Pentingnya Alat Manajemen Proyek Rekayasa Perangkat Lunak

Diterbitkan: 2023-01-24

Rangkuman: Kembangkan perangkat lunak dengan cara yang lebih terstruktur dengan menggunakan Alat Manajemen Proyek. Cari tahu mengapa Anda harus beralih ke perangkat lunak manajemen proyek dan tinggalkan spreadsheet biasa Anda. Kami telah memilih studi kasus yang menarik bagi Anda untuk memahami pentingnya perangkat lunak ini.

Pengembangan perangkat lunak adalah proses panjang yang melibatkan banyak tahapan, profesional, dan bahkan tim. Tetapi mengelola semuanya hanya bergantung pada satu manajer proyek yang harus membuat garis waktu proyek, mengalokasikan tugas, mengelola keuangan, membuat laporan, dan melakukan lebih banyak lagi.

Melakukan semua ini secara manual atau hanya pada spreadsheet menyebabkan inefisiensi dalam proses, pengiriman proyek yang tertunda, dan pengeluaran sumber daya yang tidak terlacak. Namun, menerapkan alat manajemen proyek rekayasa perangkat lunak dapat membantu insinyur perangkat lunak dan rekan lainnya dalam mengelola tim, penganggaran, dan pengiriman proyek mereka.

Mari kita periksa mengapa Anda memerlukan alat manajemen proyek dalam pengembangan perangkat lunak dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk memaksimalkan hasil Anda.

Daftar isi

Apa itu Alat Manajemen Proyek Rekayasa Perangkat Lunak?

Alat manajemen proyek rekayasa perangkat lunak memungkinkan manajer proyek untuk merencanakan, menjadwalkan, mengalokasikan sumber daya secara efektif, dan melacak kemajuan proyek untuk mengembangkan perangkat lunak dan melaksanakan proyek web.

Mengapa Alat Manajemen Proyek Penting dalam Pengembangan Perangkat Lunak?

Berikut adalah beberapa fungsi penting dari alat manajemen proyek untuk pengembangan perangkat lunak:

Manajemen tugas

Selesaikan tugas Anda lebih cepat dengan membuat, menetapkan, dan mengatur tanggal jatuh tempo masing-masing menggunakan alat manajemen proyek. Manajer proyek bahkan dapat melacak waktu oleh pengembang pada tugas tertentu, membuat daftar periksa untuk mereka, mengatur garis waktu, mengotomatiskan tugas berulang, dan banyak lagi. Selain itu, manajer proyek juga dapat menambahkan tag dan membuat bagian tak terbatas untuk mengatur tugas sesuai tahapannya dalam proses pengembangan perangkat lunak. Misalnya, pengguna dapat membuat kolom tugas di papan Kanban untuk pengujian, pelacakan bug, desain, dll.

Perencanaan sumber daya

Pemimpin tim dapat merencanakan sumber daya manusia dan aset lainnya secara strategis untuk memaksimalkan produktivitas dan membangun solusi inovatif. Mereka dapat menggunakan tampilan gaya Gantt untuk memahami karyawan mana yang sudah sibuk dengan beberapa proyek, dan siapa yang siap untuk melakukan lebih banyak tugas. Oleh karena itu, manajer proyek dapat menetapkan tugas baru menggunakan fungsionalitas penjadwal seret dan lepas.

Pelacakan Waktu

Insinyur perangkat lunak senior dapat melacak waktu log setiap insinyur individu pada tugas tertentu dengan pelacak waktu mulai-berhenti, lembar waktu prediktif, atau tampilan kalender. Anda dapat melacak berapa banyak waktu yang telah dihabiskan untuk setiap tahap yang mencakup pembuatan maket desain perangkat lunak, PRD, pengujian, integrasi, dan peluncuran akhir. Faktanya, pemimpin tim juga dapat membuat lembar waktu terperinci yang disesuaikan dengan bidang dan metrik pilihan mereka seperti fase, jam yang dapat ditagih & tidak dapat ditagih, ringkasan, status, judul, dll.

Penganggaran Proyek

Manajer proyek dapat menentukan anggaran atau proyek individual yang melibatkan biaya satu kali dan berulang menggunakan model penagihan yang berbeda. Sesuai jadwal proyek yang ditetapkan, kepala proyek dapat membuat perkiraan jam kerja yang dapat ditagih, biaya alat & integrasi, dan biaya lain-lain untuk membuat perkiraan anggaran keseluruhan untuk proyek tersebut.

Manajemen alur kerja

Insinyur perangkat lunak senior dapat membuat dan mengoptimalkan alur kerja menggunakan perangkat lunak manajemen proyek . Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk melihat secara visual proses Anda dan kemajuannya dengan status tugas sejauh ini. Anda dapat menggunakan papan Kanban untuk mendapatkan kejelasan lebih lanjut dan memahami tugas mana yang telah diselesaikan, sedang berlangsung, dan tertunda. Selain itu, fitur manajemen alur kerja juga dapat digunakan secara efektif untuk menentukan akuntabilitas tugas.

