Manajemen Inventaris Just-In-Time: Panduan Utama

Bisnis eCommerce apa pun yang berskala lebih dari sekadar menjual satu atau dua produk dalam seminggu harus memiliki sistem manajemen inventaris yang efisien dan efisien.

Anda tidak akan bertahan tanpanya.

Manajemen inventaris Just-In-Time (JIT) adalah sistem yang populer dan terbukti untuk banyak bisnis eCommerce yang berkembang.

Dalam posting ini, Anda akan belajar:

1. Apa itu manajemen inventaris JIT dan mengapa itu berharga
2. Apakah bisnis Anda merupakan kandidat yang cocok untuk manajemen inventaris JIT atau tidak
3. Bagaimana menerapkan manajemen inventaris JIT dalam bisnis Anda
4. Konsep JIT tingkat lanjut

Apa itu Manajemen Inventaris Just-in-Time?

Manajemen inventaris just-in-time (JIT) adalah sistem di mana inventaris hanya dipesan dan dikirim sesuai kebutuhan.

Hal ini mengurangi jumlah ruang gudang yang dibutuhkan untuk menyimpan persediaan, serta biaya membawa kelebihan persediaan.

Tindakan penyeimbangan JIT adalah menerima stok baru tepat saat dibutuhkan — jika Anda mendapatkannya lebih cepat dari yang dibutuhkan, Anda memiliki tingkat inventaris berlebih dan uang terikat. Di sisi lain, jika Anda terlambat, Anda mungkin menghadapi kehabisan stok.

Dengan kata lain, tujuan utama metodologi JIT adalah untuk menurunkan biaya penyimpanan persediaan sambil meningkatkan perputaran persediaan .

Seperti yang mungkin bisa Anda tebak, ada lapisan risiko dengan manajemen inventaris tepat waktu yang membutuhkan pekerja terampil, tata letak pabrik yang canggih, peralatan yang tepat, dan sistem perangkat lunak yang canggih untuk menyatukan semuanya.

Mengapa menggunakan Manajemen Inventaris JIT?

Ada banyak alasan mengapa bisnis memilih untuk menerapkan manajemen persediaan JIT. Alasan paling umum termasuk yang berikut:

• Mengurangi biaya penyimpanan persediaan: Membawa kelebihan persediaan dapat mengikat banyak modal kerja yang dapat digunakan dengan lebih baik di tempat lain dalam bisnis. Manajemen inventaris JIT dapat membantu mengurangi biaya penyimpanan ini dengan mengurangi jumlah inventaris yang perlu disimpan.
• Peningkatan arus kas : Memiliki persediaan berlebih dapat mengikat banyak uang tunai yang dapat Anda gunakan untuk tujuan lain. Manajemen inventaris JIT dapat membantu meningkatkan arus kas dengan mengurangi jumlah inventaris yang memerlukan pembayaran di muka.
• Mengurangi biaya produksi: Kelebihan produksi adalah masalah umum dalam bisnis yang tidak menggunakan manajemen persediaan JIT. Dengan hanya memproduksi barang ketika ada permintaan pelanggan, bisnis dapat menekan biaya produksi.
• Peningkatan kepuasan pelanggan: Manajemen inventaris JIT dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan bahwa produk selalu tersedia saat Anda membutuhkannya. Ini sangat penting untuk bisnis yang memproduksi barang yang mudah rusak atau barang dengan umur simpan yang pendek.
• Menghilangkan pemborosan: Sistem juga menghilangkan pemborosan yang terkait dengan kelebihan produksi, karena barang hanya diproduksi jika ada permintaan pelanggan.

Bagaimana Cara Kerja Manajemen Inventaris Just-in-Time?

Ketika JIT berfungsi, itu adalah mesin yang diminyaki dengan baik yang berbaris ke waktu TAKT , yang merupakan istilah ramping untuk tingkat di mana permintaan pelanggan dibuat.

Agar manajemen inventaris JIT berfungsi, bisnis perlu memiliki waktu TAKT yang sama dengan atau kurang dari waktu tunggu produksi .

Ini berarti bahwa waktu yang diperlukan untuk menerima bahan mentah, memproduksi produk, dan mengirimkannya ke pelanggan harus sama atau kurang dari permintaan pelanggan.

Agar ini berhasil, bisnis harus memiliki proses manufaktur yang sangat efisien dan efisien. Ini juga mengharuskan bisnis untuk memiliki pemahaman yang sangat tajam tentang waktu tunggu yang terkait dengan setiap langkah dalam jalur logistik.

Manajemen inventaris JIT juga membutuhkan komunikasi yang baik antara berbagai bagian rantai pasokan. Ini termasuk komunikasi antara pemasok, produsen, dan pelanggan.

Misalnya, jika pelanggan memesan suatu produk, produsen harus dapat mengomunikasikan informasi ini kepada pemasok sehingga bahan baku dapat dikirimkan dengan segera.

