Bagaimana Menggunakan Pelajaran yang Dipetik Secara Efektif untuk Menghindari Kegagalan Proyek

Setiap proyek adalah pengalaman belajar. Kegagalan mengingatkan kita untuk tidak melakukan kesalahan yang sama lagi. Keberhasilan memandu kami untuk secara efektif menavigasi proyek kami saat ini dan masa depan. Proses yang tepat untuk menangkap kegagalan, kemenangan, dan area untuk perbaikan ini diperlukan untuk manajemen proyek yang sukses. Inilah yang dilakukan oleh metode pembelajaran proyek.

Dalam posting ini, kita akan mengeksplorasi bagaimana menghindari kegagalan proyek secara efektif menggunakan pelajaran yang didapat. Template yang disediakan di seluruh posting dapat diedit secara online. Gunakan mereka untuk melanjutkan tugas Anda.

Apa Pelajaran Proyek yang Dipetik?

Pelajaran yang dipetik adalah pengalaman kunci – baik positif maupun negatif – yang dikumpulkan sepanjang siklus hidup proyek serta pada kesimpulannya. Berkaca pada pengetahuan dan pemahaman ini, Anda dapat mengubah apa yang telah dipelajari menjadi tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan sistem dan proses saat ini dan mengamankan keberhasilan proyek masa depan.

Untuk beberapa organisasi, pembelajaran dalam manajemen proyek adalah proses informal di mana mereka mendiskusikan dan mendokumentasikan pengalaman proyek selama fase penutupan. Organisasi lain melakukan sesi pembelajaran di akhir setiap fase proyek. Manajer proyek, anggota tim proyek, serta pemimpin tim dapat berpartisipasi dalam sesi pembelajaran untuk meninjau laporan dan membuat keputusan tentang cara mengubah wawasan yang diperoleh menjadi tindakan.

Sesi pembelajaran dapat dilakukan pada fase proyek yang berbeda berdasarkan kompleksitasnya; pada akhir setiap fase, pada akhir proyek, atau secara real-time saat itu terjadi.

Mengapa pelajaran yang dipetik harus menjadi bagian integral dari manajemen proyek

Memiliki pelajaran yang dipetik didokumentasikan dan dibagikan ke seluruh organisasi membantu menghindari dan mengurangi kemungkinan kegagalan. Ini juga membantu menciptakan praktik terbaik yang dapat dimasukkan ke dalam upaya di masa depan.

Melakukan sesi pembelajaran juga membantu membangun kepercayaan di antara anggota tim; memungkinkan mereka untuk berbagi perspektif mereka sendiri tentang apa yang benar dan salah selama proyek akan membuat mereka merasa lebih terlibat dan mendorong mereka untuk lebih mendukung proses manajemen proyek.

Pada akhirnya, pelajaran yang dipetik dapat memiliki dampak nyata pada proses perusahaan dan cara tim beroperasi.

Proses pelajaran yang dipetik

Proses pelajaran yang dipelajari mencakup lima langkah. Mereka ditujukan untuk mengumpulkan pelajaran penting yang dipetik selama proyek dari para peserta pertemuan, dan untuk menentukan bagaimana menerapkan pengetahuan itu dengan sukses untuk mencapai hasil yang lebih baik dengan proyek-proyek masa depan. Langkah-langkahnya adalah,

Langkah 1: Identifikasi pelajaran yang didapat

Mulailah dengan merevisi apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak berjalan dengan baik selama proyek yang baru saja Anda selesaikan dan apa yang perlu ditingkatkan. Ini harus dilakukan selama sesi pembelajaran yang diikuti oleh pemangku kepentingan utama proyek.

• Dalam persiapan sesi, fasilitator harus mengirimkan survei kepada peserta. Ini harus mencakup pertanyaan spesifik yang terkait dengan berbagai aspek proyek (yaitu manajemen proyek, sumber daya, komunikasi, persyaratan, dll.). Sama pentingnya adalah untuk mendapatkan umpan balik mereka tentang apa yang berhasil, apa yang tidak berhasil, dan apa yang harus diperbaiki di dalamnya. Menjawab survei tidak hanya akan membantu peserta mempersiapkan diri dengan lebih baik untuk sesi tersebut, tetapi jawaban itu sendiri akan membantu memandu diskusi di antara mereka.
• Meringkas hasil survei dan menganalisisnya bersama dengan laporan utama lainnya selama sesi untuk mengidentifikasi kegagalan dan kemenangan proyek. Rekomendasi untuk perbaikan proyek di masa depan harus dilihat pada akhirnya.

Anda dapat menggunakan bagan serupa seperti di bawah ini untuk mencatat umpan balik dan poin-poin penting yang didiskusikan selama sesi.

