IPA vs. RPA vs. BPA: Apa Opsi Otomatisasi yang Tepat untuk Perusahaan Anda?

Otomatisasi proses bisnis (BPA), otomatisasi proses robot (RPA), dan otomatisasi proses cerdas (IPA) adalah kata kunci yang termasuk dalam tim yang lebih luas — manajemen proses bisnis (BPM). Konsep BPM berkisar pada peningkatan proses bisnis melalui audit, pemodelan skenario, pemantauan, dan pengoptimalan berkelanjutan. Hasilnya mungkin melibatkan digitalisasi dan otomatisasi, tetapi secara keseluruhan, aktivitas BPM berpusat pada manusia.

Di sisi lain, sistem BPA, RPA, dan IPA melibatkan beberapa tingkat otomatisasi. Kompleksitasnya dapat berkisar dari mengais data di seluruh infrastruktur TI perusahaan dan layanan pihak ketiga hingga mengisi kembali stok berdasarkan data penjualan real-time dan historis. Namun, pebisnis sering salah mengartikan IPA vs. RPA vs. BPA, yang dapat menimbulkan kebingungan saat mengevaluasi opsi otomatisasi untuk perusahaan Anda.

Dalam artikel ini, kami akan menyelidiki perbedaan dan persamaan utama antara solusi IPA, BPA, dan RPA, menganalisis pendorong penerapan otomatisasi dalam bisnis, dan memberikan kiat ahli untuk memilih opsi otomatisasi yang layak untuk organisasi Anda.

BPA vs. RPA vs. IPA: apa bedanya?

IPA vs. RPA vs. BPA: perbedaan utama. Sumber gambar: custom (ITRex Group)

Memahami otomatisasi proses bisnis

Menjadi langkah pertama menuju otomatisasi perusahaan, otomatisasi proses bisnis bergantung pada perangkat lunak siap pakai atau dipesan lebih dahulu yang digerakkan oleh pemrograman “jika-maka” dan integrasi API.

Sistem ini menghubungkan aplikasi lain dalam infrastruktur TI perusahaan dan memfasilitasi pergerakan data di seluruh solusi ERP, CRM, DMS, dan manajemen proyek.

Perangkat lunak BPA merampingkan pekerjaan biasa seperti manajemen akun pelanggan, orientasi karyawan, pembuatan laporan, dan eProcurement.

Misalnya, departemen SDM yang tidak memanfaatkan otomatisasi proses bisnis harus menjadwalkan wawancara dengan kandidat melalui telepon, merutekan makalah mereka secara manual ke departemen terkait, memastikan peninjauan dokumen melalui tindak lanjut, dan merekrut karyawan baru.

Dengan BPA, seorang kandidat cukup mengisi formulir online, yang secara otomatis diteruskan ke unit SDM, akuntansi, dan hukum perusahaan, menghilangkan duplikasi dokumen. Selama proses peninjauan, kandidat tetap mengikuti perkembangan berkat notifikasi otomatis. Dan jika kandidat dipekerjakan, proses orientasi, yang difasilitasi oleh sistem manajemen pembelajaran perusahaan, akan memakan waktu hanya beberapa jam, bukan beberapa hari.

Perusahaan Anda harus mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam otomatisasi proses bisnis jika pekerjaan Anda melibatkan:

• Agregasi data di seluruh infrastruktur TI
• Dukungan meja bantuan yang luas
• Kehadiran karyawan dan pelacakan waktu proyek
• Operasi pengadaan yang sering
• Alur kerja persetujuan multi-level

Memahami otomatisasi proses robot

Tujuan dari otomatisasi proses robot adalah untuk membuat tugas yang berulang menjadi kurang padat karya bagi manusia. Teknologi ini bergantung pada bot perangkat lunak yang meniru aktivitas manusia di tingkat UI, masuk dan berinteraksi dengan sistem perangkat lunak seperti yang dilakukan karyawan Anda.

RPA hanya berfungsi dengan data terstruktur, yang dapat dengan mudah diatur ke dalam tabel. Dengan demikian, bot RPA mencari informasi spesifik di tempat yang ditunjukkan oleh insinyur RPA. Kecuali jika mereka telah dibumbui dengan kemampuan kecerdasan buatan, alat RPA tidak dapat membuat penilaian tentang data yang mereka gunakan atau proses yang mereka ubah.

Para ahli menganggap RPA sebagai bentuk otomatisasi yang cepat dan non-invasif yang tidak mengganggu proses bisnis perusahaan Anda atau memerlukan perbaikan infrastruktur TI yang lengkap. Namun demikian, proyek RPA Anda dapat dengan mudah menjadi serba salah, jika Anda gagal menyelaraskan bisnis dan tim TI Anda atau memilih proses yang salah untuk otomatisasi. Masuk akal untuk memanfaatkan otomatisasi proses robot jika karyawan Anda:

• Menangani volume besar data terstruktur
• Sering melakukan operasi salin dan tempel
• Menangani proses yang melibatkan banyak pemangku kepentingan
• Hasilkan laporan dalam jumlah besar

Otomatisasi proses bisnis vs. otomatisasi proses robot

Perbedaan utama antara RPA dan BPA muncul dari sifat dasar teknologi otomasi. Sementara otomatisasi proses bisnis tidak mengeluarkan manusia dari suatu proses, alat RPA canggih dapat sepenuhnya mengotomatisasi hingga 70% tugas di industri padat dokumen.

