Audit logistik: Apa itu dan mengapa Anda memerlukannya?

Logistik adalah bagian penting dari industri e-commerce, oleh karena itu penting untuk mengevaluasi semua bagian yang bergerak untuk memastikan proses Anda seefisien dan seefektif mungkin dari segi biaya. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan melakukan audit logistik. Dengan mengevaluasi fasilitas secara rutin, efisiensi pengendalian stok, dan optimalisasi rute transportasi, Anda dapat mengidentifikasi berbagai cara untuk meningkatkan logistik yang dapat menguntungkan bisnis dan pelanggan Anda.

Dalam artikel ini kami akan menguraikan semua yang perlu Anda ketahui tentang melakukan audit logistik — apa itu audit logistik, mengapa Anda memerlukannya, dan bagaimana cara melaksanakannya.

Apa itu audit logistik?

Audit logistik adalah evaluasi internal terhadap proses logistik perusahaan. Ini dirancang untuk mengidentifikasi kekurangan, masalah, dan peluang penghematan biaya. Kadang-kadang juga disebut sebagai audit rantai pasokan. Audit tersebut mengkaji rute transportasi, manajemen inventaris, efisiensi gudang, pemrosesan pesanan, manajemen risiko, teknologi dan berbagai proses lain yang terkait dengan logistik dan rantai pasokan.

Dengan mengoptimalkan area-area ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi rantai pasokan, mengurangi biaya, kualitas layanan yang lebih baik, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Selain itu, audit logistik semakin mempertimbangkan kelestarian lingkungan, yang bertujuan untuk mengurangi dampak lingkungan dari operasi logistik. Tujuan akhir dari audit rantai pasokan adalah untuk meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi di pasar.

Mengapa Anda harus melakukan audit logistik?

Seperti disebutkan, alasan utama melakukan audit logistik adalah untuk memberi Anda keunggulan dibandingkan pesaing Anda, namun hal ini dapat memberikan sejumlah hasil penting lainnya. Banyak manfaat menjalankan audit logistik meliputi:

Manajemen biaya

Audit membantu bisnis online menemukan inefisiensi dan peluang penghematan biaya dalam rantai pasokan yang dapat menghasilkan penghematan besar dalam transportasi, inventaris, dan operasi logistik secara keseluruhan. Peluang penghematan biaya mencakup evaluasi ulang kontrak operator, konsolidasi pengiriman, pembaruan teknologi, optimalisasi ruang penyimpanan, dll. Menghilangkan pemborosan dan inefisiensi mendorong operasi yang lebih ramping dan tangkas yang akan mengurangi biaya overhead seiring berjalannya waktu.

Peningkatan Efisiensi

Menyederhanakan proses, mengoptimalkan rute transportasi, dan meningkatkan manajemen inventaris dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan layanan pelanggan. Hal ini juga dapat menghilangkan proses yang berlebihan atau lambat dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya seperti tenaga kerja, peralatan, dan fasilitas penyimpanan.

Peningkatan hubungan pelanggan dan pemasok

Dengan mengidentifikasi inefisiensi logistik, Anda dapat meningkatkan pengiriman tepat waktu, keakuratan pesanan, dan cara merespons permintaan pelanggan yang akan mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan secara keseluruhan. Audit logistik juga dapat memberikan strategi untuk membangun hubungan yang lebih kuat dengan pemasok sehingga dapat menghasilkan harga, kualitas, dan keandalan rantai pasokan yang lebih baik.

Kepatuhan terhadap peraturan

Audit dapat membantu memastikan Anda dan pemasok Anda mengikuti peraturan baru atau yang diperbarui dalam transportasi atau perdagangan untuk menghindari penalti atau gangguan pada rantai pasokan Anda sekaligus menjaga reputasi yang baik di pasar. Hal ini sangat penting khususnya untuk dampak terhadap lingkungan, karena audit logistik modern cenderung banyak berfokus pada keberlanjutan. Selain itu, audit menciptakan budaya akuntabilitas dan transparansi dalam organisasi yang dapat mendorong praktik manajemen rantai pasokan yang bertanggung jawab dan efisien.