Laporan Bisnis

Pemimpin proyek dapat dengan mudah membuat ringkasan dan laporan singkat dalam beberapa menit menggunakan alat manajemen proyek. Laporan ini dapat digunakan lebih lanjut untuk analisis kinerja, prakiraan & simulasi keuangan tingkat lanjut. Selain itu, laporan dapat membantu Anda membandingkan kesenjangan antara sasaran yang ditetapkan dan yang dicapai serta mengidentifikasi kemacetan. Faktanya, pengguna juga dapat menghasilkan laporan visual dalam bentuk diagram lingkaran dan grafik berbeda dengan filter dan metrik khusus mereka.

Bacaan Menarik

1. 35% Pimpinan Eksekutif TI mengakui kelincahan organisasi sebagai salah satu faktor terpenting dalam mencapai kesuksesan organisasi.

2. Industri Perangkat Lunak Manajemen Proyek diperkirakan mencatat CAGR 10,67% dari tahun 2020 hingga 2026.

3. Rata-rata 11,4% investasi terbuang sia-sia hanya karena kinerja proyek yang buruk.

Bacaan yang Disarankan: Sumber Terbuka dan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Gratis (Berbasis Web)

Gunakan Kasus Alat Manajemen Proyek dalam Pengembangan Perangkat Lunak

Mari kita pahami bagaimana seorang manajer proyek secara praktis dapat menggunakan alat manajemen proyek rekayasa perangkat lunak untuk memanfaatkannya secara maksimal.

Temukan Keterampilan & Sumber Daya yang Tepat untuk Menetapkan Tugas

Untuk memulai proyek Anda, Anda perlu menemukan pengembang, pembuat kode, dan perancang mana yang tersedia menggunakan filter penerima tugas di Kanban, Scrum, atau papan lainnya. Selain itu, manajer juga perlu memeriksa anggota tim mana yang memiliki keahlian yang tepat untuk proyek tertentu, yang dapat dilakukan dengan mengekstrak CV buta.

CV ini hanya berisi informasi dan keterampilan profesional karyawan, dan bukan informasi pribadi mereka, yang mengarah pada pemilihan karyawan yang lebih adil untuk suatu proyek. Misalnya, Anda dapat menetapkan tugas PRD hanya kepada karyawan yang menguasai bahasa pemrograman yang diperlukan. Dengan menggunakan alat manajemen proyek, Anda dapat mengalokasikan semua tugas dengan informasi lengkap dan materi pendukung kepada orang yang tepat.

Buat Estimasi Profitabilitas & Waktu

Setelah Anda menemukan pengembang dan perancang yang tepat untuk proyek pengembangan perangkat lunak Anda berikutnya, Anda perlu membuat perkiraan pada berbagai fase yang akan dilalui proyek Anda. Misalnya, dalam rekayasa perangkat lunak, tahapan ini akan mencakup penelitian, PRD, merancang mockup, pengujian, RFL, Live, dll., bergantung pada alur kerja organisasi Anda. Perangkat lunak ini juga membantu membuat perkiraan tentang waktu, profitabilitas proyek, dan banyak lagi.

Lacak Alur Kerja Produktivitas & Optimalkan Tim

Perangkat lunak manajemen proyek dapat memungkinkan pengembang Anda mencatat waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan suatu tugas. Ini dapat dengan mudah dilakukan dengan mengklik tombol pengatur waktu mulai dan akhir. Selanjutnya, pelacakan waktu ini memungkinkan kepala proyek untuk terus memeriksa karyawan mana yang menghabiskan waktu untuk menyelesaikan tugas dan akhirnya mengetahui tingkat produktivitas mereka. Berdasarkan hal ini, manajer proyek dapat mengoptimalkan keseluruhan alur kerja proyek dan mengubah garis waktunya, jika diperlukan.

Bekerja di Keuangan

Jadi, sekarang setelah Anda mengetahui jumlah jam kerja yang diperlukan dan alat lain yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek, Anda juga dapat memperkirakan anggaran proyek dengan mudah. Menggunakan alat manajemen proyek, kepala proyek dapat menghitung keuntungan melalui proyek perangkat lunak tertentu.

Ini dapat dilakukan dengan menambahkan biaya jam kerja, peralatan, dan biaya tetap & berulang lainnya, bersama dengan pendapatan yang dihasilkan proyek. Bahkan, jika ada perubahan biaya, garis waktu, atau kiriman, mereka dapat dengan mudah dilihat dan dilacak menggunakan laporan waktu nyata dan berbagai filternya.

Pembuatan Laporan Kustom dengan Metrik Kustom

Jika Anda telah menyelesaikan atau berada di tengah sprint atau keseluruhan proyek, Anda dapat dengan mudah mengikuti perkembangan terbaru menggunakan laporan. Laporan akan memberi Anda wawasan waktu nyata tentang ketersediaan karyawan, keuangan proyek, laporan lowongan, dll.

