Mengidentifikasi dan Menghilangkan Kemacetan dalam Alur Kerja eCommerce Anda

Alur kerja operasional yang efisien memainkan peran penting dalam kesuksesan eCommerce.

Kemacetan, mewakili titik kemacetan yang menghambat kemajuan, dapat berdampak buruk pada kemampuan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan, membatasi potensi pertumbuhan, dan menurunkan laba.

Artikel ini akan menyelidiki hambatan operasional eCommerce, termasuk kesalahan manusia, gangguan pemenuhan, dan penundaan pengiriman.

Laporan ini akan mengkaji secara menyeluruh dampaknya terhadap efisiensi jangka pendek dan pembangunan jangka panjang dan kemudian menguraikan metode strategis untuk mengenali, mengatasi, dan menghilangkan hambatan-hambatan ini.

Lewati ke:

• Jenis Kemacetan di eCommerce
• Menganalisis Dampak Kemacetan
• Cara Menghilangkan Kemacetan
• Ide Otomatisasi Alur Kerja untuk Bisnis eCommerce

Sumber

Jenis Kemacetan di eCommerce

Kemacetan dapat terjadi di banyak tahapan alur tugas eCommerce, dan memahami berbagai jenis hambatan dapat membantu mengatasinya secara efektif. Beberapa titik kemacetan yang umum meliputi:

• Proses manual

Kesalahan manusia dan penundaan dalam tugas yang memerlukan input manual dapat memperlambat efisiensi alur kerja.

Tugas yang berulang, termasuk entri data dan manajemen inventaris , juga meningkatkan risiko kesalahan karena kelelahan dan kehilangan konsentrasi, yang menyebabkan penundaan produksi, peningkatan waktu tunggu pelanggan, dan hilangnya pendapatan.

• Staf yang tidak memadai

Masalah umum di eCommerce adalah kekurangan staf, yang dapat menghambat pemrosesan pesanan dan layanan pelanggan .

Kurangnya staf dapat menyebabkan penundaan dan penumpukan selama musim puncak atau periode permintaan tinggi, sehingga mempengaruhi kepuasan pelanggan.

Hal ini juga dapat membuat karyawan yang ada kewalahan, sehingga mengakibatkan kelelahan dan peningkatan tingkat turnover.

• Kemacetan terkait inventaris

Bisnis harus memenuhi permintaan inventaris dan tingkat stok untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan cepat.

Perbedaan apa pun, seperti kerusakan inventaris dan keterlambatan pemasok, dapat memengaruhi waktu produksi dan pengiriman, sehingga menyebabkan ketidakpuasan pelanggan.

Selain itu, manajemen dan perkiraan inventaris yang tidak memadai dapat mengakibatkan kelebihan atau kekurangan stok, yang menyebabkan hilangnya peluang penjualan.

• Proses pembayaran

Pemrosesan pembayaran dapat menghambat bisnis eCommerce karena penundaan transaksi, kegagalan pembayaran, dan proses verifikasi manual.

Misalnya, masalah dengan gateway pembayaran atau pemroses pembayaran pihak ketiga dapat menyebabkan penghentian sementara penyelesaian transaksi, yang mengakibatkan pelanggan frustrasi dan potensi pembatalan pesanan.

Selain itu, proses verifikasi manual untuk transaksi bernilai tinggi atau aktivitas mencurigakan dapat memperlambat alur kerja pemrosesan pembayaran secara signifikan, meningkatkan risiko penipuan, dan berdampak pada efisiensi operasional secara keseluruhan.

Sumber

Menganalisis Dampak Kemacetan

Tidaklah cukup hanya mengetahui di mana hambatan dapat terjadi — penting juga untuk memahami bagaimana hambatan tersebut dapat berdampak pada organisasi Anda.

Mari kita telusuri implikasi hambatan-hambatan ini pada berbagai aspek bisnis eCommerce:

• Dampak finansial

Kemacetan sering kali mengakibatkan simpanan persediaan, yang berarti produk tidak terjual dalam jangka waktu lama. Hal ini dapat menyebabkan hilangnya penjualan.

Misalnya, proses pengiriman dapat menunda pengiriman produk, menyebabkan klien membatalkan pesanannya atau mencari pemasok alternatif.

