Rangkuman Template Creately: Minggu 2 Juni

Diterbitkan: 2023-06-16

Minggu lalu, kami membagikan template khusus untuk mereka yang terlibat dalam perencanaan acara, manajemen produk, konseling karir, antropologi budaya, dan pembinaan produktivitas pribadi.

Minggu ini kami telah menyiapkan lima template baru yang dirancang khusus untuk desainer UX, manajer produk, manajer proyek, pemimpin tim, pembuat konten, pengontrol kualitas, pelatih profesional, dan konsultan.

Jika Anda tertarik menjelajahi template tambahan, kami mendorong Anda untuk mengunjungi komunitas diagram kami, di mana Anda dapat menemukan koleksi ekstensif dari ratusan template yang melayani berbagai kasus penggunaan organisasi.

Template minggu ini meliputi:

  • Kanvas ramping UX
  • Templat pra mortem
  • Templat penyimpanan konten
  • Matriks risiko
  • Templat bengkel yang efektif

Kanvas UX ramping

Kanvas Lean UX adalah alat visual yang digunakan di bidang desain Pengalaman Pengguna (UX) untuk memfasilitasi pembuatan kolaboratif dan komunikasi konsep produk. Ini biasanya digunakan oleh desainer UX, manajer produk, dan tim lintas fungsi yang bekerja di lingkungan yang gesit dan berulang.

Menggunakan template kanvas Lean UX dapat membantu merampingkan proses desain dan menyelaraskan anggota tim pada sasaran proyek dan pendekatan yang berpusat pada pengguna.

Berikut panduan sederhana tentang cara menggunakan template kanvas Lean UX dalam lima langkah mudah:

  1. Definisikan masalah: Identifikasi dan bingkai dengan jelas masalah yang ingin Anda selesaikan, dengan mempertimbangkan kebutuhan pengguna dan tujuan bisnis.
  2. Identifikasi persona pengguna target: Tentukan target pengguna utama untuk produk Anda dan buat persona pengguna yang mewakili karakteristik, perilaku, dan tujuan mereka.
  3. Petakan perjalanan pengguna: Visualisasikan pengalaman pengguna dengan memetakan perjalanan mereka dari interaksi pertama hingga mencapai tujuan mereka, termasuk poin kontak, emosi, dan poin rasa sakit.
  4. Hasilkan ide solusi: Brainstorming solusi potensial untuk mengatasi masalah yang ditentukan dan memenuhi kebutuhan pengguna, mendorong beragam perspektif dari anggota tim.
  5. Merumuskan hipotesis dan validasi: Buat hipotesis tentang solusi yang dihasilkan dan rancang eksperimen untuk menguji asumsi ini dengan pengguna, dengan fokus pada siklus berulang umpan balik, pembelajaran, dan penyempurnaan.

Klik pada gambar untuk mengedit Lean UX Canvas

Templat Pra-Mortem

Templat pre-mortem adalah alat strategis yang digunakan oleh manajer proyek, pemimpin tim, dan pembuat keputusan untuk mengantisipasi dan memitigasi potensi risiko atau kegagalan sebelum terjadi. Ini sangat berharga selama fase perencanaan proyek atau inisiatif.

Berikut cara menggunakan templat pra-kematian dalam lima langkah mudah:

  1. Tetapkan panggung: Kumpulkan tim proyek atau pemangku kepentingan terkait dan jelaskan tujuan latihan pra-kematian. Tekankan pentingnya mengidentifikasi risiko dan potensi kegagalan untuk mencegahnya terjadi.
  2. Bayangkan kegagalan: Minta peserta untuk membayangkan bahwa proyek tersebut telah gagal atau mengalami masalah yang signifikan. Beri mereka garis waktu tertentu, seperti enam bulan atau satu tahun ke depan. Dorong mereka untuk berpikir secara luas dan kreatif tentang semua kemungkinan alasan kegagalan.
  3. Brainstorm risiko dan penyebab: Sediakan setiap peserta dengan catatan tempel atau platform digital di mana mereka dapat menuliskan risiko dan penyebab secara individual yang mereka yakini dapat berkontribusi pada kegagalan. Beri mereka waktu yang ditentukan untuk menghasilkan ide sebanyak mungkin. Ingatkan mereka untuk fokus pada risiko spesifik daripada generalisasi.
  4. Berbagi dan mengelompokkan ide: Mintalah setiap peserta membagikan ide mereka satu per satu, memungkinkan diskusi dan klarifikasi jika perlu. Saat ide dibagikan, kelompokkan risiko dan penyebab yang serupa atau terkait bersama. Langkah ini membantu mengidentifikasi tema umum dan memprioritaskan potensi risiko.
  5. Strategi mitigasi: Setelah semua ide dibagikan dan dikelompokkan, alihkan fokus ke pengembangan strategi untuk mengurangi atau mencegah risiko dan penyebab yang teridentifikasi. Dorong tim untuk melakukan brainstorming tindakan proaktif, rencana darurat, atau tindakan mitigasi risiko yang dapat diterapkan untuk meminimalkan kemungkinan atau dampak dari risiko yang teridentifikasi.

