Mengelola Karyawan Jarak Jauh: Tantangan, Alat, dan Praktik Terbaik Untuk Produktivitas

Apakah Anda menghadapi tantangan dalam mengelola karyawan jarak jauh?

Baik Anda memiliki tenaga kerja jarak jauh selama bertahun-tahun atau Anda harus menyesuaikan diri dengan penguncian COVID-19 – mengelola karyawan jarak jauh memiliki tantangan tersendiri.

Jika Anda dipaksa untuk mengubah struktur perusahaan Anda dengan cepat dan meminta orang-orang bekerja dari rumah, Anda menghadapi tantangan yang tidak terduga. Namun, tim jarak jauh juga hadir dengan kemungkinan dan potensi besar.

Para ahli berpendapat bahwa pekerjaan jarak jauh adalah masa depan yang tak terhindarkan. Karena semakin banyak bisnis online, pekerjaan jarak jauh menjadi lebih dapat dicapai.

Dari tahun 2003 hingga 2018, pekerjaan jarak jauh telah tumbuh sebesar 140% – hampir 10x lebih cepat daripada tenaga kerja lainnya. Dan ini sebelum tren saat ini dipertimbangkan. Setelah penguncian, lebih banyak orang akan tetap bekerja dari jarak jauh.

Karena permintaan untuk karyawan jarak jauh sudah meningkat, mengapa tidak segera melihat kemungkinannya? Mengikuti tren lebih awal memberi Anda keunggulan.

Terlebih lagi, tim jarak jauh tahan pandemi. Dan Lok menjalankan bisnisnya hampir secara eksklusif secara online. Karena itu, bisnisnya bisa berjalan lancar ketika negara-negara bagian memprakarsai lockdown.

Sementara bisnis lain sedang berjuang, tim Dan Lok mampu melanjutkan. Belajar dari teladannya dan mulailah mengelola karyawan jarak jauh hari ini, untuk memastikan keamanan jika hal seperti ini terjadi lagi.

Temukan tip terbaik kami dalam mengelola karyawan jarak jauh di bawah ini.

Tantangan Umum Mengelola Karyawan Jarak Jauh

Dua tantangan paling umum untuk mengelola pekerja jarak jauh adalah komunikasi dan harapan yang salah.

Komunikasi dengan pekerja jarak jauh adalah tindakan penyeimbang. Anda ingin mereka dapat berkomunikasi dengan Anda dan tim, meskipun tidak ada kedekatan fisik.

Di kantor, mudah untuk bertemu satu sama lain atau mengobrol dengan air dingin. Pekerja jarak jauh, bagaimanapun, adalah mereka sendiri. Jadi, merasa terhubung dengan seluruh tim bisa menjadi tantangan.

Pada saat yang sama, Anda juga tidak ingin membebani mereka dengan email dan ngerumpi setiap hari. Terlalu banyak penekanan pada komunikasi sebenarnya dapat menurunkan produktivitas karyawan jarak jauh Anda. Email dengan mudah didahulukan daripada tugas, dan obrolan video merusak alur kerja.

Itulah sulitnya menyeimbangkan komunikasi saat mengelola tim jarak jauh: Anda tidak ingin mereka merasa tertutup, tetapi Anda juga tidak ingin membahayakan produktivitas mereka.

Harapan Salah Terhadap Karyawan Jarak Jauh

Tantangan kedua yang mungkin Anda hadapi adalah harapan yang salah tempat. Mengharapkan terlalu banyak atau hal yang salah dapat menurunkan produktivitas karyawan Anda.

Untuk satu bagian, Anda tidak ingin mengharapkan tim jarak jauh Anda bekerja dengan cara yang sama seperti tim fisik. Jangan berharap mereka bekerja keras dari jam 9 sampai jam 5.

Pekerjaan jarak jauh sangat bagus karena memungkinkan karyawan Anda bekerja pada waktu yang mereka inginkan. Jika mereka tahu mereka paling produktif di malam hari, biarkan mereka bekerja di malam hari. Selama mereka memenuhi tanggal jatuh tempo dan kriteria yang Anda sepakati, tidak ada masalah dengan itu.

