8 Laporan Inventaris untuk Memeriksa Harian, Mingguan, dan Bulanan

Posting blog berikut adalah posting tamu dari teman-teman kita di Flxpoint.

Di AS, pengecer menyimpan persediaan senilai $1,35 per setiap dolar penjualan. Meskipun inventaris adalah aset terbesar pengecer, Anda tidak boleh tidak mengoptimalkannya untuk keuntungan yang lebih tinggi.

Anda mengeluarkan banyak uang jika Anda memiliki produk yang menumpuk di rak, jumlah stok yang salah, atau vendor yang berkinerja buruk. Laporan inventaris ada untuk menawarkan wawasan berharga dan membantu Anda meningkatkan akurasi inventaris. Namun, banyak usaha kecil dan menengah mengandalkan metode pelaporan manual atau tidak melaporkan inventaris sama sekali.

Dengan melakukan laporan inventaris secara teratur, Anda dapat mengurangi kehabisan stok sekaligus memenuhi permintaan dan meningkatkan akurasi inventaris, yang sangat penting untuk memuaskan pelanggan.

Teruslah membaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang pelaporan inventaris, termasuk jenis laporan inventaris dan pengaruhnya terhadap bisnis Anda.

Apa Itu Laporan Inventaris?

Anda dapat menggunakan laporan inventaris digital atau fisik untuk meringkas jumlah inventaris saat ini yang Anda miliki. Laporan Anda mungkin menyertakan data yang mewakili penjualan terbaik, total inventaris, dan informasi produk lainnya yang membantu dalam kategorisasi, pelacakan, dan pengelolaan inventaris.

Laporan inventaris yang tepat akan memberikan informasi tentang apa yang Anda miliki, apa yang dapat Anda jual, dan apa yang harus Anda pesan.

Mengapa Pelaporan Inventaris Penting untuk Pengecer eCommerce?

Pelaporan inventaris eCommerce dapat berdampak positif pada bisnis Anda dalam beberapa cara. Laporan inventaris memberi tahu Anda dengan tepat berapa banyak inventaris yang Anda miliki . Jika Anda memesan inventaris tanpa mengetahui apa yang ada dalam stok, Anda berisiko kelebihan atau kekurangan produk.

Toko bata-dan-mortir perlu melacak item inventaris mereka, tetapi mereka tidak memerlukan tingkat kecanggihan yang sama dengan pengecer online.

Pembelian eCommerce tidak dibatasi oleh waktu atau lokasi. Mereka dibuat kapan saja dan dari mana saja di dunia. Jika bisnis Anda berkembang pesat, Anda berisiko lebih tinggi kehabisan stok saat pelanggan memesan.

Pemilik bisnis eCommerce harus meminimalkan risiko terjadinya hal ini, sehingga tingkat inventaris harus diperbarui sesering mungkin untuk memastikan kelengkapan data. Untuk melakukan penyesuaian inventaris yang tepat, Anda memerlukan solusi manajemen inventaris otomatis yang disinkronkan dengan perangkat lunak POS Anda untuk melacak inventaris untuk Anda. Dengan begitu, Anda selalu tahu persis apa yang Anda miliki dan dapat memesan ulang barang dagangan atau persediaan tepat waktu.

Hitung Tingkat Inventaris Rata-Rata

Setelah melaporkan tingkat inventaris rata-rata, Anda dapat membandingkannya dengan rata-rata historis. Kemudian Anda dapat mengidentifikasi tren yang dapat mengindikasikan perubahan preferensi pelanggan atau model bisnis Anda.

Memprediksi Kebutuhan Inventaris Masa Depan

Jika pesanan besar yang akan datang membutuhkan lebih banyak inventaris daripada yang Anda miliki, Anda dapat menjalankan laporan inventaris untuk mengidentifikasi dari mana asal inventaris Anda.

Dengan laporan inventaris yang akurat, Anda dapat mengawasi stok barang secara strategis, menghindari menyimpan terlalu banyak, dan menjamin Anda memiliki stok yang cukup untuk memenuhi pesanan baru.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Tidak memiliki stok yang cukup merugikan kepuasan dan retensi pelanggan. Bayangkan mengunjungi toko atau situs web untuk membeli sesuatu tetapi ternyata barang tersebut sudah habis.

Data menunjukkan bahwa 37% pembeli akan berbelanja dengan merek lain jika suatu barang kehabisan stok. 9% dari konsumen tersebut memilih untuk tidak membeli apa pun.

Laporan inventaris yang akurat akan membantu Anda mengetahui kapan harus mengisi ulang toko Anda untuk menjaga persediaan barang yang memadai bagi pelanggan Anda.

Peningkatan Proses Akuntansi

Dengan metrik pelaporan inventaris yang kuat, akuntan Anda akan lebih memahami berapa banyak uang yang keluar dari bisnis Anda versus berapa banyak uang yang masuk.

