Satu Cara Sederhana untuk Menghilangkan Gangguan dalam Rapat Dewan
Diterbitkan: 2019-08-24Rapat dewan terbaik adalah diskusi dan debat tentang bisnis, namun banyak tim eksekutif menghabiskan waktu mereka untuk melihat-lihat slide selama berjam-jam tentang betapa hebatnya pekerjaan mereka.
Manusia melakukan jauh lebih baik ketika mereka berpartisipasi daripada ketika mereka diceramahi.
Nilai terbesar yang akan Anda dapatkan dari dewan Anda adalah ketika mereka berbicara dan menawarkan umpan balik dan pengalaman dari perusahaan lain tempat mereka terlibat.
Beberapa anggota eksekutif Anda meluangkan waktu berjam-jam untuk menyiapkan materi dewan sehingga Anda dapat memberi tahu dewan Anda tentang bagaimana keadaannya sejak terakhir kali Anda bertemu 3 bulan yang lalu dan Anda memiliki 3 jam bersama untuk memastikan mereka memiliki gambaran yang akurat dan untuk memastikan Anda telah masukan mereka tentang bagaimana melanjutkan di bulan-bulan mendatang. Mengingat betapa jarangnya Anda berkumpul, Anda akan membayangkan bahwa Anda akan mendapat perhatian penuh dewan selama waktu ini. Kemungkinan besar Anda salah. Anda dapat menyelesaikan ini jika Anda mau.
Cara Mengatasi Gangguan Elektronik
Tentu saja persaingan terbesar yang Anda miliki dengan perhatian anggota dewan Anda adalah ponsel mereka. Sebagian besar anggota dewan tidak memiliki niat untuk memeriksa email, membaca berita atau mengirim pesan teks singkat, tetapi seperti kebanyakan perokok tidak ingin berhenti merokok — eksekutif modern tidak dapat menahan diri.
Ini jauh lebih mudah untuk ditangani yang akan Anda pikirkan.
- Umumkan di awal rapat bahwa Anda ingin rapat dewan menjadi "bebas elektronik" termasuk ponsel, laptop, atau tablet. Sediakan kertas dan pena untuk catatan. Bersikaplah sangat sopan dan tidak agresif dan tunjukkan bahwa Anda benar-benar menginginkan waktu paling produktif dari anggota dewan Anda.
- Jangan izinkan tim Anda menggunakan laptop. Saya tahu banyak eksekutif ingin "tetap produktif" saat mereka sedang rapat dan tidak dipanggil, tetapi jika mereka tidak hadir dan berpartisipasi, sebaiknya Anda meninggalkan mereka di luar ruangan. Ini sangat mengganggu ketika eksekutif Anda mengetik email sementara anggota dewan lainnya dimaksudkan untuk terlibat dalam diskusi.
- Banyak pengacara luar suka menghadiri rapat dewan. Mereka semua membawa laptop dan mereka semua menghabiskan banyak waktu di rapat dewan untuk melakukan email lainnya. Hentikan ini. Minta mereka untuk menelepon atau jika mereka datang minta mereka untuk benar-benar hadir. Jika itu tidak menggunakan waktu mereka dengan baik, minta saja mereka untuk tidak hadir.
- Jadwalkan istirahat dalam rapat. Jika Anda memiliki pertemuan 3 jam, masukkan ini ke dalam 1,5 jam dan lakukan selama 15 menit. Umumkan di awal rapat dan beri tahu setiap anggota bahwa ini adalah waktu terbaik untuk memeriksa email atau menelepon, tetapi Anda akan sangat menghargai jika mereka tidak melakukannya di lain waktu.
- Jika ada yang mengatakan "Saya benar-benar bekerja paling baik ketika saya dapat membuat catatan elektronik" di (laptop, iPad, ponsel) saya, katakan, "Saya yakin itu benar. Tetapi jika saya dapat meminta Anda, tolong jangan lakukan ini untuk hari ini. Tujuan saya adalah memastikan setiap anggota hadir.” Keinginan terbaik di dunia Orang yang paling disiplin di dunia mengalami kesulitan untuk menolak "hanya dengan cepat memeriksa" teks, email, berita mereka saat mereka bergabung. Maka Anda telah kehilangan mereka.
