15 Ide Organisasi Inventaris: Jangan Lupakan Stok Anda

Sulit untuk tetap teratur. Tanpa strategi organisasi yang disengaja, lorong gudang menjadi berantakan, meja menjadi berantakan, dan ruang inventaris menjadi kacau.

Dalam bisnis eCommerce, mengetahui di mana inventaris Anda dan cara mengaksesnya dengan cepat adalah perbedaan antara profitabilitas dan kehilangan uang.

Jika Anda memakai banyak topi, Anda mungkin menghabiskan sebagian besar hari Anda untuk memadamkan api. Tetapi jika Anda ingin bisnis Anda berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik, proaktif tentang organisasi inventaris Anda adalah kuncinya.

Untuk membantu Anda melacak inventaris Anda, kami telah mengumpulkan daftar ide organisasi inventaris.

15 Ide Organisasi Inventaris

1. Terima barang secara efektif
2. Akses kapasitas penyimpanan Anda
3. Gunakan rak dan rak
4. Gunakan analisis ABC untuk mengurutkan inventaris
5. Beri label semuanya
6. Gunakan stok pengaman
7. Terapkan solusi manajemen inventaris digital
8. Periksa tingkat inventaris Anda secara teratur
9. Membuat prosedur operasi standar (SOP) yang terdokumentasi
10. Tetap latih karyawan Anda tentang SOP Anda
11. Gunakan manajemen inventaris "tepat waktu"
12. Bersihkan dan rawat gudang Anda secara teratur
13. Ubah tata letak Anda menjadi lebih efisien
14. Gunakan penghitungan siklus untuk menjaga tingkat inventaris tetap akurat
15. Menerapkan sistem pemindaian

1. Terima barang secara efektif

Menerima inventaris bisa menjadi proses yang kacau, terutama jika Anda tidak siap untuk itu. Memiliki sistem di tempat akan membantu Anda tetap teratur dan di atas segalanya.

Di sinilah banyak disorganisasi dimulai:

"Oh, saya akan meletakkan palet ini di sini, dan saya akan menanganinya nanti."

“Saya tidak perlu membuka kotak ini; mereka mungkin tidak akan menjual untuk sementara waktu.”

Setelah beberapa minggu pintasan ini dalam alur kerja penerimaan Anda, Anda akan bangun dan menyadari bahwa Anda memiliki ruang inventaris yang benar-benar tidak teratur dan tidak efisien.

Segera setelah inventaris Anda tiba, luangkan waktu untuk menerimanya dengan benar dan simpan dengan benar. Ini akan menyelamatkan Anda dari sakit kepala dalam jangka panjang.

Ini biasanya mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

1. Buka kotak sepenuhnya semua inventaris
2. Memeriksa inventaris untuk kerusakan
3. Memindai ke dalam perangkat lunak manajemen inventaris Anda
4. Menyortir dan mengkategorikannya dengan benar di gudang/ruang penyimpanan inventaris Anda

Jika Anda tidak memiliki ruang inventaris yang ditentukan, sekaranglah saatnya untuk membuatnya. Ini tidak harus berupa gudang atau bahkan ruangan besar, hanya di suatu tempat di mana Anda dapat dengan mudah melacak stok Anda.

2. Nilai kapasitas penyimpanan Anda

Jadi, katakanlah bisnis Anda menjadi gangbuster – Anda membangun basis pelanggan yang setia, dan Anda hampir tidak bisa mengikuti pesanan.

Semuanya tampak hebat sampai Anda menyadari bahwa Anda tidak dapat menyimpan cukup bahan di ruang inventaris Anda untuk memenuhi semua pesanan Anda.

Bergantung pada ukuran inventaris Anda, Anda harus menyewa atau membeli ruang penyimpanan tambahan. Untuk usaha kecil dengan persediaan terbatas, ini mungkin satu unit rak di kantor atau garasi Anda. Untuk bisnis yang lebih besar, itu bisa berarti mengakuisisi seluruh gudang.

Sebelum membuat keputusan pembelian, Anda juga harus mempertimbangkan seberapa cepat inventaris Anda berubah.

