Rangkuman Template Creately: Juli Minggu 3

Diterbitkan: 2023-07-21

Dalam postingan ringkasan minggu lalu, kami membagikan beberapa template yang dirancang khusus untuk membantu manajer proyek merampingkan alur kerja proyek mereka.

Minggu ini, kami berfokus pada template untuk desainer UX, manajer produk, manajer proyek, dan profesional SDM. Templat ini akan membantu mereka merencanakan, memetakan, mengelola, dan melaksanakan berbagai tugas.

Lihat komunitas diagram kami untuk lebih banyak templat dan contoh khusus industri untuk mendukung tugas sehari-hari Anda.

Template minggu ini meliputi:

  • Templat rencana penelitian UX
  • Templat level 1:1 lewati
  • Peta cerita pengguna
  • Templat manajemen pemangku kepentingan
  • Templat kanvas proyek

Templat Rencana Penelitian UX

Templat rencana penelitian UX biasanya digunakan untuk pengalaman pengguna (UX) dan penelitian pengguna. Ini membantu menyusun dan merencanakan kegiatan penelitian secara efektif, memastikan pendekatan yang berpusat pada pengguna dalam pengembangan produk. Templat ini selanjutnya membantu menentukan tujuan penelitian, mengidentifikasi pengguna target, memilih metode penelitian yang sesuai, dan membuat garis waktu untuk proses penelitian.

Berikut cara menggunakan template rencana penelitian UX:

  1. Pengaturan tujuan: Tentukan dengan jelas tujuan dan sasaran penelitian. Identifikasi wawasan apa yang ingin Anda peroleh dari penelitian dan bagaimana hal itu selaras dengan proses pengembangan produk.
  2. Identifikasi peserta: Identifikasi audiens target dan kelompok pengguna untuk penelitian. Tentukan persona atau karakteristik pengguna tertentu yang akan disertakan dalam penelitian.
  3. Pemilihan metode: Pilih metodologi dan teknik penelitian yang tepat yang selaras dengan tujuan penelitian. Metode umum termasuk wawancara, survei, pengujian kegunaan, dan observasi.
  4. Timeline dan jadwal: Buat garis waktu yang menguraikan kegiatan penelitian dan tonggak. Alokasikan waktu yang cukup untuk pengumpulan, analisis, dan pelaporan data.
  5. Sumber daya dan logistik: Cantumkan sumber daya yang diperlukan untuk penelitian, seperti peralatan, perlengkapan, dan insentif peserta. Pastikan logistik, seperti rekrutmen peserta dan lingkungan penelitian, tertata dengan baik.

Klik pada gambar untuk mengedit Template Rencana Riset UX

Templat Lewati Level 1:1

Templat level-lewati 1:1 digunakan oleh manajer, pimpinan tim, atau eksekutif saat melakukan rapat level-lewati. Dalam pertemuan ini, manajer bertemu langsung dengan karyawan yang bukan bawahan langsung mereka tetapi bekerja di tingkat hierarki yang berbeda dalam organisasi.

Templat ini memfasilitasi komunikasi yang efektif dan menciptakan ruang yang aman bagi bawahan langsung untuk berbagi umpan balik dan ide untuk meningkatkan organisasi. Ini memungkinkan manajer untuk mendapatkan wawasan tanpa filter ke dalam dinamika tim dan mengidentifikasi area untuk pertumbuhan dan pengembangan.

5 langkah sederhana untuk menggunakan templat level 1:1 yang dilewati:

  1. Rencanakan rapat: Siapkan agenda rapat dengan topik yang ingin Anda diskusikan, seperti kinerja tim atau tantangan.
  2. Bersikaplah ramah dan terbuka: Ciptakan suasana yang ramah untuk membuat bawahan langsung nyaman berbagi pemikiran mereka.
  3. Ajukan pertanyaan: Gunakan pertanyaan terbuka untuk mendorong tanggapan terperinci. Misalnya, "Bagaimana menurut Anda kami dapat meningkat?" atau "Tantangan apa yang Anda hadapi?"
  4. Dengarkan secara aktif: Perhatikan apa yang mereka katakan, jangan menyela, dan tunjukkan empati atas kekhawatiran mereka.
  5. Ambil tindakan: Berdasarkan umpan balik mereka, buat rencana tindakan untuk mengatasi masalah dan buat perubahan positif.

Klik pada gambar untuk mengedit Template Lewati Level 1:1

Peta Cerita Pengguna

Templat peta cerita pengguna adalah alat penting bagi desainer UX yang terlibat dalam pengembangan produk Agile. Ini memungkinkan desainer UX untuk berkolaborasi dengan tim lintas fungsi dalam memvisualisasikan dan memprioritaskan cerita pengguna secara terstruktur.

Template ini mengatur cerita pengguna berdasarkan kebutuhan dan tujuan pengguna, memberikan ikhtisar komprehensif tentang fitur dan fungsi produk. Dengan itUX desainer dapat memastikan pendekatan desain yang berpusat pada pengguna, menyelaraskan dengan kebutuhan pengguna dan meningkatkan pengalaman pengguna secara keseluruhan.

