Cara Efektif Mengelola Bekerja dari Tim Rumah

Beberapa bulan yang lalu, keadaannya sangat berbeda. Menjadi bagian dari tim yang bekerja sepanjang minggu dari rumah, bahkan tidak terpikirkan. Tetapi dalam kenyataan baru yang diciptakan oleh penyebaran COVID-19 yang tidak menguntungkan ini, ini telah menjadi hal yang biasa.

Namun, bekerja dari rumah telah menjadi tren di banyak organisasi bahkan sebelum awal era karantina. Banyak tim telah mempraktikkan ini secara efektif sambil berhasil mengurangi banyak tantangan yang melekat dalam tim yang bekerja dari rumah.

Dalam panduan ini, kita akan membahas

• beberapa tantangan umum dalam mengelola karyawan jarak jauh yang mungkin pernah Anda temui
• praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk tetap berada di puncak permainan Anda

Tantangan Mengelola Tim yang Bekerja dari Rumah

Ada banyak tantangan dalam hal mengelola tim, dan ketika tim itu tersebar di seluruh benua atau dunia, semakin sulit untuk memimpin mereka.

Mengidentifikasi apa yang secara negatif mempengaruhi kinerja tim jarak jauh Anda terlebih dahulu, akan membuat Anda lebih dekat untuk menemukan solusi yang Anda cari.

Saat mengelola karyawan jarak jauh, Anda pasti pernah menghadapi beberapa tantangan ini,

• Kurangnya interaksi langsung. Sementara manajer khawatir bahwa karyawan mungkin tidak bekerja seefisien mungkin di bawah pengawasan mereka, karyawan sendiri berjuang tanpa dukungan dari kepala mereka. Hal ini juga akan menimbulkan kesulitan dalam membangun kepercayaan antar anggota tim.

• Zona waktu yang berbeda yang menyebabkan kesulitan penjadwalan. Rapat yang ingin Anda jadwalkan di pagi hari dapat memengaruhi istirahat makan siang salah satu anggota tim Anda.

• Kurangnya akses ke informasi termasuk sumber daya, dokumen, dll. Ketika bekerja dari lokasi yang sama, Anda bisa berbalik dan meminta rekan kerja Anda untuk apa pun yang Anda butuhkan. Tetapi ketika bekerja dari rumah, itu adalah skenario yang sama sekali berbeda.

• Gangguan di rumah. Kecuali Anda tinggal sendiri, Anda pasti akan diganggu berkali-kali oleh penghuni lain di rumah Anda. Hal ini dapat berdampak negatif pada produktivitas Anda. Pada saat yang sama, kurangnya interaksi sosial akan menyebabkan karyawan merasa terisolasi.

• Jika tim Anda terdiri dari orang-orang dari seluruh dunia, Anda mungkin juga menghadapi hambatan budaya dan bahasa.

• Budidaya budaya perusahaan Anda mungkin juga menderita dari waktu ke waktu. Budaya perusahaan dipupuk secara alami di kantor, tetapi mungkin tidak sama untuk tim yang bekerja dari rumah.

Praktik Terbaik untuk Mengelola Bekerja dari Tim Rumah

Mari kita lihat beberapa praktik terbaik yang akan membantu Anda mengatasi tantangan yang kita bahas di atas secara efektif.

Gunakan Alat yang Tepat dan Tetapkan Pedoman

Di lingkungan kantor, Anda selalu dapat mengumpulkan tim dan membicarakan berbagai hal serta membuat rencana.

Tidak mudah melakukannya dengan tim yang bekerja dari rumah. Tetapi dengan mengintegrasikan seperangkat alat yang tepat ke alur kerja Anda, Anda dapat memastikan bahwa tim berada di halaman yang sama meskipun Anda tidak berada di lokasi yang sama.

Alat yang Anda butuhkan untuk berinvestasi termasuk,

• Alat obrolan dan konferensi video untuk komunikasi. Ada banyak pilihan yang bisa Anda pilih; Slack, Zoom, Skype, dll. untuk beberapa nama. Dan penting untuk menyediakan berbagai alat untuk mendorong komunikasi di antara anggota tim selama jam kerja dan non-kerja juga.
• Alat manajemen proyek/tugas untuk melacak kinerja.
• Alat pengeditan dan berbagi dokumen/file seperti Google Documents dan OneDrive. Menyimpan semua file di satu lokasi akan membuatnya mudah diakses oleh semua orang.
• Platform kolaborasi visual untuk mereplikasi papan tulis kantor Anda. Perangkat lunak kanvas online seperti Creately dapat membantu merencanakan Sprint Anda, bertukar pikiran, berkolaborasi pada gambar rangka produk, atau menganalisis proses secara real time.

Berikut adalah daftar yang diperluas dari lebih banyak alat untuk komunikasi dan kolaborasi untuk tim WFH.

Sama pentingnya dengan memilih alat yang tepat adalah menetapkan aturan dasar tentang bagaimana dan kapan menggunakannya. Mengklarifikasi mereka di muka akan menghemat waktu dan kebingungan Anda. Sebagai contoh,

• Selalu tersedia di platform obrolan Anda saat Anda bekerja, dan jika Anda menjauh, beri tahu orang lain.
• Nyalakan video saat Anda menghadiri rapat online, atau mengadakan rapat check-in harian.
• Uraikan tugas individu pada platform manajemen proyek dan perkirakan berdasarkan jam.

