7 Contoh Alat Otomasi Kantor Terbaik untuk Usaha Kecil
Diterbitkan: 2023-07-26Rangkuman: Alat otomasi kantor telah mempermudah bisnis untuk bertukar data dengan aplikasi lain melalui integrasi. Mari pelajari alat-alat tersebut secara detail di bawah ini!
Beberapa tahun yang lalu, sebagian besar bisnis mengandalkan pengelolaan data secara manual. Dari membuat daftar gaji hingga memasukkan detail karyawan dan membuat faktur, semuanya dilakukan secara manual. Proses manual yang membosankan seperti itu menyebabkan umpan data yang tidak akurat yang menyebabkan kerugian finansial yang besar dan kerusakan reputasi. Padahal, saat ini, setiap tugas kantor dapat disederhanakan dan diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat dengan alat otomasi.
Dari mengelola keuangan hingga memproses pesanan, mengotomatiskan orientasi pelanggan, dan membuat tanda tangan elektronik, beberapa tugas dapat dikelola dengan alat otomasi kantor. Pada artikel ini, kami akan membandingkan beberapa alat terbaik untuk otomatisasi kantor.
Daftar isi
Apa itu Alat Otomasi Kantor?
Alat otomatisasi kantor adalah kombinasi perangkat lunak dan perangkat keras yang membantu memindahkan data secara otomatis dari satu sistem ke sistem lainnya tanpa campur tangan manusia dan ketidakakuratan. Perangkat lunak ini membantu bisnis mengumpulkan, mengelola, dan menganalisis data dengan aman untuk operasi bisnis sehari-hari.
Tujuan utama alat otomasi kantor adalah untuk mengurangi pekerjaan manual dan menyimpan data secara akurat. Data yang dikelola oleh sistem otomasi kantor dapat berasal dari berbagai departemen seperti akuntansi, keuangan, sumber daya manusia, resepsionis, infrastruktur cloud, manajemen proyek, dan sebagainya.
Daftar 7 Alat Otomasi Kantor Terbaik untuk Contoh Bisnis
- Pengeluaran: Terbaik untuk manajemen pengeluaran
- Keka HRMS: Terbaik untuk mengelola onboarding dan proses penggajian
- Okta: Terbaik untuk manajemen identitas
- Kisi: Terbaik untuk mengelola kontrol akses
- Utusan: Terbaik untuk mengelola ruang kerja
- Notion: Terbaik untuk manajemen proyek
- DocuSign: Terbaik untuk mengelola tanda tangan elektronik
Ada berbagai alat otomatisasi kantor yang tersedia untuk mengotomatiskan berbagai prosedur bisnis seperti penggajian, orientasi, pemrosesan pesanan, pembuatan faktur, dll. Berikut adalah beberapa contoh alat ini untuk berbagai kasus penggunaan:
Pengeluaran: Terbaik untuk manajemen pengeluaran
Expensify adalah alat otomatisasi kantor yang dirancang khusus untuk melacak dan mengelola pengeluaran pribadi dan bisnis.
Alat ini digunakan untuk melacak, menganalisis, menyetujui, merekonsiliasi, dan mengganti biaya. Ini juga menawarkan fungsionalitas untuk mengotomatiskan pembayaran tagihan, mengelola gaji dan biaya perjalanan, dan sebagainya.
Fitur Mahal
- Mendukung pemindaian tanda terima dalam satu klik
- Mengimpor detail transaksi pribadi dan kartu nama
- Menyesuaikan alur kerja untuk mengelola pengeluaran
- Mengimpor kode buku besar umum ke sistem Anda
- Mengelola dan menganalisa pengeluaran perusahaan
Pro dan Kontra Pengeluaran
- Dengan itu, Anda dapat menyimpan tab pada biaya perjalanan Anda.
- Ini menghasilkan beberapa laporan pengeluaran untuk menganalisis pengeluaran Anda.
- Pengguna telah melaporkan bahwa kadang-kadang rekonsiliasi data pengeluaran salah.
