Apa itu lead routing: Panduan utama untuk memimpin distribusi

Perutean prospek adalah bagian tak terpisahkan dari setiap strategi penjualan yang sukses. Ini adalah proses yang memastikan setiap prospek dicocokkan dengan perwakilan penjualan yang tepat, meningkatkan efisiensi, meningkatkan waktu respons, dan, pada akhirnya, mendorong konversi.

Dari memahami berbagai metode perutean prospek, hingga menerapkan praktik terbaik, dan mengatasi tantangan umum, kami telah membahas semuanya dalam artikel ini.

Tapi ingat, keajaiban yang sebenarnya terjadi saat Anda menerapkan pengetahuan ini. Di situlah NetHunt CRM berperan. Dengan fitur perutean (distribusi) prospek otomatisnya, NetHunt dapat membantu Anda mengotomatiskan dan mengoptimalkan proses perutean prospek, memastikan respons yang cepat dan sesuai untuk setiap prospek.

Jadi tanpa basa-basi lagi, mari mulai perjalanan Anda untuk memimpin perutean!

Apa itu perutean prospek?

Perutean prospek, juga dikenal sebagai penugasan prospek atau distribusi prospek, merupakan aspek penting dari setiap proses penjualan.

Ini melibatkan distribusi prospek yang masuk di antara perwakilan penjualan, memastikan bahwa orang yang paling cocok menangani setiap prospek. Proses ini bisa sesederhana menetapkan prospek secara merata di antara setiap manajer satu per satu, atau secanggih menggunakan sistem perutean prospek otomatis yang mempertimbangkan berbagai faktor seperti industri, wilayah, ukuran transaksi potensial, dan banyak lagi.

Berikut adalah beberapa cara yang berbeda untuk mengarahkan perutean biasanya ditangani…

• Distribusi round-robin adalah salah satu bentuk paling sederhana dari perutean prospek otomatis. Prospek didistribusikan secara merata di antara perwakilan penjualan secara bergilir.
• Distribusi geografis adalah metode di mana prospek ditetapkan berdasarkan lokasi fisik prospek.
• Distribusi khusus industri adalah saat prospek dirutekan berdasarkan industri tempat mereka berada.
• Distribusi berbasis skor prospek melibatkan penetapan prospek berdasarkan skor prospek mereka. Skor prospek adalah nilai numerik yang mewakili kemungkinan prospek untuk dikonversi menjadi pelanggan.
• Distribusi ukuran transaksi potensial adalah saat prospek ditetapkan berdasarkan potensi ukuran transaksi. Untuk meningkatkan peluang konversi, sebaiknya manajer dengan senioritas lebih tinggi bekerja dengan kesepakatan bernilai tinggi.
• Distribusi khusus produk atau layanan adalah saat prospek diarahkan berdasarkan produk atau layanan tertentu yang mereka minati.
• Distribusi berbasis aturan khusus melibatkan pembuatan aturan khusus untuk penugasan prospek. Aturan ini dapat didasarkan pada kombinasi berbagai faktor seperti sumber prospek, perilaku prospek, tingkat keterlibatan prospek, dll.
• Perutean prospek berdasarkan ketersediaan melibatkan penetapan prospek ke pengelola gratis berdasarkan siapa yang tersedia saat ini. Aturan ini sangat cocok untuk tim dengan aliran prospek atau permintaan yang tinggi, seperti tim dukungan pelanggan.

Dengan menerapkan praktik terbaik perutean prospek ini, Anda dapat menyempurnakan proses distribusi prospek, meningkatkan waktu respons, dan pada akhirnya meningkatkan rasio konversi Anda.

Ingat, kunci keberhasilan mengarahkan prospek adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara otomatisasi dan personalisasi. Dengan pendekatan yang tepat dan konten yang tepat, Anda dapat menjalin hubungan bisnis yang sukses dan menjaga kontak berkelanjutan dengan pelanggan baru dan yang sudah ada.

Manfaat perutean prospek: Mengapa perutean prospek penting untuk tim penjualan dan pemasaran?

