Ketentuan pembayaran faktur

Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat menentukan sendiri syarat pembayaran. Namun, ada beberapa aturan yang perlu Anda ikuti saat mengaturnya. Jika Anda lupa menyertakan jangka waktu pembayaran pada faktur Anda, penerima dokumen tersebut harus membayarnya dalam jangka waktu menurut undang-undang, tergantung pada negara tempat Anda menjalankan bisnis. Karena itu, yang terbaik adalah menentukannya. Apa syarat pembayaran yang paling umum? Apakah ada batasan? Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang ini di artikel berikut.

Ketentuan pembayaran faktur – daftar isi:

1. Ketentuan pembayaran umum
2. Mengapa sebaiknya menetapkan jangka waktu pembayaran di awal kerja sama?
3. Mengapa perusahaan besar membutuhkan jangka waktu pembayaran yang lebih lama?
4. Mengapa jangka waktu pembayaran yang lama mempengaruhi bisnis Anda?
5. Bagaimana mendorong kontraktor Anda untuk membayar tagihan mereka dengan cepat?

Ketentuan pembayaran umum

Meskipun Anda memiliki banyak fleksibilitas dalam menetapkan persyaratan pembayaran untuk faktur Anda, ada baiknya memeriksa bagaimana orang lain melakukannya. Periode pembayaran apa yang paling umum dalam praktik? Berikut adalah yang paling populer:

• 7 hari,
• 14 hari,
• 30 hari,
• 60 hari,
• 90 hari.

Di beberapa negara, periode pembayaran menurut undang-undang adalah 30 hari. Ini adalah kasus, misalnya, di Amerika Serikat, di mana faktur yang dikeluarkan oleh pekerja lepas harus dibayar dalam waktu 30 hari. Demikian pula, di Inggris Raya, periode pembayaran default adalah 30 hari setelah menerima faktur, pengiriman barang, atau penyediaan layanan.

Di sisi lain, di beberapa negara Eropa, jangka waktu pembayaran yang direkomendasikan untuk transaksi asimetris, yaitu transaksi di mana para pihak berbeda ukuran, adalah 60 hari. Pengecualian adalah transaksi dengan entitas publik, yang harus membayar faktur dalam waktu 30 hari. Namun, tidak ada yang menghalangi pengaturan periode pembayaran yang lebih pendek, misalnya 21 atau 14 hari. Kapan Anda harus memberi tahu kontraktor Anda tentang jangka waktu pembayaran yang dipilih?

Mengapa sebaiknya menetapkan jangka waktu pembayaran di awal kerja sama?

Anda harus ingat bahwa masalah seperti tanggal pembayaran harus ditentukan saat menandatangani kontrak atau menerima pesanan. Mengapa? Jika Anda belum menetapkan tanggal pembayaran sebelum Anda menerima pesanan, kontraktor Anda akan menerima faktur dengan periode pembayaran menurut undang-undang. Jika Anda menagih mereka dengan periode yang lebih pendek, mereka berhak untuk terkejut. Ini tidak akan berdampak baik pada Anda, terutama karena membayar tagihan setelah tanggal jatuh tempo dapat menimbulkan bunga.

Oleh karena itu, yang terbaik adalah bersikap jelas saat menerima pesanan. Cukup jika, dalam korespondensi email yang terkait dengan penetapan detail pesanan, Anda menyebutkan bahwa Anda berencana untuk mengeluarkan faktur dengan, misalnya, tenggat waktu pembayaran 14 hari. Dalam kasus seperti itu, kontraktor Anda akan mengetahui menerima dokumen dari Anda, yang harus ia bayar dalam periode yang ditentukan. Dengan cara ini, Anda akan memberikan kesan bahwa Anda adalah seorang profesional yang mengurus semua detail transaksi.

Mengapa perusahaan besar membutuhkan jangka waktu pembayaran yang lebih lama?

Jika Anda bekerja sebagai pekerja lepas atau menjalankan bisnis kecil, Anda mungkin tidak menerima banyak tagihan. Jalur dari menerima faktur hingga membayarnya cukup singkat, terutama bila Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi yang memudahkan untuk mengontrol biaya. Anda dapat dengan mudah memeriksa apakah Anda memesan barang dan jasa yang tercantum pada faktur. Kemudian Anda hanya melakukan transfer di bank Anda dan ini dia.