Langkah 2: Dokumentasikan pelajaran yang didapat

Langkah proses selanjutnya adalah mendokumentasikan hasil dengan laporan terperinci. Ini harus mencakup umpan balik peserta tentang kekuatan dan kelemahan proyek dan rekomendasi untuk perbaikan.

Setelah laporan selesai, bagikan dengan pemangku kepentingan proyek internal dan eksternal yang relevan. Meskipun Anda dapat membuat ikhtisar laporan terperinci untuk kepemimpinan, laporan ekstensif dapat dikirim sebagai lampiran untuk referensi lebih lanjut.

Langkah 3: Analisis pelajaran yang didapat

Selama fase proses ini, analisis dan atur pelajaran yang didapat untuk menentukan bagaimana menerapkannya. Pelatihan yang diperlukan untuk karyawan dan peningkatan proses manajemen proyek kemudian diputuskan.

Sebagai langkah selanjutnya, Anda dapat membuat rencana tindakan yang menguraikan langkah-langkah yang diperlukan, pihak/departemen yang bertanggung jawab, sumber daya, dan garis waktu.

Langkah 4: Arsipkan pelajaran yang didapat

Simpan semua dokumen pelajaran yang didapat di lokasi yang mudah diakses, seperti di drive bersama (yaitu Google Drive), membuatnya tersedia untuk tim proyek serta tim lain dalam organisasi dan pemangku kepentingan.

Langkah 5: Ambil kembali pelajaran yang didapat

Lihat dokumen pembelajaran untuk meningkatkan proses proyek saat ini. Optimalkan pengambilan dokumen ini dengan membuat folder untuk setiap jenis proyek dan mengaturnya dengan benar menurut tanggal atau nama proyek. Jika alat yang Anda gunakan untuk menyimpan laporan menawarkan kemampuan pencarian kata kunci, akan lebih mudah bagi siapa saja untuk mengambilnya kembali.

Bagaimana Menghindari Kegagalan Proyek dengan Pelajaran

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda masukkan ke dalam proses pembelajaran proyek Anda untuk memastikan keberhasilan proyek.

Sering melakukan sesi pelajaran yang dipetik

Banyak hal yang bisa salah atau benar dalam sebuah proyek, terutama jika itu adalah inisiatif kompleks yang besar. Oleh karena itu, akan lebih baik untuk mencatat informasi kunci lebih cepat daripada menunggu sampai akhir proyek. Seiring berjalannya waktu, Anda mungkin gagal mempertahankan wawasan utama atau jika tidak berhasil, informasi mungkin sengaja diperiksa.

Memiliki proses standar dan seperangkat alat

Banyak organisasi sering gagal menangkap pelajaran yang didapat selama proyek karena mereka tidak memiliki proses yang pasti.

Serangkaian langkah yang tepat membuatnya tampak lebih diperlukan dan dapat membantu tim untuk jatuh ke dalam rutinitas merekam pelajaran yang didapat selama proyek. Demikian pula, memiliki seperangkat alat yang telah ditentukan sebelumnya untuk digunakan untuk mengumpulkan informasi, menyimpan laporan dan dokumen, dan membagikannya ke seluruh organisasi, akan lebih membantu merampingkan proses.

Manfaatkan pelajaran yang didapat selama perencanaan risiko

Selama penilaian risiko proyek baru, lihat laporan pelajaran sebelumnya dari proyek yang relevan untuk mengidentifikasi potensi risiko dengan mudah. Selanjutnya, Anda dapat melanjutkan ke pengembangan strategi mitigasi.

Miliki tim yang bisa dipetik pelajaran

Anda dapat menerapkan metode pembelajaran – atau secara aktif merekam pengalaman, wawasan, dan kesan secara real-time – di seluruh proyek. Perjelas bagaimana Anda akan menerapkan metode dan pilih tim untuk ambil bagian dan mengambil peran aktif.

Praktik terbaik adalah mengikutsertakan anggota dari berbagai bidang proyek untuk mengumpulkan perspektif yang beragam. Pertahankan jumlah anggota tim antara 3 hingga 10.

Memelihara buku catatan pengalaman proyek semacam itu akan membantu menjalankan sesi pembelajaran yang lebih efektif.

Bagaimana Anda Menggunakan Pelajaran yang Dipetik dalam Manajemen Proyek?

Kami telah mendefinisikan apa pelajaran yang dipetik dalam manajemen proyek, proses pelajaran, dan bagaimana menerapkan metode secara efektif untuk menghindari kegagalan proyek bersama dengan template yang berguna dalam posting ini.

Pastikan bahwa menangkap, menganalisis, dan belajar dari pelajaran adalah bagian dari setiap proyek yang Anda lakukan. Sama pentingnya adalah merencanakan rangkaian langkah berikutnya untuk menerapkan pelajaran yang dipetik secara efektif. Upaya berkelanjutan ini akan membantu menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan dalam organisasi Anda.