Perutean prospek dapat menghasilkan transformasi mendalam pada cara Anda mengelola prospek. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari perutean prospek…

Meningkatkan waktu respons

Dalam dunia penjualan yang bergerak cepat, setiap detik berharga. Perutean prospek memungkinkan bisnis Anda merespons prospek dalam sekejap dengan menetapkan prospek secara otomatis dan berdasarkan kondisi yang telah ditentukan sebelumnya. Ini secara signifikan meningkatkan kemungkinan konversi.

Sebuah survei melaporkan bahwa merespons dalam satu menit dapat meningkatkan konversi prospek sebanyak 391%.

Dengan perutean prospek otomatis, Anda juga dapat menyiapkan pemberitahuan otomatis kepada manajer yang bertanggung jawab setelah mereka mendapatkan prospek baru untuk segera merespons. Itu kalau-kalau Anda belum mengotomatiskan kontak awal juga.

Mendorong pertumbuhan bisnis

Perutean prospek mendorong pertumbuhan bisnis dengan meningkatkan efisiensi penjualan secara drastis. Dengan merutekan prospek penting ke tenaga penjualan yang berpengalaman dan membiarkan prospek yang lebih dingin ke urutan otomatis, Anda akan memastikan bahwa semua prospek prioritas ditangani dengan paling efektif.

Meningkatkan organisasi pemimpin

Perutean prospek membuat prospek tetap teratur. Ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan dan menyortir prospek berdasarkan berbagai faktor, menjadikan seluruh proses penjualan lebih efisien. Ini berarti perwakilan penjualan Anda tahu apa yang akan mereka hadapi bahkan sebelum mereka membuka kartu pelanggan prospek.

Meningkatkan kinerja penjualan dan pemanfaatan sumber daya

Melalui perutean prospek, prospek selalu ditugaskan ke perwakilan penjualan yang memiliki keahlian yang dibutuhkan. Hal ini memastikan kesepakatan penting ditangani oleh staf penjualan berpengalaman yang terlibat dalam proses, tantangan, dan harapan pelanggan potensial, memastikan mereka menangani presentasi dan negosiasi secara profesional.

Memastikan akurasi data

Perutean prospek memungkinkan bisnis untuk mengumpulkan dan menganalisis data prospek dengan lebih akurat. Persona pembeli yang jelas dan kriteria kualifikasi prospek meningkatkan kecerdasan penjualan. Hal ini menyebabkan perwakilan penjualan Anda memiliki akses ke informasi akurat dan terkini yang membantu mereka menutup transaksi.

Baca lebih lanjut: 8 alasan mengapa data pelanggan Anda tidak bersih

7 aturan perutean prospek yang paling umum

1. Pimpin perutean berdasarkan lokasi

Aturan ini sangat efektif untuk tim penjualan yang menargetkan beberapa geografi dengan perwakilan khusus yang ditugaskan ke area tertentu.

Saat prospek masuk dari wilayah tertentu, prospek akan diteruskan ke orang yang bertanggung jawab atas wilayah tersebut. Misalnya, jika Anda adalah perusahaan perangkat lunak global, prospek dari Eropa akan ditugaskan ke tim penjualan Eropa Anda. Ini memastikan bahwa perwakilan Anda…

• Memahami pasar lokal
• Dapat memberikan pendekatan yang dipersonalisasi
• Pahami kebutuhan khusus wilayah tersebut

Namun, pendekatan ini dapat menyebabkan distribusi timbal yang tidak merata jika wilayah tertentu menghasilkan lebih banyak prospek daripada yang lain.

2. Memimpin perutean berdasarkan hierarki perusahaan

Perutean hierarki sering digunakan oleh tim penjualan yang menargetkan perusahaan tingkat perusahaan. Jika Anda memiliki prospek dari bisnis milik perusahaan induk yang sudah Anda tangani, perwakilan penjualan yang sama harus menangani kedua akun tersebut. Ini mempertahankan kontinuitas dan memanfaatkan hubungan yang ada.

Sisi negatifnya, metode ini dapat membatasi peluang tenaga penjualan lain untuk membangun hubungan dengan akun baru.

