Panduan Mudah untuk Mengembangkan Rencana Aksi yang Efektif

Berencana untuk mengubah visi Anda menjadi kenyataan? Dan apa cara terbaik Anda untuk menghindari tantangan dan masalah selama perjalanan ini? Sebuah rencana aksi yang solid.

Kami telah menguraikan 6 langkah yang menjelaskan cara menulis rencana tindakan. Setelah Anda membiasakan diri dengan mereka, lanjutkan dan gunakan template yang dapat diedit di bawah ini untuk mulai merencanakan segera.

Apa itu Rencana Aksi?

Rencana tindakan adalah daftar periksa untuk langkah-langkah atau tugas yang perlu Anda selesaikan untuk mencapai tujuan yang telah Anda tetapkan.

Ini adalah bagian penting dari proses perencanaan strategis dan membantu meningkatkan perencanaan kerja tim. Tidak hanya dalam manajemen proyek, tetapi rencana tindakan dapat digunakan oleh individu untuk mempersiapkan strategi untuk mencapai tujuan pribadi mereka sendiri juga.

Komponen dari rencana aksi meliputi:

• Deskripsi yang jelas tentang tujuan yang ingin dicapai
• Tugas/langkah yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan
• Orang-orang yang akan bertugas melaksanakan setiap tugas
• Kapan tugas-tugas ini akan diselesaikan (tenggat waktu dan pencapaian)
• Sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
• Langkah-langkah untuk mengevaluasi kemajuan

Apa yang hebat tentang memiliki semua yang terdaftar di satu lokasi adalah memudahkan untuk melacak kemajuan dan merencanakan berbagai hal secara efektif.

Rencana tindakan bukanlah sesuatu yang dibuat di atas batu. Ketika organisasi Anda tumbuh, dan keadaan di sekitarnya berubah, Anda harus meninjau kembali dan melakukan penyesuaian untuk memenuhi kebutuhan terbaru.

Mengapa Anda Membutuhkan Rencana Tindakan

Terkadang bisnis tidak menghabiskan banyak waktu untuk mengembangkan rencana tindakan sebelum inisiatif, yang, dalam banyak kasus, menyebabkan kegagalan. Jika Anda belum pernah mendengar, “gagal merencanakan berarti merencanakan gagal” konon pernah dikatakan oleh Benjamin Franklin.

Perencanaan membantu Anda mempersiapkan diri menghadapi rintangan di depan dan membuat Anda tetap pada jalurnya. Dan dengan rencana tindakan yang efektif, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan menjaga diri Anda tetap fokus.

Berikut adalah beberapa manfaat dari rencana tindakan yang harus Anda ketahui;

• Ini memberi Anda arah yang jelas. Karena rencana tindakan menyoroti dengan tepat langkah-langkah apa yang harus diambil dan kapan harus diselesaikan, Anda akan tahu persis apa yang perlu Anda lakukan.
• Memiliki tujuan Anda ditulis dan direncanakan dalam langkah-langkah akan memberi Anda alasan untuk tetap termotivasi dan berkomitmen sepanjang proyek.
• Dengan rencana tindakan, Anda dapat melacak kemajuan Anda menuju tujuan Anda.
• Karena Anda mencantumkan semua langkah yang perlu Anda selesaikan dalam rencana tindakan Anda, ini akan membantu Anda memprioritaskan tugas Anda berdasarkan upaya dan dampak.

Bagaimana Menulis Rencana Aksi | Praktik terbaik

Dari kelihatannya, membuat rencana aksi tampaknya cukup mudah. Tetapi ada beberapa langkah penting yang perlu Anda ikuti dengan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik darinya. Berikut cara menulis rencana tindakan yang dijelaskan dalam 6 langkah mudah.

Langkah 1: Tentukan tujuan akhir Anda

Jika Anda tidak jelas tentang apa yang ingin Anda lakukan dan apa yang ingin Anda capai, Anda sedang mempersiapkan diri untuk gagal.

Merencanakan inisiatif baru? Mulailah dengan menentukan di mana Anda berada dan di mana Anda ingin berada.

Memecahkan masalah? Analisis situasi dan jelajahi kemungkinan solusi sebelum memprioritaskannya.

Kemudian tuliskan tujuan Anda. Dan sebelum Anda melanjutkan ke langkah berikutnya, jalankan tujuan Anda melalui kriteria SMART. Atau dengan kata lain, pastikan itu

• Spesifik – terdefinisi dengan baik dan jelas
• Terukur – sertakan indikator terukur untuk melacak kemajuan
• Dapat dicapai – realistis dan dapat dicapai dalam sumber daya, waktu, uang, pengalaman, dll. yang Anda miliki
• Relevan – selaraskan dengan tujuan Anda yang lain
• Tepat waktu – memiliki tanggal penyelesaian

Gunakan lembar kerja sasaran SMART ini untuk menyederhanakan proses ini. Bagikan dengan orang lain untuk mendapatkan masukan mereka juga.

