Sederhanakan Proyek Anda dengan Template Manajemen Proyek Creately

Diterbitkan: 2023-07-28

Dalam artikel ringkasan minggu lalu, kami membagikan template yang disesuaikan untuk manajer produk guna membantu mereka melacak tanggal pengiriman, menilai konsensus tentang opsi produk, menerapkan pendekatan pemecahan masalah yang efektif, dan mengatur strategi produk.

Minggu ini, kami berfokus pada manajer proyek, dengan template yang dirancang untuk memfasilitasi pelacakan dan memprioritaskan inisiatif konversi, mendorong komunikasi kemajuan dan kolaborasi, mempromosikan peningkatan berkelanjutan, memvisualisasikan arah strategis, dan menentukan ruang lingkup dan peran proyek.

Jelajahi komunitas diagram kami untuk template dan contoh khusus industri untuk mendukung kasus penggunaan unik Anda.

Template minggu ini meliputi:

  • Templat peta jalan produk
  • Templat piagam proyek
  • Templat backlog corong konversi
  • Tampilkan dan beri tahu template rapat
  • Templat retrospektif empat L

Templat Peta Jalan Produk

Templat peta jalan produk adalah alat yang ampuh yang dapat digunakan manajer proyek untuk merencanakan dan mengomunikasikan arah strategis proyek mereka. Ini memberikan gambaran visual yang jelas tentang perjalanan pengembangan produk, membantu tim dan pemangku kepentingan tetap selaras dengan tujuan dan kemajuan proyek.

5 langkah sederhana untuk menggunakan template peta jalan produk:

  1. Tentukan tujuan – Uraikan dengan jelas tujuan proyek Anda dan tonggak penting.
  2. Tetapkan garis waktu – Tetapkan garis waktu yang realistis untuk setiap pencapaian.
  3. Prioritaskan fitur – Buat daftar dan prioritaskan fitur penting untuk mencapai tujuan.
  4. Visualisasikan peta jalan – Buat representasi visual yang jelas dari perjalanan proyek.
  5. Komunikasikan dan tinjau – Bagikan peta jalan dengan tim dan pemangku kepentingan Anda, dan tinjau dan sesuaikan secara teratur sesuai kebutuhan.

Klik pada gambar untuk mengedit Template Roadmap Produk

Templat Piagam Proyek

Templat piagam proyek dapat digunakan oleh manajer proyek untuk memulai proyek mereka di jalur yang benar. Ini berfungsi sebagai dokumen dasar yang menguraikan tujuan, ruang lingkup, sasaran, dan pemangku kepentingan utama proyek, memberikan peta jalan yang jelas untuk manajemen proyek yang sukses.

5 langkah sederhana untuk menggunakan template piagam proyek:

  1. Tinjauan proyek: Berikan deskripsi singkat tentang proyek, termasuk nama, tujuan, dan masalah yang ingin dipecahkan. Nyatakan dengan jelas tujuan proyek dan bagaimana hal itu sejalan dengan tujuan organisasi.
  2. Definisi ruang lingkup: Tentukan dengan jelas batas-batas proyek dan apa yang disertakan atau dikecualikan. Mengidentifikasi kiriman dan hasil proyek akan menghasilkan.
  3. Peran dan tanggung jawab: Uraikan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim yang terlibat dalam proyek. Ini memastikan semua orang mengetahui tugas mereka dan membantu menghindari kebingungan.
  4. Garis waktu dan tonggak: Tetapkan garis waktu yang realistis untuk proyek dan identifikasi tonggak utama. Ini akan membantu menjaga proyek sesuai jadwal dan melacak kemajuan.
  5. Identifikasi pemangku kepentingan: Buat daftar semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek, baik internal maupun eksternal. Pahami minat dan keterlibatan mereka untuk mengelola komunikasi dan harapan secara efektif.

Dengan menggunakan template piagam proyek ini, manajer proyek dapat merampingkan fase inisiasi proyek mereka, mendapatkan kejelasan tentang ruang lingkup dan tujuan proyek, menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas, dan membangun landasan yang kuat untuk pelaksanaan proyek yang berhasil.

Klik pada gambar untuk mengedit Template Piagam Proyek

Templat Backlog Corong Konversi

Manajer proyek dapat menggunakan template backlog corong konversi untuk mengoptimalkan konversi pelanggan dan meningkatkan perjalanan pengguna. Ini membantu mereka melacak dan memprioritaskan inisiatif peningkatan, memastikan aliran pelanggan potensial yang lancar dan efektif melalui corong konversi.

