Panduan Mudah Perencanaan Sumber Daya Manusia dengan Alat & Template

Bukan rahasia lagi bahwa kunci untuk kelancaran operasi organisasi yang berkelanjutan adalah karyawannya – karyawan yang terampil dan tepat melakukan pekerjaan mereka dengan benar. Dan cara untuk membuat karyawan seperti itu bekerja di organisasi Anda hanya dapat dimungkinkan melalui perencanaan sumber daya manusia yang tepat.

Dalam posting ini, kami telah menyederhanakan proses sumber daya manusia untuk Anda dengan memandu Anda melalui setiap langkahnya. Manfaatkan template yang disediakan untuk lebih merampingkan proses perencanaan Anda.

Apa itu Perencanaan Sumber Daya Manusia?

Perencanaan sumber daya manusia adalah proses dimana organisasi menilai sumber daya manusia saat ini, meramalkan kebutuhan atau kebutuhan masa depan, mengidentifikasi kesenjangan dan membuat rencana untuk mengisinya.

Pada dasarnya, perencanaan sumber daya manusia, juga dikenal sebagai perencanaan tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja, membantu Anda memastikan bahwa Anda memiliki jumlah orang yang tepat dengan keterampilan yang relevan dalam jenis posisi pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.

Pentingnya perencanaan sumber daya manusia

Perencanaan sumber daya manusia memainkan peran utama dalam memastikan bahwa keterampilan yang diperlukan tersedia bagi organisasi kapan pun diperlukan untuk memenuhi tujuan strategisnya. Selain itu, ada beberapa alasan yang lebih penting mengapa perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi sebuah organisasi.

• Ini membantu memastikan bahwa tenaga kerja yang ada digunakan secara optimal
• Ini mendukung pencapaian tujuan dan sasaran strategis organisasi dengan memastikan bahwa orang yang tepat dipekerjakan untuk memenuhi permintaan tenaga kerja pada waktu yang tepat.
• Ini memberikan informasi yang diperlukan untuk menjalankan fungsi SDM lainnya seperti rekrutmen, seleksi, promosi, pelatihan dan pengembangan, dll. dan menentukan kebijakan SDM
• Ini membantu organisasi beradaptasi dengan perubahan lingkungan yang disebabkan oleh persaingan, teknologi, kebijakan pemerintah, dll. Yang dapat mengakibatkan kebutuhan akan karyawan baru, keterampilan baru, dll.
• Ini membantu mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk berhasil menerapkan rencana ekspansi dan diversifikasi
• Ini juga membantu mengantisipasi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menangani situasi tersebut
• Ini membantu mengembangkan rencana karir untuk karyawan individu dan menentukan pelatihan dan pengembangan yang mereka butuhkan

4 Langkah dalam Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Ada 4 langkah luas yang terlibat dalam proses perencanaan sumber daya manusia.

Langkah 1: Identifikasi pasokan sumber daya manusia saat ini

Proses perencanaan dimulai dengan menganalisis kumpulan tenaga kerja saat ini. Identifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi Anda sehubungan dengan jumlah karyawan, keterampilan, pengalaman, kualifikasi, posisi, tingkat kinerja, usia, tunjangan, tingkat gaji, bahasa yang digunakan, pekerjaan sebelumnya, dll.

Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk langkah ini.

• Lihat ulasan kinerja sebelumnya
• Kumpulkan data dari sistem informasi sumber daya manusia Anda
• Bicaralah dengan kepala departemen untuk mendapatkan ide tentang karyawan yang bekerja di bawah mereka
• Tanyakan kepada karyawan itu sendiri dengan kuesioner
• Ajak karyawan untuk melakukan evaluasi diri dengan analisis SWOT

Setelah Anda mengumpulkan banyak informasi tentang karyawan saat ini, pindahkan mereka ke laporan inventaris keterampilan. Template visual untuk inventaris keterampilan yang lebih mudah untuk dirujuk dan dipahami diberikan di bawah ini.

Langkah 2: Perkirakan permintaan sumber daya manusia di masa mendatang

Langkah ini mengharuskan Anda untuk memahami tujuan masa depan organisasi terlebih dahulu, karena akan berdampak signifikan pada tuntutan sumber daya manusia di masa depan.

Sebelum menentukan kebutuhan masa depan, Anda juga perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti tingkat pergantian karyawan, tren pasar atau industri, kemajuan teknologi yang akan membantu mengotomatisasi proses, pensiun, promosi, PHK, dll.

Langkah 3: Analisis kesenjangan antara penawaran dan permintaan tenaga kerja

Sekarang setelah Anda mengklarifikasi keterampilan apa yang tersedia di inventaris Anda dan yang Anda perlukan untuk masa depan, Anda dapat dengan jelas melihat kesenjangan yang ada.

Dapatkah pasokan karyawan saat ini dalam organisasi membantu memenuhi persyaratan masa depan?

Apakah Anda harus menawarkan program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan karyawan saat ini guna memenuhi tujuan perusahaan?

Jika ini tidak cukup, maka Anda harus merekrut karyawan baru dengan keahlian yang relevan untuk menyesuaikan dengan permintaan tenaga kerja di masa depan.

Penting bagi Anda untuk menjaga keseimbangan antara permintaan dan penawaran dalam perencanaan sumber daya manusia.