Karakteristik khas BPA vs RPA lainnya meliputi:

Arsitektur teknologi. Agar berfungsi secara efektif, alat BPA harus diintegrasikan dengan sistem TI perusahaan Anda dan layanan pihak ketiga di tingkat back-end. Otomatisasi proses robotik menggabungkan API dan interaksi antarmuka pengguna, bertindak sebagai tambahan untuk perangkat lunak perusahaan Anda.

Tingkat otomatisasi. Otomatisasi proses bisnis bergantung pada karyawan untuk memvalidasi dan melintasi informasi di seluruh organisasi. Misalnya, ketika solusi BPA mendeteksi data yang hilang dalam sistem TI, mereka akan memberi sinyal kesalahan dan memberi tahu spesialis manusia. Sebaliknya, bot RPA akan mencoba mencari sendiri data yang hilang.

Biaya pengembangan. Dibandingkan dengan solusi otomatisasi proses bisnis, yang biayanya dapat berkisar antara $10.000 dan $100.000 untuk sistem perangkat lunak tingkat menengah, alat RPA menawarkan biaya implementasi yang lebih rendah.

Memahami otomatisasi proses cerdas

Otomatisasi proses cerdas menggabungkan fungsionalitas BPA dan bot RPA dengan subset kecerdasan buatan yang berbeda, seperti visi komputer, pemrosesan bahasa alami, dan pembelajaran mesin.

Teknologi IPA dibangun di atas konsep pembelajaran transfer, yang berarti perusahaan dapat menggunakan algoritme yang dilatih pada tugas tertentu untuk pekerjaan terkait lainnya.

Solusi IPA membantu perusahaan melakukan analisis data dan mengotomatiskan pengambilan keputusan dalam satu unit bisnis atau di seluruh perusahaan.

Sementara karyawan manusia perlu memantau kinerja sistem IPA pada tahap awal penerapan otomatisasi cerdas, akurasi dan otonomi algoritme AI meningkat seiring waktu.

Tim ITRex biasanya mendorong pelanggan untuk mencoba otomatisasi proses cerdas jika:

• Sebuah organisasi menghasilkan sejumlah besar data tidak terstruktur
• Alur kerjanya padat pengetahuan (pikirkan penilaian kredit)
• Karyawan perusahaan perlu terus-menerus meninjau data untuk mengetahui ketidakkonsistenan dan kemungkinan penipuan

Otomatisasi proses cerdas vs. otomatisasi proses robot

Bagaimana otomasi proses robotik berbeda dari otomasi cerdas?

Perbedaan RPA vs IPA dapat diringkas menjadi tiga karakteristik penting:

• Tidak seperti alat RPA, solusi otomatisasi bertenaga AI dapat menganalisis data tidak terstruktur, seperti teks biasa, gambar, video, posting media sosial, dan pembacaan sensor — atau menerjemahkannya ke dalam format yang sesuai untuk otomatisasi proses robot.
• Sistem otomatisasi proses robot mengambil alih tugas mandiri, sementara sistem IPA dapat mengatur seluruh proses
• Meskipun beberapa bot RPA menampilkan kemampuan kognitif yang terbatas, logika mereka ditentukan oleh para insinyur perangkat lunak. Sebaliknya, sistem AI yang terlatih sepenuhnya dapat menggunakan data baru dan menjadi lebih pintar dengan sedikit atau tanpa keterlibatan tim TI internal Anda atau konsultan pihak ketiga

Mengapa perusahaan Anda harus menavigasi dilema BPA vs. RPA vs. IPA secepatnya

Dengan mengadopsi teknologi otomatisasi di departemen tertentu atau di seluruh organisasi, perusahaan dapat mencegah pergantian karyawan, memotong biaya operasi, dan mengungguli pesaing.

Enam puluh enam persen perusahaan yang disurvei oleh McKinsey pada tahun 2020 sedang menguji coba solusi untuk mengotomatisasi proses bisnis, sementara 31% responden memiliki setidaknya satu fungsi bisnis yang sepenuhnya otomatis.

Tak heran, perdebatan tentang IPA vs RPA vs BPA kini semakin memanas. Meningkatnya minat dalam teknologi manajemen proses bisnis didorong oleh beberapa faktor:

Kegilaan transformasi digital. Pandemi COVID-19 dan penguncian yang mengikutinya menjadi stimulus digitalisasi terbesar dalam sejarah modern. Saat ini, perusahaan besar menggunakan lebih dari 175 aplikasi yang berbeda, sementara perusahaan yang lebih kecil rata-rata menggunakan 73 aplikasi. Dan mengingat bahwa pengeluaran TI dapat melebihi $2 triliun tahun ini di AS saja, ledakan digital tidak menunjukkan tanda-tanda melambat.

