Kalau saja manusia bisa sedikit lebih seperti lebah.

Maksudku, dari perspektif kolaborasi, mereka benar-benar makhluk yang luar biasa.

Mereka semua memiliki pekerjaan individu untuk diselesaikan tetapi mereka bekerja bersama untuk tujuan yang sama.

Masing-masing tahu persis apa yang perlu dilakukan pada saat tertentu, dan penelitian telah menunjukkan bahwa makhluk kecil ini benar-benar dapat berkomunikasi untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan lebih efisien.

Sayangnya, orang tidak selalu bekerja sama dengan mulus.

Seringkali, semua lebah pekerja dalam tim pemasaran konten perlu memiliki arahan khusus dan banyak komunikasi untuk menyelesaikan tugas mereka dengan cara yang paling efisien.

Itulah mengapa ada platform manajemen proyek seperti yang akan kita bahas hari ini: Microsoft Project .

Jika Anda mencari solusi untuk mengelola proyek dan tugas dengan lebih baik untuk tim pemasaran konten Anda, Microsoft Project bisa sangat menarik untuk Anda.

Hari ini, kita akan melihat alasan mengapa Anda harus tertarik dengan Microsoft Project, serta cara kerjanya.

Mari buat lebah pekerja itu terorganisir dan siap untuk tugas apa pun!

Proyek Microsoft: Apa Itu dan Bagaimana Cara Kerjanya

Microsoft Project adalah sistem manajemen proyek yang sangat rinci untuk bisnis.

Ini lebih dari sekadar daftar tugas sederhana atau aplikasi organisasi Anda. Ini adalah sistem yang dikembangkan sepenuhnya yang akan membantu Anda memiliki produktivitas yang sama seperti sarang lebah yang sibuk.

Seperti yang bisa Anda tebak dari namanya, sistem ini berasal dari perusahaan yang telah menjadi nama rumah tangga di dunia perangkat lunak dan sistem bisnis. Microsoft adalah bagian integral dari sebagian besar semua kantor, dan Project hanyalah bagian lain yang terintegrasi dengan indah ke dalam produk Microsoft lainnya.

Bahkan, Project bahkan dapat digunakan sebagai bagian dari Office 365 , menempatkan seluruh sistem sepenuhnya di cloud. Jika produk Microsoft sudah menjadi bagian integral dari alur kerja Anda, maka Project adalah solusi manajemen proyek yang sempurna.

Tapi apa yang membuat Microsoft Project lebih baik daripada sistem manajemen proyek lainnya? Apa titik lemahnya? Dan siapa yang secara khusus harus tertarik dengan sistem ini?

Mari kita cari tahu.

Tinjauan Proyek Microsoft: Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Menjaga Sarang Lebah Anda Berdengung

Dimana Microsoft Project Benar-benar Unggul

Pelacakan Menjadi Mudah

Tugas dapat dengan mudah dihubungkan dan saling terkait.

Saat Anda mengklik satu tugas, Anda akan dapat melihat semua tugas lain yang terhubung dengannya—dulu, sekarang, dan direncanakan untuk masa depan—secara sekilas dengan kode warna yang tidak mungkin terlewatkan.

Penyelesaian tugas dan proyek disimpan dengan garis waktu sehingga Anda dapat melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Fitur pelaporan sederhana memberi Anda grafik dan bagan untuk melihat apa yang direncanakan versus apa yang sebenarnya diselesaikan oleh tim Anda.

Anda juga dapat menugaskan orang tertentu untuk tugas tertentu, atau bahkan menunjukkan prioritas setiap tugas individu dalam sebuah proyek.

Fitur pelacakan ini sempurna untuk manajer pemasaran konten sibuk yang mengawasi tim besar penulis, editor, dan desainer.

Semua Manfaat Manajemen Proyek di Cloud

Ketika semua informasi yang Anda butuhkan ada di cloud, Anda akan selalu memiliki akses ke hal-hal yang Anda butuhkan.

