Cara Mendapatkan Klien Baru: Tetapkan Tahapan Untuk Kesuksesan Agen Pemasaran

Menerima klien baru adalah kemenangan besar. Namun langkah-langkah tepat setelah kontrak ditandatangani menentukan arah hubungan di masa depan .

Sebagai agensi, menerima klien pemasaran baru bukan hanya sekedar dokumen dan formalitas.

Ini tentang memahami kebutuhan klien Anda, menetapkan harapan, dan membangun kepercayaan.

Anda tidak harus memulai dari awal setiap saat. Membuat proses yang ditentukan dapat menyederhanakan daftar tugas Anda untuk menerima klien baru.

Dalam panduan ini, kami akan mengungkapkan cara menyiapkan pengalaman orientasi klien yang lancar dan berulang .

Kami akan membahas:

• Bagaimana memasukkan orientasi ke dalam proses penjualan Anda
• Cara membuat kuesioner klien
• Bagaimana persiapan untuk media sosial
• Cara menyiapkan proses orientasi klien baru

Apa itu Orientasi Klien?

Orientasi klien adalah proses awal mengintegrasikan klien baru ke dalam agensi Anda. Ini tentang mengumpulkan informasi, menyiapkan alur kerja, dan bersiap untuk memulai pekerjaan.

Selama tahap orientasi, Anda akan menetapkan apa yang ingin dicapai klien Anda dan langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk membantu mereka.

Proses orientasi memastikan bahwa Anda dan klien Anda memiliki pemahaman yang sama. Ini membantu Anda memahami bisnis, tantangan, dan target audiens mereka.

Mengapa Orientasi Klien Penting?

Proses orientasi yang baik adalah kunci kepuasan dan retensi klien.

Sebuah studi yang dilakukan Wyzowl menemukan bahwa 88% responden lebih loyal pada bisnis yang memprioritaskan orientasi.

Ini membantu Anda menghindari kesalahpahaman, menetapkan ekspektasi yang realistis, dan menyelaraskan strategi Anda dengan tujuan klien. Ini adalah dasar bagi kemitraan yang sukses.

Proses orientasi yang lemah akan menyebabkan churn pelanggan. Hal ini berkontribusi pada salah satu masalah terbesar yang dihadapi agensi – meningkatkan basis pelanggan mereka.

Kebanyakan orang sangat ingin mendapatkan klien sehingga mereka mengabaikan apa yang terjadi selanjutnya.

Orientasi yang buruk akan:

— Membuat pembeli langsung menyesal
— Menghasilkan lebih banyak churn
— Dapatkan lebih banyak pengembalian uang

Belum lagi, kurangnya kepercayaan akan menyebabkan mereka memperhatikan setiap gerak-gerik Anda.

Astaga.

— Shane Martin (@Shane___Martin) 8 April 2023

Proses Penjualan

Orientasi dimulai bahkan sebelum klien menandatangani kontrak. Anda mengatur panggung untuk proyek yang sukses selama proses penjualan.

Begini caranya:

Mengidentifikasi Prospek yang Tepat

Tidak semua bisnis cocok untuk biro iklan Anda.

Kami tidak menjual, kami berkonsultasi.

55% orang yang memesan pertemuan dengan kami, kami DQ.

Saat kami berbicara dengan calon klien, kami mengadvokasi kebutuhan mereka dan menolak bekerja sama dengan mereka jika hal tersebut tidak sesuai.

Hal ini memberikan hasil yang lebih baik, klien yang lebih bahagia, dan pertumbuhan keuntungan.

— Dave Valentine (@realdval) 13 Februari 2023

Anda ingin fokus pada klien yang memahami nilai layanan Anda, bersedia berkolaborasi, dan memiliki harapan yang realistis.

Ini sangat penting untuk SEO.

SEO adalah strategi jangka panjang. Meskipun ada beberapa cara untuk mendapatkan kemenangan SEO dengan cepat, klien yang mengharapkan hasil drastis dalam beberapa minggu akan menjadi sumber stres yang terus-menerus.

