Menetapkan Prioritas untuk Pembersihan Musim Semi Kantor

Musim semi sudah di depan mata. Kami mulai melihat salju menghilang, bunga-bunga bermekaran, dan pepohonan mendapatkan kembali daunnya (setidaknya beberapa dari Anda harus melihat ini). Salah satu kebiasaan yang kami adopsi adalah pembersihan musim semi. Gagasan untuk membersihkan banyak kelebihan dalam hidup Anda menyediakan batu tulis yang bersih untuk menjalani hidup Anda. Apa waktu yang lebih baik untuk memprioritaskan organisasi kantor Anda daripada selama pembersihan musim semi? Pembersihan musim semi kantor adalah praktik menyiapkan kantor Anda untuk sukses.

Siapkan sistem pengarsipan

Pertama, membuat kantor Anda bagus dan bersih membutuhkan banyak perhatian. Menyiapkan sistem pengarsipan Anda sangat penting. Jika Anda adalah tipe orang yang hanya membuang segala sesuatu di meja Anda ke dalam tumpukan atau ke tempat sampah dan tidak pernah ingat itu ada di sana, ini untuk Anda. Siapkan kategori yang penting bagi Anda. Sistem pengarsipan pribadi saya diatur dalam hal-hal yang diprioritaskan berdasarkan kategori. Pertama, tagihan yang harus dibayar. Kemudian, tagihan yang dibayar. Ketiga, hanya untuk arsip, dan terakhir, hal-hal yang diarsipkan, tetapi tetap penting untuk disimpan (seperti catatan pajak dan semacamnya).

Menyiapkan sistem pengarsipan Anda lebih tentang menarik apa yang Anda lihat. Anda mungkin memiliki kategori berbeda yang penting bagi Anda. Korespondensi masuk, misalnya, mungkin sesuatu yang ada di atas kertas untuk Anda. Menyiapkan file untuk mengatur korespondensi masuk Anda mungkin penting bagi Anda. Siapkan file korespondensi untuk klien dan vendor untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun. Jika Anda bekerja dalam kontrak kertas, siapkan file dengan tanggal eksekusi untuk kontrak. Ini akan membantu Anda tetap jujur ​​dengan tenggat waktu. untuk proyek yang akan datang.

Atau, atur berbagai hal berdasarkan tanggal janji temu. Dokter dan pengacara hebat dalam hal ini. Mereka memiliki buku dan file janji temu mereka untuk hari berikutnya di akhir hari sebelumnya. Jika Anda seorang profesional yang sibuk dengan banyak janji, luangkan waktu untuk mengatur file Anda untuk hari berikutnya di lemari arsip yang lebih kecil, atau jika file Anda elektronik, atur di desktop Anda sehingga Anda dapat menyiapkannya ketika klien Anda masuk.

Ambil beberapa pembersihan musim semi ke kotak masuk email Anda

Saya sangat bersalah dalam hal ini. Jika sesuatu sepertinya akan berguna kapan saja di masa depan, saya akan menyimpannya selamanya. Saya tikus paket email. Jika Anda bersalah dalam hal ini seperti saya, luangkan waktu untuk membaca email-email itu. Temukan yang selama ini Anda abaikan dan buat yang itu langsung dibuang ke tempat sampah. Dan mengosongkan sampah. Ini akan memberi Anda pandangan bersih tentang daftar tugas Anda. Jika Anda memerlukan beberapa email hanya untuk catatan Anda, buat folder di email Anda untuk arsip dan kirimkan ke arsip tersebut. Simpan hanya email yang relevan saat ini berkeliaran. Percayalah, Anda akan merasa jauh lebih baik karenanya. Jika Anda seperti saya, saya akan menjadi gila melihat sesuatu yang tersimpan di email saya selama lebih dari beberapa hari. Jadi, saya akan membersihkan kotak masuk saya, tentu saja.