Uji Coba Gratis: Tidak tersedia
Mahalkan Harga: Paket gratis tersedia | Harga berbeda untuk fitur yang berbeda
Keka HRMS: Terbaik untuk mengelola onboarding dan proses penggajian
Keka HRMS membantu Anda dalam mengotomatiskan alur kerja SDM yang berbeda untuk mengelola proses orang dengan mudah. Mulai dari perekrutan dan orientasi kandidat hingga keluar dari organisasi, setiap tugas dapat dikelola dengan perangkat lunak ini. Selanjutnya, dengan analitik SDM, Anda dapat melihat data tenaga kerja dan mendapatkan wawasan berharga darinya.
Fitur Keka HRMS
- Manajemen onboarding karyawan
- Menawarkan manajemen cuti tingkat lanjut
- Mengelola gaji dan biaya
- Menawarkan portal swalayan karyawan
- Mendukung pelacakan waktu berbasis GPS
- Digitalkan semua dokumen
Pro dan Kontra Keka HR
- Anda dapat menggunakannya untuk mengelola ulasan kinerja karyawan.
- Ini juga dapat digunakan untuk mengelola seluruh siklus kerja karyawan
- Perhitungan pajaknya terkadang tidak akurat.
Uji Coba Gratis: Tersedia
Harga Keka HRMS: Tidak tersedia paket gratis | Paket berbayar mulai dari INR 6999/bulan
Okta: Terbaik untuk manajemen identitas
Okta adalah solusi manajemen identitas dan akses yang membantu pengguna mengelola izin untuk mengakses perangkat dan aplikasi. Itu telah dibangun terutama untuk mengelola akses aplikasi cloud, tetapi Anda juga dapat menggunakannya untuk mengelola akses untuk perangkat lokal.
Beberapa fitur yang Anda dapatkan dengan Okta termasuk Tata Kelola Identitas, Manajemen Siklus Hidup Pengguna, otomatisasi alur kerja, API, dan manajemen akses istimewa.
Fitur Okta
- Otentikasi dan otorisasi akses ke aplikasi dan perangkat
- Mengelola kontrol hak istimewa
- Menyediakan single sign on untuk pelanggan dan karyawan
- Melindungi data dari serangan berbahaya
- Tidak ada opsi penyesuaian kode untuk menyesuaikan aset sesuai identitas merek
- Mengelola penyediaan dan deprovisioning identitas
Pro dan Kontra Okta
- Anda dapat mengelola siklus hidup identitas pengguna.
- Itu membuat audit tidak menyakitkan dengan tampilan pengguna (karyawan dan pengunjung) bersama dengan detail akses akun mereka
- Diperlukan banyak waktu untuk mencabut akses ID login pengguna.
Uji Coba Gratis: 30 hari
Harga Okta: Ini menawarkan harga berbeda untuk mengelola pelanggan dan identitas tenaga kerja.
Kisi: Terbaik untuk mengelola kontrol akses
Kisi adalah semua platform yang menawarkan perangkat lunak dan perangkat keras untuk membatasi dan mengelola akses ke pintu, aplikasi, perangkat, dan perangkat IOT gedung Anda.
Dengannya, Anda dapat mengelola akses fasilitas, berintegrasi dengan perangkat lunak lain untuk mengelola kontrol akses, mengidentifikasi kerentanan pada sistem keamanan yang ada, dll. Aplikasi otomasi kantor ini juga dapat digunakan untuk membatasi akses ke lantai tertentu dengan Akses Elevator.
Fitur Kisi
- Memungkinkan Anda memberikan akses sementara kepada pengunjung melalui kartu kunci
- Menawarkan metode 2FA untuk verifikasi
- Mendukung penyediaan identitas secara otomatis
- Mengelola akses jarak jauh ke perangkat dan aplikasi Anda
- Dengan mudah mengunci dan membuka akses ke tempat tertentu di organisasi Anda
Pro dan Kontra Kisi
- Anda dapat menggunakan perangkat lunak ini bahkan dalam mode offline.
