Tugas dan tanggung jawab terpenting dari manajer proyek | #25 Memulai manajemen proyek

Manajer Proyek (PM) seperti CEO dalam skala yang lebih kecil, berpikir secara strategis tentang proyek yang sedang berlangsung dan menempatkannya dalam perspektif aktivitas seluruh organisasi. Tugas mereka bersifat interdisipliner. Meskipun mereka tidak harus ahli dalam menjalankan bisnis atau bidang yang menjadi perhatian proyek, mereka harus memiliki pengetahuan umum tentang mereka. Meskipun ini tentang spesialis yang menjadi anggota tim proyek yang akan mengusulkan solusi terbaik, Manajer Proyek harus memahami mengapa solusi tersebut adalah yang terbaik. Lalu apa saja tugas dan tanggung jawab utama dari Project Manager?

Tugas dan tanggung jawab Manajer Proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Perencanaan dan organisasi
3. Persiapan anggaran
4. Pemantauan proyek
5. Mendukung tim
6. Komunikasi dengan pemangku kepentingan
7. Ringkasan
8. Lihat perangkat lunak kami untuk manajemen proyek

Perkenalan

Manajer Proyek tidak mengelola orang tetapi proyek. Oleh karena itu, dia harus selalu ingat bahwa tim terdiri dari spesialis yang melakukan pekerjaan mereka dengan kemampuan terbaik mereka. Tugas PM adalah memfasilitasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan memberikan arahan. Oleh karena itu, PM harus:

• Hindari manajemen mikro – menginstruksikan anggota tim tentang cara melakukan tugas mereka,
• Tinggalkan kebebasan untuk memilih cara memecahkan masalah,
• Kelola tanggung jawab – sesuaikan ruang lingkup tugas dengan kemampuan masing-masing anggota tim.

Namun, tugas apa yang merupakan bagian dari tanggung jawab Manajer Proyek?

Perencanaan dan organisasi

Manajemen waktu dalam suatu proyek terdiri dari tugas-tugas termasuk perencanaan dan pengorganisasian pelaksanaan tugas. Perencanaan merupakan salah satu bagian dari siklus hidup proyek, yang meskipun dalam proporsi yang berbeda, merupakan bagian integral dari setiap tahapan proyek. Tapi seperti apa perencanaan sebagai bagian sehari-hari dari tugas Manajer Proyek, yaitu dari sisi praktis?

Aspek penting dari perencanaan adalah penggunaan perangkat lunak manajemen proyek secara efisien. Pertama, ini termasuk menyusun daftar tugas untuk dilakukan dan memprioritaskannya. Terkait dengan tugas terakhir adalah tugas kunci kedua dari PM – pekerjaan pengorganisasian.

Ini melibatkan tidak hanya memilih tugas yang paling mendesak untuk dilakukan, tetapi juga memastikan bahwa mereka selesai tepat waktu dan bahwa semua anggota tim memiliki beban kerja yang sama. Ini akan menghindari kemacetan. Pengorganisasian kerja tim yang tidak tepat ini mengakibatkan satu orang bertanggung jawab atas sejumlah tugas yang berlebihan. Tumpukan tanggung jawab menyebabkan pekerjaan anggota tim lainnya tertahan, dan progres proyek melambat bahkan terhenti.

Pastikan untuk menyesuaikan kompleksitas program yang Anda gunakan atau memvariasikan aplikasi fungsinya sesuai dengan spesifikasi proyek yang ada. Lagi pula, banyaknya kemungkinan tidak selalu berarti manajemen yang lebih baik. Kami merekomendasikan untuk tetap berpegang pada prinsip Lean dan mengadopsi hanya fungsi yang meningkatkan kemampuan tim atau menyediakan data yang diperlukan untuk menilai kemajuan proyek. Meskipun data yang disajikan dengan indah dapat memikat para pemangku kepentingan, tidak ada gunanya menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengumpulkannya jika hanya untuk memenuhi tujuan tersebut.

Persiapan anggaran

Manajer Proyek menetapkan anggaran selama fase perencanaan proyek. Dalam PMBOK disebutkan:

“Perkiraan yang disetujui untuk proyek atau komponen struktur perincian pekerjaan atau aktivitas terjadwal apa pun.” (Perkiraan yang disetujui untuk proyek atau komponen struktur perincian kerja (WBS) atau aktivitas terjadwal apa pun.)

