Jika Anda merampingkan satu elemen yang sangat halus dari pekerjaan Anda, Anda dapat menghemat banyak waktu .

Elemen ini adalah organisasi dokumen .

Dokumen membuat kehidupan pekerjaan kita jauh lebih mudah — ketika situasi muncul, Anda tidak perlu bertanya-tanya “apa yang harus saya lakukan?” Anda sudah memiliki sistem untuk referensi seluruh tim Anda.

Tidak ada lagi pertanyaan sia-sia yang perlu Anda jawab hari demi hari. Tidak ada lagi waktu yang dihabiskan untuk meraba-raba masalah yang sudah memiliki solusi. Periksa saja dokumennya!

Tetapi di mana Anda menyimpan semua daftar tugas, prosedur, panduan gaya, catatan rapat, dan dokumen penting lainnya?

Terkadang, Anda mungkin memiliki espresso ganda itu, benar-benar siap dan tahu persis di mana menemukan semuanya:

Namun, saya akan mengatakan kemungkinannya bagus bahwa biasanya tidak seperti itu.

Saya akan menjadi Anda biasanya memulai pencarian dokumen dengan mengklik melalui beberapa folder desktop atau folder Google Docs, kemudian dengan mengetikkan kata kunci terkait ke dalam bilah pencarian.

Jika Anda tidak menemukan dokumen di sana, mungkin Anda beralih ke Dropbox atau Evernote Anda.

Lalu, hm—bukankah kamu pernah menautkan seseorang ke dokumen di Asana? Mungkin Anda juga harus mencari tautan tugas lama Anda di sana.

Saat Anda bekerja dengan tim, masalah ini pada dasarnya berlipat ganda secara eksponensial dan menjadi benar-benar tak tertahankan.

Ugh. Dengan asumsi ini terjadi beberapa kali setiap hari untuk setiap anggota tim, berapa banyak waktu yang Anda buang?

Organisasi adalah salah satu bagian paling—jika bukan yang paling—mendasar dari keberhasilan menyelesaikan tugas pemasaran konten apa pun. Anda mungkin telah mencoba beberapa solusi, tetapi sebagian besar waktu mereka gagal dalam satu aspek atau lainnya.

Itu karena hampir tidak pernah ada tempat di mana Anda benar-benar dapat meletakkan segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan Anda.

Gagasan dirancang untuk menjadi tempat itu. Ini bertindak sebagai "kontrol misi" untuk mengatur dan menyimpan dengan sempurna setiap dan semua informasi yang berkaitan dengan pekerjaan Anda dan tim Anda.

Itu tampaknya cukup tinggi, bukan? Saya setuju, tetapi Notion menawarkan solusi untuk dokumen, catatan, tugas, daftar, database, dan hampir semua jenis informasi lain yang dapat Anda tangani sepanjang hari Anda.

Dalam artikel ini, kita akan melihat lebih dalam pada "ruang kerja lengkap" ini untuk melihat bagaimana mungkin dapat mengubah perburuan informasi normal Anda menjadi markas tim yang terorganisir dengan baik dan diatur dengan sempurna.

Ulasan Gagasan: Ruang Kerja All-in-one yang Dapat Mengatur Apa Pun

Gagasan dapat mengisi banyak celah dalam organisasi tim Anda. Di mana platform lain gagal, Notion telah menemukan solusi. Mari kita telusuri semua jenis dokumen dan item terkait pekerjaan lainnya yang dapat didukung oleh Notion.

1. Impor Barang-Barang Anda ke dalam Gagasan

Ini adalah bagian besar dari keindahan Notion, jadi saya ingin memecahnya menjadi berbagai jenis dokumen yang dapat Anda impor ke Notion.

Cukup dengan mengklik salah satu dari banyak opsi yang berbeda, Anda dapat mengimpor hampir semua jenis dokumen yang mungkin Anda perlukan saat bekerja dengan tim Anda.

Fitur impor dibuat fleksibel dengan jumlah integrasi yang dimungkinkan. Saat mengumpulkan dokumen di Notion untuk penggunaan lebih lanjut, Anda hampir tidak memiliki batasan untuk jenis dokumen apa yang dapat Anda gunakan.

