Panduan Visual untuk Meningkatkan Kinerja Organisasi

Tujuan dari setiap organisasi adalah untuk mencapai tingkat kinerja puncaknya secara efisien. Jika Anda memiliki alat dan teknik yang diperlukan untuk mengidentifikasi masalah kinerja, mengisolasi akar penyebab, meningkatkan proses, dan memberikan intervensi kinerja karyawan yang tepat, ini dapat dilakukan dengan cara yang hemat biaya.

Itulah yang kami targetkan dalam posting ini dengan mencoba memperkenalkan kepada Anda beberapa teknik visual yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Alat Pemecahan Masalah

Memecahkan masalah di lingkungan perusahaan membutuhkan waktu lebih lama daripada situasi lainnya. Dari menemukan masalah hingga menerapkan solusi dan memantau hasilnya, Anda mungkin memerlukan pendekatan sistematis. Teknik visual berikut akan membantu Anda menyederhanakan proses penggulungan ini.

Diagram Keterkaitan

Apa itu

Diagram interrelationship memvisualisasikan hubungan sebab-akibat yang ada dalam satu set masalah. Jika Anda mencoba mencari tahu hubungan sebab akibat di balik suatu masalah, alat ini dapat membantu Anda.

Bagaimana cara melakukannya

Langkah 1: Langkah pertama adalah mengidentifikasi masalah yang memperlambat kemajuan organisasi Anda, proses, dll. Masalah harus muncul di bagian atas diagram; untuk menyorotnya Anda dapat menampilkannya dalam warna yang berbeda atau dalam ukuran yang lebih besar.

Langkah 2: Pikirkan alasan yang menurut Anda mungkin menyebabkan masalah yang Anda identifikasi sebelumnya.

Langkah 3: Analisis penyebab yang Anda identifikasi dan cari tahu hubungan sebab dan akibat di antara mereka. Tautkan sebab dan akibat dengan panah. Jika pengaruh penyebab pada efek lebih kuat, sorot dengan membuat panah lebih gelap. Dan jika hubungannya lebih lemah, Anda bisa menggambarkannya dengan garis putus-putus.

Langkah 4: Selanjutnya adalah menganalisis apa yang menjadi akar penyebabnya. Jika penyebab tertentu memiliki banyak panah yang menunjukkannya, maka Anda dapat menganggapnya sebagai alasan utama untuk masalah Anda. Dan jika ada item yang memiliki banyak panah yang mengarah ke sana, maka itu adalah hasil utama. Setelah Anda mengetahui detail ini, akan lebih mudah bagi Anda untuk menemukan solusi.

Analisis Akar Penyebab

Apa itu

Analisis akar penyebab adalah alat lain yang digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab suatu masalah. Ini membantu Anda menyelesaikan masalah dan menemukan solusi permanen.

Bagaimana cara melakukannya

Ada sejumlah alat yang tersedia untuk melakukan analisis akar penyebab dan mereka adalah:

5 Mengapa

Analisis 5 whys cukup mudah dilakukan. Setelah Anda mendefinisikan masalah Anda, tanyakan kepada tim Anda mengapa hal itu terjadi. Minta mereka untuk memberikan alasan. Tanyakan mengapa empat kali lagi saat Anda menggali lebih dalam dan menganalisis penyebabnya. Anda dapat menggunakan template diagram 5 mengapa seperti di bawah ini untuk merekam informasi untuk referensi cepat.

Diagram tulang ikan (Diagram Ishikawa/ diagram sebab akibat)

Lihat Panduan Utama kami untuk Diagram Tulang Ikan untuk mempelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang jenis diagram. Setelah Anda siap, Anda dapat menggunakan template diagram tulang ikan seperti di bawah ini untuk melakukan analisis akar masalah Anda.

Diagram Afinitas

Apa itu

Diagram afinitas adalah teknik brainstorming yang digunakan untuk mengatur sejumlah besar informasi/data dengan mengelompokkan ide-ide serupa atau terkait di bawah satu tema. Dan ini adalah cara yang bagus untuk mengeksplorasi masalah secara kolaboratif dengan tim.

Bagaimana cara melakukannya

Langkah 1: Tentukan masalah yang Anda butuhkan untuk menemukan solusi. Jika Anda memiliki pernyataan masalah yang jelas (yaitu bagaimana kami dapat mempercepat proyek kami), akan lebih mudah bagi tim Anda untuk menyarankan ide.

Langkah 2: Minta tim Anda untuk berpikir dan menghasilkan ide untuk memecahkan masalah. Mereka dapat mempresentasikan ide mereka sendiri atau berbicara satu sama lain dan mempresentasikan ide sebagai sebuah kelompok.

Langkah 3: Kategorikan atau kelompokkan ide-ide Anda untuk analisis yang mudah. Anda dapat menggunakan diagram hubungan timbal balik, diagram tulang ikan atau analisis 5 mengapa untuk lebih lanjut menemukan akar penyebab masalah yang Anda analisis di sini.