3. Pimpin perutean berdasarkan kasus penggunaan

Aturan ini mengarahkan prospek yang memenuhi syarat ke perwakilan yang ahli dalam kasus penggunaan khusus untuk produk tersebut. Misalnya, tim yang berbeda, seperti pemasaran dan akuntansi, dapat menggunakan produk Anda. Menugaskan prospek dari akuntansi ke perwakilan penjualan yang berspesialisasi dalam kasus penggunaan produk Anda yang melibatkan akuntansi. Ini memastikan bahwa…

• Prospek Anda ditangani oleh perwakilan yang memahami kebutuhan khusus mereka
• Pakar lapangan mengatasi tantangan
• Prospek menerima informasi yang paling relevan

Pendekatan ini mengharuskan perwakilan penjualan Anda memiliki pemahaman mendalam tentang berbagai industri, kasus penggunaan produk, dan persona pembeli yang mungkin memerlukan pelatihan ekstensif. Ini dapat menimbulkan biaya tambahan, tidak seperti aturan lain dalam daftar ini.

4. Pimpin perutean berdasarkan nilai kesepakatan

Prospek dirutekan berdasarkan potensi nilai kesepakatan. Prospek bernilai lebih tinggi ditugaskan ke perwakilan yang lebih berpengalaman, memaksimalkan kemampuan Anda untuk menutup pendapatan baru.

Misalnya, jika prospek menunjukkan bahwa mereka membutuhkan 100 kursi perangkat lunak Anda, mereka akan ditugaskan ke perwakilan berpengalaman yang ahli dalam menangani transaksi besar.

Selain itu, Anda dapat meninggalkan beberapa kesepakatan dengan nilai kesepakatan yang lebih rendah ke rangkaian email otomatis, serta prospek yang memiliki peluang tinggi untuk berkonversi sendiri.

Namun, aturan perutean prospek ini memiliki kelemahan negatif. Ini membatasi peluang perwakilan penjualan yang kurang berpengalaman untuk perbaikan. Karyawan yang terbatas mungkin memutuskan untuk keluar dari perusahaan Anda karena kurangnya motivasi.

5. Lead routing berdasarkan skor lead

Skor prospek adalah proses di mana prospek mendapatkan skor yang diberikan kepada mereka berdasarkan kriteria bisnis. Kriteria penilaian prospek yang populer meliputi…

• Lokasi geografis
• Sumber timah
• Ukuran perusahaan memimpin

Prospek dengan skor lebih tinggi mungkin dialihkan ke perwakilan yang lebih berpengalaman, sedangkan prospek dengan skor lebih rendah mungkin dialihkan ke perwakilan yang lebih baru.

Metode ini sangat bergantung pada keakuratan sistem penilaian prospek Anda. Jika sistem penilaian tidak akurat atau komprehensif, hal itu dapat menyebabkan perutean prospek yang tidak efektif.

6. Pimpin perutean berdasarkan ketersediaan

Aturan ini adalah tentang siapa yang tersedia.

Prospek diarahkan ke perwakilan berikutnya yang tersedia, memastikan waktu respons yang cepat. Aturan ini sederhana namun efektif, terutama untuk bisnis yang mengutamakan kecepatan untuk memimpin.

Pendekatan ini tidak mempertimbangkan keahlian atau keterampilan khusus perwakilan penjualan Anda, yang berpotensi memengaruhi kualitas penanganan prospek. Misalnya, jika perwakilan penjualan yang kurang berpengalaman mendapatkan penjualan kompleks yang ditugaskan kepada mereka, mereka cenderung memberikan layanan pelanggan yang lebih buruk daripada perwakilan yang lebih berpengalaman.

7. Memimpin perutean berdasarkan minat produk atau layanan

Aturan ini sangat berguna untuk bisnis dengan berbagai macam produk atau layanan.

Prospek dirutekan berdasarkan produk atau layanan tertentu yang mereka minati. Misalnya, jika prospek menunjukkan minat pada alat pemasaran email Anda, prospek tersebut harus dirutekan ke perwakilan yang berspesialisasi dalam produk tersebut. Ini memastikan bahwa…

• Perwakilan Anda dapat memberikan informasi terperinci dan relevan kepada prospek
• Prospek dicocokkan dengan pakar produk
• Informasi yang diberikan sejalan dengan minat prospek

Namun, pendekatan ini memerlukan pemahaman mendalam tentang berbagai produk atau layanan, yang mungkin memerlukan pelatihan ekstensif.

