Kesalahan Penggajian Utama dan Cara Menghindari Kesalahan Penggajian tersebut

Manajemen penggajian merupakan bagian integral untuk kelancaran operasional bisnis apa pun. Namun pengelolaan penggajian memerlukan perhatian yang cermat untuk mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan penggajian. Kesalahan perhitungan ini tidak hanya mengakibatkan ketidakpuasan karyawan atau rendahnya semangat kerja staf, namun juga ketidakpatuhan terhadap peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang dapat menimbulkan denda yang besar. Perbedaan angka sekecil apa pun dalam penghitungan penggajian dapat menyebabkan masalah serius.

Selain itu, kesalahan ini dapat sangat mempengaruhi keuntungan perusahaan, terutama selama krisis ekonomi seperti Resesi Hebat. Pada saat seperti ini, menarik, mempertahankan, dan memotivasi talenta papan atas menjadi sebuah tantangan tersendiri.

Aspek penting dari manajemen penggajian yang efisien tidak hanya sejalan dengan kepuasan karyawan tetapi juga sangat mempengaruhi profitabilitas dan kelangsungan organisasi secara keseluruhan.

Apa saja 8 Kesalahan Besar Penggajian dan Bagaimana Menghindari Kesalahan Ini?

• Batas Waktu Penggajian Hilang

Melewatkan tenggat waktu penggajian dapat mengakibatkan dampak finansial yang parah bagi perusahaan. Kesalahan penggajian yang umum seperti denda keterlambatan, denda, dan ketidakpuasan karyawan muncul karena pembayaran yang tertunda. Kegagalan untuk mematuhi jadwal pembayaran yang konsisten juga dapat menyebabkan hilangnya kepercayaan di antara karyawan dan mungkin melanggar persyaratan frekuensi pembayaran yang diamanatkan oleh negara.

Solusi: Sistem penggajian menawarkan pengingat tenggat waktu pajak, mengotomatiskan pengaturan pembayaran, dan membantu mematuhi jadwal pembayaran yang konsisten. Memanfaatkan perangkat lunak penggajian seperti SkizzleHR, yang dilengkapi dengan fungsi kalender dan kemampuan pembayaran otomatis, memastikan pembayaran tepat waktu dan kepatuhan terhadap tenggat waktu pajak. Hal ini mengurangi beban administratif dan mencegah denda.

• Kesalahan Perhitungan Pembayaran

Kesalahan penggajian yang umum seperti perhitungan gaji, bonus, atau tunjangan yang salah dapat mengakibatkan kelebihan atau kekurangan pembayaran, yang dapat menyebabkan ketidakpuasan di kalangan karyawan. Kesalahan penggajian dalam pembayaran variabel atau kenaikan berdasarkan data penilaian kinerja dapat mempengaruhi produktivitas.

Solusi: Untuk memitigasi kesalahan perhitungan, gunakan sistem manajemen penggajian yang memvalidasi tarif pajak, menghitung upah lembur secara akurat, dan memastikan ketepatan dalam perhitungan komponen gaji. Namun, perangkat lunak penggajian menyederhanakan perhitungan, mengurangi kesalahan manusia, dan secara otomatis memperbarui struktur gaji, memastikan pembayaran yang akurat sekaligus memperbaiki kesalahan penggajian.

• Tidak Menyimpan Catatan Penggajian yang Bersih

Catatan penggajian yang tidak akurat atau tidak dikelola dengan baik meningkatkan risiko tuntutan hukum, sanksi pemerintah, dan kekacauan organisasi. Kegagalan untuk mematuhi kebijakan perusahaan dan undang-undang kesalahan penggajian memperbesar risiko ini.

Solusi: Perangkat lunak penggajian membantu memperbaiki kesalahan penggajian pada alat dasar PAYE dan memelihara catatan yang akurat. Ini termasuk mengintegrasikan perangkat lunak penunjuk waktu, penyimpanan berbasis cloud, dan fungsi setoran langsung. Alat-alat tersebut memastikan pencatatan yang akurat, menjaga kepatuhan terhadap peraturan, dan meminimalkan kesalahan penggajian dengan menyederhanakan keseluruhan proses.

• Kesalahan Perhitungan Pajak

Kesalahan dalam penghitungan pajak, khususnya kegagalan memperbarui tarif pajak atau mempertimbangkan pengecualian, dapat melanggar undang-undang kesalahan penggajian. Ketidakakuratan tersebut menyebabkan pembayaran yang salah dan dapat mengakibatkan potensi penalti.

