Mengelola tim digital | Mendigitalkan bisnis Anda #6

Baru-baru ini, membangun tim digital menjadi semakin penting, yang berkontribusi pada peningkatan efisiensi kerja yang signifikan dan komunikasi yang lebih mudah antar karyawan. Berkat digitalisasi, mengelola tim menjadi tidak terlalu rumit, lebih cepat, dan lebih tepat. Ini memungkinkan perusahaan untuk memantau kemajuan karyawan dengan lebih baik, yang merupakan kunci untuk membuat keputusan berdasarkan informasi. Baca terus.

Mengelola tim digital – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Mengapa membangun tim digital?
3. Bagaimana cara memilih alat untuk mengelola tim digital?
4. Alat manajemen tim yang praktis
5. Membangun tim digital
6. Mengukur kinerja tim digital
7. Ringkasan

Perkenalan

Di era evolusi digital, manajemen tim mengalami transformasi besar . Metode manajemen tradisional, hanya berdasarkan pertemuan tatap muka dan percakapan digantikan oleh solusi teknologi yang lebih maju dan fleksibel. Pada artikel ini, kami akan membahas aspek utama manajemen tim digital dan alat praktis yang dapat mendukung transformasi ini.

Mengapa membangun tim digital?

Digitalisasi membawa banyak manfaat bagi organisasi. Pertama, meningkatkan efisiensi kerja dengan merampingkan proses komunikasi, perencanaan, dan kontrol. Selain itu, alat digital membantu memantau kinerja kerja dengan lebih baik dan menyediakan data berharga untuk dianalisis. Akhirnya, mereka memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih kompetitif di pasar.

Banyak pemilik bisnis mengaitkan alat untuk mengelola tim digital hanya dengan pekerjaan jarak jauh dan berbasis komputer . Namun, ada sejumlah platform yang membantu meningkatkan efisiensi kerja tim, baik di kantor, di rumah, maupun di lapangan.

Bagaimana cara memilih alat untuk mengelola tim digital?

Saat mengelola tim digital, penting untuk berfokus pada kebutuhan perusahaan nyata dan fungsi perangkat lunak yang sesuai. Sebaiknya mulailah dengan melakukan analisis kebutuhan, yaitu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah kita memerlukan fitur pelacakan waktu?
• Apakah kita akan menggunakan file bersama?
• Haruskah perangkat lunak berjalan di perangkat seluler atau komputer?
• Apakah kita memerlukan panel manajemen untuk pemilik atau manajer bisnis, atau cukupkah ruang kerja bersama?

Jawabannya akan memungkinkan kita memilih program yang tepat atau rangkaian aplikasi yang bekerja sama. Penting untuk mempertimbangkan digitalisasi manajemen tim dalam bidang-bidang berikut:

• Komunikasi – alat komunikasi modern, seperti aplikasi obrolan grup dan konferensi video, memungkinkan komunikasi tim yang cepat dan efektif. Menurut laporan TechRepublic (2021), 95% perusahaan sudah menggunakannya,
• Berbagi file – solusi cloud untuk berbagi file dan kolaborasi jarak jauh digunakan oleh 76% perusahaan saat ini. Bahkan jika semua orang bekerja di gedung yang sama, jauh lebih cepat dan mudah untuk mengirim pesan atau berkolaborasi pada satu papan Miro (https://miro.com/) atau Mural (www.mural.co) bersama, daripada berdiri di depan papan tulis di ruang konferensi,
• Keamanan – menggunakan VPN memungkinkan orang yang bekerja dari rumah untuk berbagi file dengan aman dan bertukar informasi sensitif, itulah sebabnya 54% perusahaan memanfaatkan solusi ini,
• Perencanaan – kalender digital dan penjadwal tugas memudahkan untuk mengatur pekerjaan dan melacak kemajuan dan tenggat waktu, misalnya, di papan Kanban atau tonggak sejarah dan tampilan peta jalan,
• Mendelegasikan tugas – dengan perangkat lunak manajemen proyek, lebih mudah untuk menetapkan tugas kepada anggota individu dan memantau kemajuan mereka.
• Kontrol – berkat alat digital, manajer dapat memantau kinerja tim secara real-time dan mengambil keputusan berdasarkan data yang andal.

Alat manajemen tim yang praktis

Ada sejumlah alat manajemen proyek di pasar. Mari kita lihat lebih dekat yang paling populer, terutama karena mereka menawarkan paket gratis:

• Trello – ini adalah platform manajemen proyek yang memungkinkan Anda membuat papan tugas, menugaskannya ke masing-masing anggota tim dan memantau kemajuan, tersedia di komputer dan perangkat seluler,
• Asana – ini adalah sistem manajemen tugas dan proyek yang lebih canggih yang menawarkan berbagai fitur untuk menyederhanakan perencanaan, pelacakan, dan kolaborasi tim, tersedia di komputer dan perangkat seluler,
• Slack – ini adalah aplikasi perpesanan instan trendi untuk bertukar informasi dalam tim yang terintegrasi dengan alat lain seperti Trello dan Asana, tersedia di komputer dan perangkat seluler,
• Firmbee – ini adalah alat manajemen proyek canggih yang tersedia di PC yang memungkinkan Anda menggunakan pelacakan waktu, melihat proyek di papan Kanban, dan berkolaborasi dengan tim dan pekerja lepas Anda.