Misalnya, jika Anda menjual barang yang mudah rusak atau barang musiman, Anda harus memperhitungkan tingkat perputaran persediaan yang lebih tinggi dan merencanakan ruang penyimpanan yang sesuai.

Jika Anda tidak yakin berapa banyak ruang inventaris yang Anda butuhkan, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mendapatkan perkiraan:

• Periksa data penjualan Anda dari tahun lalu untuk melihat berapa banyak inventaris yang Anda lalui. Ini akan memberi Anda ide bagus tentang berapa banyak ruang yang Anda butuhkan untuk menyimpan inventaris Anda.
• Lihatlah perangkat lunak manajemen inventaris Anda untuk melihat berapa banyak inventaris yang Anda miliki saat ini. Ini akan membantu Anda menentukan apakah Anda membutuhkan lebih banyak atau lebih sedikit ruang penyimpanan.
• Tanyakan pada diri sendiri seberapa cepat Anda ingin dapat memenuhi pesanan. Jika Anda membutuhkan inventaris dengan cepat, Anda mungkin memerlukan lebih banyak ruang penyimpanan sehingga Anda dapat menyimpan inventaris yang lebih besar.

Setelah Anda memiliki gagasan bagus tentang berapa banyak ruang inventaris yang Anda butuhkan, inilah saatnya untuk mulai berbelanja untuk opsi penyimpanan.

3. Gunakan rak dan rak

Setelah Anda memiliki ruang inventaris, saatnya untuk mulai memikirkan bagaimana Anda akan menyimpan semuanya.

Yang paling penting adalah memastikan bahwa inventaris Anda mudah diakses.

Ini berarti menggunakan rak dan rak yang memungkinkan Anda melihat stok secara sekilas dan menjangkau barang dengan cepat saat Anda perlu memenuhi pesanan.

Ada beberapa hal yang perlu diingat saat memilih rak dan rak untuk inventaris Anda:

• Ukuran – Pastikan rak dan rak cukup besar untuk menampung inventaris Anda. Anda tidak ingin barang-barang jatuh atau terlalu sempit.
• Kapasitas berat – Jika Anda memiliki persediaan berat, pastikan rak dan rak dapat menopang berat.
• Kemudahan perakitan – Kecuali Anda memiliki seseorang yang dapat merakit rak dan rak untuk Anda, pilihlah sesuatu yang mudah untuk disatukan.

Setelah Anda memiliki rak dan rak, saatnya untuk mulai mengatur inventaris Anda di dalam ruang penyimpanan Anda.

4. Gunakan analisis ABC untuk mengurutkan inventaris

Salah satu metode organisasi persediaan yang paling populer adalah analisis persediaan ABC .

Metode ini mengkategorikan inventaris berdasarkan seberapa penting inventaris itu bagi bisnis Anda.

Misalnya, inventaris yang penting bagi bisnis Anda akan dianggap sebagai inventaris "A", sedangkan inventaris yang tidak begitu penting akan dianggap sebagai inventaris "C".

Berikut cara kerjanya:

• Inventaris – Ini adalah inventaris yang penting untuk bisnis Anda. Ini mungkin termasuk barang-barang yang mahal atau permintaannya tinggi.
• Inventaris B – Ini adalah inventaris yang penting bagi bisnis Anda, tetapi tidak sepenting inventaris A. Ini mungkin termasuk barang-barang yang harganya lebih rendah atau permintaannya lebih rendah.
• C inventory – Ini adalah inventory yang tidak terlalu penting untuk bisnis Anda. Ini mungkin termasuk barang dengan harga rendah atau permintaan rendah.

Setelah Anda mengkategorikan inventaris Anda, Anda dapat mulai mengaturnya di dalam ruang penyimpanan Anda.

Misalnya, Anda mungkin ingin menyimpan inventaris A lebih dekat ke bagian depan ruang Anda sehingga mudah ditemukan dan dijangkau. Demikian juga, Anda mungkin ingin menyimpan inventaris C di rak yang lebih tinggi, jadi tidak perlu.