5 langkah sederhana untuk menggunakan templat peta cerita pengguna:

  • Identifikasi tujuan pengguna: Mulailah dengan memahami tujuan pengguna target. Identifikasi masalah apa yang ingin mereka selesaikan dan hasil yang mereka harapkan dari produk.
  • Buat daftar cerita pengguna: Buat daftar cerita pengguna yang membahas setiap tujuan pengguna. Setiap cerita pengguna harus mewakili fungsi atau fitur tertentu yang memenuhi kebutuhan pengguna.
  • Atur cerita pengguna: Atur cerita pengguna dalam urutan logis berdasarkan alur kerja pengguna. Ini membantu menciptakan alur yang selaras dengan perjalanan pengguna melalui produk.
  • Prioritaskan dan potong: Prioritaskan cerita pengguna berdasarkan kepentingan dan dampak. Bagi cerita pengguna yang lebih besar menjadi “irisan” yang lebih kecil dan dapat dikelola untuk memfasilitasi pengembangan berulang.
  • Buat peta jalan: Gunakan peta cerita pengguna untuk membuat peta jalan produk. Peta jalan ini akan membantu memandu proses pengembangan, memastikan bahwa tim memberikan nilai kepada pengguna di setiap langkah

Klik pada gambar untuk mengedit User Story Map

Templat Manajemen Pemangku Kepentingan

Templat manajemen pemangku kepentingan berguna bagi manajer proyek untuk mengelola pemangku kepentingan secara efektif selama siklus hidup proyek. Ini membantu mengidentifikasi dan menganalisis pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek, memahami minat mereka, dan membangun hubungan yang kuat.

Dengan menggunakan template ini, manajer proyek dapat memastikan komunikasi terbuka, mengatasi masalah, dan mendapatkan dukungan pemangku kepentingan, yang pada akhirnya mengarah pada keberhasilan proyek.

Berikut cara menggunakan template manajemen pemangku kepentingan:

  1. Identifikasi pemangku kepentingan: Mulailah dengan mengidentifikasi semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek atau inisiatif. Buat daftar pemangku kepentingan internal dan eksternal, termasuk individu, kelompok, atau organisasi yang terkena dampak atau berdampak pada proyek.
  2. Analisis pemangku kepentingan: Analisis kepentingan, kebutuhan, dan harapan setiap pemangku kepentingan. Identifikasi tingkat pengaruh dan dampak potensial mereka terhadap proyek. Analisis ini membantu memprioritaskan pemangku kepentingan dan menyesuaikan strategi komunikasi yang sesuai.
  3. Rencana keterlibatan: Kembangkan rencana keterlibatan pemangku kepentingan berdasarkan analisis. Tetapkan frekuensi dan cara komunikasi dengan masing-masing pemangku kepentingan, uraikan pesan utama dan hasil yang diinginkan.
  4. Mengurangi kekhawatiran: Tangani setiap potensi konflik atau kekhawatiran yang mungkin timbul selama proyek berlangsung. Merencanakan strategi untuk mengelola konflik kepentingan pemangku kepentingan dan memastikan dukungan mereka selama siklus hidup proyek.
  5. Pemantauan berkelanjutan: Secara teratur meninjau dan memperbarui template manajemen pemangku kepentingan di seluruh proyek. Pantau dinamika pemangku kepentingan, sesuaikan strategi keterlibatan sesuai kebutuhan, dan secara proaktif atasi setiap masalah yang muncul.
  6. Tangkap item tindakan: Di akhir rapat, dokumentasikan setiap item tindakan atau tugas tindak lanjut yang muncul dari diskusi. Tetapkan tanggung jawab dan tenggat waktu untuk memastikan kemajuan setelah rapat.

Klik pada gambar untuk mengedit Template Manajemen Pemangku Kepentingan

Templat Kanvas Proyek

Template kanvas proyek adalah alat yang ampuh untuk manajemen dan perencanaan proyek. Template ini memberikan ikhtisar tingkat tinggi dari sebuah proyek, menangkap detail penting dan menyelaraskan anggota tim pada sasaran proyek. Ini adalah cara yang ringkas dan visual untuk mengomunikasikan hal-hal penting proyek, memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan bekerja menuju tujuan bersama.

5 langkah sederhana untuk menggunakan template kanvas proyek:

  1. Tujuan proyek: Tentukan tujuan dan visi proyek. Nyatakan dengan jelas masalah yang ingin dipecahkan oleh proyek atau peluang yang ingin ditangkap.
  2. Kiriman utama: Identifikasi dan buat daftar kiriman utama yang akan dihasilkan proyek. Ini bisa berupa produk, layanan, atau hasil yang menambah nilai bagi pemangku kepentingan.
  3. Ruang lingkup proyek: Tentukan batas-batas ruang lingkup proyek. Perjelas apa yang termasuk dan apa yang tidak termasuk dalam proyek untuk mencegah scope creep.
  4. Target pengguna dan pemangku kepentingan: Identifikasi target pengguna atau pelanggan yang akan mendapat manfaat dari hasil proyek. Selain itu, buat daftar pemangku kepentingan utama yang akan terkena dampak atau memiliki kepentingan dalam proyek tersebut.
  5. Kriteria dan risiko keberhasilan: Tetapkan kriteria keberhasilan yang jelas untuk mengukur kinerja proyek. Tentukan seperti apa kesuksesan itu dan metrik untuk mengevaluasi kemajuan. Juga, identifikasi potensi risiko yang dapat berdampak pada proyek dan rencanakan strategi mitigasi risiko.

Klik pada gambar untuk mengedit Template Kanvas Proyek