Dengan menggunakan template pre-ortem, tim proyek dapat secara proaktif mengidentifikasi potensi risiko dan kegagalan, memungkinkan mereka mengembangkan strategi dan rencana darurat untuk mencegah atau meminimalkan dampaknya. Latihan ini mempromosikan pendekatan pemikiran ke depan dan meningkatkan perencanaan proyek secara keseluruhan dan proses manajemen risiko.

Klik pada gambar untuk mengedit Template Pre-Mortem

Templat Gudang Konten

Templat repositori konten adalah alat yang biasa digunakan oleh pengelola konten, pemasar digital, dan tim editorial untuk mengatur dan mengelola aset konten mereka secara efektif. Ini menyediakan lokasi terpusat untuk menyimpan, mengkategorikan, dan mengakses konten untuk berbagai saluran dan platform.

Berikut cara menggunakan template repositori konten:

  1. Siapkan template: Buat kerangka kerja terstruktur di dalam repositori, termasuk folder, kategori, dan bidang metadata, untuk mengatur konten secara efektif. Pertimbangkan faktor-faktor seperti jenis konten, topik, audiens target, dan tanggal publikasi.
  2. Unggah dan kategorikan konten: Mulailah dengan mengunggah aset konten yang ada ke dalam repositori. Tetapkan kategori, tag, dan metadata yang sesuai untuk setiap bagian konten agar mudah dicari dan diambil. Langkah ini memastikan konten diatur dengan benar dan dapat diakses.
  3. Tentukan izin dan tingkat akses: Tentukan siapa yang dapat mengakses dan mengedit konten di dalam repositori. Tetapkan peran dan izin pengguna untuk menjaga keamanan data dan memastikan individu yang tepat memiliki hak istimewa yang diperlukan.
  4. Berkolaborasi dan lacak revisi: Dorong kolaborasi di antara anggota tim dengan fitur seperti kontrol versi. Lacak revisi, komentar, dan umpan balik dalam repositori untuk mempertahankan alur kerja yang transparan dan merampingkan proses pengembangan dan persetujuan konten.
  5. Cari dan ambil konten: Gunakan fungsi pencarian repositori untuk menemukan konten tertentu berdasarkan kriteria yang relevan, seperti kata kunci, kategori, atau metadata. Pastikan repositori mudah diakses dan mudah digunakan untuk penemuan dan pengambilan konten yang efisien.

Gunakan template repositori konten untuk mengelola dan mengatur aset konten secara efisien, meningkatkan kolaborasi di antara anggota tim, dan menyederhanakan proses pembuatan dan publikasi konten.

Klik pada gambar untuk mengedit template repositori konten

Matriks Risiko

Templat matriks risiko adalah alat yang biasa digunakan oleh manajer proyek, manajer risiko, dan pembuat keputusan untuk menilai dan memprioritaskan risiko berdasarkan kemungkinan dan dampaknya. Ini memberikan kerangka kerja terstruktur untuk mengevaluasi dan memvisualisasikan risiko, memungkinkan manajemen risiko dan strategi mitigasi yang efektif.

Untuk menggunakan template matriks risiko, ikuti lima langkah mudah berikut:

