Apa peran sistem informasi dalam manajemen sumber daya manusia?

Sistem informasi sumber daya manusia adalah alat yang efektif yang digunakan oleh sebagian besar organisasi modern. Di era teknologi modern, sulit membayangkan pengelolaan SDM tanpa dukungan TI. Sejauh mana sistem ini disesuaikan dengan organisasi tergantung pada ukurannya, kompleksitas prosesnya, pendekatannya terhadap penggunaan alat-alat modern, dan sumber daya serta modalnya. Implementasi sistem TI atau modernisasi yang sudah ada tidak hanya membutuhkan pengeluaran keuangan, tetapi juga perubahan organisasi, personel, dan mental, serta pengetahuan tentang program. Oleh karena itu, sebelum Anda memutuskan untuk mengimplementasikan perangkat lunak tersebut, analisis dan persiapkan perubahan yang diperlukan.

Sistem informasi dalam manajemen sumber daya manusia – daftar isi:

1. Elemen sistem informasi
2. Kegunaan sistem informasi dalam HRM
3. Manfaat menggunakan sistem informasi
4. Ringkasan

Elemen sistem informasi

Sistem informasi adalah bagian dari teknologi informasi (TI) yang menggunakan perangkat komputer. Agar suatu sistem disebut sebagai TI, sistem itu harus terdiri dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, telekomunikasi, dan karyawan.

Perangkat keras adalah seperangkat peralatan teknis yang memungkinkan transmisi, penerimaan, dan pemrosesan informasi. Perangkat keras terdiri dari peralatan seperti perangkat input (keyboard, pembaca, mouse), perangkat output (monitor, printer, pemindai), prosesor, dan memori. Karena perkembangan pesat solusi TI modern, perangkat keras terus berubah dan menjadi usang dengan sangat cepat. Perangkat keras yang paling nyaman dan populer yang digunakan dalam manajemen personalia adalah komputer pribadi (laptop) dan telepon pintar.

Perangkat lunak adalah kumpulan program, instruksi, antarmuka yang diimplementasikan, dan data terintegrasi yang memungkinkan pemrosesan data untuk tujuan yang ditentukan oleh pengguna. Menggunakan perangkat lunak, alat dasar seperti berbagai database dibangun, berfungsi sebagai kumpulan data yang saling terkait. Database karyawan mencakup semua informasi tentang karyawan, model database memungkinkan simulasi konsekuensi keputusan dan evaluasi karyawan. Basis pengetahuan, pada gilirannya, memungkinkan untuk manajemen pengetahuan, studi tentang perilaku karyawan, dan pelaksanaan program pelatihan.

Telekomunikasi melibatkan menghubungkan pekerjaan beberapa komputer dan terminal. Komputer dapat dihubungkan pada tingkat regional, nasional atau global. Solusi semacam itu memungkinkan Anda untuk membuat organisasi virtual dan implementasi kerja jarak jauh. Telekomunikasi bekerja berdasarkan telepon, serat optik, tetapi juga nirkabel, dan bahkan jaringan satelit.

Karyawan adalah elemen yang paling penting dan berharga dari sistem informasi. Staf yang mengoperasikan sistem terdiri dari programmer, arsitek, manajer, dan pengguna. Agar sistem berfungsi secara efektif, perlu untuk melatih dan memperkenalkan karyawan pada tugas-tugas baru. Perusahaan kecil biasanya menggunakan dukungan teknis eksternal. Yang lebih besar mempekerjakan spesialis TI untuk mengawasi operasi dan modernisasi sistem yang sedang berlangsung.

Kegunaan sistem informasi dalam HRM

Sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem informasi, lakukan analisis terhadap organisasi dan, khususnya, kebutuhan karyawan yang bertanggung jawab atas kebijakan HRM. Jawab pertanyaan apakah dan sejauh mana sistem akan memfasilitasi pekerjaan mereka dan apakah kegiatan yang dilaksanakan akan lebih efektif. Ini juga akan membantu untuk melakukan perhitungan ekonomi untuk situasi tertentu. Perlu diingat bahwa kegunaan sistem informasi tergantung pada peran dan tempat departemen manajemen sumber daya manusia dalam struktur perusahaan.

Manfaat menggunakan sistem informasi

Sistem informasi sumber daya manusia yang tersedia di pasar berbeda dalam hal fungsionalitas. Namun, fitur unik merekalah yang memengaruhi implementasi dan penggunaannya. Implementasi HRIS yang tepat memiliki beberapa manfaat terukur seperti:

• Tabungan. Pengembalian investasi bersifat jangka panjang, tetapi setelah beberapa waktu hasil finansial dari implementasi sistem terlihat. Sistem terpusat memungkinkan untuk mengintegrasikan proses kecil menjadi satu, yang mengarah pada peningkatan efisiensi tenaga kerja yang signifikan. Modul pengembangan profesional mengurangi biaya logistik yang terkait dengan organisasi pelatihan.
• Komunikasi yang ditingkatkan . Basis data terpusat mengurangi apa yang disebut "kebisingan komunikasi" dengan menyediakan satu set informasi yang tidak berubah untuk semua karyawan dalam organisasi. Mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh bekerja dengan data yang salah juga mengurangi biaya dan menghilangkan keputusan yang salah.
• Menganalisis dan melaporkan. Fungsi kompilasi, pengurutan, dan interpretasi memungkinkan untuk menganalisis data secara sederhana dan cepat, dan informasi yang diperoleh tidak mengalami kesalahan. Akses cepat ke laporan memungkinkan manajer membuat keputusan personalia yang lebih akurat.
• Peningkatan produktivitas. Fungsi sistem merampingkan pekerjaan yang terkait dengan, misalnya, melacak kartu waktu atau menganalisis retensi dan pergantian karyawan. Sistem informasi canggih mengotomatiskan tugas yang paling membosankan.

Sistem informasi – ringkasan

Informasi untuk manajemen sumber daya manusia, yang diproses dalam sistem informasi, sangat penting. Berkat basis pengetahuan khusus ini, dimungkinkan untuk mengelola personel secara efektif melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian yang memadai.

Informasi tentang organisasi dan lingkungannya menentukan pengambilan keputusan kepegawaian yang tepat. Semakin banyaknya masalah manajemen sumber daya manusia akhir-akhir ini menjadikan penerapan sistem manajemen TI salah satu syarat utama keberhasilan di bidang ini. Penggunaan sistem yang tepat dapat menjadi salah satu faktor terpenting yang mengarah pada keunggulan kompetitif perusahaan.

Baca juga: Jenis-Jenis Perangkat Lunak HRIS.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Nicole Mankin

Manajer SDM dengan kemampuan luar biasa untuk membangun suasana positif dan menciptakan lingkungan yang berharga bagi karyawan. Dia senang melihat potensi orang-orang berbakat dan memobilisasi mereka untuk berkembang.

Lihat semua posting