Apa itu Risalah Rapat (MoM)? Perangkat Lunak dan Template untuk MoM
Diterbitkan: 2024-01-10Ringkasan: Dengan membuat notulensi rapat, Anda dapat mendokumentasikan topik yang dibahas, merangkum poin-poin penting rapat, dan menyoroti poin-poin penting. Mari cari tahu lebih lanjut tentang IBU dan cara membuatnya.
Rapat yang produktif sangat penting untuk kolaborasi, namun mengingat semua detail yang dibahas dalam rapat bisa jadi sulit. Itu sebabnya Anda perlu membuat notulen rapat untuk mendokumentasikan setiap detailnya. Pada artikel ini, kita akan belajar tentang IBU dan cara membuatnya. Tapi pertama-tama, mari kita pelajari apa sebenarnya IBU itu.
Daftar isi
Apa itu Risalah Rapat (MoM)?
MOM biasanya merupakan singkatan dari “Risalah Rapat.” Ini mengacu pada catatan tertulis formal tentang diskusi, keputusan, dan item tindakan yang terjadi selama rapat.
MOM penting untuk mendokumentasikan poin-poin yang dibahas selama pertemuan, menetapkan tanggung jawab, dan memberikan referensi bagi peserta. Ini mencakup poin-poin penting diskusi, semua peserta, dan resolusi pertemuan.
Pentingnya Risalah Rapat
Risalah Rapat (MOM) memainkan peran penting dalam efisiensi dan komunikasi organisasi. Dengan mendokumentasikan diskusi, keputusan, dan tindakan, MOM berfungsi sebagai titik referensi penting, memastikan kejelasan dan pemahaman di antara para peserta.
MOM berfungsi sebagai arsip sejarah, yang menangkap evolusi ide dan strategi dari waktu ke waktu.
Selain memfasilitasi komunikasi dengan berbagi informasi penting dengan anggota tim yang tidak hadir, MOM berkontribusi terhadap perencanaan dan pengembangan strategi yang lebih efektif.
Kapan Anda Harus Membuat MoM?
IBU dapat digunakan dalam kasus berikut:
- Mencatat hal-hal yang dapat diambil dan tujuan pertemuan
- Membuat ringkasan rapat bagi yang tidak menghadiri rapat
- Menyimpannya sebagai dokumen hukum jika terjadi pertemuan formal
- Menyimpan dokumen referensi untuk digunakan pada pertemuan mendatang
Langkah-Langkah yang Terlibat dalam Menciptakan IBU
Saat membuat notulen rapat, Anda perlu membuat daftar agenda rapat, daftar peserta, dan MOM yang ada. Anda juga perlu mencatat siapa saja yang tidak hadir dan hadir dalam rapat tersebut. Mari kita lihat daftar detail semua langkah yang perlu Anda ikuti untuk membuat IBU:
- Persiapan: Kumpulkan detail yang diperlukan seperti agenda, daftar peserta, dan MOM sebelumnya. Juga, siapkan templat untuk merekam.
- Kehadiran: Catat rincian peserta yang hadir dan tidak hadir. Tandai setiap tamu atau peserta penting.
- Tinjauan Agenda: Periksa agenda rapat, pastikan setiap item ditangani.
- Detail Diskusi: Catat poin-poin penting, keputusan, dan item tindakan dengan menggunakan bahasa yang ringkas.
- Tetapkan Tanggung Jawab: Atribusikan dengan jelas item tindakan kepada individu dengan tenggat waktu.
- Klarifikasi: Sertakan klarifikasi apa pun yang dibuat selama pertemuan untuk mengetahui konteksnya.
- Penutupan: Konfirmasikan kesimpulan pertemuan dan catat persyaratan tindak lanjutnya.
- Tinjauan dan Persetujuan: Bagikan MOM untuk ditinjau dan dapatkan persetujuan yang diperlukan.
- Distribusi: Distribusikan MOM akhir kepada peserta dan pemangku kepentingan terkait dengan segera.
