10 Cara Bisnis yang Tidak Efisien Mengelola Inventarisnya (Dan Cara Menghindarinya)

Pada awalnya, sulit untuk melihat dengan tepat bagaimana manajemen inventaris berkontribusi pada kesuksesan bisnis.

Tentu, ini penting — tetapi apakah itu benar-benar memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba Anda?

Berikut adalah contoh nyata tentang bagaimana manajemen inventaris yang baik (atau buruk) berdampak langsung pada pendapatan.

Menurut sebuah studi tahun 2019 , 34 persen bisnis terlambat mengirim karena mereka menjual produk yang sebenarnya tidak mereka miliki.

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi pelanggan daripada skenario kehabisan stok dan tidak ada yang lebih merugikan loyalitas pelanggan dan nilai seumur hidup.

Lebih lanjut, 46 persen gudang menyebut kesalahan manusia sebagai masalah terbesar dalam mengelola produk yang ada.

Ini tahun 2022, dan teknologi lebih mudah diakses dan kuat dari sebelumnya. Namun, banyak organisasi membuat kesalahan dasar yang tidak perlu terdiri dari sumber daya mereka.

Sebaliknya, menyadari dan memahami kesalahan ini — dipasangkan dengan keinginan untuk memperbaikinya sebelum berkembang menjadi masalah serius — dapat mengubah dan membantu hasilnya.

Dalam posting ini, kita akan berbicara tentang beberapa cara bisnis yang sangat tidak efisien menangani inventaris mereka dan cara memperbaikinya (dan menghindarinya).

Mengapa Efisiensi Manajemen Inventaris Penting?

Sistem manajemen inventaris yang efisien memungkinkan Anda memperkirakan dengan tepat berapa banyak inventaris yang Anda butuhkan berdasarkan aktivitas penjualan Anda.

Dengan cara ini, Anda dapat menerima pesanan dengan percaya diri, membatasi kehabisan stok, kelebihan stok, dan catatan yang tidak akurat.

Selanjutnya, manajemen inventaris yang tepat memungkinkan Anda memenuhi pesanan masuk atau pesanan terbuka tepat waktu dan, sebagai produk sampingan yang menyenangkan, meningkatkan keuntungan.

Berikut ini adalah beberapa manfaat dari manajemen persediaan yang efisien.

Manajemen inventaris yang baik menghemat uang

Memahami tingkat stok Anda memungkinkan Anda menentukan berapa banyak yang Anda miliki (dan di mana Anda menyimpannya). Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan stok yang cukup untuk memenuhi pesanan tanpa membuang uang untuk kelebihan produk.

Selain menghemat uang untuk inventaris Anda sendiri, penghematan nyata dari proses manajemen inventaris yang baik berasal dari penghematan gaji.

Saat Anda menggunakan IMS seperti SkuVault untuk mengotomatiskan tugas yang berlebihan, Anda dapat menghilangkan gerakan dan waktu yang terbuang dari tim Anda.

Ketika logistik Anda berjalan lancar, arus kas Anda meningkat

Mengelola inventaris Anda dengan benar memungkinkan Anda membeli inventaris yang terjual dengan cepat, yang meningkatkan pergerakan uang masuk dan keluar dari bisnis Anda.

Efisiensi inventaris terkait langsung dengan kepuasan pelanggan

Kepuasan pelanggan sangat penting untuk menjalankan bisnis yang berkembang. Menurut sebuah studi Salesforce , 81 persen pelanggan yang puas mengatakan bahwa mereka lebih mungkin berinteraksi dengan bisnis Anda di masa depan setelah pengalaman pelanggan yang positif.

Salah satu strategi paling sederhana dan terbaik untuk membuat pelanggan kembali adalah memastikan mereka mendapatkan pesanan tepat waktu.

Saya tahu, itu bukan ide yang radikal. Tetapi ketika Anda menskalakan operasi eCommerce besar dengan lusinan bagian yang bergerak, itu jauh lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Tetap mengetahui cara Anda mengelola inventaris akan sangat membantu meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan — yang sangat cocok dengan poin kami berikutnya.

