Pentingnya Pemodelan Proses Bisnis untuk Bisnis Anda

Pada beberapa artikel sebelumnya kita telah membahas tentang apa itu pemodelan proses bisnis dan teknik pemodelan proses bisnis. Dalam artikel terakhir dari seri ini kita akan berbicara tentang pentingnya pemodelan proses bisnis.

(1) Menyelaraskan Operasi dengan Strategi Bisnis Baru

Menerapkan atau memodifikasi strategi bisnis biasanya memerlukan perubahan pada operasi dan orang-orang yang melakukan pekerjaan. Dan secara alami orang menolak perubahan. Jadi proses, aturan, dan pribadi yang terlibat dalam strategi lama dapat berdampak pada strategi baru.

Pemodelan Proses Bisnis memfasilitasi ini dengan:

• Dengan membantu manajer dan eksekutif mempertahankan konsistensi di seluruh proses sambil mengawasi strategi keseluruhan organisasi
• Dengan memastikan bahwa tugas dan aktivitas operasional yang dilakukan oleh anggota tim benar-benar membantu organisasi menerapkan strateginya. Jika proses dan strategi tidak selaras biasanya mengarah pada kegagalan dalam eksekusi. Karena meskipun tugas operasional dilakukan dengan benar, tujuan organisasi secara keseluruhan tidak tercapai.
• Menerapkan Business Process Re-engineering (BPR) dengan memahami proses yang ada dan mengubahnya untuk meningkatkan kinerja – Analisis proses bisnis membantu mengidentifikasi hambatan dan inefisiensi dalam proses dan dengan demikian memperbaikinya.
• Aktifkan Kelincahan Proses, kemampuan untuk mengubah dan mengomunikasikan proses dengan cepat untuk memanfaatkan peluang bisnis baru atau mengatasi tantangan bisnis.

Model proses bisnis membantu memvisualisasikan proses untuk membuat keputusan yang lebih baik

(2) Tingkatkan Komunikasi Proses

Satu area yang membedakan bisnis dan tim yang sukses adalah bahwa mereka memiliki gagasan yang sangat jelas tentang apa yang seharusnya mereka lakukan, bagaimana mereka seharusnya melakukannya, dan apa peran pasti dari setiap anggota tim. Komunikasi yang jelas dari proses operasional sangat penting untuk memfasilitasi kelancaran fungsi tim.

Pemodelan Proses Bisnis memungkinkan pendokumentasian dan komunikasi proses bisnis organisasi:

• Pemodelan proses menawarkan bahasa dan metodologi terpadu yang umum untuk mengkomunikasikan proses dan informasi tentang proses dan aturan keputusan.
• Ini sangat ideal untuk pelatihan orang baru dan transfer pengetahuan yang cepat karena dengan proses yang didokumentasikan secara menyeluruh, setiap anggota tim baru dapat dilatih dengan sangat cepat tentang apa yang harus mereka lakukan dalam situasi apa pun yang mungkin mereka hadapi.
• Meminimalkan potensi bahaya kehilangan staf yang mengakibatkan hilangnya pengetahuan proses bisnis.
• Ini membantu manajer bisnis mengomunikasikan ide-ide mereka dengan cepat dan jelas.
• Langsung memulai inisiatif dokumentasi proses organisasi.
• Mengubah pengalaman tim menjadi proses yang terdokumentasi.

(3) Meningkatkan Kontrol dan Konsistensi

Organisasi dan perusahaan yang berhasil adalah organisasi yang memastikan proses dan aturan bisnis mereka dirancang dengan baik dan diterapkan secara konsisten dengan cara yang sama setiap saat. Kontrol dan konsistensi proses ini adalah kunci sukses dalam organisasi mana pun.