Anda akan menemukan beberapa bisnis yang mengetahui bahwa mereka membutuhkan SEO tetapi belum siap untuk berinvestasi. Meskipun ini bukan hal pertama yang akan Anda diskusikan, mengetahui apakah klien potensial memiliki anggaran untuk layanan Anda sangatlah penting.

Jika Anda kehilangan penawaran SEO pada harga, Anda sebenarnya tidak rugi. Jika Anda memenangkan penawaran SEO dalam hal harga, Anda sebenarnya kalah.

— Ross Tavendale (@rtavs) 9 Juni 2023

Menyusun Promosi Penjualan yang Efektif

Berikut cara membuat promosi penjualan yang menarik yang menghasilkan kesepakatan dan meletakkan dasar bagi kelancaran orientasi pelanggan:

Pahami Masalahnya

Sebelum berbicara tentang apa yang Anda tawarkan, pahami kebutuhan klien. Buatlah sespesifik mungkin. Misalnya, jika lalu lintas organik mereka menurun atau jika peringkat mereka berada di halaman kedua untuk kata kunci utama, soroti poin-poin ini.

Tawarkan Solusi yang Jelas

Baik membangun tautan atau meningkatkan SEO lokal, jelaskan apa yang Anda lakukan dan bagaimana Anda dapat membantu.

Kejujuran adalah kuncinya.

Beri tahu mereka apa yang secara realistis dapat mereka harapkan, dan jangan memberikan janji yang berlebihan.

Dukung Dengan Bukti

Tunjukkan kepada calon klien bahwa layanan Anda memberikan hasil. Jika Anda telah membantu bisnis lain meningkatkan SEO mereka, bagikan cerita tersebut dan dukung mereka dengan data.

Membangun Kepercayaan dan Hubungan Baik Dengan Klien

Kepercayaan dan saling pengertian penting dalam setiap proses penjualan.

Namun ketika Anda menjual layanan SEO, itu menjadi lebih penting. SEO bisa memakan waktu lama dan memerlukan investasi yang besar.

Anda dapat membangun kepercayaan dan hubungan baik dengan calon klien dengan bersikap terbuka dan transparan.

Tunjukkan minat yang tulus terhadap bisnis klien Anda dan masalah yang mereka coba selesaikan. Anda ingin memposisikan biro iklan Anda sebagai mitra yang akan membantu mereka mencapai tujuan mereka.

Dan hilangkan jargon teknisnya. Klien ingin mendengar istilah yang mereka pahami. Pikirkan “visibilitas online” dan “ROI”, bukan “jus tautan” dan “skor DA”.

Kuesioner Orientasi Klien

Kuesioner orientasi membantu Anda mengumpulkan informasi penting tentang kebutuhan, harapan, dan situasi klien saat ini. Ini harus dimiliki oleh setiap klien baru.

Strategi SEO yang sukses bergantung pada seberapa baik Anda memahami bisnis klien.

Terus berinvestasi dalam meningkatkan proses orientasi Anda.

— Sam Underwood (@SamUnderwoodUK) 19 Maret 2022

Informasi Apa yang Harus Dimasukkan dalam Kuesioner?

Berikut rincian hal yang harus Anda tanyakan dan alasannya:

Detail Bisnis Dasar

Ini termasuk nama bisnis, URL situs web, industri, dan berapa lama mereka beroperasi.

Anda memerlukan informasi ini untuk menilai kesehatan SEO mereka dan menyesuaikan strategi Anda. Sebuah bisnis baru mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda dari bisnis yang sudah ada.

Upaya SEO Sebelumnya

Ada baiknya untuk mengetahui apakah mereka pernah mencoba SEO sebelumnya. Jika ya, tanyakan tentang pengalaman dan hasil masa lalu mereka. Mengetahui hasil masa lalu mereka dapat membantu menginformasikan strategi Anda.