Harapan menantang kedua yang dihadapi banyak pekerja jarak jauh adalah menjaga ketersediaan. Jam fleksibel mudah disalahartikan karena ketersediaan konstan. Tetapi karyawan jarak jauh perlu istirahat, sama seperti staf biasa.

Jauhi micromanaging tim jarak jauh Anda. Micromanaging membuat karyawan merasa diawasi, dan dapat menurunkan produktivitas mereka.

Hal ini terutama berlaku untuk karyawan yang diharuskan masuk ke sistem yang melacak waktu kerja mereka. Waktu yang dihabiskan untuk bekerja bukanlah indikator produktivitas yang terbaik.

Jika Anda bisa, jauhi waktu pelacakan sama sekali. Percayai tim Anda bahwa mereka melakukan pekerjaan yang diperlukan. Sebagai gantinya, buat KPI yang memungkinkan Anda melacak kinerjanya. KPI dapat independen dari waktu yang mereka masukkan.

Faktanya, sebagian besar karyawan jarak jauh dapat dipercaya dan bekerja rata-rata empat jam lebih banyak per minggu jika dibandingkan dengan tenaga kerja reguler.

Indikator Kinerja Utama

Indikator kinerja utama (KPI) memungkinkan Anda dan karyawan Anda untuk melacak kesuksesan. KPI ditetapkan oleh Anda atau oleh tim bersama-sama. Either way, mereka memastikan semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan.

KPI harus dapat diukur dan memungkinkan karyawan Anda untuk melihat apakah mereka berada di jalur yang benar dengan pekerjaan mereka. Itu membuat kinerja kerja karyawan Anda lebih dapat dilacak.

Jika seseorang berulang kali tidak dapat memenuhi KPI mereka, mungkin ada baiknya berbicara dengan mereka. Jika seseorang sering berhasil dalam hal KPI, pikirkan untuk mempromosikannya.

Proses Perekrutan Dan Prosedur Pembayaran

Anda dapat menghindari tantangan potensial jika Anda memiliki proses perekrutan yang efektif. Saat Anda mempekerjakan karyawan, ada baiknya untuk memeriksa apakah mereka memenuhi syarat untuk pekerjaan jarak jauh.

Bakat ini tergantung pada bakat dan kekuatan alami mereka. Pekerja jarak jauh yang hebat biasanya sedikit lebih tertutup. Mereka juga berorientasi pada detail dan mampu mengambil tindakan secara mandiri.

Tentu saja, ekstrovert juga dapat bekerja dari jarak jauh, tetapi Anda perlu memastikan kesejahteraan sosial mereka . Jika mereka membutuhkan orang-orang di sekitar mereka untuk bahagia, pekerjaan jarak jauh mungkin membuat mereka tidak puas.

Jadi, ketika Anda merekrut, pastikan untuk mempertimbangkan faktor-faktor ini. Terkadang, merupakan ide yang baik untuk merekrut posisi paruh waktu terlebih dahulu, dan menempatkan karyawan pada fase pengujian. Dengan begitu Anda berdua bisa menguji apakah hubungan kerja Anda membuahkan hasil.

Faktor lain yang dapat menghilangkan banyak tantangan lebih awal adalah gaji. Banyak pemilik bisnis akan berpikir bahwa karyawan jarak jauh lebih murah, dan mereka biasanya benar.

Apa yang ingin Anda lakukan, bagaimanapun, adalah membayar mereka lebih dari standar industri. Jika Anda melakukannya, mereka akan lebih produktif karena motivasi dan kepuasan mereka meningkat. Karyawan yang bahagia bekerja lebih keras.

Gangguan Di Rumah

Salah satu kendala terakhir dalam mengelola karyawan jarak jauh adalah lingkungan yang mengganggu. Ini sangat penting untuk dipikirkan jika orang ini bekerja dari rumah untuk pertama kalinya.