Catatan dan dokumen

Untuk catatan dan dokumen , Anda dapat mengunggah dokumen dari Evernote, Word, Google Documents, atau Dropbox Paper Anda, yang berarti Anda tidak perlu lagi khawatir menjelajahi program ini satu per satu untuk menemukan informasi tertentu.

Namun tidak berhenti di situ—Anda dapat menyematkan banyak informasi dari berbagai aplikasi dan program, seperti Google Maps, Twitter, Typeform, dan Codepen, langsung ke dokumen Notion Anda.

Basis pengetahuan / Wiki

Kedua, untuk basis pengetahuan Anda, Anda dapat mengunggah dari beberapa program yang sangat umum seperti Confluence atau GitHubWiki, yang pada dasarnya berarti Anda tidak akan pernah membuka tab baru untuk mencari informasi itu lagi—Anda cukup mencari di dalam Notion dan langsung menemukan apa yang Anda sedang mencari.

Saya pikir ini sangat kuat ketika Anda mempertimbangkan untuk mengintegrasikan alat kolaborasi tim seperti Confluence. Kekuatannya untuk mengelola diskusi tim dan alur kerja diperbesar ketika terintegrasi dengan kerapian yang cerdas dari Notion.

Tugas dan proyek

Tim Anda berputar di sekitar tugas dan proyek, jadi Notion memiliki solusi hebat untuk mengintegrasikan program manajemen proyek Anda yang lain untuk membantu menjaga semuanya di satu tempat.

Misalnya, Anda dapat mengimpor papan Trello atau alat manajemen tim Asana ke dalam Notion untuk mengatur dan mengelola semuanya dari satu tempat.

Dengan mengintegrasikan alat canggih lainnya, Anda dapat sepenuhnya memanfaatkan Notion untuk mengelola, memantau, dan berkomunikasi dengan tim Anda.

Namun, jika Anda belum menggunakan alur kerja atau alat manajemen proyek, Notion memiliki sistem uniknya sendiri untuk membuat dan mengelola alur kerja. Ini bisa menjadi alat manajemen proyek yang Anda selalu tahu Anda butuhkan.

Spreadsheet dan database

Sebagian besar dari kita menggunakan spreadsheet dan database secara religius. Mereka terlalu membantu untuk ditinggalkan, jadi Notion juga mendukung integrasi alat spreadsheet yang kuat seperti Google Sheets atau Airtable.

Menyimpan catatan, dokumen, pengetahuan, dan basis data Anda dalam satu antarmuka yang mudah digunakan terdengar sangat mudah ketika Anda membayangkan betapa mudahnya Anda menyelesaikan semua ini dengan menyatukannya di satu tempat.

2. Buat Halaman Baru

Membuat halaman baru adalah aktivitas paling dasar dan umum yang akan Anda lakukan di Notion, jadi masuk akal jika ini cukup fleksibel.

Daripada hanya menjadi satu tombol tunggal untuk membuat halaman baru, Anda disajikan dengan beberapa opsi yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan dan memformat halaman baru agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda untuk bagian proyek.

Hal pertama yang perlu Anda lakukan saat membuat halaman baru adalah memilih jenis halaman yang akan dibuat.

Ini berarti Anda perlu memutuskan apakah itu akan menjadi dokumen sederhana, database, galeri, kalender, papan atau jika Anda akan memilih dari salah satu templat yang telah dibuat sebelumnya oleh Notion.

Template ini sangat fleksibel. Misalnya, jika Anda membuat dokumen untuk spesifikasi desain, Anda dapat melakukannya dengan mudah dengan memilih template yang sesuai dan memasukkan informasi Anda.

Templat spesifikasi desain memiliki ruang untuk latar belakang dan penelitian, daftar tugas, dan bagian penting lainnya seperti tautan ke situs web.

Dalam hal basis pengetahuan, templatnya sama-sama fleksibel. Anda dapat dengan mudah dan cepat menambahkan halaman baru untuk rumah tim, rumah pribadi, catatan rapat, atau orientasi karyawan.

Template ini cantik dan praktis—mereka benar-benar mempercepat seluruh proses pembuatan panduan dan memandu anggota tim melalui penyelesaian tugas.