Tujuan bisnis

Apa yang mereka inginkan dari kampanye SEO mereka?

Tujuan yang jelas akan membantu Anda menentukan taktik yang paling efektif.

Target Pemirsa

Tanyakan tentang usia, minat, dan kebiasaan online pelanggan ideal mereka.

Anda perlu mengetahui siapa klien yang ingin dijangkau sebelum Anda dapat membangun strategi yang efektif.

Dalam survei terbaru, pemahaman pasar menduduki peringkat sebagai keterampilan paling penting bagi pemasar:

Pesaing

Siapa pesaing utama di industri mereka?

Mengetahui siapa yang mereka hadapi dapat membantu Anda menyesuaikan strategi dan mengidentifikasi peluang.

Anggaran

Berapa banyak yang bersedia mereka keluarkan untuk SEO?

Ini akan membantu Anda fokus pada strategi yang sesuai dengan anggaran mereka. Jika Anda memerlukan bantuan dalam menentukan harga layanan Anda, lihat panduan harga SEO kami.

Bagaimana Cara Membuat Kuesioner yang Efektif?

Ada banyak alat gratis dan berbayar yang dapat Anda gunakan untuk membuat kuesioner. Beberapa dilengkapi dengan fitur analitik dan integrasi yang dapat Anda tambahkan ke alur kerja Anda.

Tujuan utama Anda adalah mendapatkan informasi maksimal dari pertanyaan sesedikit mungkin.

Tetap sederhana dengan pertanyaan singkat dan lugas. Semakin mudah dipahami, semakin besar kemungkinan klien Anda akan mengisinya dengan lengkap.

Anda dapat menggunakan campuran pertanyaan pilihan ganda dan pertanyaan terbuka. Hal ini dapat meningkatkan alur kuesioner dan meningkatkan keterlibatan.

Berikan ruang bagi pelanggan baru Anda untuk menambahkan informasi tambahan. Terkadang, mereka memiliki wawasan yang mungkin tidak Anda tanyakan secara spesifik.

Akun Media Sosial

Jika Anda menawarkan layanan pemasaran media sosial, Anda perlu mencentang beberapa kotak lagi untuk memulai kampanye yang sukses.

Inilah yang perlu Anda ketahui:

Menyiapkan Akun di Platform Media Sosial Populer

Langkah pertama adalah menganalisis kehadiran media sosial klien Anda. Pastikan mereka menargetkan platform yang tepat.

Instagram adalah platform terbaik untuk pertumbuhan audiens dan ROI pada tahun 2023:

Sumber Gambar

Namun, platform yang tepat akan bergantung pada bisnis klien dan target audiensnya.

Misalnya, sebuah merek pakaian lebih mungkin berhasil pada platform berbasis visual seperti Instagram atau Pinterest. Namun startup teknologi lebih cocok untuk Twitter atau LinkedIn.

Setelah Anda mengidentifikasi platform target, gunakan branding yang konsisten di semua profil sosial.

Sertakan kata kunci dan hashtag yang relevan di bios profil jika memungkinkan. Ini adalah strategi pengoptimalan teratas untuk penelusuran sosial.

Sumber Gambar

Selalu sertakan link ke website klien di bagian profil. Ini memberikan cara mudah bagi pengikut untuk berpindah dari media sosial ke situs web.

Membangun Kehadiran di Berbagai Platform

Menyiapkan akun media sosial hanyalah langkah pertama. Anda memerlukan rencana untuk membangun kehadiran yang kuat.

Sebelum memikirkan konten, Anda perlu mendefinisikan suara merek.

Bekerjalah dengan klien Anda untuk mengembangkan nada suara yang mencerminkan kepribadian dan nilai-nilai merek. Setiap postingan dan balasan harus mencerminkan suara merek yang konsisten.

Anda juga harus merencanakan konten terlebih dahulu.

Frekuensi posting akan bergantung pada anggaran klien Anda dan strategi pemasaran secara keseluruhan. Buat kalender postingan yang mencakup peluncuran produk, acara industri, atau tanggal penting lainnya.