Kuncinya adalah menemukan sistem yang sesuai untuk Anda dan bisnis Anda.

Ada beberapa metode pengorganisasian inventaris lain yang dapat Anda gunakan, tetapi analisis ABC adalah tempat yang baik untuk memulai.

Setelah inventaris Anda diurutkan, inilah saatnya untuk mulai memikirkan bagaimana Anda akan melacak semuanya.

5. Beri label semuanya

Salah satu cara terbaik untuk melacak inventaris adalah dengan memberi label pada semuanya.

Ini mungkin tampak seperti banyak pekerjaan, tetapi itu sepadan dalam jangka panjang.

Memberi label inventaris membantu Anda tetap teratur dan mempermudah menemukan item saat Anda membutuhkannya.

Ada beberapa cara berbeda untuk memberi label inventaris:

• Gunakan sistem pelabelan – Ada banyak jenis sistem pelabelan inventaris yang dapat Anda gunakan. Ini mungkin termasuk kode warna, kode batang, atau penomoran.
• Gunakan label – Anda dapat membeli label khusus untuk inventaris. Label ini biasanya memiliki perekat, sehingga Anda dapat menempelkannya pada wadah penyimpanan, rak, atau barang inventaris.
• Gunakan perangkat lunak inventaris – Beberapa program perangkat lunak inventaris memiliki fitur pelabelan bawaan. Hal ini dapat mempermudah untuk memberi label dan melacak inventaris.

Apa pun metode yang Anda gunakan, pastikan untuk memberi label pada setiap item dalam inventaris Anda. Ini termasuk wadah penyimpanan, rak, dan item inventaris individu.

Jika Anda memiliki banyak inventaris, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mempekerjakan seseorang untuk membantu Anda dalam proses pelabelan.

Untuk praktik terbaik pelabelan gudang lainnya , baca entri blog terkait kami.

6. Gunakan stok pengaman

Stok pengaman adalah istilah untuk persediaan yang disimpan di tangan jika terjadi keadaan darurat. Ini bisa berupa persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan atau persediaan yang dibutuhkan untuk menjaga kelancaran produksi.

Berapa banyak stok pengaman yang harus Anda miliki? Tidak ada satu jawaban yang cocok untuk semua pertanyaan ini, karena jumlah persediaan pengaman yang Anda butuhkan akan bervariasi tergantung pada bisnis Anda. Namun, formula persediaan pengaman yang baik akan memberitahu Anda untuk memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan setidaknya selama dua minggu. Ini akan membantu Anda menghindari gangguan pasokan jika terjadi keadaan darurat.

Dengan memiliki stok pengaman, Anda dapat menghindari masalah inventaris yang mungkin timbul. Ini akan membantu Anda menjaga bisnis Anda berjalan dengan lancar dan menghindari gangguan apa pun.

Menghitung stok pengaman Anda bisa menjadi sedikit rumit, tetapi dengan beberapa bimbingan dan kesabaran, siapa pun dapat melakukannya.

7. Menerapkan solusi manajemen inventaris digital

Jika Anda ingin membawa manajemen inventaris Anda ke tingkat berikutnya, pertimbangkan untuk menerapkan solusi manajemen inventaris digital.

IMS dapat membantu Anda melacak inventaris Anda secara real-time, sehingga Anda selalu tahu apa yang Anda miliki. Selain itu, ini dapat mengotomatiskan banyak tugas membosankan yang terkait dengan manajemen inventaris, seperti memesan ulang produk dan membuat laporan.

Misalnya, perangkat lunak manajemen inventaris SkuVault menawarkan banyak fitur yang dapat membantu Anda mengelola inventaris dengan lebih efektif, seperti:

• Pelacakan inventaris waktu nyata
• Pengurutan ulang otomatis
• Membuat laporan
• Dukungan multi-saluran
• Integrasi dengan semua aplikasi bisnis penting lainnya

Anda mungkin dapat mengelola inventaris Anda dengan spreadsheet manual untuk sementara waktu, tetapi jika Anda ingin tetap teratur dan mengembangkan bisnis Anda, solusi manajemen inventaris adalah suatu keharusan.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana SkuVault membantu menumbuhkan bisnis yang menguntungkan dan otomatis, lihat halaman fitur kami .