Karyawan Anda harus memiliki ruang kantor yang ditunjuk. Dengan begitu, produktivitas mereka tetap terjaga saat bekerja dari rumah. Ruang ini harus bebas dari gangguan (misalnya tidak ada TV di dalam ruangan).

Jika mereka memiliki orang lain di rumah mereka, itu juga harus dipertimbangkan. Apakah teman serumah mereka mengerti bahwa bekerja dari rumah tetaplah bekerja? Apakah mereka cenderung mengganggu karyawan Anda?

Tanyakan tentang lingkungan mereka sejak dini dan lihat apakah Anda menghindari rintangan serupa.

Beberapa karyawan mungkin menikmati bekerja dari kedai kopi atau di luar. Tidak apa-apa, tetapi mereka harus memiliki tempat untuk bekerja tanpa gangguan.

Alat komunikasi

Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa kendala paling umum untuk mengelola karyawan jarak jauh, mari pertimbangkan alat komunikasi. Ini termasuk aplikasi dan sistem manajemen yang memungkinkan Anda mengelola tim jarak jauh dengan lebih efisien.

Alat komunikasi membantu merampingkan komunikasi atau mengoptimalkan alur kerja. Berikut adalah beberapa yang harus Anda ketahui.

Untuk komunikasi video, alat yang paling populer adalah Zoom atau Skype. Skype benar-benar gratis. Jika Anda memiliki anggaran untuk diinvestasikan, Anda mungkin lebih suka Zoom, karena ini adalah solusi yang lebih lengkap untuk bisnis.

Zoom memungkinkan Anda merekam rapat, membagikan layar, dan banyak lagi. Ini adalah alat yang sempurna untuk membawa komunikasi tatap muka ke dalam tim Anda.

Untuk pesan teks, Slack sangat populer di kalangan bisnis. Slack memungkinkan Anda membuat saluran untuk perusahaan Anda, serta beberapa sub-saluran.

Jika tim Anda besar, Anda dapat membuat sub-saluran ini untuk setiap subtim. Hindari seluruh tim mendapatkan spam dengan pesan yang tidak perlu.

Pesan teks biasanya lebih cepat daripada email; komunikasi email saja mungkin memperlambat seluruh alur kerja.

Alat Manajemen Proyek

Sementara sebagian besar pemilik bisnis mengetahui alat komunikasi, perangkat lunak manajemen proyek dan ekstra sering diabaikan.

Tanpa alat yang mendukung alur kerja, produktivitas menurun. Orang-orang tidak tahu apa yang harus mereka lakukan, atau di mana proyek itu berdiri.

Mari kita asumsikan, misalnya, Anda menjalankan bisnis video dan pembuatan film. Anda membutuhkan orang-orang yang berspesialisasi dalam film, desain grafis, copywriting, dan banyak lagi.

Jika tidak ada alur kerja atau proses, editor tidak tahu kapan harus mengedit video berikutnya; orang yang memfilmkan mungkin tidak tahu di mana harus mengunggah video dan apa yang akan terjadi selanjutnya.

Alat seperti Asana, Basecamp, ClickUp, atau Float membantu Anda mempertahankan proses yang jelas dan efisien. Semuanya terjadi di satu tempat dan karyawan Anda tahu di mana harus memeriksa tugas berikutnya.

Satu alat sederhana seperti itu dapat berdampak besar pada produktivitas tenaga kerja Anda.

Alat Untuk Kolaborasi

Terakhir, Anda ingin memastikan bahwa alat yang Anda gunakan memungkinkan karyawan Anda untuk berkolaborasi. Menciptakan kolaborasi tim dapat menjadi tantangan saat mengelola karyawan jarak jauh. Mereka semua mungkin akhirnya bekerja secara independen satu sama lain.

Tapi, ketika karyawan bekerja sama, itu bisa menghasilkan ide-ide kreatif baru. Untuk tim jarak jauh, alat seperti dokumen google yang memungkinkan beberapa orang mengerjakan satu dokumen atau lembar dapat membantu.

