Bagaimana Menulis Prosedur Operasi Standar yang Jelas dan Efektif; Panduan Praktis dengan Template

Setiap organisasi membutuhkan seperangkat aturan untuk membimbing anggotanya. Prosedur operasi standar (SOP) ditetapkan untuk tujuan ini. SOP adalah bagian penting dari bisnis apa pun dan diperlukan untuk memastikan kualitas dan konsistensi operasi organisasi di tengah kesibukan pekerjaan sehari-hari.

Posting ini akan membantu Anda saat Anda menulis prosedur operasi standar organisasi Anda sendiri secara efektif dan menjadikannya bagian dari pendekatan manajemen sehari-hari Anda. Ini menjelaskan dan termasuk,

• Apa itu SOP?
• Format SOP yang berbeda
• Bagaimana menulis SOP dan praktik terbaik
• Template SOP yang dapat diedit

Apa Itu Prosedur Operasi Standar

Prosedur operasi standar adalah seperangkat panduan tertulis tentang bagaimana melakukan secara akurat aktivitas atau proses penting, rutin, atau berulang dalam suatu organisasi.

Mereka menjelaskan cara kegiatan harus dilakukan untuk memfasilitasi kesesuaian dengan persyaratan sistem teknis dan kualitas dan untuk mendukung kualitas data.

SOP biasanya khusus untuk organisasi tempat mereka ditulis dan membantu mereka dalam menjaga jaminan kualitas dan proses kontrol kualitas. Mereka juga membantu organisasi memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan pemerintah dan menjaga konsistensi dalam kualitas dan integritas produk dan layanan yang mereka tawarkan.

SOP,

• Apakah dokumen lintas fungsi?
• Mewakili alur kerja di seluruh fungsi
• Diinisiasi melalui peta proses
• Jawab pertanyaan 'siapa melakukan apa?'
• Ditulis dengan suara aktif

Istilah seperti protokol, lembar kerja, instruksi kerja, dan prosedur operasi laboratorium juga digunakan sebagai pengganti prosedur operasi standar.

Pentingnya Prosedur Operasi Standar

Hampir setiap aktivitas, mulai dari membersihkan mesin produksi hingga menjalankan proses kritis dapat didokumentasikan melalui prosedur operasi standar. Mereka membantu,

• Meningkatkan kinerja bisnis dengan memberikan perlindungan, kesehatan, informasi lingkungan dan operasional yang diperlukan untuk berhasil menjalankan proses bisnis individu
• Memastikan keamanan dan kualitas produk dan layanan
• Pastikan kepatuhan dengan standar, peraturan, dan pedoman yang relevan
• Hapus variasi dalam prosedur dan proses yang dilakukan oleh karyawan yang berbeda di lokasi atau pabrik yang berbeda, sehingga membantu menjaga konsistensi
• Berfungsi sebagai dasar yang kuat untuk pelatihan dan orientasi karyawan baru
• Aktifkan kontrol proses dan pada gilirannya, memungkinkan peluang untuk perbaikan berkelanjutan
• Memfasilitasi komunikasi yang lebih baik
• Berfungsi sebagai daftar periksa untuk membantu inspektur dengan prosedur audit
• Rekonstruksi sistem operasional dalam pengaturan baru

Jenis SOP | Format Prosedur Operasi Standar

Sementara organisasi dapat menggunakan format yang disukai atau disesuaikan untuk menulis prosedur operasi standar mereka, ada beberapa jenis format SOP yang banyak digunakan oleh organisasi di luar sana.

Format daftar periksa

Ini mengambil bentuk daftar tugas di mana berbagai tugas yang harus dilakukan diuraikan. Ini cocok untuk tim yang lebih kecil atau individu yang tidak memerlukan instruksi terperinci.

Format langkah demi langkah

Format ini menggunakan daftar berpoin atau bernomor untuk menyajikan pedoman SOP. Format ini paling cocok untuk prosedur atau proses yang rutin, lugas, dan mudah diikuti.

Format hierarkis

Mirip dengan format langkah demi langkah, format hierarkis juga menjelaskan prosedur langkah demi langkah. Namun, dalam format ini, sublangkah ditambahkan di bawah setiap langkah utama sebagai daftar berpoin atau bernomor untuk menyorot informasi tambahan yang diperlukan. Format ini paling cocok untuk prosedur kompleks dengan banyak informasi.

Format diagram alur

Flowchart membantu menyederhanakan prosedur operasi standar yang kompleks dengan banyak kemungkinan hasil yang tidak dapat diprediksi melalui visualisasi. Format ini juga menyoroti bagaimana setiap langkah dari proses terhubung satu sama lain, sehingga dengan jelas menguraikan alirannya untuk pemahaman yang lebih mudah.

