Sembilan Praktik Terbaik Penting untuk Pelacakan Pengeluaran Usaha Kecil

Pengeluaran adalah fakta bisnis. Seperti kata pepatah, “Anda harus berspekulasi untuk mengakumulasi.”

Namun bagaimana Anda bisa yakin bahwa, pada saat tertentu, Anda menghasilkan lebih banyak daripada yang Anda belanjakan?

Pengeluaran usaha kecil dapat bertambah dengan cepat, dan jika Anda tidak melacaknya dengan hati-hati, Anda mungkin akan terkejut saat memeriksa anggaran Anda.

Jadi, penting untuk memperhatikan di mana dan kapan Anda membelanjakan uang Anda.

Namun, pelacakan pengeluaran usaha kecil tidak harus menjadi tugas. Dengan alat dan teknik yang tepat, mudah untuk diikuti, dinilai, dan dikelola.

Berikut sembilan praktik terbaik yang telah dicoba dan diuji untuk membantu Anda.

Langsung ke:

• Sembilan Praktik Terbaik untuk Pelacakan Pengeluaran Usaha Kecil

Sumber

Bagaimana Usaha Kecil Mendapatkan Manfaat dari Pelacakan Pengeluaran yang Efektif

Ada banyak manfaat dari pelacakan pengeluaran yang efektif. Berikut ini beberapa di antaranya.

• Ini membantu Anda mengelola arus kas Anda dengan lebih efisien.
• Ini memberikan wawasan yang lebih luas tentang pola pengeluaran Anda.
• Ini menunjukkan kepada Anda di mana Anda dapat menghemat uang dan di mana Anda mampu membelanjakan lebih banyak.
• Ini membantu Anda menetapkan anggaran yang realistis.
• Ini bagus untuk perkiraan bisnis.
• Ini membantu dengan pengurangan pajak.
• Ini penting untuk kepatuhan.
• Ini membuat banyak proses akuntansi menjadi lebih sederhana.

Sembilan Praktik Terbaik untuk Pelacakan Pengeluaran Usaha Kecil

1. Pilih sistem berdasarkan ukuran dan kebutuhan bisnis Anda
2. Tentukan kategori yang jelas dan relevan dengan operasi bisnis Anda
3. Pertahankan pencatatan pengeluaran yang konsisten dan tepat waktu
4. Integrasikan pelacakan pengeluaran dengan perangkat lunak akuntansi
5. Nilai pengeluaran secara teratur untuk menemukan peluang penghematan biaya
6. Mendidik karyawan tentang kebijakan dan prosedur pelacakan pengeluaran
7. Membangun sistem terpusat untuk semua dokumen terkait pengeluaran
8. Pastikan aksesibilitas dan skalabilitas solusi pelacakan pengeluaran
9. Lindungi data pengeluaran sensitif dengan tindakan akses yang aman

Jadi, lanjutkan ke langkah berikutnya yang jelas.

Sekarang Anda tahu mengapa hal ini penting, berikut sembilan cara terbaik untuk melacak pengeluaran bisnis Anda secara efisien.

1. Pilih sistem berdasarkan ukuran dan kebutuhan bisnis Anda

Terkait tren keuangan tahun 2024 , Anda akan dimanjakan dengan pilihan proses otomatis, seperti pelacakan pengeluaran dan sistem perkiraan.

Ada banyak di luar sana, semuanya menawarkan sesuatu yang sedikit berbeda.

Jadi, jangan hanya memilih sistem pertama yang Anda temukan. Luangkan waktu Anda, lakukan riset, dan dapatkan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini adalah memastikan Anda memiliki pemahaman menyeluruh tentang situasi dan kebutuhan Anda.

Pikirkan secara khusus tentang ukuran bisnis Anda dan skala operasi pengeluaran Anda.

Misalnya, sebuah UKM mungkin tidak memerlukan alat yang memungkinkan Anda menambahkan ratusan pengguna baru ke sistem dengan biaya rendah—tetapi UKM dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi untuk membantu mengurangi beban kerja departemen keuangan kecil, atau yang akan berskala besar. bisnisnya berkembang .

Sementara itu, bisnis yang lebih besar mungkin tidak perlu terlalu khawatir tentang biaya berlangganan namun mungkin akan merasakan manfaat dari akses jarak jauh.

2. Tentukan kategori yang jelas dan relevan dengan operasi bisnis Anda

Sumber

Semakin terorganisir Anda, semakin mudah Anda melacak pengeluaran bisnis Anda.

Jadi, urutkan biaya-biaya yang paling umum ke dalam kategori-kategori yang jelas.