Praktik terbaik perutean prospek: Cara merutekan prospek secara efektif

Seperti di atas, tidak ada aturan perutean prospek yang sempurna. Cukup memilih satu dan berpegang teguh pada itu bukanlah pilihan terbaik.

Berikut adalah praktik terbaik perutean prospek, membantu merutekan prospek dengan lebih efektif sambil meminimalkan kelemahan perutean prospek.

1. Hanya tetapkan satu manajer per prospek

Menetapkan prospek baru ke satu perwakilan penjualan sangat disarankan. Menempatkan beberapa perwakilan penjualan untuk satu kesepakatan dapat mengakibatkan miskomunikasi, kebingungan umum, dan potensi perselisihan antara perwakilan penjualan.

Misalnya, saat prospek dari Inggris dibuat, prospek tidak boleh hanya ditetapkan ke tim di dalam wilayah Inggris, tetapi hanya ke salah satu anggota tim.

2. Pasangkan prospek dengan karyawan yang tepat

Setiap perwakilan penjualan memiliki kekuatan unik mereka sendiri.

Beberapa mungkin sangat berhasil dalam mengonversi prospek di industri tertentu, sementara yang lain mungkin memiliki kemampuan untuk menangani prospek dari jabatan pekerjaan tertentu. Dengan mengidentifikasi kekuatan ini dan mencocokkan prospek yang sesuai, Anda meningkatkan kemungkinan konversi dan meningkatkan pendapatan Anda.

Ingat, ini bukan hanya tentang industri dan jabatan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan…

• Performa perwakilan sebelumnya dengan petunjuk serupa
• Pengalaman perwakilan penjualan dengan tantangan yang dialami prospek
• Gaya komunikasi perwakilan penjualan dan keselarasannya dengan preferensi prospek
• Kemahiran teknis perwakilan penjualan jika prospek mengalami tantangan yang sangat teknis
• Pemahaman mereka tentang kebutuhan spesifik prospek

3. Buat prosedur penugasan ulang yang mendetail

Kadang-kadang, dalam dunia SaaS yang dinamis, perwakilan penjualan mungkin terlalu sibuk untuk mengurus prospek baru. Dalam hal ini, prospek baru harus dialihkan ke perwakilan penjualan yang memiliki lebih banyak waktu luang. Agar proses penugasan kembali menjadi adil, dan yang terpenting, efektif, proses tersebut harus seragam. Tentukan kriteria berikut…

• Berapa lama waktu yang dianggap "terlalu lama"?
• Bagaimana seharusnya prospek dipindahkan? Kepada perwakilan penjualan yang tersedia? Atau secara acak berdasarkan round-robin?

Patuhi kriteria ini untuk setiap prospek, memastikan pengalaman yang mulus.

4. Pastikan integrasi teknologi yang kuat

Di era digital saat ini, prospek dapat diambil dari banyak sumber dan dialihkan ke manajer dari salah satu sumber tersebut. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa alat lain yang Anda gunakan sehari-hari untuk penjualan dapat berinteraksi satu sama lain dan menciptakan pengalaman penjualan yang lancar. Ini dapat dicapai dengan mengintegrasikan tumpukan teknologi Anda (seperti dialer VoIP, media sosial, dan messenger) dengan sistem CRM.

Mengenai perutean prospek, strategi komunikasi omnichannel berarti mampu…

• Menerima petunjuk dari berbagai sumber
• Integrasikan data mereka ke dalam sistem teknologi Anda
• Standarisasi data sesuai dengan aturan organisasi Anda
• Distribusikan prospek dari berbagai sumber secara otomatis

5. Hindari informasi yang berlebihan

Meskipun memberikan informasi yang cukup kepada perwakilan penjualan Anda untuk menangani prospek secara efektif itu penting, ada garis tipis antara membantu dan membuat mereka kewalahan.

Memberikan detail yang tidak penting dapat menyebabkan perwakilan penjualan memilih-milih prospek dan mengabaikan yang lain, menurunkan tingkat konversi, dan memengaruhi penjualan dalam jangka panjang.