Solusi: Terus mengikuti perkembangan perubahan tarif pajak dan memanfaatkan sistem penggajian yang kuat seperti SkizzleHR secara signifikan membantu persiapan pajak yang tepat. Platform canggih ini mengurangi risiko ketidakakuratan dengan mengotomatiskan perhitungan yang rumit. Hal ini juga mempertimbangkan peraturan perpajakan yang beragam di berbagai lokasi untuk memastikan pemotongan yang akurat dan selaras dengan peraturan pemerintah.

• Kesalahan Klasifikasi Karyawan

Pengusaha terus melakukan kesalahan penggajian dengan salah mengklasifikasikan karyawan, baik sebagai karyawan yang dikecualikan dari kerja lembur atau sebagai kontraktor independen. Kesalahan klasifikasi ini menimbulkan risiko hukum dan memerlukan penyesuaian surut.

Solusi: Melibatkan layanan manajemen penggajian atau perusahaan penyewaan kontraktor yang memiliki reputasi baik akan membantu dalam klasifikasi pekerja yang akurat. Hal ini mengurangi risiko kesalahan klasifikasi dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, mengurangi komplikasi hukum dan hukuman terkait yang disebabkan oleh kesalahan pemberi kerja dalam klasifikasi penggajian.

• Kebingungan Antara Karyawan yang Dikecualikan dan Tidak Dikecualikan

Membedakan secara keliru antara karyawan yang dikecualikan dan tidak dikecualikan menyebabkan masalah terkait gaji dan potensi denda terkait FLSA.

Solusi: Memahami perbedaan antara karyawan yang dikecualikan dan tidak dikecualikan menurut pedoman FLSA sangatlah penting. Klasifikasi karyawan yang akurat memastikan kepatuhan dan mencegah komplikasi hukum, menghindari denda dan penalti.

• Keterlambatan Pemberian Formulir Pajak kepada Pegawai

Kegagalan untuk memberikan formulir pajak tepat waktu dapat melanggar undang-undang kesalahan penggajian, yang mengakibatkan denda dan menghambat pengajuan pajak karyawan.

Solusi: Untuk memperbaiki kesalahan penggajian, bisnis menggunakan portal layanan mandiri dan surat otomatis yang pada gilirannya memfasilitasi distribusi formulir pajak secara tepat waktu. Hal ini memastikan bahwa karyawan menerima formulir yang diperlukan sebelum tenggat waktu pengajuan pengembalian individu, meminimalkan penalti dan menjaga kepatuhan.

• Proses Penggajian yang Buruk

Kesalahan penggajian lainnya melibatkan proses penggajian yang tidak efisien. Hal ini dapat menyebabkan lingkungan kerja negatif yang sering kali berdampak pada retensi karyawan dan reputasi bisnis.

Solusi: Mengevaluasi proses penggajian yang ada dan mengadopsi sistem penggajian modern akan meningkatkan retensi talenta, menarik talenta baru, dan mengurangi biaya operasional. Pendekatan ini memastikan operasi penggajian lebih lancar dengan budaya tempat kerja yang positif dan reputasi perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulan

Dalam menangani penggajian, kesalahan tidak selalu bisa dihindari sepenuhnya, namun dampaknya bisa dikurangi. Terlepas dari ukuran perusahaan, perencanaan yang cermat dan alat yang tepat dapat memitigasi risiko yang terkait dengan pengelolaan gaji karyawan. Memahami kesalahan penggajian yang umum terjadi berfungsi sebagai landasan untuk membentengi potensi kesalahan, memastikan operasi penggajian lebih lancar.

Lebih bijaksana mencegah kesalahan penggajian terlebih dahulu daripada memperbaikinya nanti selama pemrosesan penggajian. Dengan mengidentifikasi kesalahan penggajian yang umum ini, perusahaan berinvestasi secara bijak dalam menyempurnakan proses penggajian mereka.

Perangkat lunak seperti SkizzleHR mengurangi kesalahan penggajian dan melibatkan koreksi kesalahan penggajian pada alat PAYE dasar. Dengan mengenali kesalahan penggajian dan mengambil tindakan proaktif, SkizzleHR tidak hanya memastikan operasi penggajian lebih lancar namun juga berdampak positif pada spektrum organisasi yang lebih luas.