Bagaimana Cara Menulis Memo?: Tips dan Template (2022)

Memo juga dikenal sebagai pengingat dan memo adalah bagian penting dari bisnis. Ini digunakan untuk komunikasi internal mengenai bisnis atau prosedur resmi.

Ini adalah salah satu cara utama untuk mengkomunikasikan informasi kepada karyawan dalam organisasi. Memo cepat serta pilihan yang efektif untuk mendistribusikan informasi.

Tidak seperti email, Anda dapat mengirim memo sebagai pesan ke sekelompok besar karyawan. Bisa jadi seluruh departemen Anda atau bahkan semua orang yang bekerja di perusahaan Anda.

Namun, menulis memo bisa menjadi perjuangan jika Anda tidak mengetahui formatnya dengan baik. Untuk mengetahui cara menulis memo, teruslah membaca artikel untuk memahami lebih lanjut tentang topik tersebut.

Bagaimana Anda Harus Memilih Format Untuk Menulis Memo

Saat memilih format yang tepat, penting bagi Anda untuk memahami bahwa format yang berbeda memiliki tujuan atau tujuan yang berbeda.

Itu tergantung pada apa yang Anda pilih, misalnya Anda dapat menulis memo informasi untuk berbagi informasi dengan karyawan Anda, kemudian untuk memo permintaan, Anda diharuskan untuk fokus pada sisi yang meyakinkan.

Nah, ada beberapa jenis memo yang bisa Anda temukan, antara lain konfirmasi, permintaan informasi, laporan berkala, hasil studi, dan memo saran.

Namun semua jenis memo mungkin memiliki format yang sama tetapi Anda dapat menemukan beberapa perbedaan dalam isi pesan.

Itulah mengapa penting untuk fokus pada jenis pesan yang akan Anda tulis, serta kepada siapa Anda mengirim memo.

Pastikan Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan atau maksud dari memo tersebut.

Apa Bagian Dari Memo Bisnis ?

Memo bisnis dibagi menjadi beberapa bagian, tidak seperti surat bisnis formal, memo itu tidak memiliki salam atau tanda tangan pengirim.

Format memo yang khas mencakup bagian yang berbeda, seperti:

Menuju

Nah, bagian heading mencantumkan nama sekaligus alamat perusahaan. Namun, jika Anda memiliki kop surat, informasi ini akan sudah dicetak.

Tepat di bawah bagian ini, Anda diharuskan menulis kata Memorandum atau Memo. Ini akan membantu dalam menciptakan pesan yang dikomunikasikan melalui penggunaan memo.

Penerima

Bagian ini untuk mengidentifikasi penerima.

Di sinilah Anda perlu menyebutkan kepada siapa memo itu akan atau milik.

Misalnya, jika Anda menulis memo untuk karyawan Anda di departemen pemasaran

Di sini Anda perlu menyebutkan “ Kepada: Semua Karyawan Departemen Pemasaran “

Pengirim

Bagian pengirim adalah untuk menentukan siapa orang yang menulis memo. Ini termasuk nama, departemen, dan penunjukan.

Misalnya, Jika Anda adalah asisten manajer dari departemen penjualan.

Di sini Anda perlu menyebutkan nama Anda terlebih dahulu, lalu tambahkan "Asisten Manajer, Penjualan"

CC atau Penerima Tambahan

CC ( Carbon Copy ) atau Penerima Tambahan adalah bagian di mana Anda menyebutkan kepada siapa salinan memo itu akan dikirim untuk kepentingan informasi.

Nah, nama yang disebutkan di sini tidak langsung ditujukan ke bagian memo atau To.

Tanggal

Penting bagi Anda untuk menyebutkan tanggal saat memo itu ditulis. Sertakan saat Anda telah menulis memo ke bagian Tanggal.

Garis subjek

Baris subjek adalah bagian di mana Anda perlu menulis gagasan singkat dan tepat tentang isi memo itu.

Di sini Anda perlu menyebutkan gagasan singkat tentang isi memo itu.

Misalnya, jika memo itu tentang sesi pelatihan bagi karyawan yang bekerja di departemen SEO. Maka di sini Anda perlu menulis "Subjek: Sesi Pelatihan untuk karyawan di departemen SEO"

Badan Pesan

Nah, isi pesan itu penting dan bagian di mana Anda paling perlu fokus

Isi pesan mencakup semua tentang memo, informasi, dan tujuan. Anda dapat membaginya menjadi dua atau tiga paragraf.

Paragraf pertama badan ini menyatakan tujuan memo. Sekarang Anda dapat pindah ke paragraf berikutnya untuk menyebutkan Informasi atau pesan.

Nah jika isinya panjang, Anda bisa menambahkan ringkasan pesannya. Anda juga dapat menambahkan CTA atau menghapus ajakan bertindak

Ini akan membantu dalam memahami tindakan apa yang harus diambil penerima.

lampiran

Namun, menambahkan lampiran tidak penting atau diperlukan. Tetapi Anda dapat menambahkan jika memo tersebut terkait dengan hasil yang disajikan, penelitian atau membutuhkan data tambahan.

Maka memo tersebut harus memiliki lampiran untuk memperkuat pesan dari memo tersebut.

Bagaimana Menulis Memo Bisnis Anda?

Nah, sekarang Anda perlu memahami bagaimana Anda harus menulis memo Anda. Penulisan ini memiliki beberapa langkah dasar yang sederhana dan mudah diikuti.