Satu hal yang menarik untuk diperhatikan tentang templat basis pengetahuan adalah bahwa templat orientasi karyawan sangat mirip dengan papan Trello yang dirancang untuk membandingkan dan membedakan calon karyawan.

Apakah Anda menggunakan templat atau mengimpor dari Trello pada akhirnya tergantung pada Anda, tetapi fleksibilitas luar biasa dari alat ini untuk menyelesaikan tugas serupa dalam berbagai cara sangat membantu untuk menyimpan semua pengetahuan tim di satu tempat.

Untuk tugas dan proyek, Anda dapat memilih dari templat gaya daftar seperti tugas, daftar periksa, dan alur kerja, tetapi Anda juga dapat memilih templat dengan berbagai pemformatan seperti templat kalender atau templat peta jalan, yang keduanya dirancang untuk membantu Anda mengatur dan memvisualisasikan tugas dan proyek yang akan datang.

Terakhir, Anda dapat memilih dari berbagai gaya templat untuk mengumpulkan dan menyimpan data juga, termasuk templat catatan dan draf, jalur perekrutan, CRM ringan, daftar bacaan, dan basis data penggalangan dana.

Jelas, Anda dapat mengumpulkan data dengan cara yang hampir tak terbatas, jadi template ini hanyalah permulaan untuk membantu Anda merancang dan mengembangkan halaman yang akan membantu Anda mengumpulkan dan menganalisis data dengan tim Anda.

3. Buat Sub-halaman Baru

Langkah ini adalah di mana ruang kerja Anda akan benar-benar hidup.

Halaman yang Anda tambahkan dilengkapi dan disempurnakan oleh sub-halaman, yang sama-sama fleksibel dan dapat dibuat berdasarkan template yang sama.

Saat Anda membuat halaman, yang harus Anda lakukan untuk membuat sub-halaman adalah mengklik simbol plus kecil di samping halaman pada menu yang dapat dilipat di sisi kiri halaman.

Di dalam sub-halaman, seperti di dalam halaman dan ruang kerja, Anda dapat sepenuhnya menyesuaikan siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengubah informasi di dalamnya. Anda bahkan dapat mengunci halaman sensitif untuk memastikan tidak ada perubahan pada dokumen.

Pikiran Terakhir tentang Gagasan

Sangat jelas bahwa Notion adalah alat yang luar biasa fleksibel yang dapat digunakan siapa saja untuk meningkatkan organisasi mereka.

Sementara siapa pun dapat menggunakan alat ini, orang-orang yang bekerja dalam tim dan secara teratur menangani berbagai jenis dokumen, program, atau data akan menemukan bahwa alat ini secara drastis mengurangi jumlah pemulungan yang harus mereka lakukan untuk menemukan informasi yang tepat. Ini memberikan kerangka kerja yang bagus untuk kolaborasi dan kontribusi produktif untuk proyek. Notion juga tersedia di ponsel untuk konektivitas total.

Untuk tim yang lebih besar yang bekerja dengan data yang lebih besar atau untuk pengusaha yang membutuhkan lebih banyak akses, ada paket berbayar yang dimulai dari $4 per bulan untuk individu dan $8 per bulan per anggota tim, yang tidak terlalu buruk mengingat Anda dapat mengakhiri banyak langganan organisasi berbayar lainnya dan alat manajemen proyek.

Mungkin bagian terbaiknya adalah Notion dapat digunakan sepenuhnya secara gratis oleh tim yang hanya membutuhkan platform dasar untuk mengelola dokumentasi mereka dan tidak perlu meng-host file besar, memiliki pengaturan izin lanjutan. Ini berarti sangat mudah untuk memulai dengan Notion—pada dasarnya Anda memiliki uji coba gratis tanpa batas yang tersedia untuk Anda.

Jika Notion terdengar menggoda, Anda tidak akan rugi apa-apa dengan mencobanya.

Yassir Sahnoun adalah ahli strategi konten, penulis, dan salah satu pendiri WriteWorldwide. Dia membantu bisnis SaaS dengan strategi konten dan SEO. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang Yassir di YassirSahnoun.com.