Seperti yang telah disebutkan, tujuan manajemen inventaris JIT adalah untuk memiliki aliran bahan dan produk yang berkelanjutan melalui proses manufaktur sehingga tidak diperlukan (atau sedikit kebutuhan) untuk penyimpanan inventaris.

Ini bisa menjadi tantangan untuk dicapai, tetapi bisnis yang berhasil menerapkan manajemen inventaris JIT dapat menuai banyak keuntungan.

Fitur Utama Manajemen Inventaris JIT

Ada beberapa fitur utama manajemen inventaris JIT yang perlu diperhatikan oleh bisnis. Ini termasuk:

Perkiraan inventaris

Manajemen inventaris JIT bergantung pada informasi tentang permintaan pelanggan untuk meramalkan kapan inventaris baru akan dibutuhkan.

Peramalan ini bisa dilakukan dengan berbagai metode, seperti data penjualan historis, analisis tren, atau bahkan riset pasar.

Peringatan inventaris

Fitur utama lain dari manajemen inventaris JIT adalah penggunaan peringatan inventaris. Peringatan ini dapat diatur untuk memberi tahu personel yang tepat saat tingkat inventaris rendah dan inventaris baru perlu dipesan.

Hal ini memastikan bahwa persediaan baru tiba tepat waktu sehingga produksi dapat berlanjut tanpa gangguan.

Misalnya, SkuVault memungkinkan administrator mengatur peringatan pemesanan ulang untuk SKU tertentu. Dengan begitu, Anda tidak perlu menghitung angka-angka ini di spreadsheet (atau khawatir kehabisan stok).

Sistem barcode & tag

Sistem barcode dan tag sering digunakan bersamaan dengan manajemen inventaris JIT. Sistem ini membantu melacak tingkat inventaris dan dapat digunakan untuk memicu peringatan inventaris.

Keamanan & pencadangan inventaris

Fitur penting lainnya dari manajemen inventaris JIT adalah kebutuhan akan keamanan dan cadangan. Ini karena manajemen inventaris JIT bergantung pada aliran bahan dan produk yang berkelanjutan.

Jika ada gangguan pada aliran ini, dapat menyebabkan masalah yang signifikan bagi bisnis. Itulah mengapa bisnis perlu memiliki langkah-langkah keamanan untuk melindungi inventaris dan stok pengaman mereka jika terjadi masalah.

Sejarah Manajemen Inventaris Just-in-Time

Manajemen inventaris Just-in-Time adalah bagian dari lean manufacturing, sebuah metodologi yang berasal dari fasilitas manufaktur Jepang.

JIT pertama kali dikembangkan dan dioptimalkan di dalam pabrik Toyota oleh insinyur industri dan pengusaha Jepang Taiichi Ohno.

Itu muncul sebagai cara memenuhi permintaan pelanggan dengan penundaan minimum. Ini biasanya disebut sebagai Sistem Produksi Toyota atau TPS.

Faktanya, JIT adalah sebutan TPS sekarang , dan telah dipuji karena membantu Toyota menjadi salah satu pembuat mobil paling sukses di dunia.

Kami tidak dapat menyebutkan Toyota Production System dan metode lean manufacturing tanpa juga menyebutkan insinyur industri dan ahli statistik W. Edwards Deming. Dia adalah salah satu konsultan manajemen pertama yang bekerja dengan Toyota di tahun 1950-an dan berperan penting dalam keberhasilannya.

Metodologi bisnis lean adalah tentang pengujian dan iterasi berkelanjutan, dan JIT adalah puncak pemikiran lean.

JIT adalah aplikasi praktis dari lean manufacturing yang menghilangkan semua pemborosan dari proses produksi, sehingga bisnis hanya dapat memproduksi apa yang dibutuhkan saat dibutuhkan dan dalam jumlah yang dibutuhkan.

Hal ini menghasilkan penurunan yang signifikan dalam tingkat persediaan dan waktu tunggu, serta peningkatan efisiensi secara keseluruhan. JIT telah diadopsi oleh banyak bisnis di seluruh dunia dan dianggap sebagai praktik terbaik di bidang manufaktur.

Keuntungan Manajemen Persediaan JIT

Kami telah meninjau banyak manfaat JIT, tetapi business.org merangkumnya dengan cukup baik:

“Ketika diimplementasikan dengan benar, sistem inventaris JIT dapat membantu pengecer dan bisnis manufaktur ramping mengurangi biaya penyimpanan dan menjaga inventaris mereka tetap segar.

Tentu saja, sistem inventaris JIT berantakan tanpa produksi dan pengiriman barang yang cepat dan andal. Tapi begitu Anda menurunkannya, sistem JIT dapat meningkatkan efisiensi dan profitabilitas bisnis Anda.”