Itu termasuk :

Langkah 1: Buat Daftar Apa Tujuan Memo Anda Ditahan

Paragraf pengantar pertama Anda harus menyebutkan tujuan memo Anda

Orang yang membaca memo harus mendapatkan ide instan tentang apa yang dikomunikasikan pengirim kepada mereka di paragraf pengantar.

Juga, isi memo Anda harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjawab pertanyaan. Pastikan untuk mempertimbangkan pertanyaan seperti apa yang mungkin diajukan oleh karyawan atau penerima Anda.

Tujuannya harus menjadi hal pertama yang perlu jelas, kemudian Anda dapat memperluas detail atau tindakan yang perlu diambil.

Pastikan untuk menempatkan semuanya dalam rangkaian peristiwa yang kronologis. Ini akan membantu dalam memberikan lebih banyak kejelasan kepada karyawan, juga mereka dapat mengambil tindakan lebih mudah jika perlu.

Langkah 2: Buatlah Ringkas & Positif Sepanjang

Karena penulisan memo Anda akan ditujukan kepada manajer atau rekan kerja. Penting bagi Anda untuk menjaga bahasa tetap positif saat menulis memo.

Juga, itu akan dikirim ke orang-orang yang Anda kenal dan akan berinteraksi dengan Anda setiap hari. Jaga bahasanya sedemikian rupa.

Selain itu, buat kalimat Anda singkat dan jelas. Juga, gunakan suara aktif sehingga Anda dapat menyampaikan tujuannya.

Ini akan membantu dalam meningkatkan kredibilitas di antara rekan-rekan Anda.

Langkah 3: Komunikasikan Pesan Melalui Baris Subjek

Hal berikutnya Anda harus berhati-hati dalam apa yang Anda tulis di baris subjek. Bagian ini harus memberi tahu pembaca tentang apa yang seharusnya mereka harapkan saat membaca memo.

Juga, baris subjek memberikan arahan mengenai di mana mereka menyimpan folder email.

Misalnya, jika itu adalah pembaruan anggaran untuk departemen pemasaran, maka itu akan membantu dalam memahami dengan membaca subjek memo serta melihat pratinjau tindakan yang akan mempengaruhi operasi serta departemen.

Langkah 4: Hancurkan Informasi Menggunakan Paragraf Tubuh Dan Kesimpulan

Gunakan paragraf isi untuk menjelaskan pengumuman keputusan yang Anda buat. Juga, tambahkan bagaimana hal itu akan mempengaruhi karyawan dan operasi selanjutnya.

Juga, ini dapat berguna untuk menjawab pertanyaan serta perasaan yang mungkin dirasakan karyawan Anda.

Ungkapkan rasa terima kasih dan arahkan perubahan.

Apa Template Untuk Menulis Memo?

Sekarang, penting untuk memahami pola penulisan memo. Format yang harus Anda gunakan adalah:

Memorandum Bisnis

Tanggal : Tambahkan bulan, hari, dan tahun saat ini

Kepada: Tambahkan nama karyawan yang Anda kirimi memo

Dari: Di ​​sini Anda perlu menambahkan nama depan dan belakang Anda, bersama dengan judul bisnis Anda

Perihal: Untuk apa memo ini?

Isi: mulai dengan membuat daftar alasan di balik penulisan memo. Tetap dalam satu kalimat tetapi jika tidak memungkinkan, Anda dapat beralih ke dua kalimat. Sekarang tambahkan detail yang harus dibagikan orang tersebut dengan karyawan tingkat pemula. Jelaskan tanggapan atau tindak lanjut yang telah dikirimkan oleh perusahaan, jika ada.

Sekarang nyatakan kesimpulannya. Anda juga dapat menggunakan ini untuk mengidentifikasi reaksi dari pembaca. Sebutkan tindakan yang Anda ingin pembaca Anda lakukan.

Terima kasih,

Nama depan dan belakang Anda

Alamat email perusahaan Anda

Nomor telepon perusahaan Anda

Jika Anda menambahkan lampiran, Anda perlu menjelaskannya di memo.

Tips Menulis Memo Bisnis Anda

Nah, sekarang bila Anda sudah memiliki pemahaman tentang cara menulis memo beserta format yang benar.

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membuat memo Anda efektif.

• Periksa apakah Anda memiliki persyaratan gaya apa pun yang menyertai pekerjaan Anda. Juga, cari formulir standar yang dimiliki perusahaan Anda untuk menulis memo. Apakah bisa diunduh atau tidak?
• Pastikan bahwa isi teks singkat, benar, dan mempertimbangkan. Juga, pertahankan tata bahasanya, sehingga Anda tahu semuanya benar dan mudah dibaca.
• Jaga agar kalimat Anda tetap sederhana. Jangan gunakan kalimat yang panjang atau hindari frasa yang bertele-tele.
• Jangan gunakan solusi. Memo Anda harus langsung menuju ke subjek.
• Jika Anda memiliki sesuatu yang penting, gunakan daftar berpoin serta judul untuk menyampaikan pesan.
• Juga, gunakan pernyataan penutup di akhir memo Anda. Tetap menginspirasi dan mengarahkan sehingga pembaca Anda tahu tindakan apa yang perlu mereka ambil.
• Jika Anda menambahkan lampiran bersama dengan memo Anda, sebutkan atau gunakan satu kata 'lampiran.
• Setelah Anda menyelesaikan draf, pastikan untuk membagikannya dengan seseorang yang Anda kenal atau kolega. Ini akan membantu Anda dalam menangkap kesalahan yang mungkin tergelincir.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Sumber Tambahan