Pemodelan Proses Bisnis memungkinkan hal ini dengan membantu:

• Memformalkan proses yang ada yang mungkin tidak didokumentasikan dengan baik atau yang telah berkembang dari waktu ke waktu menjadi "pengetahuan informal".
• Jalankan proses secara konsisten karena alih-alih mengandalkan orang untuk mengingat untuk melakukan hal yang benar, proses terdokumentasi dapat diberikan kepada pengguna bisnis.
• Buat keputusan yang lebih baik karena dugaan dihilangkan karena pengguna bisnis dapat memiliki aturan bisnis yang terdokumentasi di depan mereka.
• Menangani pengecualian lebih cepat dan dengan cara yang lebih baik.
• Menyelesaikan kepatuhan terhadap peraturan dengan memastikan bahwa proses yang terdokumentasi mengikuti pedoman perusahaan dan peraturan hukum.
• Tempatkan orang-orang bisnis yang bertanggung jawab.
• Mendukung inisiatif kepatuhan seperti Six Sigma, ISO 9000

(4) Meningkatkan Efisiensi Operasional

• Dalam lingkungan bisnis saat ini, setiap bisnis dan setiap manajer ingin memastikan bahwa mereka mencapai hasil terbaik dengan sumber daya yang tersedia bagi mereka. Tidak ada ruang untuk inefisiensi dan pemborosan.
• Simulasi Proses dan langkah-langkah analisis Pemodelan Proses Bisnis adalah alat penting bagi manajer dan analis untuk memastikan bahwa proses mereka dioptimalkan dan berjalan secara akurat.
• Simulasi Proses memungkinkan analisis dan pemahaman aliran proses dan membantu manajer mengetahui apakah ada ruang untuk pengoptimalan dan efisiensi lebih lanjut.
• Ini membantu menemukan perbaikan yang diperlukan dan mengurangi waktu siklus proses.
• Ini meningkatkan produktivitas sumber daya dan staf yang ada sehingga memungkinkan tim untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit.
• Ini memfasilitasi eksperimen bebas risiko dan mendorong pertukaran ide perbaikan proses.
• Simulasi proses memungkinkan pemodelan desain proses sebelum benar-benar mengimplementasikannya sehingga meminimalkan gangguan.
• Ini mendorong pola pikir untuk terus mengoptimalkan proses penting bisnis untuk secara bertahap meningkatkan efisiensi operasional.
• Analisis proses memungkinkan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik.

(5) Dapatkan Keunggulan Kompetitif

Semua manfaat yang disebutkan di atas mengarah pada keunggulan kompetitif yang signifikan bagi organisasi yang telah menginvestasikan waktu dan upaya untuk mendokumentasikan, mensimulasikan, dan meningkatkan proses bisnisnya.

Studi dari banyak perusahaan yang sangat sukses sering kali menunjukkan bahwa mereka berhasil bukan hanya karena ide yang lebih baik atau model bisnis yang lebih baik. Tetapi juga karena mereka terus menyempurnakan dan meningkatkan proses mereka melalui pemodelan proses bisnis.

Sedikit peningkatan dalam satu aktivitas di sini dan aktivitas lain di sana mengarah pada proses yang lebih baik secara keseluruhan. Dan penyempurnaan kecil itu membantu organisasi berjalan secara efisien dan memberikan keunggulan atas pesaing mereka.

Poin-poin di atas menyoroti pentingnya pemodelan proses bisnis bagi sebuah organisasi. Dan ini menandai akhir dari rangkaian artikel yang kami bagikan tentang pemodelan proses bisnis.

Kami sangat berharap bahwa ini telah membantu meningkatkan pengetahuan Anda tentang BPM dan Anda akan mempraktikkan pengetahuan yang diperoleh. Dan kami memiliki template pemodelan proses bisnis yang dirancang secara profesional untuk Anda memulai dengan cepat juga. Klik di sini untuk mulai membuat diagram BPMN yang kompleks.

Seperti biasa, jika Anda memiliki pertanyaan, silakan tanyakan di bagian komentar.