Manfaat Menjadi IBU
Risalah Rapat (MOM) menawarkan manfaat penting. Mereka memberikan catatan terdokumentasi mengenai diskusi, keputusan, dan item tindakan, memastikan kejelasan dan akuntabilitas. Berikut adalah beberapa manfaat lain dari menciptakan seorang IBU:
- Dokumentasi: Mereka memberikan catatan formal tentang diskusi, keputusan, dan item tindakan selama rapat.
- Referensi: Risalah menjadi acuan bagi peserta untuk mengingat apa yang telah dibahas dan tugas apa yang diberikan.
- Akuntabilitas: Mereka menetapkan tanggung jawab dengan mendokumentasikan item tindakan dan tenggat waktu, mendorong akuntabilitas di antara para peserta.
- Komunikasi: MOM memfasilitasi komunikasi dengan berbagi informasi penting dengan mereka yang tidak dapat menghadiri pertemuan.
- Perencanaan: Mereka membantu perencanaan masa depan dengan merangkum diskusi dan hasil masa lalu, membantu membentuk tindakan dan strategi di masa depan.
- Penyelarasan: Risalah memastikan bahwa semua peserta memiliki pemahaman bersama tentang apa yang dibahas dan diputuskan, sehingga mengurangi kesalahpahaman.
Apa yang Harus Dicantumkan dalam Risalah Rapat?
Dalam penulisan notulensi rapat, ada beberapa elemen yang perlu Anda sertakan dalam dokumen: Berikut beberapa elemen penting dari MOM:
- Tanggal dan waktu pertemuan
- Daftar peserta dan peran mereka
- Maksud atau tujuan pertemuan
- Agenda rapat dan topik yang dibahas
- Tindakan yang harus diambil dan keputusan dibuat
- Langkah-langkah mendatang dan jadwal tindak lanjut
- Tanda tangan dan inisial peserta untuk validasi
Menulis Risalah Rapat (Praktik Terbaik)
Agar risalah rapat efektif, Anda harus mencatat tanggal, waktu dan jumlah peserta. Selanjutnya, Anda perlu menambahkan detail tentang rapat yang akan datang.
- Buat Outline Rapat Terlebih Dahulu: Agar rapat lebih bermanfaat, ada baiknya dibuat outline rapat beserta semua poin-poin yang akan dibicarakan dalam rapat. Hal ini akan membantu menghindari kebingungan di awal rapat dan memastikan peserta tetap berpegang pada agenda yang sah.
- Catat Tujuan Rapat: Selama ini, coba catat tujuan rapat dan apa saja yang diharapkan bisa dicapai dalam rapat tersebut. Catatan ini akan berguna bagi mereka yang tidak dapat berpartisipasi dalam pertemuan tersebut
- Tentukan Tanggal Rapat Mendatang: Jika Anda membuat catatan rapat, penting juga untuk mencantumkan kapan rapat berikutnya akan diadakan sehubungan dengan topik yang dibahas. Hal ini akan memberikan pedoman kepada peserta tentang berapa lama mereka perlu menyelesaikan tugas yang diberikan. Selain itu, menentukan tanggal pertemuan yang akan datang juga akan membantu dalam memprioritaskan tugas Anda.
- Gunakan AI untuk Membuat Ringkasan Rapat: Jika Anda bertanggung jawab membuat catatan dalam rapat, Anda dapat menggunakan alat transkripsi rapat. Dengan alat ini, semua rekaman panggilan, transkripsi, dan ringkasan ditautkan ke rapat dan kalender, sehingga semuanya tetap berada di satu tempat.
- Memanfaatkan Agenda untuk Melacak Poin-Poin Penting Rapat: Setelah rapat, Anda dapat menggunakan agenda rapat untuk melacak hasil. Dengan menggunakan agenda sebagai pedoman umum, Anda akan dapat mengukur kemajuan Anda menuju tujuan yang telah ditetapkan.