Namun, terkadang sulit untuk menemukan perangkat lunak manajemen tim yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Saat itulah ada baiknya mempertimbangkan salah satu opsi yang kurang populer:

• Bertemu dengan konsultan – banyak orang saat ini membantu memilih dan mengimplementasikan perangkat lunak untuk bisnis. Konsultan yang berpengalaman dan independen akan membantu memilih solusi sesuai dengan prinsip "terbaik", yaitu paling cocok untuk memecahkan masalah tertentu daripada memenuhi preferensi pribadi. Solusi yang dipilih dengan cara ini dapat dihubungkan bersama menggunakan API (antarmuka pemrograman aplikasi), untuk membuat keseluruhan unik yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan,
• Bekerja sama dengan rumah perangkat lunak – ini adalah solusi mahal yang memberi Anda kesempatan untuk membuat perangkat lunak unik yang sepenuhnya sesuai dengan persyaratan perusahaan tertentu tanpa harus menyewa tim atau pekerja lepas, serta mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan perusahaan di milikmu.

Membangun tim digital

Alat manajemen proyek yang tersedia di pasar dirancang dengan sangat baik. Oleh karena itu, membangun tim digital seharusnya tidak memerlukan banyak usaha dari karyawan. Setelah kita selesai menganalisis kebutuhan dan memilih alat, saatnya untuk menerapkannya.

Sebaiknya mulai dengan melatih anggota tim agar mereka terbiasa dengan alat yang dipilih dan mengajari mereka cara menggunakannya. Biasanya, memasang aplikasi di perangkat seluler atau masuk ke browser sudah cukup. Langkah selanjutnya adalah membahas bagaimana melanjutkan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Siapa yang akan mendelegasikan tugas dan kapan?
• Di mana pemberitahuan tugas baru akan ditampilkan?

Namun, pada tahap ini, ada baiknya menggunakan alat secara spontan . Dengan cara ini, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi kemungkinan masalah tanpa membuang waktu untuk membahas hal yang sudah jelas.

Mengukur kinerja tim digital

Memantau kemajuan dan mengumpulkan umpan balik dari tim sama pentingnya dengan menerapkan alat komunikasi digital . Hal ini dapat dilakukan dengan membandingkan hasil sebelum digitalisasi dengan hasil saat ini, dengan memperhatikan indikator kinerja seperti:

• Waktu penyelesaian tugas – yang dapat meningkat pesat, misalnya, dengan mengubah panggilan telepon ke karyawan seluler yang bekerja di lokasi pelanggan menjadi pesan yang berisi alamat dan lokasi GPS, serta deskripsi tugas yang harus diselesaikan,
• Frekuensi interaksi dalam tim – mungkin ternyata pertukaran informasi akan meningkat dengan waktu yang lebih sedikit dan hanya melibatkan mereka yang memiliki dampak nyata dalam menyelesaikan masalah tertentu,
• Tingkat kepuasan pelanggan – jika sebuah tim, misalnya, menangani layanan pelanggan, ketersediaan informasi terkait proses pemenuhan pesanan seseorang dalam alat digital dapat berdampak sangat positif pada hubungan pelanggan.

Ringkasan

Dengan berinvestasi pada alat yang tepat dan menerapkannya, perusahaan dapat menjadi lebih efisien , kompetitif, dan meningkatkan kolaborasi tim. Elemen kunci dalam mengelola tim digital adalah komunikasi, perencanaan, pendelegasian tugas, dan kontrol. Sebaiknya luangkan waktu untuk menganalisis kebutuhan, memilih alat yang tepat, melatih tim, dan mengukur keefektifan solusi yang diterapkan.

Masa depan alat manajemen proyek adalah untuk mendukung tidak hanya efisiensi karyawan tetapi juga kesejahteraan dan kepuasan mereka. Perkembangan teknologi seperti kecerdasan buatan dan otomasi, serta pengenalan solusi gamifikasi, dapat membantu meningkatkan kualitas kehidupan kerja.

Alat digital akan membantu para pemimpin memantau tingkat kepuasan dan keterlibatan karyawan, serta mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Dengan solusi modern, seperti jam kerja yang fleksibel, kantor jarak jauh, dan platform untuk mendukung pengembangan profesional , manajemen akan lebih berorientasi pada kebutuhan dan harapan setiap karyawan. Personalisasi alat modern dapat membuat kesejahteraan karyawan memainkan peran kunci di masa depan manajemen tim, berkontribusi pada efisiensi yang lebih besar, kepuasan kerja, dan retensi bakat.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Andy Nichols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini menjadikannya Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan keingintahuan dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting

Mendigitalkan bisnis Anda:

1. Apa itu digitalisasi bisnis?
2. Bagaimana cara menghindari jebakan transformasi digital?
3. Menyeimbangkan transformasi digital dengan keamanan data
4. Pemasaran digital
5. Manajemen keuangan digital dan akuntansi online
6. Mengelola tim digital