Memahami di mana produk berada membantu Anda untuk lebih memahami biaya yang terkait dengan setiap tahap rantai pasokan. Ini juga membantu Anda mengelola inventaris dengan lebih baik dan memenuhi permintaan pelanggan.

Seberapa Sering Anda Harus Menjalankan Laporan Inventaris?

Bergantung pada kebutuhan Anda, frekuensi pelaporan bervariasi. Anda harus menjadwalkan laporan lebih sering jika memiliki banyak inventaris.

Apakah Anda bisnis kecil atau besar, menjalankan laporan inventaris selalu menjadi praktik yang baik. Ada beberapa waktu berbeda saat Anda mungkin ingin menjalankan laporan inventaris.

Mingguan dan Bulanan

Anda dapat dengan mudah mendapatkan laporan mingguan dan bulanan dari sistem point-of-sale dan perangkat lunak manajemen inventaris.

Pelaporan mingguan dan bulanan memberi Anda tampilan reguler tentang tingkat stok Anda, menetapkan ambang batas yang sesuai untuk kapan harus memesan lebih banyak produk, dan memberi tahu pemasar tentang seberapa baik respons pelanggan terhadap promosi.

Sebelum dan Setelah Musim Sibuk

Pelaporan penjualan waktu nyata adalah keuntungan besar bagi pengecer eCommerce. Namun, untuk memaksimalkan penjualan, Anda harus menganalisis pertumbuhan dari periode ke periode. Misalnya, Anda harus menjalankan laporan inventaris untuk membandingkan penjualan selama Black Friday dan Cyber ​​Monday 2021 dengan penjualan di tahun 2022.

Anda juga dapat menjalankan laporan selama periode belanja sibuk lainnya, seperti saat Hari Valentine atau Hari Ibu.

Tergantung pada Operasi Anda

Jika Anda menjalankan toko di mana ada banyak pesanan harian atau per jam (mis., toko kelontong atau toko swalayan), maka Anda perlu melaporkan lebih banyak informasi lebih sering untuk memutuskan produk mana yang akan dibeli.

Terlepas dari ceruk Anda, tujuannya adalah untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara menjaga basis pelanggan Anda tetap bahagia dan memastikan bisnis Anda tetap menguntungkan.

Laporan Inventaris Yang Harus Anda Ketahui

Ada beberapa laporan penting yang harus Anda gunakan untuk tetap berada di atas kendali inventaris—dan penting untuk tidak hanya melaporkan data tetapi juga memahami maknanya.

Data yang terdapat dalam laporan ini akan memberikan gambaran yang akurat tentang status inventaris Anda sehingga Anda dapat memutuskan langkah selanjutnya untuk bisnis Anda.

Ada banyak sekali laporan inventaris untuk pengecer, tetapi ini adalah yang paling populer:

• Laporan Inventaris di Tangan
• Laporan Penuaan Inventaris
• Laporan Perputaran Persediaan
• Laporan Inventaris Rendah
• Laporan Kinerja Produk
• Laporan Stok Masuk
• Laporan Lokasi Inventaris
• Laporan Analisis Pergerakan Persediaan

Kami akan menjelaskan apa itu masing-masing jenis laporan inventaris, mengapa manajer inventaris menggunakannya, dan bagaimana menginterpretasikan hasilnya.

1. Laporan Persediaan di Tangan

Jika toko Anda selalu kehabisan stok, maka pelanggan Anda akan pergi berbelanja ke tempat lain. Jika Anda ingin memastikan bahwa produk di toko Anda selalu tersedia untuk dijual, maka Anda perlu mengetahui barang mana yang persediaannya hampir habis.

Sementara itu, jika beberapa produk berada di gudang terlalu lama, bisa jadi produk tersebut kurang laku. Mungkin sudah waktunya untuk mengevaluasi kembali membawa produk tersebut.

Laporan inventaris di tangan akan memberi Anda gambaran menyeluruh tentang produk dan varian Anda di semua gudang dan toko Anda.

2. Laporan Penuaan Inventaris

Sangat penting untuk mengawasi berapa banyak inventaris yang disimpan di rak — dan untuk berapa lama. Laporan penuaan inventaris memungkinkan Anda untuk menentukan berapa hari Anda telah menyimpan inventaris dan kuantitasnya.

Anda akan menerima wawasan seperti:

• Produk tidak bergerak
• Produk yang bergerak lambat
• Berapa lama produk Anda berada dalam inventaris
• Biaya pemeliharaan persediaan ini untuk waktu yang lama

Dengan data ini, Anda akan lebih memahami produk mana yang dibeli pelanggan Anda dibandingkan yang tidak. Maka Anda tidak perlu memasukkan uang ke dalam inventaris yang tidak laku.

3. Laporan Perputaran Persediaan

Perputaran paling sering digunakan untuk menentukan seberapa cepat perusahaan mengumpulkan uang dari faktur pelanggannya atau seberapa cepat perusahaan menyerahkan persediaannya. Anda dapat menganalisis perputaran persediaan year-to-date menggunakan laporan ini.