Ini terlihat sangat berbeda di organisasi besar. Di sana, faktur harus melalui dua atau lebih departemen sebelum akhirnya dibayar. Mengapa ini terjadi? Faktur pergi ke kantor sekretaris atau departemen administrasi, di mana mereka diterima dan didaftarkan. Kemudian, mereka diteruskan ke departemen akuntansi, tetapi ini tidak berarti pembayaran segera. Tergantung pada prosedur yang diterapkan di perusahaan tertentu, mungkin perlu untuk memeriksa siapa yang memesan barang atau jasa, apakah jumlahnya sesuai dengan pesanan yang ditandatangani, dan apakah periode pembayaran atau data lain yang tertera pada faktur sudah benar. Tugas seperti itu dapat dilakukan oleh orang yang sama sekali berbeda.

Kemudian, faktur diajukan untuk pembayaran. Perlu dicatat bahwa tanda tangan orang yang berwenang untuk menyetujui pembayaran masih diperlukan untuk memproses transfer. Ini memakan waktu, jadi Anda harus memperhitungkannya saat bekerja sama dengan perusahaan besar. Namun, saat menentukan jangka waktu pembayaran faktur yang optimal untuk kedua belah pihak, ingatlah bahwa tindakan ekstrem bisa jadi tidak menguntungkan. Anda juga harus mengingat kebutuhan Anda sendiri.

Mengapa jangka waktu pembayaran yang lama mempengaruhi bisnis Anda?

Dengan menetapkan jangka waktu pembayaran yang sangat panjang, Anda mengkredit kontraktor Anda. Sementara Anda menunggu pembayaran, klien Anda sudah bisa mendapatkan keuntungan dari barang atau jasa yang telah Anda berikan. Jika mereka segera membayar Anda, Anda akan dapat membelanjakan uang dan mendapat manfaat darinya. Ini sangat penting jika Anda memiliki masalah likuiditas. Dalam kasus seperti itu, lebih baik bagi Anda untuk menyetujui jangka waktu pembayaran yang lebih pendek.

Jika Anda menagih seseorang dengan jangka waktu pembayaran yang sangat lama, seperti 90 hari, dan Anda kehabisan uang pada saat itu, Anda mungkin harus mengambil pinjaman bank. Ini akan melibatkan biaya tambahan yang bisa Anda hindari jika Anda menagihnya dengan periode pembayaran yang lebih singkat. Jika seseorang meyakinkan Anda bahwa jangka waktu pembayaran yang lebih lama seharusnya tidak menjadi masalah, Anda selalu dapat mencoba membalikkan situasi. Bagaimana cara melakukannya? Anda dapat menawarkan pembayaran di muka untuk layanan Anda dengan imbalan diskon kecil. Ini bisa menjadi solusi yang jauh lebih baik daripada mengambil pinjaman mahal.

Bagaimana mendorong kontraktor Anda untuk membayar tagihan mereka dengan cepat?

Jika jangka waktu pembayaran dihitung dari tanggal penerimaan faktur oleh kontraktor, maka faktur yang dikirim secara elektronik akan membantu dalam mendapatkan pembayaran yang lebih cepat. Dalam hal ini Anda tidak perlu menunggu tukang pos mengirimkannya ke klien Anda. Selain itu, jika penerima barang atau jasa Anda menggunakan sistem CRM, faktur elektronik dapat mempermudah pekerjaan mereka, sehingga Anda dapat mengharapkan pembayaran yang lebih cepat.

Apakah ada hal lain yang dapat Anda lakukan untuk mempercepat prosesnya? Misalnya, Anda dapat menawarkan diskon untuk pembayaran yang lebih cepat. Jelas, Anda harus menghitung jumlah diskon agar tidak rugi. Juga, Anda dapat memperingatkan kontraktor Anda bahwa jika mereka tidak membayar faktur tepat waktu, Anda akan menambahkan bunga untuk pembayaran yang terlambat. Bagaimanapun, tetapkan tenggat waktu pembayaran yang saling menguntungkan dan kemudian pantau apakah klien Anda telah memenuhinya. Dengan aplikasi faktur gratis kami, Anda dapat mengatur pengingat untuk pembayaran yang akan datang dan hanya dengan satu klik, periksa jumlah jatuh tempo dan tanggal jatuh tempo.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook dan Twitter.

Pengarang: Andy Nicols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting