Bagaimana Membangun Program Relawan Inklusif

Jika Anda tidak membangun aksesibilitas dan inklusivitas ke dalam program sukarela perusahaan Anda, Anda berisiko meremehkan upaya Anda. Itu karena manfaat menjadi sukarelawan bergantung pada semua karyawan yang merasa diundang dan dilibatkan. Jika dilakukan dengan benar, program kerelawanan yang inklusif memberikan makna yang lebih mendalam bagi karyawan, memperkuat hubungan di seluruh perusahaan, dan meningkatkan budaya perusahaan.

Kabar baiknya adalah bahwa program sukarela yang inklusif dapat dicapai, apa pun sumber daya yang Anda miliki. Kuncinya adalah menghindari pendekatan satu ukuran untuk semua. Alih-alih, rancang peluang sukarela Anda untuk bertemu dengan karyawan di mana pun mereka berada.

Relawan inklusif dimulai dengan percakapan

Untuk mempelajari apa yang mencegah orang menjadi sukarelawan, tanyakan.

Mulailah percakapan ini lebih awal sehingga Anda dapat membangun peluang yang memberi ruang bagi semua orang. Jika Anda hanya menebak apa yang membuat orang tidak berpartisipasi, kemungkinan besar Anda akan mengabaikan banyak pengalaman unik.

Ada banyak hambatan untuk kesukarelaan, termasuk fisik, mental, dan keadaan. Beberapa mungkin terlihat jelas dan yang lainnya mungkin tidak terlihat. Menciptakan aksesibilitas nyata adalah tentang memastikan tidak ada yang dikecualikan, jadi mulailah dengan mendapatkan informasi sebanyak mungkin. Mengambil langkah ini tidak hanya baik untuk meningkatkan partisipasi. Inklusi memiliki efek langsung pada kebahagiaan karyawan—dan retensi.

Mulailah dengan bertanya kepada karyawan Anda—kami sarankan menggunakan survei anonim—tentang jenis tantangan yang mereka hadapi dalam berpartisipasi sebagai sukarelawan. Biarkan orang berbicara dengan bebas dan aman tentang apa yang mereka butuhkan, dan apa yang terasa membatasi. Dengarkan baik-baik. Gunakan umpan balik ini untuk menyesuaikan program Anda untuk memenuhi kebutuhan mereka. Berhati-hatilah untuk tidak menempatkan karyawan pada posisi di mana mereka merasa tertekan untuk mengungkapkan apa pun tentang status disabilitas atau kesehatan mental mereka yang ingin mereka rahasiakan.

Menjadi sukarelawan inklusif berarti mengutamakan aksesibilitas

Aksesibilitas dan inklusi terlihat berbeda di setiap organisasi—sebagaimana seharusnya. Setiap karyawan memiliki kebutuhan yang unik, jadi menawarkan opsi dan akomodasi sangat penting untuk memberikan titik masuk kepada setiap orang.

Misalnya, penyandang disabilitas fisik mungkin mengalami kesulitan bahkan untuk mencapai lokasi sukarelawan di luar kantor. Pertimbangkan hal-hal seperti akses kursi roda baik dalam transportasi (dan sediakan jika diperlukan) dan juga di dalam dan di sekitar lokasi sukarela. Dan pastikan aktivitas sukarela yang Anda pilih memiliki pilihan untuk berbagai kemampuan fisik. Memiliki aksesibilitas kursi roda tidak terlalu berarti jika aktivitas sukarela adalah mengepak dan memindahkan kotak-kotak berat.

Tidak semua kecacatan langsung terlihat. Orang dengan tantangan kesehatan mental atau kecemasan sosial mungkin memerlukan lebih banyak dukungan untuk menjadi sukses. Misalnya, mereka yang mengidentifikasi diri sebagai neurodivergen mungkin melakukan pekerjaan sukarela yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat, atau dalam pengaturan satu-ke-satu daripada dalam kelompok besar.

Keadaan juga memainkan peran besar dalam aksesibilitas. Seseorang yang mengandalkan transportasi umum mungkin tidak dapat menghadiri acara sukarela tanpa bantuan. Atau seorang karyawan dengan anak-anak mungkin tidak dapat berpartisipasi dalam acara yang berlangsung setelah jam kerja.

Beberapa praktik terbaik umum yang perlu diingat:

• Tawarkan opsi penjadwalan yang fleksibel untuk semua jenis kemampuan yang berbeda
• Berikan pelatihan tentang cara mendukung orang dengan berbagai jenis disabilitas, dan pendidikan tentang cara mengurangi bias implisit
• Jelajahi kegiatan sukarela virtual (ada lebih dari yang Anda pikirkan!)

Aksesibilitas dimulai dengan proses pendaftaran

Sama pentingnya dengan aktivitas sukarela yang dapat diakses, proses pendaftaran adalah kontak pertama yang dimiliki karyawan dengan program sukarelawan Anda. Itu harus menjadi pengalaman yang inklusif.

Pastikan karyawan memiliki semua informasi yang mereka butuhkan di muka. Jika karyawan tidak yakin apakah acara sukarela dapat diakses oleh mereka, kemungkinan besar mereka tidak akan mendaftar. Berikan sedetail mungkin tentang apa yang diharapkan peserta, termasuk informasi tentang transportasi, parkir, dan pakaian atau perlengkapan apa pun yang diperlukan.