Menyelidiki rasio perputaran persediaan yang tinggi dan rendah dapat membantu menentukan produk mana yang kekurangan stok (tingkat perputaran tinggi) dan kelebihan menimbun (tingkat perputaran rendah).

Laporan perputaran inventaris memungkinkan Anda menyempurnakan harga, jumlah pemesanan, dan tingkat inventaris. Anda dapat menunjukkan perputaran produk atau gudang dan toko.

4. Laporan Persediaan Rendah

Laporan stok sedikit menampilkan semua produk yang stoknya sedikit karena berada di bawah ambang tingkat stok minimum yang telah Anda tetapkan. Jika inventaris Anda saat ini melebihi stok minimum yang diperlukan untuk item tersebut, maka itu tidak akan muncul di laporan inventaris rendah.

Melihat laporan stok rendah secara teratur memungkinkan Anda melihat tren seputar produk mana yang secara konsisten kehabisan stok. Jika produk tertentu muncul secara konsisten di laporan ini, itu mungkin berarti Anda perlu memesan lebih banyak.

5. Laporan Kinerja Produk

Pelaporan kinerja produk memberi tahu Anda produk mana yang paling laris dan paling menguntungkan. Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk melihat kesenjangan antara pembelian. Jika ada jangka waktu yang lama antara tanggal penjualan pertama dan terakhir, maka Anda perlu mencari tahu mengapa produk tersebut tidak terjual cukup cepat.

Jika Anda kesulitan memenuhi permintaan konsumen untuk produk Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk melakukan pemesanan yang lebih besar.

6. Laporan Stok Masuk

Laporan stok masuk memberikan ikhtisar tentang lini produk mana yang harus dibuka untuk pesanan pembelian dalam jangka waktu tertentu. Mereka memberi Anda wawasan yang sangat dibutuhkan tentang inventaris Anda untuk melindungi dari kelebihan atau kekurangan stok. Sering kali, laporan ini juga menampilkan vendor utama setiap barang sehingga Anda dapat dengan mudah memesan barang dagangan untuk memenuhi permintaan di masa mendatang.

Untuk memastikan bahwa Anda tercakup jika pemasok utama Anda gagal mengirimkan, Anda juga harus membuat daftar vendor alternatif yang dapat memenuhi pesanan Anda.

7. Laporan Lokasi Inventaris

Mengetahui di mana produk Anda berada pada waktu tertentu sangat penting untuk peritel multisaluran dan omnichannel. Dengan laporan lokasi inventaris, Anda dapat melacak inventaris secara real-time di seluruh gudang, pusat distribusi, dan pasar pihak ketiga—mendukung visibilitas lengkap ke total aset Anda.

Menjaga penghitungan akurat produk Anda di setiap toko membantu mendorong sistem pemenuhan yang sangat efisien dan mengurangi risiko terlalu sedikit atau terlalu banyak produk yang tersedia pada waktu tertentu. Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi satu atau beberapa toko yang kehabisan item tertentu.

Dari data tersebut, Anda dapat menentukan apakah Anda harus memesan stok tambahan atau mentransfer sebagian inventaris Anda saat ini ke lokasi lain.

8. Laporan Analisis Pergerakan Persediaan

Analisis pergerakan inventaris adalah laporan yang menggambarkan bagaimana stok bergerak di sepanjang rantai suplai Anda . bisnis. Ini memberikan perincian tentang arus masuk dan arus keluar produk dan jumlahnya selama durasi waktu yang tetap. Anda akan dapat mengidentifikasi produk mana yang bergerak cepat dan mana yang tidak. Barang yang bergerak cepat menghasilkan keuntungan yang lebih cepat, sementara barang yang bergerak lambat menyia-nyiakan modal kerja.

Informasi ini sangat penting bagi pengecer, karena membantu mereka memutuskan produk mana yang akan dibeli dan menghapus penyumbatan kas.

Tingkatkan Manajemen Inventaris Dengan Laporan Inventaris Ini

Tidak dapat disangkal bahwa laporan inventaris sangat penting untuk keberhasilan pengoperasian toko ritel atau eCommerce mana pun. Toko volume kecil seringkali mampu melaporkan inventaris mereka secara manual. Untuk pelaporan yang akurat, mereka dapat melacak inventaris dan memperbarui catatan mereka cukup sering dalam spreadsheet Excel.

Namun, ini bukan solusi permanen.

Jika Anda ingin menskalakan toko eCommerce Anda, Anda memerlukan alat manajemen inventaris yang berkembang bersama perusahaan Anda.

Laporan inventaris membantu Anda memahami di mana inventaris Anda berada, seberapa baik kinerjanya, apakah masih ada ruang untuk peningkatan, dan banyak lagi. Anda akan dapat dengan cepat mengidentifikasi produk mana yang akan dipesan, kampanye penjualan mana yang akan dijalankan, dan cara terbaik agar bisnis Anda tetap menguntungkan (dan klien Anda senang).