- Ini menawarkan manajemen global untuk mengelola izin di berbagai lokasi fisik.
- Bukan pilihan yang dapat diandalkan untuk mengidentifikasi kerentanan.
Harga Kisi: Harga tersedia berdasarkan permintaan di situs resminya.
Utusan: Terbaik untuk mengelola ruang kerja
Envoy adalah platform tempat kerja yang memungkinkan Anda bekerja dan berkolaborasi dengan tim dari satu solusi. Dengannya, Anda dapat mengelola pengunjung, karyawan, tempat kerja, dll.
Dengan platform ini, Anda dapat mengelola direktori karyawan Anda, mengelola semua pengunjung, menyimpan dokumen yang ditandatangani secara sah, membuat lencana untuk pengunjung, melakukan pra-registrasi tamu Anda, dan sebagainya.
Fitur Utusan
- Menyortir dan memfilter data pengunjung
- Sesuaikan dokumen hukum sesuai dengan jenis pengunjung
- Membantu mengelola beberapa lokasi kantor
- Menyimpan catatan karyawan masa lalu dan sekarang
- Membantu membuat panel tim administrasi untuk mengelola pengunjung
Pro dan Kontra Utusan
- Anda dapat dengan mudah mengatur dan mengelola semua lokasi kantor Anda dalam database terpusat.
- Dengannya, Anda juga dapat memindai ID dan mencatat informasinya di sistem Anda.
- Mendapat lambat saat mentransfer data pengunjung.
Uji Coba Gratis: Tersedia
Harga Utusan: Paket gratis tersedia | Paket berbayar mulai dari INR 8.956,04/bulan
Notion: Terbaik untuk manajemen proyek
Notion adalah program perangkat lunak yang memungkinkan Anda membuat alur kerja yang terhubung untuk melacak dan mengelola semua proyek. Dengannya, Anda dapat menyimpan semua basis pengetahuan, proyek, dan dokumen Anda dalam database terpusat. Notion juga dapat digunakan untuk menyortir dan memfilter berbagai tugas, menyesuaikan label dan tag, membuat kalender, mengelola izin, dan banyak lagi.
Fitur Gagasan
- Menciptakan ruang tim pribadi
- Menawarkan analitik halaman lanjutan
- Izin penyediaan dan deprovisi
- Memungkinkan Anda mengundang orang lain untuk mengerjakan proyek
- Mendukung unggahan file tanpa batas
- Sesuaikan domain situs Anda
Pro dan Kontra Gagasan
- Ini menawarkan analitik halaman untuk menganalisis kinerja halaman Anda.
- Menawarkan integrasi dengan perangkat lunak seperti Zapier dan Slack.
- Mengelola banyak proyek secara bersamaan menjadi sulit bagi anggota.
Uji Coba Gratis: Tersedia
Harga Notion: Paket gratis tersedia | Paket berbayar mulai dari INR 6999/bulan
DocuSign: Terbaik untuk mengelola tanda tangan elektronik
DocuSign eSignature digunakan untuk membuat dokumen ditandatangani secara legal dan aman. Anda dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk semua dokumen yang memerlukan tanda tangan elektronik.
Selanjutnya, setiap perubahan yang dibuat dalam tanda tangan pos dokumen juga dapat direkam dan dilacak. Beberapa fitur lain dari DocuSign termasuk identifikasi dan autentikasi penanda tangan, pengarsipan dokumen, validasi data, koreksi dokumen, dan sebagainya.
Fitur DocuSign
- Mengirim dokumen ke klien untuk tanda tangan elektronik
- Mendukung jejak audit waktu nyata untuk memeriksa prosedur penandatanganan
- Mengizinkan tanda tangan dalam 44+ bahasa
- Mendukung penandatanganan responsif seluler
- Branding yang dapat disesuaikan untuk email dan notifikasi
- Mengelola izin pengguna untuk mengakses kontrak dan dokumen
- Terintegrasi dengan berbagai aplikasi produktivitas
Pro dan Kontra DocuSign
- Dengannya, Anda mendapatkan enkripsi AES 256-bit untuk mengenkripsi dokumen demi keamanan.