Langkah 4: Kembangkan dan implementasikan rencana untuk memenuhi kesenjangan

Kemudian datang mengembangkan rencana aksi.

Jika ada kekurangan karyawan, Anda dapat menggunakan upaya Anda untuk merekrut karyawan baru, melatih karyawan yang sudah ada, outsourcing, atau transfer antardepartemen.

Di sisi lain, jika ada kelebihan karyawan, Anda mungkin perlu mempertimbangkan pemutusan hubungan kerja, skema pensiun sukarela, transfer, dll.

Setelah rencana dibuat, itu harus diintegrasikan dengan strategi keseluruhan organisasi. Dan penting untuk memantau rencana dan mengevaluasi keefektifannya sepanjang waktu.

Alat Perencanaan Sumber Daya Manusia

Anda dapat menggunakan alat ini di seluruh langkah yang berbeda dari proses perencanaan tenaga kerja. Mereka dapat membantu Anda dalam menganalisis kemampuan staf Anda saat ini, dan menentukan kebutuhan masa depan. Template yang disediakan dapat diedit secara online; cukup klik pada template untuk mengeditnya secara online.

Analisis SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats. Ini dapat digunakan sebagai alat untuk evaluasi diri oleh karyawan individu, atau sebagai alat strategis untuk menilai keadaan organisasi saat ini.

Kekuatan dan kelemahan merupakan faktor yang bersifat internal. Misalnya, kekuatan organisasi Anda dapat berupa kehadiran karyawan yang terampil, tetapi kelemahannya bisa berupa jumlah karyawan yang terampil yang tidak mencukupi.

Peluang dan ancaman merupakan faktor eksternal. Misalnya, ketersediaan karyawan yang terampil di pasar bisa menjadi peluang besar bagi Anda jika Anda merekrut. Di sisi lain, pesaing Anda memburu karyawan Anda dengan gaji yang lebih baik dapat menimbulkan ancaman bagi Anda.

Analisis SWOT adalah salah satu alat yang paling populer digunakan selama analisis situasi. Beberapa alat analisis situasi lain yang dapat Anda gunakan dengan perencanaan tenaga kerja dijelaskan dalam panduan kami untuk analisis situasi.

Struktur organisasi

Bagan organisasi adalah representasi visual dari hierarki/struktur organisasi. Ini juga menyoroti hubungan pelaporan antara karyawan, peran dan tanggung jawab mereka. Dalam perencanaan sumber daya manusia, dapat digunakan dalam beberapa cara,

• Untuk mencatat informasi tentang peran, tanggung jawab, keterampilan, pengalaman karyawan saat ini, dll. Anda juga dapat menambahkan informasi tambahan seperti kualifikasi pendidikan, dan data demografis mereka. Ini akan membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi personel yang tepat untuk pekerjaan itu.
• Untuk membuat peta jalan kebutuhan staf. Anda juga dapat menandai kekurangan dan kelebihan tenaga kerja pada bagan organisasi perusahaan Anda.

Matriks RACI

Ini adalah bagan, manajer proyek digunakan untuk menetapkan peran dan tanggung jawab untuk tugas-tugas dalam sebuah proyek. Ini menyoroti siapa yang harus bertanggung jawab, akuntabel, berkonsultasi dan diinformasikan selama proyek.

9 Kotak Kotak

Kotak 9 kotak, juga dikenal sebagai matriks potensi kinerja, banyak digunakan dalam pengembangan karyawan dan perencanaan suksesi. Ini membantu mengevaluasi karyawan Anda yang ada terhadap kinerja mereka saat ini dan kinerja potensial mereka di masa depan.

Menilai karyawan Anda dengan bantuan 9 kotak grid membantu Anda mengidentifikasi karyawan yang kuat dan mereka yang tertinggal.

Perencanaan skenario

Ada banyak skenario, seperti kemajuan teknologi, bencana alam, perubahan politik atau ekonomi yang secara drastis dapat mengubah arah masa depan perusahaan Anda. Biasanya, Anda mungkin tidak melihat mereka datang atau merencanakannya.

Dengan memasukkan perencanaan skenario dalam proses perencanaan strategis Anda, Anda dapat mengidentifikasi skenario masa depan yang berbeda ini, mendiskusikan bagaimana mereka akan mempengaruhi organisasi Anda dan mengambil tindakan pencegahan.

Anda dapat menggabungkan perencanaan skenario dengan perencanaan sumber daya manusia dengan memeriksa skenario yang melibatkan perubahan kebutuhan tenaga kerja Anda di masa depan.

Lihat sumber daya kami tentang perencanaan skenario untuk mempelajari alat ini lebih detail.

Bagan Pengganti

Ini adalah diagram yang mirip dengan bagan organisasi. Ini digunakan untuk mengidentifikasi kandidat potensial yang dapat menggantikan karyawan yang pensiun, pindah, dll. Bagan penggantian individu dapat dikembangkan untuk setiap posisi penting di perusahaan bersama dengan calon pengganti.

Adakah Tips untuk Meningkatkan Perencanaan Tenaga Kerja?

Dalam posting ini, pada dasarnya kami telah membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang perencanaan sumber daya manusia, terutama jika Anda seorang pemula. Dan kami yakin template yang disediakan akan membantu Anda memulai proyek Anda.

Sudah ahli dalam perencanaan tenaga kerja? Bagikan kiat tentang alat dan proses yang Anda yakini di bagian komentar di bawah.