Apa pun yang Anda pilih, pastikan itu adalah alat yang memungkinkan pengeditan langsung, sehingga kerja tim yang sebenarnya dapat berlangsung.

Praktik terbaik

Sekarang Anda telah memperoleh wawasan tentang tantangan umum dan alat yang berguna untuk mengelola karyawan jarak jauh. Namun, praktik terbaik apa yang dapat Anda dan tim jarak jauh pelajari?

Ikuti praktik ini untuk menghindari tantangan dan kemunduran secara alami, sekaligus memastikan kesejahteraan produktif karyawan Anda.

Tim jarak jauh yang tidak bahagia cepat lelah, bekerja tidak produktif, dan menghabiskan uang. Itulah mengapa ada baiknya untuk melihat sistem dan ide yang terbukti berhasil.

Budaya dan Visi Bisnis

Akar dari tim jarak jauh yang sukses adalah budaya bisnis Anda. Setiap perusahaan atau bisnis memiliki budaya tertentu. Tetapi budaya tidak terjadi secara kebetulan: itu dibentuk oleh Anda, sebagai pemimpin, dan setiap anggota tim.

Untuk mengelola karyawan jarak jauh dengan sukses, Anda menginginkan budaya kepemilikan dan akuntabilitas. Jika setiap anggota tim menyadari tanggung jawab mereka dan menganggap diri mereka bertanggung jawab, Anda tidak perlu melakukan micromanage.

Inilah yang menciptakan kepercayaan. Ketika manajemen terlalu mengontrol, karyawan merasa putus asa dan kurang kreatif.

Bisnis yang sukses memperlakukan karyawan mereka dengan kepercayaan dan perhatian, dan tidak seperti komoditas.

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, berikan pekerja jarak jauh Anda kesempatan untuk bekerja sesuai persyaratan mereka. Jangan memaksakan kerangka waktu tertentu ketika mereka tidak bisa produktif selama waktu itu.

Menciptakan budaya yang positif dan menyehatkan dengan pekerja jarak jauh biasanya mudah. Itu karena tim jarak jauh seringkali lebih bahagia, lebih puas, dan cenderung menyukai apa yang mereka lakukan.

Terlebih lagi, Anda juga ingin mengomunikasikan visi bisnis Anda dengan jelas. Karyawan Anda harus tahu mengapa mereka melakukan apa yang diminta. Skenario kasus terbaik – tujuan pribadi mereka selaras dengan tujuan keseluruhan Anda untuk perusahaan.

Rapat Berulang dan Terstruktur

Kami sudah menyentuh tantangan komunikasi jarak jauh. Cara yang bagus untuk merampingkan komunikasi adalah dengan mengadakan rapat video berulang.

Beberapa bisnis memilih untuk bertemu mingguan atau dua mingguan; beberapa bahkan memilih pertemuan harian. Namun, jika Anda memutuskan untuk mengadakan rapat harian, buat rapat tersebut singkat untuk melindungi waktu karyawan Anda.

Pertemuan mingguan atau dua mingguan biasanya bekerja paling baik. Beberapa perusahaan juga melakukan panggilan bulanan, tetapi periode itu mungkin terlalu lama dan berdampak negatif pada produktivitas.

Anda juga ingin rapat video Anda mengikuti struktur. Rapat yang kacau menurunkan produktivitas. Jika Anda tidak dapat membuat struktur sendiri, gunakan rumus yang telah terbukti: Rapat tingkat 10, misalnya.

Selain rapat tim, ada baiknya mengadakan pertemuan empat mata satu lawan satu. Rapat-rapat ini sangat bagus karena memperdalam komunikasi dengan setiap karyawan dan memungkinkan Anda untuk meninjau apakah kinerjanya baik.

Apakah mereka memenuhi harapan Anda serta tujuan mereka sendiri? Jika ada masalah, ini juga dapat didiskusikan dalam pertemuan triwulanan.