Kerugian Teknik Inventaris Just-in-Time

Terlepas dari kelebihannya, ada beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan sebelum menerapkan sistem inventaris JIT dalam bisnis Anda.

Pertama, JIT membutuhkan koordinasi dan komunikasi tingkat tinggi antara semua anggota rantai pasokan — dari pemasok ke produsen hingga pengecer.

Ini bisa sulit dicapai dan dipertahankan, terutama jika Anda memiliki rantai pasokan yang panjang atau jika pemasok Anda berada di berbagai belahan dunia.

Bisnis eCommerce yang lebih kecil seringkali belum memiliki hubungan pemasok yang dapat diandalkan. Kurangnya infrastruktur yang dapat dipercaya ini dapat menghalangi mereka untuk menggunakan JIT pada tahap awal.

Kedua, sistem JIT dapat terganggu oleh faktor eksternal di luar kendali Anda, seperti cuaca buruk, pemogokan, bencana alam, atau — Anda dapat menebaknya — pandemi global.

Gangguan Covid pada pipa pembuatan microchip baru saja mulai pulih (dua tahun kemudian).

Ketiga, sistem inventaris JIT memerlukan investasi tingkat tinggi dalam teknologi dan infrastruktur, seperti sistem ERP, sistem manajemen inventaris , tag RFID , dan analitik data real-time. Ini bisa mahal dan mungkin tidak layak untuk semua bisnis.

Akhirnya, sistem persediaan JIT bisa jadi sulit untuk diimplementasikan dan dipelihara dan memerlukan tingkat komitmen yang tinggi dari semua anggota organisasi.

Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk menerapkan sistem persediaan JIT dalam bisnis Anda, pertimbangkan kelebihan dan kekurangannya dengan hati-hati untuk memutuskan apakah itu cocok untuk Anda.

Risiko Manajemen Persediaan Just-in-Time

Sistem inventaris JIT pasti bisa menjadi metodologi "risiko tinggi, imbalan tinggi". Risiko yang paling signifikan termasuk yang berikut:

• Kekurangan persediaan: Sistem JIT bergantung pada aliran persediaan yang berkelanjutan untuk mempertahankan tingkat produksi. Jika ada gangguan dalam rantai pasokan, hal itu dapat menyebabkan kekurangan persediaan dan penundaan produksi.

• Peningkatan biaya : Sistem JIT membutuhkan investasi tingkat tinggi dalam teknologi dan infrastruktur. Ini bisa mahal dan mungkin tidak layak untuk semua bisnis.

• Kesulitan implementasi: Sistem JIT bisa sulit diterapkan dan dipelihara dan membutuhkan komitmen tingkat tinggi dari semua anggota organisasi.

Siapa yang Harus Menggunakan Sistem JIT?

Sistem JIT paling cocok untuk bisnis yang memiliki koordinasi dan komunikasi tingkat tinggi antara semua anggota rantai pasokan.

Seperti yang telah dibahas, sistem JIT memerlukan komitmen terhadap detail dan organisasi dari semua anggota organisasi, yang berarti penting untuk memastikan semua orang terlibat sebelum mencoba implementasi.

Sistem JIT juga paling cocok untuk perusahaan dengan investasi tingkat tinggi dalam teknologi dan infrastruktur.

Ini termasuk bisnis dengan sistem MRP dan ERP yang kuat, Sistem Manajemen Inventaris , tag RFID, dan analitik data real-time.

Manajer dan eksekutif yang menerapkan sistem JIT juga harus sepenuhnya dididik dalam prinsip-prinsip lean manufacturing, Six Sigma , dan JIT untuk menghindari banyak risiko dan jebakan yang terkait dengan penerapannya.

Jika Anda ingin memiliki perusahaan yang ramping, ada baiknya memulai dengan membaca Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation oleh James Womack.

Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini sebagai kerangka kerja untuk memandu Anda dalam proses pengambilan keputusan:

1. Apakah saya beroperasi dengan waktu tunggu produksi yang sangat dapat diprediksi dan terukur ?
2. Apakah saya memanfaatkan perangkat lunak manajemen inventaris untuk memperkirakan permintaan?
3. Dapatkah saya mempertahankan stok pengaman jika terjadi gangguan logistik?
4. Apakah saya memiliki tim yang melihat nilai dalam metodologi bisnis lean (atau setidaknya, dapatkah mereka dibujuk)?

Jika Anda menjawab ya untuk sebagian besar pertanyaan ini, kemungkinan besar Anda adalah kandidat utama untuk metodologi JIT.

Bagaimana Saya Dapat Membuat Sistem JIT Saya Bekerja untuk Saya?

