4 Pelajaran nyata mengenai kepatuhan dan kesetaraan hibah bagi pemberi hibah pemerintah

Pembaruan pedoman Kantor Manajemen dan Anggaran (OMB) terkini menjelaskan dengan jelas: keadilan kini menjadi prioritas utama.

Tidak ada satu pun pilihan bagi pemberi hibah pemerintah yang ingin tetap patuh dan meningkatkan kesetaraan. Namun hal ini dimulai dengan pengalaman positif sebagai warga negara.

Jika Anda mencari contoh nyata tentang arti memformalkan komitmen terhadap pengalaman warga negara yang positif, ada banyak hal yang bisa dipelajari dari komunitas adat.

Tidak peduli siapa yang Anda layani, negara-negara suku memberikan pelajaran penting tentang bagaimana bersikap adil selama proses pemberian hibah, dan mereka menunjukkan apa yang dipertaruhkan jika Anda melakukan kesalahan.

Proses hibah yang memberatkan tidak bisa adil

Setiap hambatan tambahan yang tidak diperlukan dalam proses permohonan hibah akan meningkatkan kesenjangan antara masyarakat yang memiliki sumber daya yang baik dan masyarakat yang kekurangan sumber daya. Untuk mengatasi hambatan ini, Anda perlu memahami pengalaman lamaran dari sudut pandang pelamar.

Proses-proses yang memberatkan ini terutama terlihat dalam proses permohonan yang dilalui banyak negara Suku untuk mengakses pendanaan federal. Penerapannya sendiri bisa sangat sulit bagi Suku yang tidak memiliki kapasitas staf untuk mendedikasikan seseorang pada pekerjaan tersebut.

Selama proyek penelitian OMB, salah satu anggota Tribal menggambarkan pengalaman mereka: “[Proses lamarannya] menyiksa. Ada begitu banyak pertanyaan yang mubazir, beberapa di antaranya seperti 'mengapa hal itu penting?' Hal ini membuat Anda bingung selama berhari-hari dan tidak jelas apa yang ingin diketahui pemerintah.”

Suku yang kekurangan sumber daya cenderung kurang berhasil mendapatkan pendanaan dibandingkan Suku yang dapat mempekerjakan tenaga profesional untuk membantu. “Anda akan melihat bahwa suku-suku terkaya [yang berhasil mendapatkan hibah] karena mereka mampu membayar penulis hibah. Suku yang memiliki kapasitas lebih rendah tidak memiliki sumber daya untuk mempekerjakan ahli,” jelas salah satu anggota Suku kepada peneliti OMB.

Di luar tahap pendaftaran dan pemberian penghargaan, pembatasan tarif biaya administratif atau tidak langsung merugikan masyarakat yang mempunyai kapasitas rendah. Suku yang lebih kecil tidak memiliki kemampuan untuk membagi biaya ke berbagai proyek atau departemen seperti yang mungkin dilakukan oleh Suku yang lebih besar.

Dalam laporan GAO tentang upaya untuk meningkatkan akses internet berkecepatan tinggi di wilayah Tribal, salah satu seruannya adalah Mississippi Choctaw yang mempekerjakan penulis hibah penuh waktu untuk mengelola aplikasi E-rate mereka ketika mereka mengalami kesulitan dalam mengajukan permohonan sendiri.

Laporan tersebut menggali mengapa hal ini merupakan masalah kesetaraan: “Konsultan menegaskan bahwa terdapat kurva pembelajaran yang curam dalam proses tersebut dan tidak semua Suku memiliki uang atau waktu untuk membuat anggotanya mengatasi kurva pembelajaran tersebut sambil memenuhi tanggung jawab Suku lainnya.” Untungnya, pembaruan Uniform Guidance terbaru meningkatkan tunjangan biaya tidak langsung untuk memperhitungkan pengeluaran seperti ini.

Kesimpulan : Para pemberi hibah dari pemerintah harus menyadari bagaimana proses yang mereka lakukan dapat melanggengkan kesenjangan. Peran Anda sebagai pemberi hibah pemerintah adalah meluangkan waktu untuk memahami perspektif masyarakat yang Anda layani dan mengambil langkah-langkah untuk mengurangi beban mereka.