Template Pembuatan Risalah Rapat
- Templat MoM Dewan Formal
- Contoh Pertemuan Informal MoM
- Templat MoM Rapat Dewan
- Templat MoM Rapat Dewan SaaS David Sacks
- Rapat Manajemen Bulanan
- Templat Perencanaan Sprint
- Templat Pertemuan Satu-satu
Untuk membuat notulen rapat dengan cepat, Anda dapat menggunakan templat yang telah dikonfigurasi sebelumnya. Templat MOM dapat berkisar dari Risalah Rapat Dewan Formal hingga Risalah Manajemen Bulanan, Risalah Rapat Informal, Perencanaan Sprint, Rapat SaaS, dan sebagainya. Masing-masing templat disediakan di bawah ini untuk menyederhanakan prosedur IBU Anda.
Templat Risalah Rapat Dewan Formal
| Telepon untuk memesan Difasilitasi oleh 'Ketua Dewan' • [Fasilitator pertemuan] dipanggil untuk memerintahkan pertemuan rutin [Organisasi] pada [waktu] pada [tanggal] di [lokasi]. Absen Sekretaris melakukan absensi. Hadir sebagai berikut: • Sekretaris • Manajer senior • Fasilitator Pertemuan Persetujuan menit Sebelum urusan resmi apa pun dapat dilaksanakan, dewan harus menyetujui risalah rapat terakhir. • [Sekretaris] membacakan notulen rapat terakhir. Risalah tersebut disetujui. Masalah terbuka Hal-hal yang telah dibahas sebelumnya oleh dewan dan siap untuk disetujui secara formal. Bisnis baru Hal-hal ini dapat dipilih, diubah, diajukan, dipindahkan ke komite untuk dipertimbangkan atau ditunda. Penundaan Setelah semua isu terbuka dan bisnis baru dibahas dan didokumentasikan, fasilitator rapat akan menunda rapat dewan. • [Fasilitator pertemuan] menunda pertemuan pada [waktu pertemuan berakhir]. Penyerahan dan persetujuan berita acara Pencatat harus menyerahkan notulensi untuk disetujui oleh Ketua Dewan atau fasilitator rapat. • Berita Acara disampaikan oleh: [Nama] • Berita acara disetujui oleh: [Nama] |
Contoh Risalah Rapat Informal
| Telepon untuk memesan Rapat [organisasi] diadakan di [lokasi] pada [tanggal]. Peserta • Voting anggota yang hadir meliputi: • Tamu yang hadir antara lain: • Anggota yang tidak hadir antara lain: Persetujuan menit • Usulan untuk menyetujui risalah rapat [tanggal] sebelumnya dibuat oleh [nama] dan didukung oleh [nama]. Laporan • [Nama laporan] dibawakan oleh [nama presenter]. • [Nama laporan] dibawakan oleh [nama presenter]. Gerakan utama • Gerakan: Digerakkan oleh [nama] dan diperbantukan [sebutkan gerakannya di sini]. Mosi [dilakukan atau gagal] dengan [angka] mendukung dan [angka] menentang. Penundaan • [Nama penggerak] menyetujui agar rapat ditunda, dan disepakati pada [waktu penundaan]. • Sekretaris: • Tanggal persetujuan: |
Templat Risalah Rapat Dewan
| Detail pertemuan Catat jenis pertemuan, tanggal, dan waktu. • Nama pertemuan: • Tanggal: • Waktu: Absen Perhatikan peserta rapat. • Ketua: • Sekretaris: • Pejabat ketua: • Dewan Direksi yang tidak hadir: • Tamu atau anggota staf lain yang hadir: Bisnis lama Risalah rapat penting dan keputusan dari rapat dewan terakhir. • Persetujuan risalah rapat sebelumnya • Item tindakan yang belum terselesaikan dari rapat dewan sebelumnya Bisnis baru Sertakan laporan dari pejabat, komite, atau dewan direksi yang berbeda. • Agenda 1 • Agenda 2 • Agenda 3 Langkah-langkah tindakan Penutupan Akhiri rapat dewan dengan mendokumentasikan informasi berikut: • Tanggal dan waktu rapat dewan berikutnya • Waktu saat rapat ditunda • Persetujuan Sekretaris: • Persetujuan Presiden/Ketua: |