Memberikan instruksi eksplisit dapat membantu meredakan kecemasan bagi semua orang. Jika karyawan khawatir bahwa mereka akan memakai pakaian yang salah atau muncul di tempat yang salah, beberapa kemungkinan akan memilih untuk tidak ikut.

Aspek sosial dari kerelawanan juga penting. Beri karyawan visibilitas untuk melihat siapa yang telah mendaftar untuk peluang sukarela. Mengetahui dengan siapa mereka akan bekerja bersama dapat membantu orang-orang dengan kecemasan sosial dan dapat menjadi pendorong yang dibutuhkan sukarelawan baru untuk terlibat.

Sertakan opsi untuk sukarelawan satu-ke-satu & virtual

Salah satu cara terbaik untuk membuat program kerelawanan Anda lebih mudah diakses dan inklusif adalah dengan menciptakan peluang satu-ke-satu (baik virtual maupun tatap muka) dan merangkul konsep kerelawanan virtual secara umum.

Sukarelawan satu-ke-satu bisa terasa kurang tertekan. Inilah saat-saat bagi para sukarelawan untuk bekerja secara langsung dengan orang lain dalam suasana yang lebih pribadi. Beberapa contoh termasuk:

• Bimbingan: Buat koneksi melalui kemitraan dengan sekolah atau nirlaba.
• Mentoring: Mentor bertemu secara teratur dengan mentee untuk membahas kemajuan di sekolah, di tempat kerja, di rumah, di komunitas mereka, dll.
• Lokakarya: Menyelenggarakan lokakarya bulanan bisa menjadi cara yang bagus untuk berbagi keterampilan.

Terlebih lagi, hampir 83% perusahaan menawarkan kerja sukarela virtual—dan untuk alasan yang bagus. Kesukarelawanan virtual adalah cara organik dan alami untuk menawarkan kesukarelawanan berbasis keterampilan, seperti:

• Riset online untuk organisasi
• Melakukan panggilan telepon untuk mendapatkan dukungan
• Membuat konten untuk organisasi nirlaba (video, grafik media sosial, copywriting, visual situs web, dll.)
• Menyumbangkan keterampilan akuntansi atau saran untuk usaha kecil
• Menyiapkan penggalangan dana online

Kesukarelawanan virtual menyediakan saluran bagi hampir semua orang di semua tingkat akses untuk memberi kembali. Ini inklusif secara default, dan sangat akrab di dunia kerja saat ini. Relawan online dapat digunakan untuk penggalangan dana, perbankan melalui telepon atau teks, promosi acara, menyebarkan kesadaran tentang penyebab, menulis blog atau buletin, mengelola akun media sosial, mengembangkan penelitian dan survei, menerbitkan artikel, dan banyak lagi.

Mencari umpan balik dan mengukur hasil

Setelah Anda menjalankan dan menjalankan program, penting untuk melacak hasilnya. Kalau tidak, dampak keputusan Anda sangat sulit dipahami.

Cari umpan balik karyawan sesering mungkin dan dengarkan baik-baik agar Anda dapat beradaptasi. Ini seharusnya bukan check-in satu kali. Lihat itu sebagai percakapan yang sedang berlangsung. Pertanyaan untuk diajukan meliputi:

• Apakah karyawan merasa cukup didukung dalam kegiatan sukarela?
• Apakah semua karyawan yang tertarik untuk menjadi sukarelawan dapat berpartisipasi?
• Berapa banyak orang yang terus menjadi sukarelawan setelah pertama kali?
• Bagaimana Anda dapat menyederhanakan proses persetujuan waktu istirahat sukarela (VTO)?
• Saran apa yang dimiliki karyawan untuk meningkatkan program sukarela Anda?

Umpan balik karyawan adalah cara terbaik untuk menemukan peluang untuk meningkatkan program Anda, tidak hanya dalam hal aksesibilitas, tetapi juga dampaknya. Carilah umpan balik dari semua karyawan, bukan hanya dari mereka yang menjadi sukarelawan. Dengan begitu Anda mendapatkan gambaran lengkap tentang bagaimana setiap orang melihat program dan kejelasan tentang apa yang mencegah orang untuk terlibat.

Aksesibilitas yang lebih baik meningkatkan pengalaman untuk semua orang

Apa pun tahap program sukarelawan Anda, berfokus pada aksesibilitas dan inklusivitas adalah langkah yang cerdas. Karena aksesibilitas sejati tidak hanya memberi lebih banyak orang akses ke program Anda, tetapi juga meningkatkan pengalaman bagi semua orang.

Fokus pada aksesibilitas membantu membuat proses pendaftaran menjadi mulus, memastikan peserta memiliki semua informasi yang mereka perlukan sejak awal, dan menjaga umpan balik tetap kuat. Itu bagus untuk semua karyawan dan untuk perusahaan secara keseluruhan. Untuk membantu Anda membuat program sukarela inklusif, cari perangkat lunak CSR yang tersertifikasi untuk aksesibilitas dan menyertakan fitur yang memberdayakan karyawan untuk memimpin.