8. Periksa tingkat inventaris Anda secara teratur

Setelah inventaris Anda diurutkan dan diberi label, penting untuk memeriksa tingkat inventaris Anda secara teratur. Ini akan membantu Anda tetap di atas inventaris dan menghindari masalah apa pun yang mungkin muncul.

Ada beberapa cara berbeda untuk memeriksa tingkat inventaris:

• Secara langsung – Jika Anda memiliki inventaris kecil, Anda dapat menghitung sendiri tingkat inventaris secara fisik. Ini adalah metode yang paling akurat, tetapi bisa memakan waktu jika Anda memiliki banyak persediaan.
• Spreadsheet – Pilihan lain untuk melacak tingkat inventaris adalah dengan menggunakan spreadsheet. Ini dapat dilakukan secara manual atau melalui perangkat lunak inventaris.
• Perangkat lunak inventaris – Sejauh ini, metode yang paling efisien untuk melacak tingkat inventaris adalah dengan menggunakan perangkat lunak inventaris. Ini akan memungkinkan Anda untuk melacak inventaris secara real time dan mendapatkan peringatan saat tingkat inventaris rendah. Perangkat lunak juga penting untuk bisnis yang mengirimkan banyak SKU atau mengelola banyak gudang. 9. Membuat prosedur operasi standar (SOP) yang terdokumentasi

Jika Anda ingin manajemen inventaris Anda berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik, penting untuk mendokumentasikan prosedur operasi standar (SOP). SOP adalah petunjuk langkah demi langkah untuk menjalankan tugas yang dapat diulang.

Anda harus memiliki SOP untuk:

• Menerima inventaris – Saat inventaris tiba di gudang Anda, penting untuk memiliki proses untuk menerima dan memeriksanya.
• Menyimpan inventaris – Anda harus memiliki prosedur khusus tentang bagaimana inventaris disimpan di gudang Anda. Ini termasuk di mana item disimpan dan bagaimana mereka diberi label.
• Memilih inventaris – Saat pesanan masuk, Anda harus memiliki proses untuk memilih inventaris dan menyiapkannya untuk pengiriman.
• Inventaris pengiriman – Terakhir, Anda harus memiliki prosedur untuk pengiriman inventaris ke pelanggan. Ini termasuk pesanan pengepakan dan pencetakan label.

SOP sangat penting untuk menjaga manajemen inventaris Anda tetap teratur dan berjalan dengan lancar. Dengan memiliki SOP, Anda dapat yakin bahwa semua karyawan Anda “bermain dari musik yang sama,” sehingga untuk berbicara.

10. Jaga agar karyawan Anda tetap terlatih dalam SOP Anda

Memiliki SOP adalah satu hal, tetapi memastikan karyawan Anda dilatih tentang SOP adalah hal lain.

Jika Anda ingin manajemen inventaris Anda berjalan dengan lancar, penting untuk menjaga agar karyawan Anda selalu mengetahui prosedur Anda.

Ada beberapa cara berbeda untuk melatih karyawan tentang SOP manajemen inventaris Anda:

• Pelatihan tatap muka – Cara paling efektif untuk melatih karyawan tentang SOP manajemen inventaris adalah dengan melakukannya secara langsung. Ini memungkinkan Anda untuk membahas prosedur langkah demi langkah dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki karyawan.
• Pelatihan video – Jika Anda tidak dapat melatih karyawan secara langsung, opsi lainnya adalah membuat video pelatihan. Ini adalah pilihan yang baik jika Anda memiliki karyawan di lokasi yang berbeda atau jika Anda ingin dapat mereferensikan video pelatihan kapan saja.
• Instruksi tertulis – Pilihan lain untuk melatih karyawan tentang SOP manajemen inventaris adalah dengan memberikan instruksi tertulis. Ini adalah pilihan yang baik jika prosedur Anda relatif sederhana atau jika Anda memiliki karyawan yang lebih baik dalam mengikuti instruksi tertulis.