Berikut cara menggunakan template backlog corong konversi:

  1. Identifikasi tahapan corong: Tentukan tahapan proses konversi Anda.
  2. Buat daftar ide peningkatan: Lakukan brainstorming dan buat daftar potensi peningkatan untuk setiap tahap.
  3. Prioritaskan inisiatif: Buat peringkat ide berdasarkan dampak dan kelayakannya
  4. Tetapkan tanggung jawab: Tetapkan anggota tim untuk mengimplementasikan setiap inisiatif.
  5. Pantau dan optimalkan: Lacak kinerja secara teratur dan lakukan penyesuaian yang diperlukan.

Klik pada gambar untuk mengedit Template Backlog Corong Konversi

Tunjukkan dan Beritahu Templat Rapat

Templat acara dan ceritakan rapat dapat digunakan oleh manajer proyek untuk mengomunikasikan kemajuan proyek secara efektif dan mendorong kolaborasi di antara anggota tim dan pemangku kepentingan. Ini memfasilitasi format terstruktur untuk menampilkan pembaruan proyek, pencapaian, dan tantangan, sekaligus memberikan kesempatan untuk umpan balik dan diskusi yang berharga.

Langkah-langkah sederhana untuk menggunakan templat acara dan beri tahu rapat:

  1. Tetapkan jadwal rapat: Tentukan jadwal reguler untuk rapat Tunjukkan dan Ceritakan. Ini bisa mingguan, dua mingguan, atau bulanan, tergantung pada jadwal dan kompleksitas proyek.
  2. Persiapkan pembaruan: Sebelum rapat, anggota tim harus menyiapkan pembaruan singkat tentang tugas dan pencapaian proyek mereka. Visual seperti bagan, grafik, atau prototipe dapat membuat presentasi menjadi lebih menarik.
  3. Kemajuan saat ini: Selama pertemuan, setiap anggota tim mempresentasikan kemajuan mereka, berbagi apa yang telah mereka capai sejak pertemuan terakhir dan tantangan apa pun yang mereka temui.
  4. Dorong umpan balik: Setelah setiap presentasi, dorong pertanyaan dan umpan balik dari audiens. Ini memupuk kolaborasi dan membantu mengidentifikasi hambatan potensial atau peluang untuk perbaikan.
  5. Tangkap item tindakan: Di akhir rapat, dokumentasikan setiap item tindakan atau tugas tindak lanjut yang muncul dari diskusi. Tetapkan tanggung jawab dan tenggat waktu untuk memastikan kemajuan setelah rapat

Klik pada gambar untuk mengedit Template Show and Tell Meeting

Templat Retrospektif Empat L

Templat retrospektif empat L dapat membantu manajer proyek untuk melakukan retrospektif komprehensif dan mendorong peningkatan berkelanjutan dalam tim mereka. Ini memungkinkan pendekatan terstruktur untuk merefleksikan kinerja proyek, mengidentifikasi keberhasilan dan tantangan, dan menentukan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk pertumbuhan di masa depan.

Berikut adalah 5 langkah sederhana untuk menggunakan template retrospektif 4L:

  1. Kumpulkan tim: Kumpulkan semua anggota tim yang terlibat dalam proyek untuk pertemuan retrospektif.
  2. Mulailah dengan suka: Mulailah retrospektif dengan meminta anggota tim untuk membagikan apa yang mereka sukai atau hargai tentang proyek tersebut. Ini menyoroti aspek positif dan mengakui upaya tim.
  3. Bergerak untuk dipelajari: Diskusikan apa yang dipelajari tim selama proyek berlangsung, termasuk wawasan, keterampilan baru, atau pengalaman berharga yang diperoleh.
  4. Kekurangan alamat: Identifikasi aspek-aspek yang menurut tim kurang atau dapat ditingkatkan selama proyek berlangsung. Diskusikan secara terbuka tantangan dan hambatan yang dihadapi.
  5. Akhiri dengan yang dirindukan: Akhirnya, mintalah tim berbagi aspirasi dan apa yang mereka rindukan selama proyek berlangsung. Ini dapat mencakup peningkatan atau peluang yang diinginkan untuk proyek masa depan.

Gunakan template retrospektif empat L untuk menciptakan lingkungan kolaboratif untuk umpan balik dan pembelajaran, yang memungkinkan tim untuk beradaptasi dan berkembang, menghasilkan proyek yang lebih sukses di masa mendatang.

Klik pada gambar untuk mengedit Templat Retrospektif Empat L