Kepercayaan harus menjadi tujuan yang jelas

Setiap langkah dalam proses pemberian hibah membentuk hubungan yang dikembangkan anggota masyarakat dengan lembaga-lembaga publik. Tanpa menetapkan tujuan yang jelas—dan menindaklanjutinya—proses hibah dapat mengabaikan nilai-nilai masyarakat, keyakinan budaya, dan pengalaman sehari-hari. Ketika hal ini terjadi, masyarakat seringkali kehilangan keyakinan dan kepercayaan terhadap program yang dimaksudkan untuk memberikan dukungan.

Untuk membangun kepercayaan, pemberi hibah harus mencari masukan dari anggota masyarakat dan membangun program secara kolaboratif. Rencana aksi Penguatan Konsultasi Suku dan Hubungan Antar Bangsa dari Dinas Kehutanan AS memberikan contoh bagus tentang bagaimana sebuah lembaga meresmikan komitmennya dalam membangun kepercayaan.

Khususnya, rencana tersebut menjelaskan secara spesifik tentang apa yang akan dilakukan untuk memperkuat hubungan dan seperti apa jangka waktunya. Hal ini mencakup rincian seperti “Dinas Kehutanan akan menetapkan prosedur untuk menanggapi pertanyaan dari Suku, melalui pengelolaan kotak masuk email konsultasi di [email protected].” Tingkat kekhususan tersebut sangat penting.

Ketika komitmen terhadap kepercayaan tidak jelas, Anda akan mendapatkan program yang tidak menepati janji—atau lebih buruk lagi—program tersebut justru melanggar janji.

Tanggung Jawab Federal Indian Trust didirikan pada tahun 1942. Tanggung jawab ini menjabarkan kewajiban pemerintah Federal untuk bertindak dengan tanggung jawab dan kepercayaan terhadap Suku Asli. Hal ini terjadi pada era yang sama ketika anak-anak Pribumi diusir dari rumah mereka dan dikirim ke sekolah berasrama yang dikelola pemerintah federal, sebuah program rasis yang menghancurkan komunitas. Kesenjangan antara etos kepercayaan dan kebijakan aktual yang diambil menunjukkan besarnya risiko untuk mengaitkan program secara jelas dan eksplisit pada tujuan yang menyeluruh.

Kesimpulan: Para pemberi hibah dari pemerintah di semua tingkatan harus memprioritaskan pembangunan hubungan dengan komunitas tempat mereka bekerja dan menjelaskan secara spesifik seperti apa praktiknya. Menetapkan tujuan saja tidak cukup, Anda harus membuat rencana – dengan spesifik – untuk menindaklanjutinya.

Para pemberi hibah perlu membantu menutup kesenjangan pendanaan

Jika dana yang tersedia tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan mereka yang memenuhi syarat untuk mengikuti suatu program, masyarakat pasti akan terpinggirkan, dan hasilnya akan menjadi tidak adil. Tanggung jawab ada pada pemberi hibah untuk membantu menutup kesenjangan pendanaan.

Program Konektivitas Broadband Suku adalah contoh bagus tentang bagaimana program yang mempunyai niat baik bisa saja gagal. Administrasi Telekomunikasi dan Informasi Nasional (NTIA) Departemen Perdagangan AS mengalokasikan dana hibah sebesar $980 juta sebagai bagian dari program ini. Namun, NTIA menerima permintaan aplikasi dengan total kebutuhan lebih dari $5 miliar. Jadi, pada dasarnya, kurang dari 20% proyek yang didanai. Dan dalam persaingan mendapatkan dana, Suku yang memiliki sumber daya yang baik cenderung menang.

Jika pemberi hibah menghadapi kesenjangan pendanaan, mereka harus mencari cara untuk membantu. Meskipun mereka mungkin tidak dapat melakukan restrukturisasi anggaran sendiri, mereka dapat mengadvokasi lebih banyak pendanaan dari badan legislatif atau program federal. Carilah cara untuk menjadi advokasi bagi komunitas yang membutuhkan lebih banyak dukungan.