Tidak peduli bagaimana Anda memilih untuk melatih karyawan Anda, penting bagi mereka untuk mengetahui prosedur manajemen inventaris Anda.

Dengan terus melatih karyawan Anda, Anda dapat yakin bahwa manajemen inventaris Anda akan berjalan dengan lancar.

11. Gunakan manajemen inventaris tepat waktu

Manajemen inventaris tepat waktu adalah strategi inventaris yang hanya melibatkan pemesanan inventaris saat Anda membutuhkannya.

Ini bisa menjadi pilihan yang baik untuk bisnis yang tidak memiliki banyak ruang penyimpanan atau yang ingin menghemat biaya persediaan.

Kelemahan utama dari manajemen persediaan just-in-time adalah dapat menyebabkan kekurangan persediaan jika pemasok Anda tidak dapat memenuhi permintaan Anda.

Secara keseluruhan, manajemen inventaris tepat waktu adalah pilihan yang baik untuk bisnis yang ingin menghemat biaya inventaris.

12. Bersihkan dan rawat gudang Anda secara teratur

Untuk menjaga inventaris Anda tetap teratur, penting untuk membersihkan dan memelihara gudang Anda secara teratur.

Membersihkan dan merawat gudang Anda akan membantu Anda:

• Temukan inventaris dengan lebih mudah
• Cegah inventaris agar tidak rusak
• Jaga keselamatan karyawan Anda

Beberapa hal yang harus Anda lakukan untuk membersihkan dan merawat gudang Anda antara lain:

• Menyapu dan mengepel lantai
• Menyeka permukaan
• Mengatur inventaris di rak
• Membuang sampah

Dengan membersihkan dan merawat gudang Anda secara teratur, Anda dapat membantu menjaga inventaris Anda tetap teratur dan dalam kondisi baik.

13. Ubah tata letak Anda menjadi lebih efisien

Jika Anda menemukan bahwa manajemen inventaris Anda tidak seefisien mungkin, salah satu opsi adalah mengubah tata letak Anda.

Tata letak yang lebih efisien dapat membantu Anda:

• Temukan inventaris lebih cepat
• Cegah inventaris agar tidak hilang
• Manfaatkan ruang Anda dengan lebih baik

Beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mengubah tata letak meliputi:

• Menempatkan inventaris lebih dekat ke pintu atau area pemrosesan untuk akses mudah
• Mengatur inventaris berdasarkan jenis (ingat metode penyortiran ABC!)
• Menciptakan lebih banyak ruang untuk item dengan permintaan tinggi

14. Gunakan penghitungan siklus untuk menjaga tingkat inventaris tetap akurat

Jika Anda benci audit, Anda tidak sendirian. Namun, audit inventaris tidak harus berarti mematikan semua operasi selama 12 jam sementara Anda dengan susah payah memindai setiap item.

Penghitungan siklus mungkin merupakan cara yang lebih baik untuk bisnis Anda. Penghitungan siklus adalah metode audit inventaris di mana inventaris dihitung secara bergilir daripada sekaligus.

Ada beberapa manfaat dari penghitungan siklus:

• Ini tidak terlalu mengganggu operasi bisnis karena Anda hanya menghitung sebagian kecil inventaris dalam satu waktu
• Ini membantu mengidentifikasi perbedaan inventaris lebih cepat
• Itu bisa dilakukan lebih sering, yang berarti tingkat persediaan lebih akurat
• Menghitung tugas dapat dirotasi antar karyawan, mengurangi beban dan menambah lapisan akuntabilitas

Jika Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan manajemen inventaris Anda, penghitungan siklus mungkin merupakan pilihan yang baik untuk Anda.