Baik itu kolaborasi waktu nyata dengan anggota tim lainnya atau beralih perangkat di tengah proyek, Microsoft Project menyimpan semuanya untuk Anda secara online. Ini siap untuk Anda kapan pun Anda membutuhkannya untuk berada di sana.

Ini juga memungkinkan pengguna untuk mengirimkan lembar waktu, mengelola sumber daya proyek, dan bahkan menyinkronkan dengan daftar tugas SharePoint.

Ini adalah fitur yang sangat berguna untuk tim pemasaran konten yang tidak bekerja sama di lokasi fisik yang sama. Jika sebagian atau seluruh tim Anda berada jauh, Anda dapat yakin bahwa Microsoft Project akan selalu memperbaruinya di mana pun mereka berada.

Template yang Menghemat Waktu Anda

Jika Anda khawatir tentang membuat rencana proyek dari awal, Anda dapat berhenti khawatir sekarang. Sama seperti produk Microsoft lainnya yang menyertakan templat yang mudah digunakan, Project juga memberi Anda akses ke sejumlah templat berbeda untuk manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Project juga memberi Anda akses ke alat seperti bagan Gantt yang dapat disesuaikan yang akan membantu Anda menjadwalkan proyek dengan berbagai anggota tim. Dengan cara ini, konten Anda akan selalu siap sesuai jadwal.

Komunikasi dan Berbagi Waktu Nyata

Seperti yang kami sebutkan di atas, menempatkan proyek Anda di cloud membuatnya sangat mudah untuk membuat semua orang di tim Anda diperbarui dan bekerja secara efisien, bahkan ketika Anda tidak bersama-sama.

Tapi ada lagi.

Microsoft Project juga terintegrasi dengan indah dengan Skype for Business, memungkinkan anggota tim untuk berbicara satu sama lain secara langsung saat mengerjakan proyek yang berbeda. Pengguna juga dapat berbagi dokumen dan file sehingga setiap orang memiliki apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas.

Jika tim Anda bekerja dari jarak jauh, ini adalah cara yang bagus untuk tetap berhubungan dengan mereka. Anda dapat dengan mudah mengadakan rapat harian atau mingguan untuk mendiskusikan kalender konten menggunakan Skype for Business, dan membagikan tugas dan materi proyek kepada semua orang di tim Anda saat mereka membutuhkannya.

Jangan Pernah Lewatkan Ketukan dengan Aplikasi iOS dan Android

Ingin memastikan bahwa semua orang di tim Anda selalu terbarui, di mana pun mereka berada?

Apakah Anda perlu memantau apa yang dilakukan semua orang saat Anda tidak di kantor?

Bagaimanapun, Microsoft Project memiliki solusi untuk Anda. Sistem manajemen proyek ini tersedia untuk perangkat Windows, iOS, dan Android, yang berarti Anda dan lebah pekerja Anda dapat tetap mendapat informasi tentang apa yang terjadi bahkan tanpa harus berada di kantor!

Dan, karena semua informasi disimpan di cloud, setiap orang memiliki akses real-time yang konstan ke apa yang terjadi.

Anggaran Bawaan dan Manajemen Sumber Daya

Saat Anda mengelola sumber daya perusahaan untuk proyek apa pun, dibutuhkan waktu dan energi untuk mengalokasikan dana yang tepat ke tempat yang tepat. Ini bisa sangat rumit ketika Anda mencoba untuk tetap berpegang pada nomor yang Anda usulkan kepada klien.

Dengan Microsoft Project, Anda dapat melakukannya dengan cepat dan efisien. Dengan menggunakan solusi manajemen sumber daya yang tersedia di Project, Anda akan dapat mengetahui apa yang terjadi di setiap proyek.

Anda dapat melacak jam yang dihabiskan setiap anggota tim untuk setiap tugas, dan bahkan menetapkan tarif pembayaran per jam untuk setiap individu.

Dengan cara ini, Anda selalu dapat memastikan bahwa setiap bagian proyek tetap sesuai anggaran.