Bagaimana Efisiensi Menguntungkan Bisnis Anda?

Ada banyak manfaat untuk efisiensi bisnis. Misalnya, efisiensi dalam bisnis Anda akan:

• Tingkatkan produktivitas Anda sambil meningkatkan tugas admin yang padat karya.
• Minimalkan biaya operasional Anda, memungkinkan Anda memiliki lebih banyak uang cadangan untuk kebutuhan penting bisnis lainnya.
• Memungkinkan Anda untuk memenuhi pesanan yang lebih besar yang berarti lebih banyak pendapatan dan laba yang lebih baik.
• Memungkinkan Anda memenuhi pesanan pelanggan dengan cepat tanpa mempekerjakan staf sementara atau membeli lebih banyak peralatan untuk memenuhi permintaan.
• Memberi Anda peluang yang lebih baik untuk meningkatkan skala bisnis Anda dan menjelajah ke pasar baru.
• Kembangkan persaingan yang sehat karena bisnis lain mencoba bersaing dengan Anda.

Praktik Manajemen Inventaris yang Tidak Efisien

Sekarang setelah Anda mengetahui mengapa memiliki sistem manajemen inventaris yang baik sangat penting, mari kita bahas 11 kesalahan yang dilakukan bisnis saat mengelola inventaris mereka dan cara menghindarinya.

Kurangnya Perencanaan yang Tepat

Ada lebih banyak hal dalam manajemen inventaris daripada memeriksa berapa banyak stok yang tersisa. Anda juga perlu mengelola rantai pasokan, pengadaan, penyimpanan, aliran masuk, dan logistik balik (pengembalian).

Manajemen persediaan adalah proses yang saling terkait yang melibatkan beberapa bagian yang harus bergerak bersama dengan mulus.

Jika satu bagian terputus-putus, seluruh proses berantakan. Kegagalan untuk memiliki strategi manajemen persediaan yang solid dapat mengakibatkan hilangnya penjualan, penundaan yang tidak perlu, dan stok yang rusak, terutama dalam bisnis musiman.

Misalnya, toko suvenir yang gagal memesan barang dagangan di muka untuk musim Natal mungkin tidak memiliki barang-barang penting selama periode penjualan yang penting.

Kesalahan perencanaan lainnya adalah gagal menghilangkan produk yang lebih tua atau yang bergerak lambat untuk menciptakan ruang bagi barang dagangan baru.

(Untuk informasi lebih lanjut tentang topik segmentasi SKU Anda, lihat panduan terperinci kami tentang Analisis Inventaris ABC .)

Bagaimana memperbaikinya

Kembangkan strategi manajemen inventaris yang kuat yang sesuai untuk bisnis Anda, dan investasikan dalam platform perangkat lunak untuk membantu Anda mengelolanya dan menghilangkan kesalahan manusia. Saat Anda siap, lihat panduan kami tentang topik di bawah ini:

• 10 Praktik Manajemen Inventaris yang Efektif untuk E-niaga
• 8 Strategi Manajemen Inventaris Efisien Teratas Untuk Mengurangi Biaya
• 15 Teknik Teratas dan Praktik Terbaik untuk Manajemen Inventaris eCommerce

Miskomunikasi dan Koordinasi yang Buruk

Manajemen persediaan yang tepat harus menjadi tanggung jawab bersama. Mesin logistik yang diminyaki dengan baik adalah organisme yang benar-benar bersimbiosis. Jika satu bagian gagal, seluruh fondasi bisnis Anda akan terkena bullwhip effect .

Anda harus berkoordinasi antara pemasok, manajer gudang, vendor, pengangkut, dan hampir semua orang yang menangani inventaris di organisasi Anda.

Komunikasi yang baik antara semua pihak sangat penting untuk membuat ini bekerja.

Namun, banyak tim manajemen inventaris terganggu dengan miskomunikasi dan koordinasi yang buruk yang disebabkan oleh vendor dan pemasok.