Anda juga harus mempertimbangkan hilangnya peluang untuk melakukan penjualan. Ketika produk disimpan, modal berharga itu terhenti — dan Anda juga harus terus membayar untuk menyimpannya.

Selain itu, Anda kehilangan kesempatan untuk menjual produk lain yang mungkin menarik bagi pelanggan Anda.

• Pelanggan yang tidak puas

Anda harus memprioritaskan kepuasan konsumen agar tetap kompetitif di pasar eCommerce yang jenuh. Namun, tantangan yang tidak terduga dapat sangat menghambat tujuan ini.

Ketika pesanan tertunda atau dipenuhi secara tidak akurat karena kemacetan prosedur, hal ini dapat menyebabkan pelanggan tidak puas yang mungkin meninggalkan ulasan negatif dan membatalkan pembelian di masa mendatang.

Ketika informasi dari mulut ke mulut menyebar melalui media sosial dan platform online lainnya, reputasi bisnis Anda bisa rusak, sehingga mengakibatkan hilangnya pembeli potensial.

• Potensi pertumbuhan yang terbatas

Proses yang tidak efisien karena kemacetan dapat membatasi kemampuan bisnis untuk meningkatkan skala dan menarik lebih banyak pelanggan.

Hal ini bisa berarti kehilangan peluang penting dan kehilangan pangsa pasar Anda karena pesaing yang telah menyederhanakan prosedur mereka.

Ketika industri eCommerce terus berkembang dan persaingan meningkat, bisnis yang gagal mengatasi dan menghilangkan hambatan seperti keterlambatan pemenuhan pesanan atau manajemen inventaris yang buruk mungkin akan kesulitan untuk bertahan.

Sumber

Cara Menghilangkan Kemacetan

Sebelum hambatan apa pun dapat dihilangkan, Anda harus memahami sepenuhnya akar permasalahan dan potensi dampaknya. Berikut beberapa langkah untuk membantu Anda mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan yang tidak diinginkan:

• Analisis data

Memanfaatkan data dari platform eCommerce Anda dapat memberikan wawasan berharga tentang kendala yang mungkin terjadi.

Dengan melacak metrik seperti tingkat perputaran inventaris, waktu pemenuhan pesanan, dan biaya pengiriman, Anda dapat menentukan area yang menyebabkan penundaan atau inefisiensi.

Data ini juga dapat membantu mengoptimalkan operasi Anda dengan mengidentifikasi pola dan tren yang mungkin berkontribusi terhadap kemunduran.

Selain itu, analisis data memberikan wawasan berharga tentang perilaku dan preferensi klien yang dapat memberikan informasi perbaikan sistem Anda di masa mendatang, seperti memperkenalkan produk atau layanan baru untuk memenuhi permintaan.

• Peningkatan komunikasi dan kolaborasi

Mengumpulkan umpan balik dari mereka yang terlibat langsung dalam prosedur ini dapat mengidentifikasi permasalahan yang mungkin tidak terlihat hanya melalui analisis data.

Pendekatan ini juga memastikan bahwa setiap orang mempunyai pemikiran yang sama ketika karyawan melakukan perubahan dan membantu membangun budaya perbaikan berkelanjutan dalam organisasi.

Membina komunikasi terbuka dan kolaborasi dalam tim melibatkan penerapan beberapa strategi.

Rapat tim rutin merupakan landasan yang memungkinkan komunikasi yang konsisten dan efektif antar departemen.

Pertemuan ini membantu mengurangi risiko miskomunikasi atau kesalahpahaman yang dapat menyebabkan kemacetan, seperti informasi produk yang salah atau keterlambatan pengiriman.

Selain itu, penerapan alat manajemen proyek seperti Asana dan Trello dapat menyederhanakan komunikasi dan menjaga proyek tetap pada jalurnya dengan memungkinkan anggota tim berkolaborasi, menetapkan tugas, dan melacak kemajuan.