Lebih dari 20 Juta Orang Sudah Mempercayai Microsoft Project sebagai Solusi Manajemen Proyek

Benar, jutaan orang di seluruh dunia telah menggunakan Microsoft Project untuk menyinkronkan lebah pekerja mereka untuk pekerjaan yang harmonis. Di antaranya adalah banyak tim pemasaran konten.

Beberapa orang yang saat ini menggunakan Microsoft Project sebenarnya adalah nama besar di dunia bisnis, keuangan, ritel, dan hampir semua industri lainnya. Ini termasuk nama-nama rumah tangga seperti Tesla, Netflix, BMW, Toyota, 21st Century Fox, Amazon, American Express dan banyak lagi lainnya.

Kekurangan Microsoft Project

Kurva Pembelajaran Curam

Microsoft Project memiliki banyak opsi penyesuaian dan banyak bagian yang bergerak. Ini juga berarti bahwa tim Anda akan memerlukan pelatihan menyeluruh agar terbiasa dengan sistem dan menggunakannya secara maksimal.

Sedikit Lebih Mahal Dibandingkan Opsi Manajemen Proyek Lainnya

Kami akan membahas ini lebih lanjut di bawah, tetapi jelas ini adalah sistem yang agak mahal. Yang sedang berkata, sebagian besar dari mereka yang menggunakannya mengatakan bahwa itu bernilai setiap sen.

Agak Kurang dalam Visual

Keluhan lain di antara pengguna adalah kurangnya opsi visual. Meskipun ada beberapa bagan yang tersedia, banyak orang ingin dapat memiliki lebih banyak visual yang dapat disesuaikan dalam program ini.

Proyek Microsoft: Opsi dan Harga untuk Bisnis Modern

Ada beberapa opsi berbeda dalam Microsoft Project yang sesuai dengan bisnis ukuran berbeda.

Untuk solusi berbasis cloud, Anda akan membayar $30 atau $55 per bulan, per pengguna. Harganya tergantung pada fitur yang dibutuhkan bisnis Anda.

Untuk solusi lokal, Anda akan membayar harga satu kali (per PC) sebesar $590 atau $1160. Sekali lagi, harga bervariasi tergantung pada layanan yang Anda butuhkan.

Tidak mengherankan bahwa harga inilah yang membuat banyak orang menjauh dari Microsoft Project. Namun, meskipun ada sistem manajemen proyek lain yang bahkan dapat digunakan secara gratis, seperti Asana, sistem ini sama sekali tidak tahan dengan fitur yang ditawarkan Microsoft Project.

Siapa yang Harus Menggunakan Proyek Microsoft?

Jelas, Microsoft Project bukan hanya untuk tim pemasaran konten rata-rata Anda. Sistem ini tidak murah, dan hanya akan cocok untuk Anda jika Anda bersedia bekerja sama dengan manajemen proyek.

Sistem Microsoft Project akan sangat berguna untuk tim pemasaran konten dengan banyak orang yang terlibat—sungguh, tim konten besar mana pun yang membutuhkan organisasi yang lebih baik.

Sistem ini dirancang dengan mempertimbangkan perusahaan korporat besar, sehingga tidak akan cocok untuk setiap tim pemasaran konten.

Namun, bahkan tim berukuran sedang yang melihat pertumbuhan pesat kemungkinan besar akan mendapat manfaat dari penggunaan Microsoft Project, terutama mereka yang berada dalam lingkungan perusahaan yang lebih besar atau dengan penyebaran internasional.

Seperti yang telah kita lihat di atas, Microsoft Project adalah alat yang sangat berguna yang memiliki banyak sekali fitur dan opsi untuk manajemen proyek.

Ini adalah salah satu opsi yang paling banyak digunakan dan terkenal, jadi kemungkinan beberapa anggota tim Anda sudah tahu cara menggunakannya.

Sementara Microsoft Project memang memiliki kelemahan karena relatif mahal dan sulit digunakan pada awalnya, manfaatnya jauh lebih besar daripada poin-poin ini.

Sejauh ini, Microsoft Project adalah salah satu alat manajemen proyek paling komprehensif yang tersedia.

Mungkinkah ini yang Anda butuhkan untuk membuat sarang lebah Anda berdengung?