Bagaimana memperbaikinya

Bekerja dengan pemasok dan vendor yang andal. Periksa semua orang dalam rantai pasokan untuk menghindari konflik manajemen inventaris di masa mendatang. Anda dapat, misalnya, meneliti latar belakang pemasok atau vendor untuk melihat apakah mereka cocok atau bahkan meminta referensi.

Kemudian, petakan jalur logistik Anda secara visual, mulai dari pemasok hingga pengguna akhir Anda. Diagram ini akan membantu Anda mengenali hambatan apa pun yang membebani bisnis Anda.

Kegagalan Memantau Inventaris

Kesalahan lain yang dilakukan bisnis dengan manajemen inventaris mereka adalah gagal memantau tingkat stok.

Sebagai pemilik bisnis, Anda mengharapkan setiap pemangku kepentingan dalam operasi inventaris Anda untuk melakukan bagian mereka untuk memastikan tingkat stok yang berkelanjutan.

Namun, itu tidak menjamin masalah tidak akan terjadi. Dan ketika mereka melakukannya, Anda mungkin tidak punya waktu untuk menyelamatkan situasi sebelum memburuk.

Bagaimana memperbaikinya

Menerapkan proses pelacakan dan pemantauan inventaris yang andal. Dengan cara ini, Anda mendeteksi dan menyelesaikan proses apa pun dengan segera.

Berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen inventaris adalah cara terbaik untuk melacak dan memantau tingkat stok Anda.

Jangan mengandalkan spreadsheet atau bagan kertas untuk ini — ingat stat di atas tentang kesalahan manusia?

Solusi yang baik akan memastikan Anda selalu memiliki gambaran menyeluruh tentang inventaris Anda, mulai dari saat barang tiba hingga titik penjualan.

Peramalan yang Tidak Akurat

Kemampuan untuk menjalankan operasi manajemen inventaris yang efisien juga bergantung pada seberapa baik Anda dapat memperkirakan tren stok Anda.

Menggunakan data dan perkiraan yang tidak akurat membuat rencana Anda tidak efektif.

Mari kita tetap dengan contoh toko suvenir. Bisnis tahu musim Natal adalah musim sibuk. Namun informasi ini tidak membantu toko menentukan berapa banyak produk yang harus dipesan untuk memenuhi permintaan.

Sebaliknya, jika toko memiliki data historis berdasarkan penjualan Natal sebelumnya, toko tersebut dapat membuat tebakan cerdas tentang berapa banyak persediaan yang akan cukup untuk musim tersebut.

Bagaimana memperbaikinya

Investasikan dalam solusi data dan analitik yang andal untuk membantu Anda mengumpulkan informasi yang akurat untuk perkiraan yang akurat.

Misalnya, Laporan Pengisian Ulang SkuVault menghasilkan tampilan mendetail pada tingkat inventaris di berbagai dimensi yang luas. Baik Anda menjual online atau offline, riwayat penjualan Anda dari setiap saluran disalurkan ke dalam satu laporan.

Tidak Memanggang Margin untuk Kesalahan atau Kemunduran yang Tak Terduga

Kita semua memiliki teman itu. Mereka memasukkan tujuan ke GPS mereka dan memulai perjalanan mereka untuk tiba tepat ketika janji dimulai, tanpa meninggalkan waktu untuk lalu lintas, kecelakaan, atau penghalang jalan.

Tentu saja, kita tahu hidup jarang berjalan seperti itu. Bahkan dengan rencana terbaik, banyak hal yang salah (dan hal-hal yang salah cukup sering terjadi di dunia manajemen inventaris).

Kecelakaan, bencana alam, dan kondisi cuaca buruk dapat mengganggu operasi inventaris Anda.

Yang harus Anda lakukan adalah menyalakan berita untuk melihat contoh kehidupan nyata. Kekurangan semikonduktor yang dimulai sekitar penguncian COVID-19 masih memiliki efek riak seismik di pasar.

Lebih buruk lagi, Anda tidak dapat memprediksi gangguan ini, bahkan dengan solusi perkiraan dan analitik paling canggih.

Bagaimana memperbaikinya

Pertahanan terbaik Anda terhadap elemen tak terduga dan tak terkendali adalah menerapkan tindakan pencegahan ekstra dan margin ke dalam semua proses Anda.