- Anda juga dapat menggunakannya untuk mengambil tanda tangan langsung ke dokumen.
- Kualitas dokumen pindaian tulisan tangan tidak sesuai standar.
Uji Coba Gratis: Tersedia selama 30 hari
Harga DocuSign: Tidak tersedia paket gratis | Paket berbayar mulai dari INR 1.231,68/bulan
Bagaimana Cara Menggunakan Alat untuk Otomasi Kantor?
Untuk menggunakan alat otomatisasi kantor, ikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Pilih jenis alat otomasi kantor yang ingin Anda gunakan seperti akuntansi, HRMS, backend, dll.
Langkah 2: Setelah itu, instal dan masuk ke perangkat lunak dengan kredensial login Anda
Langkah 3: Selanjutnya, isi detail perusahaan Anda tergantung pada jenis alat otomasi kantor Anda.
Langkah 4: Setelah itu, pilih tugas yang ingin Anda otomatisasi. Misalnya, jika Anda menggunakan perangkat lunak HRMS, Anda dapat memilih orientasi, penggajian, manajemen kinerja, dll.
Langkah 5: Tugas yang dipilih akan diselesaikan secara otomatis, dan Anda dapat mengubahnya sesuai kebutuhan Anda.
Manfaat Alat Otomasi Kantor
- Memudahkan penyimpanan dan pengelolaan data
- Anda dapat dengan mudah bertukar data antar aplikasi yang berbeda
- Membantu dalam mengotomatisasi tugas-tugas kompleks untuk menghemat waktu dan uang
- Memberikan wawasan berharga tentang data yang ada melalui analisis
- Memungkinkan Anda membatasi akses ke aplikasi lokal dan cloud
- Memudahkan karyawan untuk bekerja dan berkolaborasi secara real time
Keterbatasan Alat Otomasi Kantor
- Banyak karyawan mungkin belum tentu memiliki keahlian untuk mengelola otomatisasi kantor dan memerlukan pelatihan tambahan.
- Biaya awal penerapan alat ini menjadi biaya tambahan untuk bisnis.
- Pelanggaran data dapat terjadi jika protokol keamanan terpengaruh.
- Masalah kompatibilitas mungkin terjadi ketika sistem lama tidak dapat diintegrasikan ke dalam perangkat lunak baru.
Kesimpulan
Sistem otomasi kantor dapat banyak membantu dalam meningkatkan produktivitas dan meningkatkan efisiensi operasional. Dengan mengotomatiskan berbagai tugas kantor seperti penggajian, manajemen pengeluaran, atau manajemen proyek, bisnis dapat menghemat banyak sumber daya dan uang dalam jangka panjang.
FAQ tentang Alat Otomasi Kantor
Apa itu alat otomasi kantor?
Alat otomatisasi kantor adalah sejenis perangkat lunak yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mentransfer, mengubah, dan menggunakan informasi bisnis secara digital untuk menjalankan beberapa tugas.
Apa saja jenis otomatisasi kantor?
Ada empat jenis otomatisasi kantor termasuk penerbitan elektronik, alat komunikasi dan kolaborasi elektronik, pemrosesan gambar dan penyimpanan dokumen, dan manajemen kantor.
Apa alat otomasi terbaik?
Ada beberapa alat otomatisasi yang dapat Anda gunakan untuk mengotomatisasi berbagai proses bisnis. Beberapa opsi terbaik termasuk Expensify, Keka HRMS, Okta, Kisi, dll.
Apa alat otomasi gratis terbaik?
Anda dapat memilih dari beberapa alat otomatisasi kantor gratis untuk mengelola proses bisnis Anda. Notion, DocuSign, dan Okta adalah beberapa opsi terbaik untuk tujuan ini.