Jangka Waktu Komunikasi

Kami mengatakan masuk akal untuk membiarkan karyawan Anda merancang jadwal kerja mereka sendiri. Apa yang ingin Anda miliki, bagaimanapun, adalah titik kontak tertentu yang harus dipenuhi setiap orang.

Misalnya, setiap orang harus menghadiri pertemuan mingguan. Atau, setiap orang diharuskan untuk membalas pesan teks dalam waktu 24 jam.

Komunikasikan apa yang masuk akal bagi Anda dan bisnis Anda kepada karyawan jarak jauh Anda, dan jelaskan harapan Anda.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk menginstruksikan mereka tentang saluran komunikasi mana yang digunakan untuk apa. Dalam kasus apa Anda mengharapkan mereka menggunakan pesan teks? Untuk kasus apa mereka harus menggunakan email? Apakah mereka diizinkan mengirimi Anda pesan pribadi?

Tidak ada aturan formal; pastikan untuk memberi tahu karyawan Anda di muka tentang bagaimana Anda ingin segala sesuatunya berjalan.

Tujuan Dan Peluang Karir

Ini adalah jebakan umum untuk memperlakukan pekerja jarak jauh seperti pekerja lepas. Jika mereka adalah bagian dari tim Anda, perlakukan mereka seperti karyawan. Beri mereka kesempatan untuk memajukan karir mereka dan mengejar tujuan pribadi mereka.

Jangan sampai mereka merasa terjebak dengan posisinya selamanya. Lakukan panggilan satu-satu setiap tahun atau setengah tahun dan diskusikan bagaimana kabar mereka. Apa tujuan mereka untuk tahun depan dan bagaimana tim dapat membantu.

Perlakukan karyawan Anda dengan hormat dan buat mereka bahagia. Dengan begitu Anda memiliki tim yang loyal. Karyawan yang setia sangat berharga karena fluktuasi dalam tim Anda menghabiskan banyak uang.

Anda kehilangan waktu dan uang ketika Anda harus merekrut karyawan baru dan melatih mereka. Anda masih ingin mempekerjakan orang baru saat dibutuhkan; karyawan baru juga membawa ide-ide segar. Tapi, hindari budaya yang mendorong orang untuk sering pergi.

Membangun tim

Menciptakan tim yang kuat sangat sulit untuk bisnis yang dijalankan dari jarak jauh. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, di ruang kantor fisik, orang secara alami bertemu satu sama lain dan berkomunikasi.

Itulah sebabnya beberapa tempat kerja suka menawarkan obrolan terbuka kepada karyawan jarak jauh mereka. Dalam obrolan itu, mereka dapat berbicara tentang apa pun yang mereka inginkan, selain pekerjaan. Ini cara yang bagus untuk menggantikan obrolan ringan yang biasa dilakukan di kantor.

Jika Anda berencana untuk memiliki tim jarak jauh dalam jangka panjang, pertimbangkan rapat tim tahunan. Hanya dua atau tiga hari bersama dalam setahun dapat bermanfaat bagi seluruh tim.

Sejajarkan Alur Kerja Anda Dengan Daftar Periksa The Dragon 100 Habits

Sekarang, ada banyak hal yang perlu diingat dalam hal mengelola karyawan jarak jauh. Tetapi bagaimana jika kami memberi tahu Anda bahwa ada cara untuk membuat pengelolaan tim Anda lebih jelas dan lebih transparan?

Melalui dewan penasihatnya Dragon 100, Dan Lok melatih pemilik bisnis lain tentang cara meningkatkan. Bahkan jika Anda bukan bagian dari Dragon 100, Anda dapat mengakses Daftar Periksa Kebiasaan Naga 100.

Daftar periksa memungkinkan Anda mendapatkan kejelasan dari semua karyawan. Sejajarkan tim Anda dari eksekutif senior hingga anggota junior. Dapatkan Akses ke Panduan Anda Sekarang.