Ini mungkin berarti asuransi terhadap bencana alam, produk tambahan untuk redundansi, atau beberapa produsen dan pemasok yang dapat bertindak sebagai redundansi jika terjadi kegagalan logistik.

Tidak Tetap di Atas Pemeriksaan Inventaris

Beberapa bisnis memeriksa inventaris mereka setiap hari. Pemeriksaan inventaris yang serampangan atau jarang dapat menyebabkan kerugian laba yang besar jika Anda menjalankan organisasi besar dengan banyak barang dagangan.

Padahal tidak harus seperti ini.

Bagaimana memperbaikinya

Jadwalkan audit inventaris secara berkala untuk meminimalkan kerugian dan meningkatkan efisiensi dalam operasi Anda. Pengambilan stok secara teratur memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi perbedaan sebelum menjadi tidak terkendali.

Selain mengurangi kerugian, pemeriksaan inventaris secara teratur meningkatkan visibilitas dan kejelasan tentang tingkat stok Anda.

Audit inventaris mendapat reputasi buruk, tetapi itu tidak perlu menjadi mimpi buruk. Lihat panduan kami tentang audit inventaris untuk mempelajari lebih dalam.

Mengandalkan Pengumpulan Data Manual

Tidak ada cara mudah untuk mengatakan ini — Anda kehilangan uang jika Anda masih menggunakan spreadsheet Excel atau pena dan kertas untuk melacak inventaris.

Dokumentasi manual padat karya, lambat, dan sangat rentan terhadap kesalahan. Selain itu, hal itu membuang sumber daya organisasi Anda dan membuat staf Anda tidak fokus pada area lain yang dapat membantu mengembangkan bisnis Anda.

Belum lagi bahwa merekonsiliasi data inventaris ke dalam satu repositori adalah masalah serius dan membutuhkan banyak pekerjaan manual — pekerjaan yang mungkin tidak ingin Anda buang waktu untuk melakukan (atau membayar).

Bagaimana memperbaikinya

Otomasi dan teknologi adalah teman Anda di sini.

Anda dapat menghemat banyak uang dengan berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen inventaris berbasis cloud yang mengotomatiskan pemindaian kode batang, jumlah inventaris, dan informasi penjualan.

Titik tunggal kegagalan dan silo pengetahuan

Sebagian besar organisasi yang menggunakan otomatisasi untuk mengelola inventaris mereka menghadapi satu masalah umum — kurangnya pengetahuan tentang cara memanfaatkan alat otomatisasi tersebut.

Ini berarti pesanan tertunda dan pengiriman terlambat ketika hanya satu atau dua orang yang tahu cara mengoperasikan sistem.

Dalam teori sistem, ini disebut "satu titik kegagalan." Dengan kata lain, jika salah satu karyawan pergi, semua pengetahuan akan pergi bersama mereka.

Anda akan dibiarkan mengambil potongan dan bergegas untuk mendapatkan pesanan tepat waktu. Yang tentu saja secara langsung mempengaruhi pendapatan, akuisisi pelanggan, dan nilai umur.

Menurut sebuah survei , 69 persen pelanggan cenderung tidak membeli dari Anda di masa depan jika Anda menunda pesanan mereka hingga dua hari dari tanggal pengiriman yang dijanjikan.

Dan jika menurut Anda mengganti pelanggan ini mudah, Anda mungkin ingin tahu bahwa biaya untuk mendapatkan pelanggan baru 25x lebih mahal daripada mempertahankan pelanggan yang sudah ada .

Bagaimana memperbaikinya

Latih seluruh tim Anda tentang proses manajemen inventaris Anda lebih awal dan sering. Dan bantulah diri Anda sendiri — pilih solusi dengan kurva belajar yang mudah.

Prosedur Gudang yang Tidak Efisien

Manajemen persediaan adalah salah satu disiplin yang sama bagian otak dan fisik. Begitu banyak perencanaan yang masuk ke dalam manajemen inventaris yang tepat, namun karet benar-benar menyentuh jalan di lantai gudang.

