatkan
• Rencana tindakan yang direkomendasikan

Bertujuan untuk membuat ringkasan tetap menarik dan meyakinkan; gunakan statistik penting dalam dua kalimat pertama untuk menarik minat pembaca.

2. Tentukan masalahnya

Berikan deskripsi singkat tentang masalah yang ingin dipecahkan oleh proyek Anda.

Mengacu pada penelitian yang telah Anda lakukan sebelumnya, Anda dapat menjelaskan situasi masalah saat ini dalam hal apa yang sedang dilakukan baik di dalam maupun di luar organisasi Anda, dan mengapa pemangku kepentingan Anda harus memperhatikannya.

Meskipun Anda harus berterus terang dengan penjelasan Anda, ingatlah untuk menggunakan bahasa dan konsep yang paling sesuai dengan pemangku kepentingan Anda.

03. Perkenalkan solusi Anda

Sekarang setelah para pemangku kepentingan mengetahui apa masalahnya, inilah saatnya untuk menjelaskan bagaimana proyek Anda atau solusi Anda berperan. Bagian ini biasanya merupakan bagian paling detail dari proposal proyek, dan untuk mempertahankan perhatian pembaca Anda, Anda dapat bermain-main dengan penggunaan visual.

Bagian ini harus menjelaskan solusi Anda bersama dengan bagaimana Anda berencana untuk menjalankannya. Ini harus memperkuat fakta bahwa keputusan Anda didukung oleh penelitian yang tepat dan menyeluruh. Menjelaskan,

• Pendekatan proyek ; bagaimana tim akan dibentuk, alat dan perlengkapan yang akan digunakan, dan bagaimana Anda akan menangani perubahan selama eksekusi.

• jadwal proyek ; daftar tugas proyek bersama dengan perkiraan waktu untuk masing-masingnya. Perincian tugas akan memungkinkan Anda untuk mengalokasikan tim Anda dengan benar, dan Anda dapat menggunakan bagan Gantt di bagian ini untuk menguraikan dengan jelas sumber daya, tugas, dan garis waktu.

• Hasil proyek ; kiriman adalah hasil dari proyek selesai (yaitu produk, layanan atau laporan rinci). Sebutkan hasil proyek Anda bersama dengan tanggal pengiriman. Gunakan struktur rincian kerja di sini untuk membantu pemangku kepentingan mendapatkan gambaran yang lebih jelas.

Jika diperlukan, Anda juga dapat menyertakan informasi tambahan seperti risiko yang diantisipasi dan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk mengatasinya, rencana komunikasi, dan pencapaian untuk membantu melacak kemajuan.

Untuk membuat bagian ini lebih ramah pembaca, Anda dapat menyajikan semua informasi ini menggunakan rencana tindakan.

04. Garis besar biaya proyek

Bagian ini berfokus pada perkiraan biaya proyek yang diusulkan. Ini harus mencakup anggaran terperinci untuk proyek tersebut.

Tujuan dari bagian ini adalah untuk membantu para investor mendapatkan gambaran apakah biaya proyek dapat masuk ke dalam anggaran mereka sendiri, oleh karena itu pastikan bahwa perhitungannya seakurat mungkin.

05. Simpulkan proposal Anda

Berikan tinjauan singkat tentang semua poin utama yang dibahas di seluruh proposal. Karena ini adalah bagian terakhir, ini juga merupakan kesempatan terakhir yang Anda miliki untuk meyakinkan pemangku kepentingan Anda; oleh karena itu perkuat solusi Anda dan mengapa pemangku kepentingan Anda harus memperhatikannya sambil memastikan bahwa metode yang Anda usulkan adalah demi kepentingan terbaik organisasi.

06. Tambahkan lampiran

Bagian ini dicadangkan untuk dokumen referensi, bagan, grafik, dll. yang dirujuk saat menulis proposal proyek.

07. Merevisi dan menyempurnakan

Untuk memperkuat profesionalisme Anda dan memenangkan pemangku kepentingan Anda, Anda harus menyajikan proposal proyek yang bebas kesalahan.

Koreksi proposal Anda untuk memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa. Seringkali sepasang mata baru membantu mendeteksi kesalahan dengan mudah; meminta rekan kerja untuk meninjau dokumen atau menunggu 1-2 hari dan meninjaunya sendiri.

Template Proposal Proyek

Proposal proyek yang terperinci dan terstruktur dengan baik akan membantu Anda tetap fokus dan tetap berada di jalur dengan menawarkan instruksi yang diperlukan selama proyek berlangsung, yang tentunya lebih baik daripada memilih hal-hal dari ingatan Anda atau percakapan yang Anda lakukan dengan tim Anda selama pertemuan itu beberapa minggu lalu.

Untuk memudahkan semua orang, Anda dapat memiliki template proposal proyek standar yang dapat mereka rujuk saat mendokumentasikan ide proyek mereka.

Berikut adalah beberapa template proposal proyek yang dapat Anda bagikan dengan tim.

Proposal Proyek Bisnis Satu Halaman

Anda dapat mengedit template ini secara online dan membagikan tautannya dengan tim Anda atau pemangku kepentingan secara online sehingga mereka juga dapat berkolaborasi. Terhubung dengan mereka melalui konferensi video dalam aplikasi Creately dan pandu mereka melalui setiap bagian proposal. Atau, menggunakan komentar sebaris, mereka juga dapat meninggalkan umpan balik mereka pada proposal.

Templat Proposal Proyek

Bagaimana Proses Anda untuk Menulis Proposal Proyek Bisnis?

Membuat proposal proyek terkadang bisa menjadi proyek mini itu sendiri. Menggunakan daftar periksa proses yang tepat atau templat standar dapat membantu Anda mempercepat banyak hal. Sebelum menulis proposal proyek Anda, ikuti langkah-langkah awal yang disebutkan di atas terlebih dahulu. Ingatlah pemangku kepentingan target Anda dan buat kasus yang menarik untuk proposal Anda.

Ingin berbagi pemikiran Anda tentang cara menulis proposal untuk sebuah proyek? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.