Menyiapkan anggaran dan mengendalikan pengeluaran dalam suatu proyek bukanlah tugas yang mudah. Terlepas dari pengeluaran yang direncanakan dengan cermat, perubahan akan diperlukan untuk hampir setiap proyek yang dilaksanakan. Oleh karena itu, anggaran proyek yang terencana dengan baik mengasumsikan minimal 10-15% untuk biaya tak terduga. 20% dari semua biaya dianggap sebagai ambang aman, tetapi ada proyek yang perubahan anggarannya bahkan lebih tinggi.

Untuk mencegah penyimpangan berlebihan dari pengeluaran yang direncanakan, oleh karena itu perlu tidak hanya merencanakan dengan terampil dengan mempertimbangkan pengeluaran yang paling mungkin terjadi. PM juga harus mencurahkan banyak perhatian untuk memantau pengeluaran dalam proyek yang sedang berlangsung agar dapat bereaksi tepat waktu, misalnya, terhadap perubahan harga .

Pemantauan proyek

Serangkaian tanggung jawab penting lainnya dari Manajer Proyek adalah pemantauan proyek. Hal ini memungkinkan kita untuk secara bijak menangani risiko, mengantisipasi, dan merespons perubahan secara proaktif.

Namun, pemantauan tidak hanya tentang melacak risiko yang muncul. Tanggung jawab Manajer Proyek untuk memantau proyek juga meliputi:

• Menjaga statistik tentang kemajuan tugas,
• Tingkat pelaksanaan anggaran,
• Kontrol dan pengoptimalan alur kerja.

Tujuan dari semua tanggung jawab pemantauan Manajer Proyek adalah untuk mengoptimalkan aktivitas sehingga proyek dijalankan sebagaimana dimaksud, serta untuk mempelajari bagaimana proses berulang dalam banyak proyek berjalan dan berubah.

Mendukung tim

Tanggung jawab Manajer Proyek termasuk membentuk tim, mengatur dan mengkoordinasikan pekerjaannya, tetapi juga mengakhiri kerja sama dengan mereka yang tidak melakukan tugasnya dengan memuaskan.

Saat membentuk tim, PM harus memastikan bahwa anggotanya bersama-sama memiliki semua keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek. Tapi juga, pastikan ada pembagian tanggung jawab dan transparansi yang jelas di dalam tim.

Ingatlah bahwa Manajer Proyek tidak harus, dan bahkan tidak bisa, menjadi ahli di bidang yang diwakili oleh setiap peserta proyek. Mereka bertanggung jawab untuk mendukung para ahli dalam pekerjaan mereka dan memastikan bahwa metode implementasi proyek dipahami dan efektif, dan alur kerja tim dioptimalkan.

Komunikasi dengan pemangku kepentingan

Bidang tugas lain yang dilakukan oleh Manajer Proyek adalah komunikasi dengan pemangku kepentingan. Tugas utamanya adalah memilih informasi untuk disampaikan kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat – yaitu, mengoptimalkan saluran komunikasi, serta memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memahami pesan yang disampaikan kepada mereka terkait proyek tersebut. Hal ini terbukti sangat penting dalam kasus tugas yang secara teknis rumit atau sangat terspesialisasi yang relevan dengan keseluruhan proyek.

PM-lah yang mengadakan pertemuan berkala dengan pemangku kepentingan dan menyiapkan laporan. Terkadang ini dalam bentuk email pendek, dan terkadang berupa dokumen multi halaman yang berisi data dan analisis terperinci.

Perlu diingat bahwa peran perwakilan PM tidak selalu menyenangkan. Terutama pada saat mereka harus mengkomunikasikan informasi negatif tentang proyek kepada para pemangku kepentingan. Ini adalah saat soft skill yang dikembangkan dengan baik akan terbukti sangat berguna.

Ringkasan

Manajer Proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan proyek. Tugas utamanya meliputi:

• Membuat rencana implementasi proyek dan mengatur pelaksanaan tugas,
• Menentukan anggaran proyek,
• Pemantauan – biaya, risiko dan potensi masalah,
• Organisasi kerja tim proyek
• Komunikasi dan pelaporan pemangku kepentingan

Manajer Proyek karena itu harus memiliki berbagai kompetensi - baik khusus dan interpersonal. Dia juga harus terbiasa dengan metodologi manajemen proyek seperti Air Terjun, Agile, dan Scrum.

Lihat perangkat lunak kami untuk manajemen proyek:

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek