Excel Manajemen Inventaris: Pro, Kontra, dan Tip

Banyak orang memiliki hubungan cinta-benci dengan Excel, perangkat lunak spreadsheet Microsoft yang kuat.

Meskipun demikian, tidak ada yang dapat menyangkal kemampuannya sebagai bahan pokok di hampir setiap industri, terutama perusahaan eCommerce menengah yang mencari cara cepat untuk melacak inventaris.

Perusahaan menengah sering menemukan diri mereka di tempat yang menantang. Mereka terlalu besar untuk pelacakan inventaris manual tetapi tidak siap untuk perangkat lunak manajemen inventaris yang lengkap.

Microsoft Excel berfungsi sebagai jembatan ideal antara opsi-opsi ini.

Terapkan strategi dalam posting ini dan saksikan keunggulan manajemen inventaris Anda (lihat apa yang kami lakukan di sana) ke ketinggian baru.

Mari selami.

Bagaimana melakukan manajemen inventaris di Excel

Keindahan Excel adalah fleksibilitasnya. Anda dapat membuat pelacakan inventaris Anda sesederhana atau serumit yang Anda butuhkan.

Anda dapat memulai dengan sesuatu yang belum sempurna seperti jumlah item atau membangun sistem multi-spreadsheet yang masif dengan perhitungan otomatis, spesifikasi produk terperinci, pelacakan rantai pasokan, analitik penjualan, dan titik pemesanan ulang prediktif.

Anda juga dapat menggunakan kemampuan komputasi Excel untuk melacak metrik penting seperti kuantitas dalam stok, biaya pembelian, nilai inventaris, dan kuantitas dalam pemesanan ulang.

Konon, membangun dari awal akan membutuhkan banyak pekerjaan. Itu sebabnya kami menyarankan untuk menggunakan template manajemen inventaris untuk memulai (terutama jika Anda tidak paham Excel).

Membuat (atau meminjam) spreadsheet manajemen inventaris

Jika Anda siap menggunakan Excel sebagai alat manajemen inventaris Anda, langkah selanjutnya melibatkan menemukan spreadsheet yang tepat untuk Anda.

Kabar baiknya adalah Anda memiliki pilihan. Apakah Anda ingin membuat sendiri dari awal atau mencari template yang sempurna, solusi yang Anda butuhkan ada di luar sana.

Berikut adalah beberapa pilihan:

Bangun spreadsheet Anda sendiri

Membuat sheet Anda dari awal adalah opsi yang layak jika Anda sudah menjadi wizard spreadsheet. Prospek membangunnya sendiri mungkin terdengar menyenangkan bagi Anda (tidak ada penilaian, kami berjanji).

Dengan mengambil pendekatan ini, Anda akan mendapatkan apa yang Anda inginkan dan butuhkan karena Anda akan menyesuaikannya untuk memenuhi tantangan inventaris spesifik Anda.

Biaya waktu dikurangi dengan manfaat memiliki spreadsheet yang sesuai dengan persyaratan manajemen inventaris perusahaan Anda.

Namun membuat spreadsheet Excel dari awal bisa sangat memakan waktu, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan logika dan rumus Excel. Ini mungkin keluar dari pertanyaan bagi pemilik bisnis yang hampir tidak bertahan seperti sekarang.

Juga, pengetahuan Excel Anda mungkin menjadi faktor pembatas dalam apa yang dapat Anda capai dalam spreadsheet Anda.

Lagi pula, Anda tidak tahu apa yang tidak Anda ketahui.

Jika Anda tidak memahami fungsionalitas Excel, Anda mungkin tidak menyadari ada solusi yang lebih efisien untuk tantangan pelacakan inventaris Anda.

Untuk panduan yang luar biasa, lihat tutorial ini:

Gunakan template gratis dari Microsoft

Jika membuat spreadsheet manajemen inventaris Excel dari awal tampak di luar kemampuan Anda (atau bukan penggunaan terbaik waktu Anda), Anda selalu dapat memilih template inventaris Excel – dan ada banyak yang hebat di luar sana.

Microsoft menawarkan berbagai template Excel untuk berbagai kebutuhan. Jika Anda membuka Excel dan mencari "inventaris", Anda akan menemukan contoh pradesain yang memenuhi kebutuhan Anda.

Anda juga dapat memeriksa perpustakaan templat resmi Microsoft untuk melihat apa yang mungkin.

Template gratis ini adalah salah satu favorit kami, yang tidak hanya mengelola jumlah inventaris tetapi juga berfungsi sebagai template kontrol inventaris stok, menggunakan rumus untuk mengingatkan Anda tentang titik pemesanan ulang yang akan datang.