Terus Berkomunikasi dan Terlibat dengan Tim Anda

Berkomunikasi secara teratur dengan karyawan Anda adalah cara yang efektif untuk memastikan bahwa mereka dapat mengandalkan Anda dan berkonsultasi dengan Anda. Ini juga merupakan kesempatan bagus untuk mempelajari kekhawatiran, pertanyaan, dan saran mereka.

Anda dapat mengadakan pertemuan pribadi harian atau mingguan, rapat tim, atau Anda cukup mengirimi mereka pesan di platform obrolan Anda untuk meminta pembaruan tentang apa yang sedang mereka kerjakan.

Beri tahu tim Anda kapan Anda akan tersedia dan cara terbaik untuk mendekati Anda. Jika keadaan darurat terjadi pada dini hari, membagikan nomor ponsel Anda dengan tim Anda akan membantu mereka menghubungi Anda atau mengirim pesan instan.

Juga, dorong anggota tim untuk menggunakan saluran publik untuk percakapan terkait pekerjaan mereka. Ini akan memungkinkan Anda untuk memantau apa yang terjadi dan menawarkan bantuan jika diperlukan.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik komunikasi yang harus dijalankan oleh tim yang bekerja dari rumah.

Peduli dengan Zona Waktu yang Berbeda

Ketika seluruh tim tersebar di lokasi yang berbeda, Anda harus ekstra sadar akan zona waktu yang berbeda tempat mereka tinggal.

• Saat menjadwalkan rapat, pastikan untuk memeriksa dengan semua orang dan jadwal mereka dan pilih waktu yang nyaman bagi semua orang.
• Dokumentasikan poin-poin penting yang didiskusikan selama rapat sehingga Anda dapat membagikannya dengan anggota tim yang tidak dapat hadir selama diskusi.

• Anda juga dapat bekerja lebih keras dan merekam pertemuan Anda untuk mereka lihat nanti atau memberi penjelasan singkat tentang apa yang telah dibahas, dengan pertemuan satu lawan satu pada hari berikutnya.

Habiskan Upaya Ekstra untuk Kolaborasi dan Membangun Tim

Dua hal yang cenderung kurang dimiliki oleh tim yang bekerja dari rumah adalah kepercayaan dan semangat tim. Tanpa mereka, sebuah tim tidak akan bisa saling mengandalkan dan berkembang dalam hubungan mereka.

Meskipun menggunakan alat yang tepat akan memberi tim Anda platform untuk berkolaborasi satu sama lain, Anda masih perlu menemukan lebih banyak cara untuk membantu ikatan tim Anda.

• Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas peran dan tanggung jawab serta hubungan pelaporan dalam tim. Tim yang terstruktur dengan baik yang mengetahui di mana mereka berada dan kepada siapa mereka melapor dapat menghindari kebingungan dan meningkatkan kerja sama.

• Dorong anggota tim untuk berinteraksi satu sama lain di luar pekerjaan. Mereka dapat memiliki Grup Facebook atau saluran Slack terpisah untuk percakapan menyenangkan yang mereka lakukan saat makan siang atau nongkrong di dekat pendingin air jika mereka berada di kantor. Ini adalah cara yang efektif untuk membuat karyawan jarak jauh mengenal satu sama lain secara pribadi yang akan mencerminkan secara positif ikatan tim.
• Sisakan beberapa menit di awal rapat untuk percakapan santai.
• Atur aktivitas membangun tim virtual kapan pun Anda bisa. Mereka adalah kunci untuk mempromosikan kebahagiaan karyawan dan meningkatkan produktivitas mereka. Berikut adalah beberapa aktivitas membangun tim virtual murah yang dapat Anda coba segera.

Jelas tentang Harapan dan Tujuan

Jika Anda menginginkan hasil yang Anda cari, jelaskan hal itu kepada tim Anda. Menetapkan harapan yang jelas dan menentukan tujuan di awal akan membantu Anda melakukannya lebih cepat.

Memulai dengan

• Tetapkan tujuan yang jelas untuk semua orang secara mingguan, bulanan, atau triwulanan dan diskusikan rencana tindakan mereka.

• Sering memberikan umpan balik Anda pada kinerja karyawan. Juga, jadikan itu kesempatan untuk mendengarkan harapan mereka juga.
• Terlibat dengan tim Anda secara teratur, menawarkan mereka dukungan emosional, terutama jika mereka berjuang dengan kecemasan dan stres.
• Tetapkan pedoman yang jelas tentang apa yang Anda harapkan dari tim Anda (yaitu ingin semua email dijawab dalam waktu 24 jam). Dokumentasikan ini dan simpan di lokasi sentral yang mudah diakses oleh semua orang.
• Kenali dan rayakan kemenangan karyawan untuk membuat mereka tetap termotivasi.

Punya Lebih Banyak Tips untuk Mengelola Karyawan Jarak Jauh?

Praktik terbaik yang telah kita diskusikan tidak mahal dan dapat langsung diterapkan untuk memastikan hasil yang efektif. Ingin menambahkan lebih banyak tips ke dalam daftar? Tinggalkan komentar di bawah.

Sudahkah Anda dan tim Anda mulai bekerja dari rumah baru-baru ini? Berikut panduan praktis untuk bekerja dari rumah sebagai tim yang mencakup semua yang perlu Anda ketahui agar tetap efektif dan efisien.