Dengan mengikuti empat langkah ini, Anda dapat membuat JIT bekerja untuk Anda dan organisasi Anda:

1. Hilangkan pemborosan: Langkah pertama adalah menghilangkan semua bentuk pemborosan di organisasi Anda. Ini termasuk kelebihan produksi, menunggu, transportasi, gerak, cacat, dan persediaan.
2. Identifikasi dan perbaiki masalah: Setelah menghilangkan pemborosan, Anda harus mengidentifikasi dan memperbaiki masalah yang dapat menyebabkan penundaan atau gangguan produksi. Ini termasuk masalah dengan pemasok, peralatan, dan proses produksi itu sendiri.
3. Pastikan pipa logistik Anda efisien . “Audit efisiensi” mencakup memastikan bahwa mesin Anda dirawat dengan baik dan lini produksi Anda disiapkan dengan cara yang seefisien mungkin. Anda juga harus melacak tingkat inventaris Anda dengan cermat dan memantau proses produksi Anda untuk mengidentifikasi kemacetan atau area perbaikan.
4. Pertahankan jaminan kualitas yang kuat. Metode ketertelusuran yang efektif dengan analisis akar penyebab, koreksi penyebab masalah, tindak lanjut, dan perbaikan berkelanjutan sangat penting untuk memastikan kelancaran proses produksi JIT.
5. Pilih peralatan yang tepat (dan perangkat lunak). Saat memilih peralatan dan perangkat lunak untuk sistem JIT Anda, penting untuk memilih alat yang andal dan memiliki tingkat kerusakan yang rendah. Di sinilah pemecahan masalah Six Sigma dan analisis data berperan. Anda juga harus mempertimbangkan persyaratan pemeliharaan peralatan dan keseluruhan biaya kepemilikan.
6. Latih karyawan Anda. Pelatihan yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan Anda dapat beroperasi secara efektif di lingkungan JIT. Karyawan harus dilatih dengan baik tentang prinsip-prinsip JIT dan lean, dan mereka juga harus terbiasa dengan proses dan prosedur spesifik yang terkait dengan organisasi Anda.
7. Amankan rantai pasokan pabrik Anda. Untuk mempertahankan aliran inventaris yang berkelanjutan, penting untuk memiliki rantai pasokan yang aman dan andal. Anda dapat melakukannya dengan mengembangkan hubungan yang kuat dengan pemasok Anda dan bekerja untuk memastikan bahwa mereka dapat memenuhi permintaan Anda.

Contoh Inventaris JIT

Manufaktur otomotif, yang sering mengukur waktu TAKT hingga ke hal-hal kecil, adalah contoh utama bisnis yang berhasil menerapkan sistem JIT.

Untuk menjaga aliran inventaris yang berkelanjutan, pembuat mobil mengandalkan pemasok yang berlokasi di dekat pabrik mereka. Hal ini memungkinkan mereka menerima suku cadang dan komponen dengan cepat dan meminimalkan risiko gangguan produksi.

Salah satu contoh penting dari bisnis yang menggunakan JIT dalam prosesnya di Amerika Serikat adalah pabrik Hyundai di Montgomery, AL. Pabrik tersebut memproduksi kendaraan seperti sedan Elantra dan SUV Santa Fe dan Tucson. Untuk memastikan proses produksi yang lancar dan efisien, pabrik menggunakan sistem persediaan just-in-time.

Sistem ini memungkinkan pabrik menerima suku cadang dan komponen dengan cepat dan meminimalkan risiko gangguan produksi. Segala sesuatu mulai dari kontrol suhu hingga robotik canggih dikelola oleh para insinyur yang semuanya diarahkan untuk menjaga agar jalur tetap mengalir dan mengurangi limbah.

Pikiran terakhir

Tidak ada metodologi manajemen inventaris yang sempurna. Masing-masing memiliki kelemahan, risiko, dan keuntungan potensial. JIT adalah salah satu bentuk manajemen inventaris yang paling menantang namun berpotensi menguntungkan.

Ini dapat secara drastis mengurangi biaya penyimpanan inventaris Anda dan menghilangkan semua pemborosan dari organisasi Anda. Pada saat yang sama, bisnis tanpa pegangan yang kuat pada waktu tunggu mereka dapat mengalami stok pengaman dan, dengan demikian, pelanggan yang tidak bahagia.

Apa pun jalur manajemen inventaris yang Anda pilih, ada satu hal yang pasti: mencoba untuk tetap berada di atas pipa logistik Anda dengan spreadsheet (atau, lebih buruk lagi, di kepala Anda) adalah tugas yang bodoh.

Anda memerlukan alat seperti SkuVault untuk mengotomatiskan peringatan pemesanan ulang, melacak semua waktu tunggu, dan memperkirakan permintaan pembeli.

Untungnya, perangkat lunak manajemen inventaris SkuVault melakukan semua ini dan lebih banyak lagi. Untuk melihatnya beraksi, daftar demo melalui tautan di halaman ini.