Templat Rapat Dewan SaaS David Sacks
| • Pembaruan CEO [30 menit] Kemenangan, tantangan, pembelajaran, dan KPI. • Update Penjualan [30 menit] ARR, kesepakatan, penutupan, keberatan, dan perkiraan • Pembaruan Departemen [20 menit] Peta jalan produk dan pembaruan dari departemen lain. • Keuangan [10-20 menit] Margin kotor, rencana keuangan, dan pengeluaran operasional. • Tim [10-20 menit] Bidang apa saja yang paling membutuhkan karyawan baru? • Urusan Administratif [5-10 menit] Urusan rumah tangga dan administrasi • Barang Aksi Apa hasil dari pertemuan ini? |
Rapat Manajemen Bulanan
| Rapat Manajemen Bulanan Tinjau Metrik/KPI Lacak kemajuan pada metrik dan sasaran vs. Hasil aktual. Di mana kita menyimpang dari rencana? Mengapa? Pembaruan Perusahaan Bagikan pembaruan penting dan berikan “State of the Union.” Meja Bundar Pemimpin Departemen/Tim Selalu berikan informasi terbaru kepada semua orang, cari efisiensi, dan bantu satu sama lain agar tidak terblokir. Nama • Kemenangan terkini • Prioritas saat ini • Adakah hal yang membuat Anda terjebak? Pengembangan Profesional (Opsional) Tingkatkan hasil bisnis jangka panjang Anda melalui pembelajaran interaktif atau pengalaman membangun tim. Sesi Pemecahan Masalah Pilih satu tantangan atau bidang prioritas. • Presentasi mengenai tantangan • Diskusi terbuka untuk lebih memahami tantangan dan menemukan solusi • Tetapkan langkah berikutnya Langkah selanjutnya @nama Tugas selambat-lambatnya TANGGAL TANGGAL |
Templat Perencanaan Sprint
| Perencanaan Sprint Tujuan Sprint Apa tujuan utama sprint ini? Tentukan tujuan utama di bawah ini. Sprint Backlog Cerita pengguna apa yang sesuai dengan tujuan sprint? Bagikan hal ini dengan tim Anda sebelum rapat sehingga mereka dapat berkontribusi. Bagi setiap cerita pengguna menjadi tugas-tugas individual. Pastikan setiap tugas memiliki informasi sebanyak mungkin. Sertakan metrik penting. Epik yang Akan Dikirim Buat daftar epik yang kami rencanakan untuk dimulai atau disampaikan selama sprint ini. Klarifikasi Ruang Lingkup Pekerjaan Tinjau kembali definisi Anda tentang "selesai". Tentukan kriteria penerimaan yang digunakan untuk menentukan kapan setiap tugas selesai. Pastikan semua ini selaras dengan kapasitas tim Anda. Risiko & Kekhawatiran Utama Masalah potensial apa yang dapat muncul berdasarkan tujuan dan sprint backlog? Bagaimana kita bisa mengatasinya? Apakah ruang lingkup pekerjaan memberikan cukup waktu untuk masalah yang tidak terduga. Catatan dan Kesimpulan Apa wawasan utama dan poin diskusi dari sesi perencanaan sprint ini? Bertindak Dapatkan konfirmasi lisan dari tim Anda tentang langkah selanjutnya yang harus diambil. Perjelas siapa yang menyelesaikannya dan kapan harus menyelesaikannya. Catat informasi ini di sini untuk dibagikan dan ditugaskan. Menindaklanjuti Bagaimana kita bisa tetap berkomunikasi dan mengetahui perkembangan terkini? Haruskah kita menjadwalkan pertemuan lanjutan? |
Templat Pertemuan Satu-satu