Inisiatif keberlanjutan

Audit logistik dapat membantu bisnis e-commerce mengidentifikasi cara untuk mengurangi jejak karbon mereka dan menyelaraskannya dengan tujuan tanggung jawab sosial perusahaan. Sekitar sepertiga konsumen akan membelanjakan 24% lebih banyak pada produk yang diklaim berkelanjutan, sehingga audit adalah cara yang baik untuk mengidentifikasi cara yang berarti dalam menerapkan logistik berkelanjutan.

Peningkatan teknologi

Operasi logistik modern sangat bergantung pada teknologi — pelacakan real-time, robot, API, otomatisasi, dll. Audit dapat merekomendasikan peningkatan teknologi dan perangkat lunak untuk meningkatkan visibilitas data, otomatisasi, dan visibilitas rantai pasokan secara keseluruhan.

Mitigasi risiko

Mengidentifikasi kerentanan dan risiko dalam rantai pasokan memungkinkan organisasi menerapkan strategi mitigasi risiko, memastikan kelangsungan bisnis selama gangguan.

Pengambilan keputusan dan strategi berdasarkan data

Audit memberikan data dan wawasan berharga yang dapat menginformasikan keputusan strategis dan perbaikan berkelanjutan dalam manajemen rantai pasokan. Hasil dari audit logistik dapat membantu organisasi mengembangkan rencana strategis jangka panjang untuk terus mengoptimalkan rantai pasokan mereka dan tetap kompetitif.

Jenis audit logistik

Ada dua jenis audit logistik; audit logistik eksternal atau audit logistik internal. Keduanya fokus pada bidang manajemen logistik yang berbeda.

• Audit logistik internal membantu bisnis menilai kesehatan dan kualitas proses dan sistem rantai pasokan internal mereka. Ini termasuk data teknis, personel, fasilitas, dll.
• Audit logistik eksternal membantu bisnis online mengidentifikasi area risiko potensial, menerapkan jaminan kualitas di lokasi, dan meningkatkan komunikasi pemasok. Logistik eksternal mencakup penyimpanan, pengangkutan, dan pengiriman barang ke tujuan akhir.

Meskipun beberapa bisnis memiliki kendali penuh atas rantai pasokan mereka, banyak yang memilih layanan 3PL atau menggunakan pusat pemenuhan yang mengelola penyimpanan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman atas nama mereka. Akibatnya, bisnis online hanya dapat mengontrol dan mengaudit proses logistik dalam lingkup dan pengaruhnya.

Audit juga dapat dilakukan di bidang logistik tertentu, seperti audit pengiriman, audit kontrak, audit inventaris, atau audit kepatuhan tempat kerja. Audit ini akan fokus pada area spesifik yang ingin dinilai oleh bisnis dan memberikan rekomendasi perbaikan.

Apa karakteristik audit logistik?

Idealnya, audit logistik harus diselesaikan setiap tahun agar selalu mengikuti perkembangan teknologi dan proses terkini di industri yang bergerak cepat ini. Idealnya, evaluasi ini harus diselesaikan oleh individu yang tidak memihak atau perusahaan pihak ketiga untuk memastikan evaluasi yang obyektif. Audit biasanya terdiri dari hal-hal berikut:

• Pemeriksaan proses logistik yang komprehensif: Audit logistik melibatkan penilaian menyeluruh dan terperinci terhadap keseluruhan rantai pasokan dan operasi logistik suatu organisasi yang mencakup berbagai proses.
• Berbasis data: Audit mengandalkan data, metrik, dan KPI (indikator kinerja utama) untuk menilai kinerja dan efisiensi proses logistik dan rantai pasokan.
• Pendekatan yang dapat disesuaikan: Audit logistik disesuaikan dengan kebutuhan dan tantangan spesifik suatu bisnis dan mempertimbangkan industri, ukuran, dan karakteristik unik organisasi.
• Multidisiplin: Audit sering kali melibatkan pakar dari berbagai bidang; termasuk manajemen logistik, transportasi, pengadaan, teknologi, kepatuhan, dan keberlanjutan. Semua pemangku kepentingan ini perlu mengatasi aspek-aspek relevan dari peran mereka dalam rantai pasokan.
• Mengidentifikasi kelemahan dan peluang: Tujuan utama dari audit logistik adalah untuk mengidentifikasi inefisiensi dalam rantai pasokan, serta peluang untuk perbaikan dan optimalisasi biaya. Audit ini juga akan memberikan rekomendasi dan langkah selanjutnya yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan operasi rantai pasokan.
• Kepatuhan dan manajemen risiko: Audit logistik menangani kepatuhan terhadap peraturan dan manajemen risiko, memastikan bahwa organisasi mematuhi undang-undang yang berlaku dan memiliki rencana darurat jika terjadi gangguan.
• Peningkatan keberlanjutan: Keberlanjutan penting bagi konsumen, sehingga dampak lingkungan dari operasi adalah sesuatu yang dapat dinilai dalam audit. Tujuannya adalah untuk menyoroti bidang-bidang di mana jejak karbon dapat dikurangi dan selaras dengan tujuan keberlanjutan. Audit juga menumbuhkan budaya transparansi.
• Perbaikan berkelanjutan: Audit logistik bukanlah peristiwa yang dilakukan satu kali saja, melainkan bagian dari proses perbaikan berkelanjutan. Organisasi dapat menggunakan temuan ini dari tahun ke tahun untuk memandu pengembangan rencana strategis jangka panjang guna meningkatkan dan meningkatkan aktivitas rantai pasokan.

Bagaimana melakukan audit logistik

Umumnya, audit dilakukan oleh profesional yang tidak memihak dan berspesialisasi dalam melakukan audit logistik semacam ini. Tergantung pada cakupan dan ukuran perusahaan Anda, audit logistik juga dapat dilakukan oleh manajer rantai pasokan, manajer QA, teknisi logistik, atau manajemen senior.

Ada empat bagian berbeda dari audit logistik: Persiapan, pelaksanaan, analisis, dan perbaikan berkelanjutan.

Mempersiapkan

Sebelum audit dilakukan, dunia usaha perlu melakukan persiapan. Berikut beberapa tindakan yang dapat diambil perusahaan:

• Tentukan tujuan audit: Hasil apa yang ingin Anda capai? Apakah Anda ingin memeriksa peluang penghematan biaya atau

• Tentukan ruang lingkupnya: Jika Anda terlibat dalam aktivitas logistik berskala besar, mungkin lebih baik berfokus pada proses atau lokasi geografis tertentu.
• Kumpulkan informasi: Pastikan semua informasi (faktur, kuitansi, data ERP, dll) mudah diakses.
• Rencanakan jadwalnya: Berapa lama prosesnya? Anda mungkin perlu memeriksa data dalam jumlah besar, melakukan wawancara, mengisi kuesioner, mengatur kunjungan lapangan, dan melakukan observasi. Semua ini membutuhkan waktu.

Melakukan

Langkah selanjutnya adalah melakukan audit. Seperti disebutkan, hal ini mencakup pengumpulan data, memulai analisis logistik, melakukan wawancara, mengisi daftar periksa, pemeriksaan gudang, pengelolaan faktur, dll.

Menganalisa

Setelah audit dilakukan, langkah selanjutnya adalah melaporkan temuan dan pelaporan data serta membuat rencana tindakan. Rencana aksi ini harus merujuk pada tujuan audit dan memberikan rekomendasi untuk peningkatan efisiensi, perubahan kontrak, atau tindakan pemotongan biaya. Hasil audit dapat membantu mendorong keputusan berdasarkan data mengenai arah, skala, dan ruang lingkup perusahaan di masa depan.

Perbaikan terus-menerus

Selama fase ini, bisnis ingin memastikan mereka menindaklanjuti hasilnya dan menjadwalkan audit lanjutan. Setelah audit selesai, proses logistik harus terus dipantau untuk menjaga efisiensi. Menerapkan putaran umpan balik juga akan memberi tahu Anda seberapa sukses hasil audit. Kumpulkan dan analisis umpan balik dari pemangku kepentingan melalui survei atau tatap muka untuk menilai dampak rekomendasi audit.

Meskipun mungkin tampak rumit untuk dilakukan, audit logistik memiliki sejumlah manfaat utama yang dapat digunakan oleh bisnis e-commerce dari semua ukuran untuk memangkas biaya, meningkatkan efisiensi, dan menjadi yang terdepan dalam persaingan.