Alat Peningkatan Proses

Dalam hal pengurangan biaya, peningkatan layanan, peningkatan produktivitas, dan peningkatan kualitas, peningkatan proses adalah kuncinya. Alat visual berikut yang akan kita lihat akan membantu Anda membantu proyek peningkatan proses Anda.

Diagram Penyu

Apa itu

Diagram kura-kura adalah alat kualitas yang memvisualisasikan elemen proses seperti siapa yang terlibat, input, output, sumber daya, dll. Ini membantu untuk memahami proses dari perspektif manajerial dan tenaga kerja.

Bagaimana cara melakukannya

Berikut cara mengisi setiap kotak diagram kura-kura

Masukan – Di sini Anda harus menyebutkan semua masukan atau sumber daya seperti dokumen, informasi, materi yang Anda perlukan untuk melakukan proses.

Keluaran – Apa hasil akhir dari proses Anda? Ini mungkin termasuk produk akhir, dokumen, dan catatan.

Siapa yang terlibat – Di bagian ini, Anda harus menyebutkan pemilik proses, dan sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proses.

Dengan apa – Di sini Anda perlu membuat daftar sumber daya non-manusia yang diperlukan untuk menjalankan proses

Proses/ Bagaimana melakukannya – Di sinilah Anda menambahkan referensi ke dokumen yang memberi tahu orang-orang bagaimana melakukan setiap langkah

Tindakan – Sebutkan indikator kinerja yang akan membantu Anda menentukan apakah proses tersebut berhasil atau gagal

Untuk daftar lengkap teknik perbaikan proses yang mencakup alat Lean dan Six Sigma, lihat Panduan Mudah untuk Metodologi Peningkatan Proses kami .

Alat Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah taruhan terbaik Anda pada keunggulan kompetitif dan kinerja organisasi yang lebih baik. Alat perencanaan strategis berikut mengambil pendekatan visual, dan mereka membantu untuk membentuk dan menerapkan strategi secara efektif.

Perencanaan skenario

Apa itu

Perencanaan skenario adalah alat yang dapat Anda gunakan untuk membuat asumsi tentang masa depan dan bagaimana lingkungan organisasi Anda akan berubah. Pada dasarnya, dengan perencanaan skenario, Anda dapat membayangkan berbagai realitas yang mungkin dihadapi bisnis Anda di masa depan. Ini akan membantu Anda menemukan tanggapan untuk berhasil menghadapi setiap realitas alternatif.

Bagaimana cara melakukannya

Untuk panduan terperinci tentang cara melakukan latihan perencanaan skenario, lihat artikel ini.

Langkah 1: Identifikasi kekuatan pendorong bisnis Anda seperti perubahan ekonomi, teknologi, dll. Perhatikan juga perubahan internal yang mungkin berdampak pada perusahaan Anda. Pertimbangkan semua pendorong, termasuk yang menurut Anda dapat memengaruhi pertumbuhan perusahaan Anda, dan buat daftarnya.

Langkah 2: Ketidakpastian apa yang berdampak paling parah pada perusahaan Anda? Pilih dua ketidakpastian yang menurut Anda akan berdampak paling serius pada perusahaan Anda.

Langkah 3: Bentuk matriks dengan 2 ketidakpastian sebagai sumbu dan penggerak bisnis. Dengan matriks, Anda dapat menemukan empat skenario yang masuk akal yang akan membantu Anda dalam mengambil keputusan terkait masa depan bisnis Anda.

Langkah 4: Akhirnya, Anda dan tim Anda dapat mendiskusikan bagaimana Anda harus menanggapi setiap skenario ini.

Analisis SOAR

Apa itu

SOAR adalah singkatan dari Strengths, Opportunities, Aspirasi, dan Hasil. Ini adalah kerangka kerja perencanaan strategis yang membantu organisasi fokus pada apa yang mereka lakukan dengan baik, apa yang harus ditingkatkan, dan apa yang paling diminati oleh para pemangku kepentingan.

Bagaimana cara melakukannya

Langkah 1: Saat Anda memilih tim Anda untuk sesi brainstorming, pastikan mereka berasal dari departemen yang berbeda dan memiliki keterampilan dan pengalaman yang berbeda, sehingga Anda dapat mempertimbangkan berbagai perspektif.

Langkah 2: Buat kuesioner atau panduan untuk merujuk saat menanyai peserta selama sesi.

Langkah 3: Bersama-sama dengan tim, cobalah untuk mencari tahu kondisi positif yang berkontribusi pada kesuksesan perusahaan Anda di masa lalu. Identifikasi aspirasi dan hasil yang diinginkan untuk masa depan yang sukses.

Langkah 4: Identifikasi area peluang dan tulis pernyataan tujuan untuk masing-masing. Juga, tentukan langkah-langkah yang akan membantu melacak keberhasilan organisasi.