Mendorong umpan balik dan transparansi akan semakin meningkatkan komunikasi dengan meminta masukan dari karyawan dan terus memberi tahu mereka tentang perubahan atau pembaruan apa pun, membangun kepercayaan, dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

Menerapkan langkah-langkah ini dapat membantu mengidentifikasi dan mengatasi hambatan, mencegah kemunduran di masa depan sekaligus meningkatkan efisiensi.

• Indikator Kinerja Utama (KPI) dan pemetaan proses

Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah nilai terukur yang membantu menentukan seberapa efektif suatu bisnis mencapai tujuannya.

Mulai dari tingkat pergantian karyawan hingga biaya untuk mendapatkan pelanggan, metrik ini penting untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi dampak perubahan yang diterapkan.

Mengidentifikasi KPI untuk setiap tahapan alur kerja eCommerce Anda dapat memberikan tolok ukur kinerja, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi di mana hambatan mungkin terjadi.

Dari sana, Anda dapat secara proaktif berupaya memitigasi potensi kemacetan sebelum mengganggu operasional dan memengaruhi kinerja bisnis secara keseluruhan.

Di sisi lain, pemetaan proses melibatkan perincian setiap langkah dan memetakan aliran tugas, sumber daya, dan komunikasi.

Representasi visual ini dapat membantu mengidentifikasi area yang menyebabkan perlambatan dan memungkinkan alokasi sumber daya yang lebih efisien.

Pemetaan proses menjadi lebih canggih saat dipasangkan dengan KPI, memungkinkan Anda menyelaraskan metrik terukur dengan tahapan alur kerja tertentu.

Koneksi ini memungkinkan Anda melacak kinerja terhadap tujuan, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan membuat keputusan berdasarkan data untuk mengoptimalkan proses Anda demi efisiensi dan efektivitas yang lebih besar.

Sumber

• Mengoptimalkan etalase virtual

Etalase virtual yang dioptimalkan sangat penting dalam menghilangkan hambatan terhadap pengalaman klien dan efisiensi operasional.

Memprioritaskan Pengalaman Pengguna (UX) dan pengoptimalan Antarmuka Pengguna (UI) melibatkan penyederhanaan navigasi, memastikan waktu pemuatan yang cepat, dan menyederhanakan pembayaran.

Hal ini meningkatkan kepuasan dan mengurangi kemungkinan pengabaian keranjang, sehingga berdampak langsung pada penjualan.

Menerapkan desain responsif memastikan situs Anda dapat diakses di berbagai perangkat, semakin memperluas jangkauan pasar dan memfasilitasi pengalaman berbelanja yang lancar.

Menganalisis umpan balik pelanggan dan pengujian kegunaan secara rutin dapat memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti, memungkinkan peningkatan berkelanjutan pada UX dan UI.

Berfokus pada aspek-aspek ini dapat menumbuhkan toko online yang lebih menarik dan intuitif, mendorong kunjungan berulang, dan menumbuhkan loyalitas merek.

• Evaluasi bisnis yang berkelanjutan

Banyak bisnis sering mengabaikan pentingnya mengevaluasi operasi mereka secara berkala.

Hal ini dapat membuat mereka lebih rentan terhadap hambatan yang sebenarnya dapat dicegah, seperti ketidakmampuan memenuhi permintaan pasar dan masalah kepatuhan.

Mengevaluasi sistem bisnis secara terus-menerus akan membantu mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif, menggantikan teknologi yang sudah ketinggalan zaman, dan meningkatkan komunikasi antar departemen.

Praktik yang disederhanakan juga dapat mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi.

Anda dapat menghindari potensi hambatan dengan terus memantau dan mengoptimalkan prosedur eCommerce dan memastikan kesuksesan berkelanjutan dalam lanskap digital yang terus berkembang.

Sumber

Ide Otomatisasi Alur Kerja untuk Bisnis eCommerce

Otomatisasi telah menjadi kata kunci di industri eCommerce, dan untuk alasan yang bagus.

Hal ini dapat secara signifikan memperbaiki kemacetan eCommerce, termasuk manajemen inventaris dan pemenuhan pesanan.

Berikut beberapa ide praktis untuk menyederhanakan alur kerja eCommerce Anda melalui otomatisasi:

• Otomatisasi pemrosesan pesanan

Otomatisasi pemrosesan pesanan melibatkan penggunaan teknologi untuk menyederhanakan dan mempercepat protokol pemenuhan pesanan mulai dari penempatan hingga pengiriman.

Mengintegrasikan platform eCommerce Anda dengan perangkat lunak manajemen pesanan dapat mensistematisasikan perutean pesanan, alokasi inventaris, dan pembuatan label pengiriman.

Hal ini menurunkan risiko kesalahan dan penundaan yang terkait dengan prosedur pemesanan manual, sehingga memastikan pesanan dipenuhi secara akurat dan cepat.

Prosedur inovatif ini juga memungkinkan pelacakan pesanan secara real-time, yang memberikan visibilitas kepada pembeli mengenai status pesanan mereka dan meningkatkan kepuasan secara keseluruhan.

Penerapan strategi ini akan meningkatkan efisiensi operasional dan menghemat waktu dan sumber daya berharga yang dapat dialokasikan untuk inisiatif strategis lainnya, seperti pemasaran dan pengembangan produk.

• Otomatisasi pengisian inventaris

Otomatisasi pengisian ulang inventaris menyederhanakan proses penyetokan ulang berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, seperti titik pemesanan ulang dan waktu tunggu.

Manfaatkan perangkat lunak manajemen inventaris untuk mengotomatiskan pesanan pembelian, komunikasi pemasok, dan pengawasan stok. Hal ini memastikan tingkat pasokan Anda dioptimalkan, mencegah kehabisan stok dan kelebihan barang.

Selain itu, ini memungkinkan Anda memperkirakan permintaan dengan lebih tepat.

Menyederhanakan pengisian ulang inventaris dapat meningkatkan tingkat perputaran produk, meminimalkan biaya penyimpanan, dan meningkatkan kepuasan pembeli dengan memastikan produk selalu tersedia saat dibutuhkan.

• Otomatisasi komunikasi pelanggan

Mengotomatiskan komunikasi pelanggan memerlukan penyederhanaan interaksi di berbagai tahap perjalanan pelanggan, mulai dari konfirmasi pesanan hingga check-in pasca pembelian.

Misalnya, Anda dapat menggunakan kampanye email otomatis untuk merespons perilaku pelanggan tertentu, seperti keranjang yang ditinggalkan atau transaksi terkini.

Selain itu, otomatisasi email memungkinkan Anda mengelompokkan basis konsumen dan memberikan pesan yang disesuaikan berdasarkan preferensi dan perilaku mereka, sehingga meningkatkan relevansi dan efektivitas komunikasi Anda.

Pendekatan ini memfasilitasi keterlibatan pelanggan yang berarti pada titik kontak penting seperti konfirmasi pesanan, pembaruan pengiriman, dan permintaan umpan balik.

Ini juga memungkinkan komunikasi yang dipersonalisasi berdasarkan data pelanggan, termasuk riwayat pembelian dan preferensi.

Dengan mengotomatiskan komunikasi, Anda dapat membina hubungan pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memfasilitasi umpan balik yang berharga untuk perbaikan berkelanjutan.

Dengan mengotomatiskan komunikasi, Anda dapat meningkatkan keterlibatan, mendorong penjualan, dan menumbuhkan loyalitas pelanggan sekaligus mengurangi beban kerja manual organisasi Anda.

Menyederhanakan Alur Kerja eCommerce Sangat Penting

Dengan tingkat persaingan di eCommerce saat ini, Anda tidak boleh tidak menyelesaikan masalah dan memastikan semuanya berjalan lancar. Identifikasi sumber hambatan apa pun dan pastikan dampak setiap masalah sehingga Anda tahu apa yang harus diprioritaskan.

Selanjutnya, selami data lebih dalam dan optimalkan komunikasi dan proses internal.

Pastikan etalase virtual Anda ramah pengguna. Evaluasi operasi Anda secara terus-menerus bahkan saat Anda menggunakan otomatisasi untuk menghilangkan kesalahan manusia dan mempercepat pekerjaan.

Pada akhirnya, ini adalah tentang mengidentifikasi masalah dan menyelesaikannya secara strategis, yang dapat Anda capai dengan mengikuti tips yang kami uraikan di atas.