Untuk memastikan setiap pengeluaran masuk akal, selaraskan kategori ini dengan operasi bisnis Anda.

Misalnya, jika Anda menjalankan perusahaan pelatihan, kategori pengeluaran Anda mungkin mencakup:

• Alat tulis
• Biaya perjalanan (dapat dibagi lagi menjadi beberapa hal seperti bahan bakar, tiket angkutan umum, naik taksi, dll)
• Akomodasi (untuk kursus residensial)
• Minuman
• Teknologi pengajaran
• Perangkat lunak pengajaran
• Keperluan
• Sewa tempat

…dan seterusnya.

Segala sesuatu di luar kategori ini dapat dianggap sebagai pengeluaran yang tidak masuk akal .

Misalnya, jika seseorang mencoba mengklaim mobil baru, dan ini tidak termasuk dalam kategori 'Perjalanan' Anda, manajemen akan diberitahu dan kemudian dapat menghubungi penggugat untuk mengetahui apakah klaim tersebut dapat dibenarkan atau tidak.

3. Menjaga pencatatan pengeluaran secara konsisten dan tepat waktu

Pencatatan pengeluaran yang konsisten dan tepat waktu sangat penting untuk pengelolaan arus kas yang efisien, namun hal ini tidak selalu mudah.

Jika suatu pengeluaran tidak terduga, atau Anda membelanjakannya dalam keadaan darurat, Anda mungkin terlalu sibuk untuk segera memasukkan biaya-biaya ini ke dalam sistem Anda.

Inilah sebabnya mengapa menggunakan berbagai alat otomatisasi dan pelacakan dapat bermanfaat.

Hal ini dapat membantu memastikan bahwa semua pengeluaran Anda dicatat secara otomatis dan memudahkan untuk meninjau pengeluaran dan aktivitas sebelumnya.

Misalnya, perangkat lunak manajemen pesanan yang baik dapat mengotomatiskan sebagian besar proses pencatatan dan memudahkan pelacakan inventaris Anda.

Pada gilirannya, ini akan membantu Anda secara otomatis melacak pengeluaran dan pesanan Anda serta memberikan informasi rinci jika terjadi ketidakkonsistenan.

4. Integrasikan pelacakan pengeluaran dengan perangkat lunak akuntansi

Sumber

Dengan mengintegrasikan perangkat lunak pelacakan pengeluaran dan akuntansi, Anda dapat menghemat banyak waktu.

Semua pengeluaran pada akhirnya harus masuk ke rekening, jadi mengapa tidak mengintegrasikan keduanya sejak awal?

Dengan demikian, Anda dapat segera menyinkronkan pengeluaran dengan akun Anda.

Ini akan membantu mereka tetap up-to-date, sehingga membantu pengelolaan arus kas, pajak, dan banyak lagi.

Yang terbaik dari semuanya, ini menyelamatkan departemen keuangan Anda dari keharusan memasukkan semua pengeluaran bisnis Anda secara manual.

5. Menilai pengeluaran secara teratur untuk menemukan peluang penghematan biaya

Pengeluaran bisa jadi berbahaya.

Menghabiskan sedikit uang di sana-sini dapat menguras anggaran Anda dan menyebabkan masalah arus kas yang serius.

Jadi, penting untuk tidak hanya mengawasi pengeluaran Anda tetapi juga menilai pengeluaran tersebut secara rutin untuk menemukan peluang penghematan biaya dan memangkas pengeluaran bisnis .

Misalnya, Anda mungkin memeriksa pengeluaran Anda dan mendapati bahwa Anda membayar banyak untuk tunjangan bahan bakar karyawan Anda.

Anda dapat memangkas biaya ini dengan mendorong carpooling bagi anggota staf yang tinggal berdekatan, menerapkan inisiatif cycle-to-work, atau memungkinkan lebih banyak peluang kerja jarak jauh.

Sekali lagi, teknologi dan alat yang tepat sangat penting dalam hal ini.

Perangkat lunak manajemen arus kas bisnis kecil yang baik tidak hanya akan menunjukkan situasi pengeluaran Anda secara sekilas, tetapi juga dapat menyoroti di mana Anda membelanjakan lebih dari rata-rata dan menunjukkan pola dalam siklus pengeluaran Anda.

6. Mendidik karyawan tentang kebijakan dan prosedur pelacakan pengeluaran

Sumber

Kesalahan manusia atau kesalahpahaman adalah salah satu hambatan terbesar dalam pelacakan pengeluaran usaha kecil yang efisien.