| Satu lawan satu: Manajer Mingguan 1:1 Pertanyaan perkenalan Mulailah dengan pertanyaan terbuka. Bagaimana minggu lalu? Apa yang berhasil bagi Anda akhir-akhir ini? Rayakan Kemenangan & Pembelajaran Apa yang telah kita capai sejak pertemuan terakhir kita? Catat kemajuan pada inisiatif-inisiatif penting. Bagaimana kita bisa menjadi lebih baik? Soroti pembelajaran dari minggu sebelumnya. Hapus Penghalang Pandang Apa (jika ada) yang menghentikan—atau memperlambat—kemajuan Anda? Bagaimana cara menghilangkan hambatan tersebut? Dukungan apa yang Anda butuhkan? Rencanakan untuk menghilangkan hambatan tertentu dan membuat item tindakan. Evaluasi dan Umpan Balik Dua Arah Bagaimana kabar kita? Bagaimana kita bisa bekerja sama dengan lebih efektif? Diskusi Terbuka Sediakan waktu untuk diskusi terbuka. Apakah ada hal lain yang ingin Anda bicarakan? Menindaklanjuti Haruskah kita menjadwalkan pertemuan satu lawan satu? Tinjau item tindakan apa pun yang timbul dari pertemuan satu lawan satu. Barang Aksi |
Perangkat Lunak Teratas untuk Membuat Risalah Rapat
Anda dapat memilih perangkat lunak gratis dan berbayar yang tersedia untuk membuat MoM. Berikut adalah beberapa opsi paling populer yang dapat Anda pertimbangkan:
Perangkat Lunak IBU Gratis
- Google Notes: Ini adalah perangkat lunak gratis yang dapat Anda gunakan untuk membuat MOM, membagikannya, mengarsipkan catatan, dll.
- Evernote: Evernote gratis digunakan untuk membuat dan mencatat, membuat daftar tugas, berkolaborasi dalam catatan, dll.
- EasyRetro: Dengannya, Anda dapat membuat catatan tempel, membaginya dengan rekan kerja, membuat item tindakan, menuliskan ide proyek, dan sebagainya.
Perangkat Lunak IBU Berbayar
- NTask: Dapat digunakan untuk membuat dan menugaskan tugas, berbagi detail tugas dengan orang lain, merencanakan detail proyek, mengadakan rapat, dll.
- Zipdo: Aplikasi catatan rapat ini terhubung dengan kalender dan membuat catatan kolaboratif untuk setiap rapat.
- Beenote: Ini adalah perangkat lunak berbasis AI yang dapat Anda gunakan untuk membuat, mengelola, dan mengatur rapat Anda.
Kesimpulan
Dengan bantuan risalah rapat, menjadi sangat mudah untuk merangkum keseluruhan rapat dalam beberapa poin penting.
Setelah membaca artikel ini, Anda sudah mendapat gambaran mengapa Anda harus membuat IBU dan Anda bisa membuatnya sendiri. Untuk pendekatan yang lebih mudah, Anda juga dapat mempertimbangkan templat untuk membuat MOM bergantung pada kasus penggunaan Anda.
FAQ Terkait Risalah Rapat (MoM)
- Siapa yang bertanggung jawab membuat notulensi rapat?
Sekretaris perusahaan umumnya bertanggung jawab untuk membuat notulen rapat.
- Apa format risalah rapat?
Format dasar risalah rapat mencakup garis besar ide-ide utama yang dibahas selama rapat, keputusan yang diambil, dan juga langkah-langkah yang harus diambil oleh peserta untuk mencapai tujuan.
- Apa yang dimaksud dengan risalah rapat?
Risalah rapat merupakan catatan yang dibuat selama rapat yang memuat topik yang dibahas, rincian peserta, hal-hal penting yang dapat diambil, dan lain sebagainya.
- Apa kepanjangan dari IBU?
MOM adalah singkatan dari Risalah Rapat dalam bisnis. Ini digunakan untuk mencatat semua detail penting yang dibahas selama rapat, tujuannya, dan hasilnya.
- Apa format notulen rapat profesional?
Dalam risalah rapat profesional, rincian peserta, agenda yang dibahas, langkah masa depan, dan banyak lagi disertakan.