Untuk menghindari hal ini, sebaiknya lakukan pengujian varians rasio konversi secara rutin untuk memastikan bahwa pilihan yang salah tidak memengaruhi rasio konversi Anda secara negatif. Pengujian varians tingkat konversi biasanya berupa langkah-langkah berikut…

1. Tentukan dengan jelas tindakan apa yang merupakan konversi.
2. Bagi audiens Anda menjadi kelompok kontrol dan uji.
3. Kembangkan berbagai versi situs web atau kampanye Anda.
4. Siapkan mekanisme pelacakan untuk mengumpulkan data tentang interaksi dan konversi pengguna.
5. Izinkan pengujian berjalan selama jangka waktu yang telah ditentukan atau hingga Anda mengumpulkan cukup data.
6. Bandingkan rasio konversi di seluruh grup menggunakan analisis statistik.
7. Tentukan dampak variasi yang diuji pada rasio konversi.
8. Jika variasi berperforma jauh lebih baik, jadikan itu sebagai pilihan default.

Cara mengotomatiskan distribusi prospek di NetHunt CRM

Membuat alur kerja distribusi prospek otomatis dengan bantuan NetHunt CRM sangatlah mudah. Yang perlu Anda lakukan hanyalah…

1. Buat alur kerja baru di tab "Alur Kerja". Pilih pemicu awal Anda; pemicu awal dapat didasarkan pada salah satu bidang di kartu yang sedang diperbarui, pada tag yang ditambahkan, atau hanya pada pembuatan prospek.
2. Pilih tindakan "Perbarui bidang" di alur kerja, dan konfigurasikan pengaturan Anda untuk mengubah bidang "Pengelola" menjadi "Ganti dengan salah satu".
3. Tambahkan semua tenaga penjualan Anda ke daftar tenaga penjualan yang mungkin ditugaskan oleh prospek.
4. Alur kerja sekarang akan mendistribusikan prospek tersebut di antara perwakilan penjualan tersebut berdasarkan sistem round-robin.

Untuk merutekan prospek berdasarkan kriteria, bukan hanya sistem round-robin run-of-the-mill Anda, Anda dapat menggunakan variabel "filter" dalam alur kerja Anda. Dengan NetHunt CRM, Anda dapat memfilter prospek berdasarkan data dari bidang apa pun di kartu pelanggan. Berarti Anda dapat dengan mudah mengurutkan prospek berdasarkan lokasi, industri, jabatan, dan kriteria lain yang mungkin Anda inginkan. Dengan bantuan variabel "filter" dalam alur kerja, Anda dapat menetapkan prospek berdasarkan filter tersebut, memungkinkan Anda menetapkan prospek berdasarkan aturan perutean prospek kustom Anda sendiri.

Misalnya, setelah prospek dibuat dan bidang "Industri" disetel ke "Kedokteran", prospek hanya didistribusikan di antara perwakilan penjualan yang berspesialisasi dalam penjualan ke klien medis.

Seperti inilah alur kerjanya…

Perutean prospek adalah bagian tak terpisahkan dari setiap strategi penjualan yang sukses. Ini adalah proses yang memastikan setiap prospek dicocokkan dengan perwakilan penjualan yang tepat, meningkatkan efisiensi, meningkatkan waktu respons, dan pada akhirnya, mendorong konversi. Dari memahami berbagai metode perutean prospek, hingga menerapkan praktik terbaik, dan mengatasi tantangan umum, kami telah membahas semuanya dalam panduan utama ini.

Keajaiban nyata terjadi ketika Anda menerapkan pengetahuan ini. Di situlah NetHunt CRM masuk. Dengan fitur perutean prospek otomatisnya, ini dapat membantu Anda mengotomatiskan dan mengoptimalkan proses perutean prospek Anda, memastikan tidak ada prospek yang lolos.

Jadi, apakah Anda siap untuk membawa proses penjualan Anda ke level selanjutnya? Apakah Anda siap mengubah prospek Anda menjadi pelanggan setia? Maka saatnya untuk memulai uji coba gratis Anda dengan NetHunt CRM.

Mari mulai mengubah proses perutean prospek Anda bersama-sama. Mulai uji coba gratis Anda hari ini!