Bagi komunitas Pribumi, terdapat seluruh jaringan hibah federal, negara bagian, lokal, dan Suku yang mungkin memenuhi syarat untuk mereka. Jika ada kesenjangan antara pendanaan dan kebutuhan program Anda, lakukan upaya untuk menghubungkan anggota masyarakat dengan peluang pendanaan lain yang mungkin memenuhi syarat bagi mereka. Jadilah narasumber bagi mereka semaksimal mungkin dalam membantu mencari dan mengajukan pendanaan tambahan.

Jika Anda mengantisipasi kesenjangan pendanaan yang besar, ada baiknya Anda mempersempit fokus program Anda sehingga semua pelamar yang memenuhi syarat menerima dana yang mereka butuhkan. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk bersikap lebih adil dan mencegah masyarakat meluangkan waktu untuk mengajukan permohonan pendanaan namun ditolak.

Kesimpulan: Meskipun kesenjangan pendanaan kemungkinan besar akan selalu menjadi bagian dari pemberian hibah pemerintah, masyarakat tidak harus menanggung beban kekurangan tersebut sendirian. Para pemberi hibah harus melakukan apa yang mereka bisa untuk mengurangi beban tersebut.

Standarisasi formulir dan pelaporan untuk meringankan beban

Karena program hibah pemerintah cenderung tertutup, persyaratan permohonan dan pelaporan bisa sangat bervariasi. Bagi masyarakat yang mencari pendanaan dari berbagai sumber, variasi yang ada dapat menyebabkan kebingungan dan duplikasi pekerjaan.

Salah satu petugas hibah federal dan penghubung Suku menggambarkan berbagai lapisan variasi dalam proses pendanaan: “Entitas non-Federal sering kali diminta untuk menyiapkan formulir khusus lembaga… jadwal, dokumen alur kerja, anggaran, model logika, dan abstrak semuanya berbeda-beda secara tidak perlu.”

Pembaruan Panduan Seragam OMB yang baru menambahkan persyaratan yang menstandardisasi pelaporan keuangan. Pemberi hibah tidak dapat meminta informasi keuangan tambahan di luar persyaratan data standar. Menurut David Clark, OMB juga mempertimbangkan untuk mewajibkan pelaporan terprogram yang terstandarisasi. Namun, pada akhirnya mereka membatalkan gagasan tersebut karena para pemberi hibah merasa bahwa banyaknya program membuat hal tersebut menjadi terlalu sulit.

Kesimpulan: Meskipun Anda tidak diharuskan untuk menstandardisasi persyaratan pelaporan terprogram, upaya untuk melakukan standardisasi dapat membantu meringankan beban penerima hibah. Cari cara untuk menyelaraskan kebutuhan Anda dengan program hibah pemerintah lainnya. Dan sebisa mungkin menjadi pendukung standardisasi lintas departemen dan lembaga.

Teknologi juga dapat membantu Anda menciptakan pengalaman pelamar yang lebih seragam di seluruh program. Jika beberapa lembaga dan departemen menggunakan perangkat lunak pengelolaan hibah yang sama, penerima hibah tidak perlu mempelajari platform dan alur kerja baru setiap kali mereka mengajukan permohonan pendanaan.

Pilih perangkat lunak manajemen hibah yang tepat untuk pengalaman warga negara yang positif

Saat ini, menciptakan pengalaman warga negara yang positif tidak lagi menjadi pertimbangan yang terpisah dari kepatuhan. Mereka saling terkait erat dibandingkan sebelumnya.

Saat Anda membangun strategi dan infrastruktur, pilihlah perangkat lunak pemberian hibah pemerintah yang dirancang agar adil. Dan saat Anda melangkah maju, carilah masukan dari konstituen untuk mengetahui bagaimana rasanya dari sudut pandang mereka. Itulah sumber kebenaran tertinggi.