Analisis ALU

Apa itu

Analisis PESTLE membantu mengidentifikasi dan menganalisis faktor eksternal utama atau kekuatan makro yang memengaruhi organisasi. Selama analisis PESTLE, Anda harus memeriksa dan mengidentifikasi perubahan di setiap area berikut.

Faktor Politik

Dampak dari pemerintah atau kebijakan pemerintah terhadap perusahaan atau industri Anda.

Faktor-faktor ekonomi

Bagaimana ekonomi dan kinerjanya dapat memengaruhi organisasi atau industri Anda? Detail yang mungkin perlu Anda perhatikan termasuk tingkat pekerjaan, biaya bahan baku, suku bunga, dll.

Faktor sosial

Meneliti faktor sosial membantu Anda memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan Anda dengan lebih baik. Misalnya, perubahan sikap, perubahan budaya, tingkat pendidikan, dll.

Faktor Teknologi

Bagaimana kemajuan teknologi berdampak pada pertumbuhan perusahaan dan industri Anda?

Faktor Hukum

Anda perlu mengetahui wilayah hukum tempat Anda beroperasi. Dan perhatikan setiap perubahan dalam undang-undang dan bagaimana hal itu akan berdampak pada operasi bisnis Anda.

Faktor lingkungan

Di bagian ini, Anda perlu membuat daftar bagaimana perubahan lingkungan seperti perubahan iklim, polusi, dll. akan mempengaruhi pertumbuhan perusahaan Anda.

Untuk alat perencanaan strategis pemasaran lainnya, lihat Daftar Utama Alat Perencanaan Strategi Pemasaran kami.

Alat Peningkatan Kinerja Karyawan

Sebuah organisasi dapat maju hanya jika didukung oleh tim karyawan yang kuat dan berkinerja baik. Berikut adalah beberapa alat yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan tim dan membimbing serta melatih karyawan Anda untuk membantu mereka meningkatkan produktivitas dan kinerja mereka.

Model 9 Kotak

Apa itu

Model 9-kotak adalah alat yang hebat untuk perencanaan dan pengembangan suksesi. Ide di balik matriks ini adalah dengan mengetahui bagaimana semua karyawan masuk ke dalam grid, perusahaan dapat memahami di mana setiap karyawan berada dan bagaimana mereka harus diposisikan selama perubahan organisasi yang akan terjadi di masa depan.

Sumbu X dari kisi melacak kinerja keseluruhan saat ini dan sumbu Y menggambarkan potensi karyawan.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Mulailah dengan menetapkan kriteria dan standar untuk setiap kotak. Jika Anda telah mengklarifikasi ini, lebih mudah untuk mengkategorikan setiap karyawan

Langkah 2: Tempatkan setiap karyawan di kotaknya masing-masing. Untuk membantu Anda dalam latihan, bawalah profil karyawan Anda.

Langkah 3: Berkumpul dan rencanakan kemajuan karyawan Anda secara berkala. Ini akan membantu Anda melihat bagaimana mereka telah berkembang dan tindakan apa yang perlu Anda ambil untuk lebih mengembangkan tim Anda.

TUMBUH Model

Apa itu

Model GROW adalah alat yang berguna untuk menyusun sesi pelatihan atau pendampingan karyawan Anda. Ini membantu seseorang memperjelas apa yang ingin dia capai dan bagaimana dia akan mencapainya.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: (Goal) Langkah pertama adalah menentukan tujuan yang ingin Anda capai di akhir sesi coaching. Sasaran di sini dapat berupa target, hasil kinerja, dll. Saat menetapkan sasaran, penting untuk mematuhi kriteria SMART.

Langkah 2: (Kenyataan) Langkah selanjutnya adalah menganalisis dan mendapatkan gambaran tentang keadaan peserta saat ini. Pembina dapat membantu kliennya melakukan evaluasi diri dengan analisis SWOT pribadi, dan mengidentifikasi kekuatan, kelemahannya juga sebagai ancaman dan peluang. Pada akhir langkah ini, hambatan harus dicantumkan.

Langkah 3: (Pilihan) Apa solusi yang tersedia untuk mengatasi hambatan yang telah Anda identifikasi sebelumnya? Brainstorming semua kemungkinan dengan peserta pelatihan.

Langkah 4: (Akan) Pada langkah ini, salah satu solusi dipilih dan rencana tindakan diuraikan. Tanggung jawab pelatih mulai sekarang adalah memotivasi kliennya untuk mengikuti rencana sampai tujuan tercapai.

Teknik Apa yang Anda Gunakan untuk Meningkatkan Kinerja Organisasi

Dalam panduan ini, kami telah mengambil pendekatan yang berbeda – pendekatan visual – untuk meningkatkan kinerja organisasi dan kami berharap ini membantu Anda meningkatkan efektivitas organisasi dan produktivitas karyawan Anda.

Jangan lupa untuk membagikannya dengan kolega Anda dan beri tahu kami pendapat Anda tentang panduan ini di bagian komentar di bawah.