  1. Siapkan template: Mulailah dengan memilih template matriks risiko yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Ini bisa berupa template pra-desain atau matriks kosong yang Anda sesuaikan. Tetapkan sumbu untuk kemungkinan dan dampak, dan tentukan skala peringkat untuk setiap kriteria.
  2. Identifikasi dan nilai risiko: Identifikasi potensi risiko yang terkait dengan proyek atau inisiatif Anda. Evaluasi setiap risiko dengan mempertimbangkan kemungkinan terjadinya dan potensi dampaknya terhadap tujuan proyek. Gunakan skala peringkat yang ditentukan dalam templat untuk menetapkan skor pada setiap risiko.
  3. Plot risiko pada matriks: Gunakan sumbu kemungkinan dan dampak dalam template untuk memplot setiap risiko yang teridentifikasi. Kemungkinan biasanya direpresentasikan pada sumbu horizontal, dan dampaknya direpresentasikan pada sumbu vertikal. Tempatkan setiap risiko di persimpangan yang sesuai dengan skor kemungkinan dan dampak yang dinilai.
  4. Tentukan tingkat risiko: Analisis posisi risiko pada matriks untuk menentukan tingkat risiko keseluruhannya. Biasanya, risiko di zona kemungkinan tinggi dan dampak tinggi (kuadran kanan atas) dianggap berisiko tinggi dan memerlukan perhatian segera. Risiko di zona kemungkinan rendah dan dampak rendah (kuadran kiri bawah) biasanya lebih rendah prioritasnya.
  5. Prioritaskan mitigasi risiko: Berdasarkan tingkat risiko yang teridentifikasi, prioritaskan risiko untuk upaya mitigasi. Fokus pada area berisiko tinggi terlebih dahulu dan alokasikan sumber daya yang sesuai untuk mengembangkan dan menerapkan strategi mitigasi. Pantau dan tinjau matriks secara teratur untuk memperbarui penilaian risiko dan menyesuaikan upaya mitigasi sesuai kebutuhan.

Templat matriks risiko memungkinkan Anda memvisualisasikan dan memprioritaskan risiko secara efektif, yang mengarah pada pengambilan keputusan yang terinformasi dan mitigasi risiko yang ditargetkan. Ini juga memberikan kerangka kerja yang jelas untuk menilai dan mengelola risiko sepanjang siklus hidup proyek, yang pada akhirnya meningkatkan keberhasilan proyek dan meminimalkan potensi dampak negatif.

Klik pada gambar untuk mengedit matriks risiko

Templat Lokakarya yang Efektif

Templat lokakarya yang efektif adalah alat terstruktur yang digunakan oleh fasilitator, pelatih, dan profesional dari berbagai bidang untuk merencanakan dan melaksanakan lokakarya yang produktif. Ini memberikan kerangka kerja untuk mengatur dan memandu sesi lokakarya untuk mencapai tujuan dan hasil tertentu.

Ikuti langkah-langkah ini untuk menggunakan template bengkel:

  1. Tentukan tujuan lokakarya: Mengartikulasikan dengan jelas tujuan dan hasil yang diinginkan dari lokakarya. Identifikasi tujuan spesifik yang ingin Anda capai dan pengetahuan, keterampilan, atau tindakan yang ingin diperoleh peserta.
  2. Rencanakan agenda: Kembangkan agenda terperinci yang menguraikan alur kegiatan, topik yang akan dibahas, dan alokasi waktu untuk setiap sesi. Pertimbangkan untuk memasukkan campuran presentasi, latihan interaktif, diskusi kelompok, dan aktivitas langsung untuk melibatkan peserta dan mencapai tujuan lokakarya.
  3. Persiapkan bahan dan sumber daya: Kumpulkan dan siapkan semua bahan, sumber daya, dan selebaran yang diperlukan untuk lokakarya. Pastikan peserta memiliki akses ke dokumen, lembar kerja, atau alat yang relevan yang mendukung pembelajaran dan keterlibatan mereka.
  4. Fasilitasi keterlibatan dan partisipasi: Selama lokakarya, gunakan template untuk memandu pendekatan fasilitasi Anda. Dorong partisipasi aktif, kolaborasi kelompok, dan diskusi terbuka di antara peserta. Terapkan teknik interaktif, seperti curah pendapat, kerja kelompok, dan permainan peran, untuk mendorong keterlibatan dan berbagi pengetahuan.
  5. Evaluasi dan kumpulkan umpan balik: Di akhir lokakarya, alokasikan waktu untuk mengumpulkan umpan balik dari peserta. Gunakan formulir evaluasi atau survei untuk mengumpulkan wawasan mereka tentang isi lokakarya, fasilitasi, dan pengalaman keseluruhan. Umpan balik ini akan membantu Anda menilai keefektifan lokakarya dan melakukan perbaikan untuk sesi mendatang.

Dengan menggunakan template lokakarya yang efektif, para profesional dapat menyusun dan memfasilitasi lokakarya yang menarik dan berdampak. Template berfungsi sebagai panduan untuk memastikan bahwa tujuan lokakarya tercapai, peserta terlibat secara aktif, dan hasil yang diinginkan tercapai. Ini membantu merampingkan proses perencanaan dan pelaksanaan, menghasilkan pengalaman lokakarya yang berharga dan sukses bagi semua yang terlibat.

Klik pada gambar untuk mengedit template bengkel yang efektif