Pengguna dapat menyesuaikan laporan ini menggunakan berbagai metrik seperti waktu yang dijadwalkan, waktu yang dilacak, perkiraan biaya, jam kapasitas, posisi, dll. Selain itu, pengguna juga dapat mengonversi laporan ini ke dalam format visual menggunakan diagram lingkaran, grafik batang, dan lainnya.

Mari Memahami Dampak Perangkat Lunak Manajemen Proyek di Perusahaan IT

Mari kita lihat contoh perusahaan TI terkemuka dan pahami manfaat yang didapat dari penerapan alat manajemen proyek.

SovTech , perusahaan layanan TI terkemuka di Afrika Selatan menerapkan perangkat lunak manajemen proyek dan meningkatkan profitabilitasnya secara keseluruhan dengan pandangan mata burung atas keuangan terkait proyeknya.

Ketika organisasi mulai tumbuh dan mencapai 170 orang dengan 25 proyek besar di bawah payungnya, manajernya, Oliver mulai menghadapi tantangan saat mengelola proses keuangan perusahaan. Saat itu, perusahaan sedang menyaksikan pertumbuhan yang signifikan dengan sekitar 220 karyawan yang bekerja di 40 proyek.

Tantangan yang Dihadapi oleh SovTech

Sering membuat perubahan pada spreadsheet setiap hari, mingguan, dan bulanan
Kesalahan perhitungan dan estimasi yang sering terjadi mulai terjadi, yang membutuhkan waktu berjam-jam untuk diperbaiki
Mengambil pembaruan rutin secara manual di setiap tahap dari semua penerima tugas terkait kemajuan tugas, perkiraan waktu penyelesaian, akuntabilitas tugas, dan lainnya.
Tidak ada kejelasan tentang ketersediaan karyawan dan tanggung jawab tugas mereka
Mengidentifikasi dan menugaskan tugas ke profesional yang tepat
Kurangnya pembuatan laporan sesuai permintaan

Mengatasi semua tantangan ini dengan spreadsheet dan tindak lanjut manual menciptakan kekacauan. Selain itu, keuangan perusahaan dan produktivitas karyawan juga terpengaruh. Menjadi sulit bagi SovTech untuk menetapkan dan memperkirakan margin keuntungan proyek yang sebenarnya dan pengeluaran biaya dalam operasi dan pengembangannya. Bahkan menggunakan pelacak waktu umum tidak membantu karena hanya dapat menghitung waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas tetapi tidak untuk revisi, perubahan, atau modifikasi lebih lanjut.

Bacaan yang Disarankan: Penggunaan Perangkat Lunak Manajemen Proyek di Industri Konstruksi

Dampak Setelah Menerapkan Alat Manajemen Proyek

Ketika spreadsheet SovTech mulai menjadi lebih panjang dan proses menjadi lebih rumit, perusahaan IT memutuskan untuk mencoba alat manajemen proyek. Alat tersebut membantu mereka merampingkan proses yang kacau dan hal-hal lain yang meliputi:

Meramal dan memeriksa kapasitas tugas untuk setiap karyawan
Mengoptimalkan dan mengalokasikan sumber daya secara efisien dengan tampilan dasbor 360 derajat
Memantau kemajuan tugas dan perubahan biaya terkait
Secara efektif mengalokasikan beban kerja di antara sumber daya manusia yang tersedia dan terampil
Pantau faktor-faktor lain yang mungkin memengaruhi keuangan proyek
Lacak bagaimana dan di mana anggaran saat ini dibelanjakan

Semua ini membantu manajer proyek, Oliver untuk memahami bahwa dia dapat bekerja lebih efektif dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek rekayasa perangkat lunak. Ini memberinya pandangan sekilas tentang semua proses dan dia tidak perlu melakukan tindak lanjut manual dari siapa pun.

“Untuk Manajer Proyek, tetap sesuai anggaran dan menghemat waktu selalu menjadi prioritas utama dan dengan alat manajemen proyek, Anda dapat melihat data Anda, sumber daya Anda, rencana vs aktual, melacak aktivitas, dan banyak lagi.” – Aditya Ghosh, Manajer Produk

Kesimpulan

Membangun perangkat lunak adalah proses yang kompleks dan melibatkan banyak tugas dan tim yang dapat membingungkan dan melelahkan untuk dikelola oleh manajer proyek. Bahkan, kebingungan ini juga dapat mengakibatkan tertundanya penyerahan proyek dan penganggaran yang berlebihan. Namun, menerapkan alat manajemen proyek rekayasa perangkat lunak akan membekali manajer proyek Anda untuk mengelola, menjadwalkan, menetapkan, dan melacak kemajuan proyek. Selain itu, ini akan membantu pemimpin tim untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan tetap sesuai anggaran.