Jangan abaikan saluran media sosial Anda

Jika Anda memiliki banyak posting Evergreen, ambil kesempatan ini untuk memprioritaskan yang melakukan yang terbaik. Gunakan Analytics di saluran media sosial Anda untuk mencari tahu apa yang paling menarik. Setelah Anda menemukan posting terbaik Anda, tetapkan jadwal di sekitar posting tersebut dan isi dengan yang mungkin perlu sedikit lebih banyak perhatian. dlvr.it memiliki seperangkat alat hebat yang akan membantu Anda mengatur posting Evergreen Anda ke spesifikasi yang tepat dengan kategori yang benar. Cukup atur satu kategori dengan posting yang diprioritaskan, lalu atur kategori lain dengan posting yang kurang penting. Kemudian, atur jadwal Anda ke pos alternatif sesuai keinginan Anda. Menggunakan EverQueue Anda, Anda dapat menghindari posting terlalu sering.

Luangkan waktu untuk mengevaluasi vendor Anda

Pembersihan pegas adalah waktu yang tepat untuk mengevaluasi kembali alat yang Anda gunakan. Saya cenderung terbiasa dengan satu atau dua set alat, dan tidak pernah menyimpang dari alat itu. Namun, jika Anda menggunakan banyak alat untuk pekerjaan yang dapat dilakukan oleh satu alat, Anda akan menghemat waktu, tenaga, dan uang untuk menggunakan lebih sedikit alat. Biasanya, satu alat akan menjadi solusi yang jauh lebih baik daripada banyak. Misalnya, jika Anda dapat mengedit suara dan video dengan satu alat, Anda pasti ingin melakukannya. Dalam kasus saya, saya lebih suka SnagIt untuk merekam video, audio, dan screencaps. Alat ini membantu menjaga segala sesuatunya tetap terkonsolidasi dan sangat sederhana. Menggunakan alat khusus untuk pekerjaan tertentu bisa sangat bagus, tetapi jika Anda dapat menggabungkan pekerjaan itu, itu lebih baik.

Hapus langganan yang tidak perlu

Huffington Post punya saran bagus. Mereka menyarankan melalui email Anda untuk langganan yang belum menarik perhatian mereka. Periksa langganan yang Anda miliki di email Anda dan lihat apakah Anda repot membuka email dari orang-orang ini kapan saja dalam sebulan terakhir. Jika belum, singkirkan mereka! Anda dapat berlangganan nanti jika perlu. Namun, sebagian besar, menyingkirkan beban mati hanya akan menguntungkan Anda.

Perbarui template Anda

Terutama jika Anda menggunakan format standar untuk hampir semua hal, memperbarui template ini sangat penting untuk mempertahankan bisnis Anda. Sudahkah Anda memperbarui kebijakan dalam setahun terakhir? Masukkan ke dalam kontrak Anda. Apakah Anda sekarang ingin membuat kesepakatan melalui email untuk sebagian besar? Tulis template elektronik untuk masalah umum. Semua templat ini akan berguna, baik Anda menggunakannya di atas kertas atau secara elektronik.

Go digital bila memungkinkan

Apakah Anda harus menyimpan tanda terima untuk keperluan pajak? Dapatkan mereka masukan ke komputer Anda. Apakah Anda memiliki setumpuk uang kertas raksasa yang memakan tempat di meja Anda? Masukkan ke dalam spreadsheet dan sobek salinan kertasnya. Terus lakukan ini saat tagihan Anda masuk. Tidak hanya kertasnya akan berkurang, tetapi Anda akan jauh lebih teratur daripada jika Anda harus mengingat selembar kertas konyol. Juga, dapatkan ebills sesering mungkin. Tagihan elektronik dapat masuk ke kotak masuk email Anda dan menarik perhatian Anda lebih cepat daripada tagihan yang mungkin hilang melalui pos.

Menyatukan semuanya

Secara keseluruhan, pembersihan musim semi adalah tentang membuat hidup Anda lebih mudah dengan yang bersih. Dengan mengatur di atas kertas dan di komputer Anda, Anda biasanya akan lebih bahagia karena Anda tidak akan melupakan banyak hal. Saya kesulitan mengingat semua hal yang harus saya lakukan, dan menyusun daftar tugas dengan membersihkan kotak masuk yang belum Anda sentuh dalam setahun hanya akan memberi Anda lebih banyak waktu dalam hidup Anda.