Orang mungkin lupa memasukkan pengeluaran, salah memasukkannya, atau menyimpan klaim selama berbulan-bulan sebelum menyerahkan semuanya sekaligus (mengganggu sistem manajemen arus kas Anda yang cermat).

Oleh karena itu, penting bagi setiap orang untuk memahami kebijakan dan prosedur pelacakan pengeluaran Anda.

Jelaskan kepada karyawan Anda:

• Bagaimana Anda melacak pengeluaran
• Tujuan dari kebijakan dan prosedur Anda
• Cara memasukkan pengeluaran
• Batas waktu klaim
• Bagaimana perangkat lunak bekerja
• Kepada siapa harus diajak bicara tentang masalah pengeluaran

Dan seterusnya.

7. Membangun sistem terpusat untuk semua dokumen terkait pengeluaran

Pencatatan sangat penting untuk memantau pengeluaran dan membayar pajak.

Sistem terpusat untuk semua dokumen pengeluaran usaha kecil Anda akan membuat pengelolaan menjadi lebih sederhana dan efisien.

Tidak perlu lagi berpindah antar platform untuk mencari dokumen atau transaksi tertentu.

Tidak perlu lagi mentransfer data secara manual dari satu platform ke platform lainnya.

Sebaliknya, semuanya bisa ditemukan di satu tempat.

Tentu saja, tidak semua platform pengeluaran melakukan semua yang Anda perlukan.

Dalam kasus seperti ini, ada baiknya untuk mencari solusi yang dapat diintegrasikan dengan alat dan platform lain, sehingga data disinkronkan secara otomatis dari alat dan platform tersebut ke sistem pusat Anda.

8. Memastikan aksesibilitas dan skalabilitas solusi pelacakan pengeluaran

Kami telah berbicara tentang pentingnya karyawan memahami kebijakan dan prosedur pengeluaran Anda.

Namun agar mereka dapat menggunakan alat pelacak pengeluaran dengan benar, alat tersebut harus dapat diakses.

Pilih perangkat lunak pelacakan pengeluaran yang cukup mudah untuk digunakan oleh anggota staf.

Fitur aksesibilitas juga penting.

Jika beberapa anggota tim Anda tidak dapat menggunakan alat pelacakan pengeluaran karena alat tersebut tidak cukup mudah diakses, Anda mempunyai masalah, jadi jadikan ini sebagai prioritas.

Skalabilitas juga penting. Anda ingin memastikan sistem pelacakan pengeluaran Anda dapat berkembang bersama bisnis Anda dan menerima pengguna serta beban kerja tambahan jika diperlukan.

Oleh karena itu, carilah sistem terukur yang dapat Anda gunakan di masa depan.

9. Lindungi data pengeluaran sensitif dengan tindakan akses yang aman

Sumber

Sudah jelas bahwa data pengeluaran sangat sensitif. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk melindunginya.

Pelanggaran keamanan dan data tidak hanya dapat merusak keuangan Anda dan membahayakan privasi tetapi juga menempatkan Anda di pihak yang salah dalam peraturan perlindungan data, yang dapat menimbulkan konsekuensi hukum yang serius.

Saat memilih alat dan platform pelacakan pengeluaran, carilah solusi yang dapat mengatasi tantangan keamanan siber apa pun yang mungkin dihadapi bisnis Anda.

Perbarui fitur keamanan Anda sesering mungkin, dan jangan pernah takut untuk menghubungi dukungan jika Anda memiliki kekhawatiran.

Perusahaan terkemuka mana pun akan menjadikan keamanan sebagai prioritas dan dengan senang hati akan melakukan pemeriksaan, menerapkan peningkatan, dan menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki tentang hal tersebut.

Dapatkan Pelacakan Pengeluaran Usaha Kecil dengan Benar

Sumber

Pelacakan pengeluaran yang efisien untuk usaha kecil dapat membuat perbedaan besar pada arus kas, keuntungan, dan bahkan beban kerja Anda, jadi penting untuk melakukannya dengan benar.

Dengan perangkat lunak yang benar, pelatihan, serta kebijakan dan prosedur pelacakan pengeluaran yang solid, Anda dapat mengendalikan biaya bisnis kecil Anda dan memperoleh manfaat dari manajemen arus kas yang benar-benar efisien.

Alat digital yang baik dapat membawa perubahan besar pada hampir semua aspek bisnis Anda—dan pelacakan pengeluaran pun demikian.

Lakukan riset, dan Anda tidak akan kesulitan menemukan perangkat lunak terkemuka yang dapat membuat proses ini lebih mudah, efisien, dan aman.