Temukan template manajemen inventaris pihak ketiga

Jika Anda tidak menemukan apa yang Anda inginkan dalam kumpulan template Excel, jangan panik. Ada seluruh dunia template buatan pengguna secara online.

Misalnya, situs ini menawarkan beberapa template inventaris untuk pesanan pembelian, daftar produk, pelacakan data inventaris, dan lainnya.

Spreadsheet ini seringkali lebih kompleks daripada yang gratis. Banyak yang menawarkan fungsionalitas yang setara dengan perangkat lunak manajemen inventaris dalam kategori manajemen inventaris, hanya minus beberapa fitur utama program tersebut.

CATATAN: Jika Anda lebih suka bekerja dengan Google Sheets, Anda dapat menggunakan banyak template ini di kedua platform. Ada juga banyak template pelacakan inventaris yang dibuat khusus untuk Spreadsheet.

Pro dan Kontra Lembar Bentang Inventaris Excel

Sebelum kita mengakhiri bagian ini, mari luangkan waktu sejenak untuk membahas pro dan kontra penggunaan Excel untuk manajemen inventaris.

PROS

BIAYA

Dengan opsi gratis yang tersedia baik di Excel maupun online, tidak sulit membuat template manajemen inventaris tanpa menghabiskan anggaran Anda.

Sebagian besar usaha kecil beroperasi dengan margin tipis dan keuntungan kecil (terutama pada awalnya). Excel dapat membantu Anda mengelola inventaris tanpa merusak bank.

KUSTOMISASI

Salah satu hal yang disukai pendukung Excel tentang perangkat lunak ini adalah Anda dapat (dengan kekuatan otak yang cukup dan modal keringat) membuat perangkat lunak melakukan hampir semua hal.

Tingkat penyesuaian ini berarti bisnis dapat membuat alat pelacakan inventaris yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan mereka, mungkin tanpa membuat kompromi besar.

KOMUNAL

Spreadsheet Excel mudah dibagikan dengan anggota tim lain di organisasi Anda. Anda dapat membagikannya melalui Dropbox dan platform lain, menyimpannya ke cloud, menggunakan Google Sheets, dll.

Ini berarti spreadsheet Anda dapat diakses oleh anggota tim di mana saja, kapan saja.

Tentu saja, tidak ada solusi yang 100% sempurna, tidak terkecuali Excel. Berikut adalah beberapa kontra yang harus Anda ketahui sebelum memilih solusi ini untuk kebutuhan manajemen inventaris Anda.

KONTRA

KOMPLIKASI

Sebagian besar lembar bentang Excel memulai hidup sebagai dokumen yang dapat dikelola.

Namun, seiring pertumbuhan bisnis dan inventaris Anda, spreadsheet Anda juga akan berkembang.

Kita semua telah melihat spreadsheet yang berat di luar sana yang menjalankan 100+ kolom di bagian atas dan dalam ribuan sel.

Lembaran ini adalah mimpi buruk yang menjadi kenyataan, dokumen yang mampu mencekik komputer Anda setiap kali Anda mencoba memuatnya.

Kembung adalah masalah yang harus dihadapi siapa pun yang menggunakan Excel untuk manajemen inventaris. Cepat atau lambat, spreadsheet menjadi terlalu besar untuk berguna.

WAKTU

Membuat spreadsheet, memasukkan rumus, dan menambahkan data semuanya membutuhkan waktu. Mempertahankan spreadsheet adalah waktu yang lain. Semua jam ini bertambah.

Perangkat lunak manajemen inventaris mengotomatiskan banyak proses manajemen stok untuk penggunanya setelah peluncuran perangkat lunak awal. Excel membutuhkan pendekatan yang lebih praktis.

Akan ada saatnya jam-jam itu bisa lebih baik dihabiskan di tempat lain.

DATA

Jika Anda pernah mengerjakan spreadsheet raksasa di mana banyak orang memiliki kekuatan untuk mengubah dokumen, Anda mungkin pernah mengalami kehilangan data.

Kecelakaan terjadi, orang membuat kesalahan, dan spreadsheet bisa menjadi binatang yang rumit. Masalah dengan Excel adalah terkadang saat kesalahan ini terjadi, tidak ada cara mudah untuk membatalkannya.

Ini dapat mengacaukan data Anda. Kadang-kadang Anda bahkan tidak akan menyadarinya sampai nanti.

KESALAHAN

Tidak seperti perangkat lunak inventaris, yang memperbarui pemindaian kode batang dan RFID secara real time sehingga nomor inventaris Anda akurat hingga hitungan detik, Excel membutuhkan banyak tenaga kerja manual dalam bentuk entri data.

Dan seperti yang diketahui oleh siapa pun yang bekerja dengan entri data, kesalahan manusia adalah hal yang sangat nyata.

Unsur manusia konstan yang terlibat dalam penggunaan Excel berarti kesalahan inventaris lebih mungkin terjadi dengan pendekatan ini dibandingkan dengan perangkat lunak manajemen inventaris.

TIDAK ADA PELACAKAN WAKTU NYATA

Kami menyentuh ini di poin sebelumnya, tetapi perlu diulangi di sini. Excel memerlukan entri data manusia pada spreadsheet pelacakan inventaris.

Ini berarti lembar akan diperbarui hanya ketika seseorang meluangkan waktu untuk mengubah dokumen. Hal ini dapat menyebabkan masalah.

Perangkat lunak manajemen inventaris memperbarui stok Anda secara real-time, tanpa perlu entri data. Perangkat lunak melacak tindakan setiap kali barcode atau RFID dipindai. Ini berarti Anda akan selalu mengetahui tingkat inventaris Anda. Ini juga mengurangi risiko kesalahan inventaris.

Ini dikenal sebagai sistem inventaris abadi dan merupakan salah satu cara terbaik bagi bisnis berbasis inventaris untuk menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.

Tips Sukses dengan Manajemen Inventaris Excel

Jika Anda menggunakan Excel untuk kebutuhan manajemen inventaris Anda, ada beberapa cara untuk mengatasi banyak kekurangan yang kami cantumkan di bagian sebelumnya.

Excel membutuhkan lebih banyak pemeliharaan langsung daripada perangkat lunak manajemen inventaris, tetapi Anda dapat membuatnya berfungsi dengan menerapkan beberapa praktik terbaik dasar.

Berikut adalah beberapa yang paling umum untuk dilacak.

Audit Harian

Kami telah membahas bagaimana kesalahan manusia menjadi perhatian nyata dengan spreadsheet Excel. Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan melakukan audit harian.

Dengan memanfaatkan audit yang dijadwalkan secara rutin, Anda dapat menangkap masalah sebelum menjadi rumit seiring berjalannya waktu.

Audit harian mungkin merupakan pekerjaan yang tidak realistis tergantung pada ukuran bisnis Anda. Jika demikian, pertimbangkan hitungan siklus, di mana Anda membandingkan angka fisik Anda dengan angka spreadsheet Anda secara bergilir.

Solusi lain adalah melacak inventaris Anda di atas kertas dan spreadsheet.

Ini sepertinya pekerjaan ganda (karena memang demikian), tetapi ini akan memberi Anda hitungan harian untuk dibandingkan dengan spreadsheet Anda dan menemukan perbedaan.

Kuncinya di sini adalah menemukan masalah lebih awal itu penting. Karena hitungan dimatikan untuk waktu yang lebih lama, masalah tumbuh dan bertambah.

Perbarui Segera

Salah satu penyebab terbesar kesalahan manusia dengan lembar kerja Excel terjadi ketika ada keterlambatan dalam memperbarui lembar kerja.

Inilah satu skenario di mana ini terjadi.

Untuk alasan apa pun, manajer inventaris Anda memiliki masalah yang mencegah mereka mengubah lembaran saat inventaris bergeser.

Mereka mencatat perubahannya, tetapi pekerjaan terjadi dan perubahan itu dilupakan. Sekarang inventaris Anda tidak aktif. Kesalahan inventaris ini bisa bertahan lama jika Anda tidak melakukan audit harian.

Mungkin ada lebih banyak kesalahan. Tahu-tahu, seluruh inventaris Anda salah.

Kunci untuk mencegah kesalahan ini adalah memperbarui lembar Excel Anda segera setiap kali terjadi perubahan inventaris.

Kami tahu pekerjaan dapat menjadi sangat sibuk, yang dapat menjadi tantangan, tetapi kesalahan inventaris membuat pekerjaan menjadi lebih sibuk dan menantang. Lebih baik lakukan pekerjaan sekarang dan hindari masalah nanti.

Simpan Cadangan di Cloud

Lembar inventaris Excel Anda adalah salah satu dokumen terpenting dalam bisnis Anda. Karena itu, Anda perlu memastikan itu dicadangkan. Seperti disebutkan sebelumnya, kesalahan Excel terjadi, dan terkadang data penting hilang.