15. Menerapkan sistem pemindaian

Cara lain untuk meningkatkan manajemen inventaris adalah dengan menerapkan sistem pemindaian. Memindai inventaris dapat membantu Anda:

• Lacak tingkat inventaris secara real-time
• Cegah inventaris agar tidak hilang
• Mempermudah mencari inventaris

Beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan ketika menerapkan sistem pemindaian meliputi:

• Jenis pemindai yang Anda perlukan
• Teknologi pemindaian pilihan Anda (lebih lanjut tentang itu di bawah)
• Perangkat lunak manajemen inventaris yang akan Anda gunakan
• Bagaimana Anda akan melatih karyawan Anda untuk menggunakan sistem?

Manfaat pemindaian sangat banyak, termasuk mengurangi kesalahan manusia, dapat melacak inventaris secara real-time, dan meningkatkan akurasi.

Dua sistem pemindaian yang paling populer adalah barcode dan tag RFID.

Barcoding adalah penggunaan kode optik yang terdiri dari garis dan titik yang dipindai oleh pemindai kode batang, yang mengubah gambar menjadi data digital. Data ini kemudian dapat digunakan untuk melacak inventaris, serta informasi lain tentang produk.

Manfaat menggunakan barcode banyak, termasuk kemampuan untuk melacak tingkat persediaan, informasi produk, dan banyak lagi. Barcode juga dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses manajemen inventaris.

Tag RFID mirip dengan barcode tetapi menggunakan gelombang radio untuk berkomunikasi dengan pemindai. Hal ini memungkinkan rentang data yang lebih luas untuk disimpan pada tag, serta kemampuan untuk memindai material, seperti kotak dan palet.

FAQ tentang organisasi inventaris

Bagaimana Anda mengatur daftar inventaris Anda?

Ada beberapa opsi untuk mengatur daftar inventaris, termasuk:

• Mengatur inventaris berdasarkan jenis
• Mengatur inventaris berdasarkan lokasi
• Mengatur inventaris menurut klasifikasi ABC

Metode mana yang Anda pilih akan tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda memiliki banyak inventaris, mengaturnya berdasarkan jenis mungkin merupakan pilihan terbaik. Atau, jika Anda memiliki inventaris di beberapa lokasi, mengaturnya berdasarkan lokasi mungkin merupakan cara terbaik untuk melacak semuanya.

Seberapa sering Anda harus mengaudit inventaris Anda?

Frekuensi audit inventaris akan tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Namun, sebagian besar bisnis memilih untuk mengaudit inventaris mereka setiap tahun.

Seperti disebutkan di atas, penghitungan siklus adalah metode audit inventaris di mana inventaris dihitung secara bergilir daripada sekaligus. Ini berarti inventaris dapat diaudit lebih sering, yang dapat membantu memastikan akurasi.

Bagaimana cara menjaga agar gudang saya tetap teratur?

Jika Anda mengikuti semua tips yang disebutkan di atas, kemungkinan besar Anda akan memiliki gudang yang paling terorganisir sepanjang masa. Namun, jika Anda hanya dapat memilih beberapa, inilah yang paling penting:

• Gunakan perangkat lunak manajemen inventaris untuk melacak tingkat inventaris dan informasi produk.
• Menerapkan sistem pemindaian untuk memindai inventaris dan mencegahnya hilang.
• Latih karyawan Anda tentang cara menggunakan sistem manajemen inventaris dan sistem pemindaian.
• Audit inventaris Anda secara teratur, seperti tahunan atau bulanan.

Pikiran terakhir

Mengatur inventaris bisa tampak seperti tugas yang menakutkan, tetapi tidak harus demikian. Dengan mengikuti tips yang disebutkan di atas, Anda dapat membuat sistem manajemen inventaris yang berfungsi untuk bisnis Anda.

Dan jangan merasa Anda perlu menerapkan semuanya hari ini. Mulailah dengan yang paling penting yang disebutkan di atas, dan ambil satu per satu.

Saat Anda siap untuk merampingkan manajemen inventaris Anda, kami ingin mengobrol tentang bagaimana SkuVault dapat membantu Anda berhenti memadamkan api dan mulai tumbuh (tanpa pusing).

Klik tombol di halaman ini untuk menjadwalkan demo langsung untuk melihat cara kerjanya atau membaca tentang bagaimana kami membantu di halaman fitur kami .