Proses Orientasi Klien

Alur kerja orientasi klien yang jelas dan berulang adalah kunci untuk mengembangkan basis klien Anda.

Baik Anda memulai agensi dan mendapatkan klien pertama atau menerima lusinan pelanggan baru per bulan, pengalamannya harus tetap konsisten.

Merencanakan Proses Orientasi Terlebih Dahulu

Berikut adalah langkah-langkah yang harus diambil saat Anda melakukan orientasi klien baru:

Pertemuan Orientasi Awal

Pertemuan ini bukan tentang mendalami taktik dan strategi. Ini tentang memperkenalkan tim Anda, mengenal klien, dan menetapkan ekspektasi.

Inilah yang harus dilakukan saat menelepon:

– Perkenalkan diri Anda & tim
– Dapatkan dokumen penting ditandatangani
– Jelaskan proses & komunikasi Anda
– Tetapkan ekspektasi
– Tetapkan batasan

Ini akan memastikan operasi Anda berjalan lebih lancar dan Anda berdua memiliki pengalaman bekerja sama yang luar biasa!

— Harsh Dhatra (@HarshDhatra) 30 Agustus 2022

Akhiri pertemuan orientasi klien dengan menguraikan langkah selanjutnya.

Dokumen Orientasi

Buat dokumen sederhana yang merinci jadwal yang diharapkan dan data tambahan, login, dan informasi lain yang Anda perlukan dari klien.

Membangun Saluran Komunikasi

Tentukan siapa yang akan menjadi titik kontak utama dan bagaimana Anda akan tetap berhubungan.

Anda dapat menambahkan pemangku kepentingan ke alat manajemen proyek Anda untuk menjaga segala sesuatunya tetap teratur dan menyederhanakan komunikasi klien.

Faktur

Tambahkan klien ke sistem penagihan Anda dan kirimkan faktur pertama Anda.

Waktunya akan bergantung pada cara Anda mengoperasikannya. Anda mungkin membebankan 'biaya pengaturan' di muka sebagai uang muka bulanan atau deposit untuk pekerjaan satu kali.

Membuat Garis Waktu untuk Setiap Langkah Proses

Jadi, berapa lama proses ini harus berlangsung?

Survei terbaru yang dilakukan oleh Databox menemukan bahwa 70% agensi membutuhkan waktu 1-3 minggu untuk sepenuhnya menerima klien baru.

Waktu pastinya akan bergantung pada jangkauan layanan yang Anda tawarkan.

Untuk mendapatkan peta jalan yang jelas tentang apa yang akan terjadi dan kapan, catat setiap tugas yang perlu Anda lakukan. Pikirkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan tandai di kalender.

Alat manajemen proyek dapat membantu Anda memetakan dan melacak tugas.

Membuat proses orientasi pelanggan yang konsisten akan memungkinkan Anda mengotomatiskan beberapa tugas. Misalnya, templat email untuk tindak lanjut dan permintaan umpan balik klien dapat dikirim secara otomatis pada waktu yang tepat.

Tetapkan Panggung untuk Hubungan Klien Jangka Panjang

Orientasi klien yang sukses sangat penting untuk pertumbuhan agensi. Ini adalah kesempatan pertama Anda untuk menunjukkan kepada klien bahwa Anda terorganisir, profesional, dan berkomitmen.

Anda dapat menetapkan landasan untuk hubungan yang produktif dan kepuasan klien yang tinggi.

Dan saat Anda menerima lebih banyak klien, proses orientasi yang efisien membuat semuanya berjalan lancar.

Tentu saja, mengelola semua ini dan hubungan klien yang berkelanjutan merupakan praktik yang memakan waktu.

Meskipun Anda tidak dapat melakukan outsourcing proses orientasi, Anda dapat melakukan outsourcing SEO dan hasil backlink agar Anda dapat fokus pada akuisisi dan retensi klien.