Bukan hal yang aneh untuk menemukan manajer gudang yang tidak tahu bagaimana mengelola persediaan secara efisien.

Hal ini dapat terwujud dalam tata letak gudang yang tidak efisien, prosedur pengambilan dan pengemasan yang tidak praktis, atau kondisi kerja yang tidak aman.

Bagaimana memperbaikinya

Berusaha keras untuk melakukan peningkatan kecil dan bertahap terhadap efisiensi di gudang Anda. Misalnya, Anda dapat mengidentifikasi barang yang bergerak cepat dan menempatkannya di dekat area pengiriman.

Selanjutnya, Anda dapat menyimpan produk bernilai tinggi di area penyimpanan dengan visibilitas tinggi di gudang Anda untuk mengurangi pencurian.

Kita tahu bahwa setiap detik berharga di gudang. Itulah mengapa kami membangun jalur pengambilan cerdas ke dalam SkuVault yang menunjukkan kepada pekerja gudang cara paling efisien untuk memilih produk (dan di mana tepatnya menemukannya).

Terlalu banyak menimbun gudang Anda

Semakin banyak barang dagangan yang Anda miliki, semakin banyak ruang yang Anda butuhkan. Ini mungkin tidak baik untuk bisnis, terutama jika gudang Anda disewa (atau Anda memiliki produk yang mudah rusak).

Lebih lanjut, biayanya lebih besar untuk melakukan audit dan kontrol inventaris yang komprehensif ketika Anda memiliki inventaris yang besar, yang berpotensi memaksa Anda untuk mempekerjakan staf pendukung untuk bekerja di gudang Anda.

Terlebih lagi, dengan menimbun terlalu banyak, Anda berisiko menahan stok mati, baik karena Anda tidak dapat menjualnya atau karena rusak (dalam kasus beberapa bahan habis pakai).

Ingat pemintal gelisah? Tren itu mati secepat datangnya, dan tidak diragukan lagi meninggalkan beberapa bisnis eCommerce yang ambisius dibebani dengan inventaris yang tidak dapat dijual.

Terakhir, ketika Anda memiliki persediaan berlebih, Anda mengikat modal, yang dapat membahayakan keputusan bisnis Anda, terutama jika Anda bekerja dengan anggaran yang ketat atau margin yang kecil.

Bagaimana memperbaikinya

Meskipun memiliki persediaan yang cukup sangat penting untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang positif, putuskan apakah membawa barang dagangan berlebih masuk akal. Jika tidak, tentukan apa yang "terlalu banyak" atau "terlalu sedikit" dan temukan keseimbangannya.

Untuk menentukan jumlah inventaris ideal Anda, mulailah dengan membaca panduan kami tentang menghitung rumus inventaris rata -rata .

Kemudian, Anda dapat membaca posting ini tentang nilai pengurangan inventaris cerdas.

Garis bawah

Manajemen persediaan yang baik melibatkan berbagai disiplin ilmu yang saling berhubungan dan secara langsung berdampak pada pendapatan dan kepuasan pelanggan.

Mencoba mengelola inventaris dengan proses manual adalah resep untuk membuang-buang uang dan pelanggan yang tidak senang.

Memanfaatkan sistem manajemen inventaris (IMS) seperti SkuVault untuk membantu Anda mengelola inventaris akan membantu Anda:

• Pantau dan konsolidasikan inventaris dan metrik penjualan di semua saluran
• Tren pesanan perkiraan
• Hasilkan daftar pilihan tanpa kertas yang meningkatkan lalu lintas gudang dan menghilangkan pemborosan

Tetapi yang paling penting, SkuVault — bersama dengan strategi manajemen inventaris yang baik — akan membantu Anda menghindari kesalahan yang disorot dalam posting ini.

SkuVault membantu Anda mengerjakan bisnis Anda sebagai lawan dalam bisnis Anda. Kami ingin menunjukkan kepada Anda cara naik level ke eCommerce atau bisnis berbasis inventaris — klik tombol di halaman ini untuk menjadwalkan demo langsung.