Informasi yang berlebihan. Untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif, karyawan modern harus secara rutin beralih di antara hampir dua ratus aplikasi! Hal ini, pada gilirannya, menyebabkan kelebihan informasi, yang merugikan perusahaan dengan 50.000 karyawan hingga $1 miliar per tahun!

Kekurangan karyawan. Sementara pandemi berdampak pada banyak sektor, mengkontraksi ekonomi AS sebesar 19,2%, resesi mempengaruhi beberapa sektor lebih parah daripada yang lain, menghasilkan pengurangan jumlah karyawan secara besar-besaran. Misalnya, kekurangan perawat yang berkualitas di AS akan segera mencapai 1,1 juta, sementara biaya tenaga kerja dalam perawatan kesehatan telah melampaui tingkat pra-pandemi sebesar 12%.

IPA vs. RPA vs. BPA: apa teknologi otomatisasi yang tepat untuk bisnis Anda?

Dengan pasar IPA global yang akan mencapai $13,75 miliar tahun depan dan 50% perusahaan yang menggunakan AI dalam setidaknya satu fungsi bisnis, otomatisasi proses cerdas tidak diragukan lagi merupakan inkarnasi berikutnya — dan evolusi logis — dari teknologi otomasi perusahaan.

Mengapa memilih antara BPA vs. RPA vs. IPA? Perusahaan Anda dapat menggunakan semuanya! Sumber gambar: Gradient Flow

Namun, jalur menuju IPA yang lengkap sangat linier, jadi kita harus belajar berjalan sebelum bisa berlari.

Sementara perusahaan semakin percaya diri dalam otomatisasi proses bisnis, hanya 53% proyek AI perusahaan yang berhasil dari prototipe hingga produksi. Dan meskipun AI yang diterapkan berada di puncak daftar tren teknologi McKinsey, otomatisasi proses robotik kemungkinan akan memimpin perlombaan otomatisasi perusahaan untuk tahun-tahun mendatang.

Tapi ada tangkapan.

Untuk mendominasi lanskap otomatisasi, sistem RPA harus mampu menangani proses yang lebih lama dan lebih kompleks, memperoleh kemampuan AI tingkat tinggi, dan berinteraksi dengan mulus dengan teknologi manajemen proses bisnis lainnya.

Salah satu skenario yang mungkin terjadi di sini adalah munculnya solusi otomatisasi semantik — yaitu, agen perangkat lunak cerdas yang belajar melakukan tugas melalui pengamatan visual daripada diprogram secara eksplisit untuk melakukannya. Dan kita telah melihat UiPath, Automation Anywhere, dan Microsoft Power Automate meningkatkan platform mereka dengan kemampuan seperti itu.

Untuk menavigasi lanskap BPA vs. RPA vs. IPA dan mendapatkan manfaat otomatisasi lebih cepat, perusahaan Anda harus:

• Nilai sifat dan kualitas data operasional Anda — dan nilai yang dapat diberikannya
• Lakukan audit infrastruktur TI yang komprehensif untuk mengukur kematangan digital perusahaan Anda dan menentukan tumpukan teknologi yang lazim
• Deteksi alur kerja dan proses yang perlu ditingkatkan
• Lakukan wawancara mendalam dengan pemangku kepentingan perusahaan dan konsultan eksternal untuk mengevaluasi kelayakan pilot otomatisasi
• Tetapkan tujuan otomatisasi menggunakan kriteria SMART
• Pilih teknologi otomasi yang sesuai bekerja sama dengan departemen TI Anda dan/atau konsultan otomasi eksternal
• Jangan terlalu rumit; mengapa melatih dan menerapkan model pembelajaran mesin ketika perusahaan Anda dapat melakukannya dengan beberapa bot RPA?
• Membangun pusat keunggulan otomatisasi (COE) dan menyusun kerangka kerja untuk tata kelola otomatisasi, keamanan, dan jaminan kualitas
• Buat rencana implementasi otomatisasi yang mencakup proof of concept (POC), penerapan otomatisasi awal, analisis umpan balik pengguna yang berkelanjutan, dan peluncuran bertahap di seluruh unit bisnis lain dan, pada akhirnya, di seluruh perusahaan

Sebagai catatan terakhir, perlu disebutkan bahwa banyak perusahaan memecahkan teka-teki IPA vs. RPA vs. BPA dengan menggabungkan ketiga teknologi secara strategis alih-alih menggunakan opsi otomatisasi tunggal. Dan fakta bahwa sebagian besar platform BPA dan RPA sekarang bergerak di sepanjang lintasan IPA semakin membuktikan maksud kami: masa depan manajemen proses bisnis terletak pada konvergensi yang lebih besar dari sistem TI perusahaan.

Apakah Anda ingin mengotomatiskan tugas yang berulang, menyinkronkan data dalam infrastruktur TI Anda, dan memfasilitasi proses peninjauan dan persetujuan yang diatur secara ketat? Pakar IPA kami siap membantu! Hubungi ITRex untuk mendiskusikan kebutuhan otomatisasi Anda dan pilih antara BPA vs. RPA vs. IPA dengan bijak.

Awalnya diterbitkan di https://itrexgroup.com pada 13 April 2022.