Cara Menulis Prosedur Operasi Standar dan Praktik Terbaik

Langkah 1: Identifikasi prosedur yang akan didokumentasikan

Langkah pertama adalah mengidentifikasi aktivitas, proses, atau alur kerja yang Anda perlukan untuk menulis pedoman.

Bicaralah dengan seorang ahli tentang proses atau karyawan individu untuk mengetahui aktivitas yang mereka lakukan setiap hari, mingguan, atau bulanan dengan cara yang hampir sama. Anda memiliki pilihan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan di sini melalui survei juga jika berbicara dengan mereka terbukti sulit.

Dengan daftar ini di tangan, Anda kemudian dapat melanjutkan untuk memilih proses yang perlu distandarisasi.

Jika persyaratannya adalah memperbarui SOP yang ada, tinjau dan perbaiki dengan bantuan seseorang yang memiliki pelatihan dan pengalaman yang tepat dalam melaksanakan proses yang relevan.

Langkah 2: Tentukan tujuan

Selanjutnya, identifikasi tujuan pembuatan dokumen SOP. Apakah untuk menyelaraskan proses dengan prioritas bisnis? Atau untuk memastikan bahwa proses berfungsi dengan baik? Mengidentifikasi alasan penulisan SOP akan memungkinkan Anda untuk menyusunnya secara lebih efektif.

Dalam kasus SOP yang ada, identifikasi titik kesulitan atau hambatan dalam proses Anda yang menyebabkan keterlambatan dan kegagalan dan tentukan perubahan apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.

Langkah 3: Pilih format

Ada berbagai format SOP yang memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda dan proses yang terlibat. Seperti dibahas di atas, format SOP ini mencakup daftar periksa, format langkah demi langkah, format hierarki, dan format diagram alur. Salah satu format ini dapat dipilih berdasarkan jenis informasi yang ingin Anda bagikan.

Langkah 4: Identifikasi pencipta dan pemangku kepentingan

SOP harus ditulis oleh ahli materi yang benar-benar terlibat dalam melaksanakan atau menggunakan proses tersebut.

Saat menulis prosedur operasi standar untuk proses multi-tugas, pertimbangkan pendekatan tim di mana pengalaman dari banyak individu yang terlibat dapat dimanfaatkan.

Selain itu, eksekutif tingkat C dan pemimpin manajemen juga dapat dilibatkan untuk memastikan bahwa SOP

• Sejajarkan dengan prioritas bisnis tingkat yang lebih tinggi
• Memiliki sumber daya dan peralatan yang diperlukan untuk diimplementasikan
• Masuk akal dalam hal konsumsi sumber daya dan logistik

Tip: Baik Anda mengandalkan pemilik tugas atau penulis internal untuk mendokumentasikan prosedur operasi standar, pastikan mereka memiliki keterampilan menulis teknis yang diperlukan dan pengetahuan mendalam tentang proses organisasi yang relevan.

Langkah 5: Tentukan audiens

Mengetahui siapa yang akan mengacu pada SOP sangat penting untuk menulisnya secara efektif.

SOP harus ditulis dengan cukup detail yang memungkinkan karyawan, bahkan seseorang dengan pengetahuan dan pengalaman yang terbatas dengan proses tersebut, untuk mereproduksi prosedur tanpa pengawasan.

Untuk menentukan tingkat detail yang harus dimasukkan dalam SOP, Anda harus terlebih dahulu memahami untuk siapa Anda menulisnya. Ini bisa menjadi karyawan baru tanpa sepengetahuan sebelumnya atau seseorang yang telah melakukan kegiatan beberapa kali. Mempelajari kebutuhan mereka akan membantu Anda menyesuaikan SOP untuk pemahaman mereka dengan

• Berfokus secara menyeluruh pada tugas mereka
• Menggunakan bahasa dan terminologi yang benar yang akrab bagi mereka, dan penjelasan tentang terminologi yang baru bagi mereka

Tip: Bicaralah dengan karyawan yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk menjalankan proses dan pelajari tentang tantangan yang mereka hadapi dan dengarkan saran mereka. Menggunakan ruang kerja visual seperti Creately, Anda dapat membawa semua orang ke kanvas yang sama untuk memfasilitasi kolaborasi saat Anda memvisualisasikan, mengedit, dan meninjau prosedur operasi standar.

Langkah 6: Buat garis besar SOP

Setelah semuanya selesai – proses, pembuat, audiens, dan formatnya – mulailah merencanakan dokumen. Berikut ini adalah komponen khas yang termasuk dalam dokumen SOP.

Unsur-unsur dokumen SOP

• Halaman judul – ini dicadangkan untuk memasukkan informasi yang relevan tentang dokumen, termasuk nama SOP, tanggal pembuatan, nomor identifikasi unik, nama penulis dokumen, dan departemen atau penunjukan individu yang akan menerapkan SOP.
• Daftar isi – Jika perlu, sertakan daftar isi untuk memudahkan siapa saja menavigasi dokumen. Elemen ini berguna dalam kasus dokumen SOP yang berisi banyak halaman.
• Informasi persiapan – ini termasuk informasi awal seperti tujuan SOP, peran dan tanggung jawab, sumber daya, bahan, dan peralatan yang dibutuhkan, dan tindakan pencegahan keselamatan.
• Metodologi dan prosedur – bagian ini menjelaskan prosedur menggunakan format SOP yang dipilih.
• Kontrol dan jaminan kualitas – di sinilah rubrik atau cara lain untuk mengukur kinerja karyawan terkait dengan SOP diuraikan.
• Referensi dan glosarium – bagian ini dicadangkan untuk mencantumkan sumber daya eksternal yang telah Anda kutip dalam dokumen dan menjelaskan istilah yang Anda rujuk secara lebih rinci.

Tip: Lengkapi detail kompleks dengan diagram yang disederhanakan seperti diagram alur, peta proses, atau diagram alur kerja dan ilustrasi untuk membantu pembaca memahami dengan lebih baik.

Gunakan gaya penulisan yang konsisten

SOP harus mudah dipahami, ringkas, dan tepat untuk memastikan bahwa semua orang memahami dan mengikutinya dengan benar, sehingga menghindari risiko dan penyimpangan kualitas dan keselamatan. Untuk tujuan ini, pastikan bahwa prosedur operasi standar,

• Ditulis menggunakan format langkah demi langkah yang mudah diikuti
• Tidak ambigu dan tidak terlalu rumit
• Ditulis menggunakan kalimat aktif dan present verb tense. Hindari menggunakan tetapi menyiratkan istilah 'Anda'
• Tidak panjang dan berlebihan
• Patuhi panduan gaya (yaitu jenis font, ukuran font, dan warna yang digunakan) yang digunakan oleh organisasi
• Gunakan diagram alur untuk memvisualisasikan proses yang dijelaskan

Langkah 7: Tinjau dan setujui SOP

SOP tertulis harus ditinjau oleh satu atau lebih individu yang memiliki pengetahuan yang tepat, dan pelatihan, dan pengalaman dengan proses tersebut. Peninjau harus mencatat dan membagikan masalah atau masalah apa pun yang mereka temui saat meninjau dokumen. Ini kemudian dapat diperbaiki sebelum disetujui.

Tip: Mintalah individu yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk melaksanakan proses untuk menguji SOP yang telah disusun sebelum menyelesaikannya.

Agar efektif, SOP harus tetap terkini. Ini memerlukan peninjauan, pembaruan, dan persetujuan ulang secara teratur setiap kali prosedur mengalami perubahan.

SOP ini juga harus ditinjau secara sistematis setiap 1-2 tahun untuk memastikan relevansinya. Sebagai best practice, selalu sebutkan tanggal review SOP yang telah direview. Jika proses tertentu tidak lagi diikuti, hapus dari file dan arsipkan.

Tips: Pastikan dokumen SOP sudah tersedia baik dalam bentuk hard copy maupun digital, terutama bagi mereka yang terlibat langsung dalam pelaksanaan kegiatan. Buat perpustakaan SOP dengan Creately; memusatkan semua dokumen, sumber daya, tautan, dan visual yang diperlukan terkait dengan dokumentasi SOP Anda dalam satu ruang kerja yang terhubung di mana Anda dapat berkolaborasi secara real-time melalui konferensi video dan pengeditan sinkron.

Siap Menulis Prosedur Operasi Standar Anda Sendiri?

SOP memungkinkan Anda untuk mengambil metode terbaik dalam bekerja dalam bisnis dan membuat dokumen sederhana tentang praktik terbaik yang memungkinkan setiap orang untuk melakukan yang terbaik dalam apa yang mereka lakukan. Dalam posting ini, kami telah membahas semuanya mulai dari cara menulis prosedur operasi standar yang efektif hingga template yang dapat Anda gunakan segera. Ikuti langkah-langkah untuk membuatnya berhasil.

Bagikan pengalaman dan wawasan Anda dengan kami di bagian komentar di bawah.