Dengan melakukan pencadangan cloud secara teratur, Anda dapat mengurangi dampak kesalahan ini dengan memastikan Anda memiliki salinan terbaru untuk dikembalikan jika terjadi bencana yang tidak terduga.

Dipersiapkan. Kesalahan akan terjadi.

Gabungkan Data untuk Pelaporan Bulanan

Salah satu kelemahan besar Excel adalah sulitnya menganalisis data historis. Kami dapat mengatasi masalah ini dengan memastikan Anda mengkonsolidasikan data secara teratur untuk pelaporan yang lebih mudah.

Dengan mengambil informasi dari lembar Excel Anda dan mentransfernya ke format lain (bagan, tabel, grafik, dll.), Anda dapat melihat tren dan masalah dari waktu ke waktu. Ini dapat berdampak positif pada keuntungan Anda.

Tinjau Data dan Hasil

Data memang bagus, tetapi percuma jika Anda mengumpulkan data dan tidak menggunakannya untuk mengambil keputusan.

Dengan spreadsheet Excel, Anda akan memiliki berbagai macam data yang tersedia untuk Anda (dan jika Anda mengikuti poin terakhir, Anda akan menyusun data tersebut ke dalam format yang mudah dipahami). Gunakan informasi ini untuk menginformasikan pengambilan keputusan dan perkiraan hasil Anda.

Salah satu tujuan dari manajemen persediaan adalah untuk dapat memprediksi tren dan hasil. Gunakan informasi ini untuk membantu Anda dalam prosesnya.

Tingkatkan ke Solusi SaaS sesuai kebutuhan

Excel bisa menjadi jembatan yang sangat baik antara inventaris tangan dan perangkat lunak manajemen inventaris. Namun, seiring pertumbuhan bisnis Anda, akan tiba saatnya Excel tidak lagi layak sebagai alat manajemen inventaris.

Meskipun mengelola inventaris melalui serangkaian spreadsheet sangat mungkin dilakukan, ini bukanlah proses manajemen inventaris yang paling dapat diskalakan (atau termudah).

Microsoft Excel sangat kuat (terutama ketika dipasangkan dengan templat Excel yang dibuat sebelumnya), tetapi pada akhirnya, itu masih merupakan program generalis yang dibuat untuk banyak aplikasi.

Selain itu, dokumen Excel seringkali tidak dinamis; itu membutuhkan perawatan yang konstan.

Sebagai bisnis kecil yang baru, ini mungkin dapat diterima. Namun saat Anda tumbuh dan ingin merampingkan proses inventaris, meningkatkan ke perangkat lunak manajemen inventaris khusus sangat penting.

Ketika hari itu tiba, pahamilah bahwa solusi perangkat lunak tersedia untuk membantu Anda membawa manajemen inventaris Anda ke tingkat berikutnya. Lebih baik lagi, banyak dari solusi ini menawarkan tingkat fungsionalitas yang hanya dapat Anda impikan dengan spreadsheet.

Jangan menunggu saat waktu Anda dengan Excel hampir habis. Rangkullah langkah selanjutnya. Perubahan bisa menakutkan, tetapi perangkat lunak manajemen inventaris yang tepat dapat membantu Anda mencapai ketinggian baru.

Transparansi inventaris instan

Terapkan IMS untuk mendapatkan kontrol inventaris yang lebih besar, dan kesalahan pengiriman yang lebih murah.

Unduh

Pikiran Akhir

Excel mungkin bukan perangkat lunak favorit semua orang, tetapi sulit untuk menyangkal keserbagunaannya.

Jika Anda adalah bisnis menengah yang tumbuh melampaui pelacakan inventaris Anda tetapi belum cukup siap untuk terjun ke dunia perangkat lunak manajemen inventaris, maka Excel adalah solusi yang sah.

Baik Anda ingin membuat spreadsheet inventaris yang disesuaikan sendiri atau mengunduh template, ada solusi di sini yang memenuhi setiap kebutuhan. Ini hanya masalah memutuskan apa yang Anda butuhkan dan menemukan lembar Excel terbaik.

Seperti sistem apa pun, Excel tidaklah sempurna. Mengikuti praktik terbaik dalam artikel ini dapat membantu Anda menghindari potensi jebakan saat mengontrol inventaris Anda.

Dan, saat Anda siap untuk meningkatkan proses manajemen inventaris Anda, pertimbangkan untuk berinvestasi di platform khusus seperti SkuVault. Percayalah pada kami; waktu, efisiensi, dan penghematan biaya akan sepadan.

Ikuti tur produk terpandu selama 2 menit dari platform SkuVault untuk mempelajari lebih lanjut.