Dan lihat panduan mudah kami untuk proses penetapan tujuan untuk mempelajari lebih lanjut tentang menetapkan dan merencanakan tujuan Anda.

Langkah 2: Buat daftar langkah-langkah yang harus diikuti

Tujuannya jelas. Apa sebenarnya yang harus Anda lakukan untuk menyadarinya?

Buat template kasar untuk mencantumkan semua tugas yang harus dilakukan, tanggal jatuh tempo, dan orang yang bertanggung jawab.

Penting bagi Anda untuk memastikan bahwa seluruh tim terlibat dalam proses ini dan memiliki akses ke dokumen. Dengan cara ini setiap orang akan menyadari peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek.

Pastikan bahwa setiap tugas didefinisikan dengan jelas dan dapat dicapai. Jika Anda menemukan tugas yang lebih besar dan lebih kompleks, bagi menjadi tugas yang lebih kecil yang lebih mudah untuk dijalankan dan dikelola.

Tips: Gunakan template Matriks RACI untuk memperjelas peran dan tanggung jawab proyek, serta merencanakan proyek

Langkah 3: Prioritaskan tugas dan tambahkan tenggat waktu

Saatnya untuk mengatur ulang daftar dengan memprioritaskan tugas. Beberapa langkah, Anda mungkin perlu memprioritaskan karena dapat memblokir sub-langkah lainnya.

Tambahkan tenggat waktu, dan pastikan itu realistis. Konsultasikan dengan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya untuk memahami kapasitasnya sebelum memutuskan tenggat waktu.

Langkah 4: Tetapkan Tonggak

Tonggak sejarah dapat dianggap sebagai tujuan mini yang mengarah ke tujuan utama di akhir. Keuntungan menambahkan tonggak adalah bahwa mereka memberi anggota tim untuk menantikan sesuatu dan membantu mereka tetap termotivasi meskipun tanggal jatuh tempo akhir masih jauh.

Mulailah dari tujuan akhir dan lanjutkan kembali saat Anda menetapkan pencapaian. Ingatlah untuk tidak menyimpan terlalu sedikit atau terlalu banyak waktu di antara pencapaian yang Anda tetapkan. Ini adalah praktik terbaik untuk memisahkan tonggak sejarah dua minggu.

Langkah 5: Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan

Sebelum memulai proyek, penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Dan jika saat ini tidak tersedia, Anda harus terlebih dahulu membuat rencana untuk mendapatkannya.

Ini juga harus mencakup anggaran Anda. Anda dapat menetapkan kolom rencana tindakan Anda untuk menandai biaya setiap tugas jika ada.

Langkah 6: Visualisasikan rencana tindakan Anda

Inti dari langkah ini adalah untuk menciptakan sesuatu yang dapat dipahami semua orang secara sekilas dan dapat dibagikan kepada semua orang.

Baik rencana tindakan Anda berbentuk bagan alur, bagan Gantt, atau tabel, pastikan bahwa itu mengomunikasikan dengan jelas elemen yang telah kami identifikasi sejauh ini – tugas, pemilik tugas, tenggat waktu, sumber daya, dll.

Dokumen ini harus mudah diakses oleh semua orang dan harus dapat diedit.

Langkah 7: Pantau, evaluasi, dan perbarui

Alokasikan waktu untuk mengevaluasi kemajuan yang telah Anda buat dengan tim Anda.

Anda dapat menandai tugas yang telah selesai sebagai selesai pada rencana tindakan akhir ini, dengan memperhatikan bagaimana Anda telah berkembang menuju tujuan.

Ini juga akan memunculkan tugas-tugas yang tertunda atau tertunda, dalam hal ini Anda perlu mencari tahu mengapa dan menemukan solusi yang sesuai. Dan kemudian perbarui rencana tindakan yang sesuai.

Template Rencana Tindakan

Rencana aksi bisnis

Panduan Mudah Membuat Rencana Bisnis untuk Presentasi

Rencana aksi pemasaran

Rencana aksi strategis

Templat rencana tindakan korektif

Temukan lebih banyak templat Rencana Tindakan Korektif

Panduan Mudah Membuat Rencana Kontinjensi Bisnis

Template rencana aksi

Adakah Tips Lagi untuk Membuat Rencana Tindakan?

Rencana tindakan dirancang untuk memandu jalan Anda mencapai tujuan Anda. Itu mengubah visi Anda menjadi tujuan dan langkah yang dapat ditindaklanjuti. Dan itu membantu Anda tetap fokus dan termotivasi.

Dari seorang karyawan individu dalam suatu organisasi hingga departemen yang lebih besar dapat menggunakan rencana tindakan untuk mengarahkan jalan mereka menuju penyelesaian tujuan mereka.

Mungkin Anda akan membuat rencana tindakan pertama Anda, atau Anda sudah ahli dalam menulisnya. Apa pun itu, kami ingin mendengar pendapat Anda tentang cara menulis rencana tindakan. Bagikan dengan kami di bagian komentar di bawah.