- Jika Anda benar-benar ingin menunjukkannya, Anda dapat meletakkan ponsel eksekutif di nampan di sisi ruangan dan meminta setiap anggota dewan untuk melakukan hal yang sama saat mereka tiba. Saya tahu ini agak agresif, tetapi jika Anda melakukannya dengan senyum lebar di wajah Anda dan permintaan kesopanan yang besar, saya yakin Anda bisa melakukannya. Ini benar-benar cara untuk menekankan betapa seriusnya Anda. Yang benar adalah bahwa orang-orang yang pergi makan malam atau ke konser atau acara olahraga dan yang meninggalkan ponsel mereka di dalam mobil sebenarnya lebih hadir untuk acara tersebut dan lebih menikmati diri mereka sendiri. Hal yang sama berlaku untuk rapat dewan.
Saya tahu semua ini terdengar kejam dan banyak yang akan mengatakan di dunia modern ini kontra-produktif. Tetapi sebagai orang yang telah duduk di ruangan selama bertahun-tahun sementara para eksekutif hadir, saya telah melihat anggota dewan yang bermaksud baik memeriksa email, membaca Facebook, memindai Twitter, mengunduh film untuk penerbangan pulang mereka, mengirim teks ke teman, membaca berita atau apa pun. sejumlah hal lain yang mengalihkan perhatian dari diskusi kelompok yang produktif.
Anda akan menemukan banyak orang yang masuk akal yang mengatakan versi ini:
Direkomendasikan untukmu:
Bagaimana Kerangka Kerja Agregator Akun RBI Ditetapkan Untuk Mengubah Fintech Di India
Pengusaha Tidak Dapat Menciptakan Startup yang Berkelanjutan dan Skalabel Melalui 'Jugaad': Cit...
Bagaimana Metaverse Akan Mengubah Industri Otomotif India
Apa Arti Ketentuan Anti-Profiteering Bagi Startup India?
Bagaimana Startup Edtech Membantu Tenaga Kerja India Meningkatkan Keterampilan & Menjadi Siap Masa Depan...
Saham Teknologi Zaman Baru Minggu Ini: Masalah Zomato Berlanjut, EaseMyTrip Posting Stro...
Tentu saja saya mengerti bahwa laptop dapat menambah produktivitas tetapi sayangnya mereka licin dan hal-hal negatif untuk rapat Anda dan bahkan untuk kognisi Anda dalam rapat tidak sebanding dengan keuntungan apa pun dari mencari-cari. Ini tidak hanya berfungsi sebagai gangguan bagi pengguna laptop tetapi juga untuk semua orang di sekitar mereka.
Bagaimana Menjaga Anggota Dewan Terlibat
Masalah lain dengan keterlibatan anggota dewan adalah Anda . Jika Anda menyajikan slide demi slide dan jika ini menjadi unduhan informasi yang terlalu banyak dan tidak cukup untuk diskusi, maka rentang perhatian orang berkurang.
Rapat dewan terbaik adalah diskusi dan debat tentang bisnis, namun banyak tim eksekutif menghabiskan waktu mereka untuk melihat-lihat slide selama berjam-jam tentang betapa hebatnya pekerjaan mereka. Manusia melakukan jauh lebih baik ketika mereka berpartisipasi daripada ketika mereka diceramahi. Nilai terbesar yang akan Anda dapatkan dari dewan Anda adalah ketika mereka berbicara dan menawarkan umpan balik dan pengalaman dari perusahaan lain tempat mereka terlibat.
Saya merekomendasikan agar tim eksekutif mengirimkan materi 72 jam sebelumnya. Saya merekomendasikan agar CEO melakukan panggilan 1-1 dengan anggota dewan sebelum rapat untuk membahas keuangan tingkat tinggi. Dan saya merekomendasikan agar dewan memiliki 2-3 topik strategis yang mereka pertimbangkan selama pertemuan tatap muka. Jika Anda menjalankan papan Anda dengan cara ini, Anda akan memaksimalkan waktu yang Anda miliki bersama sebagai sebuah kelompok dan membuat papan Anda tetap terlibat.
Cara Menghentikan Anggota Dewan dari Menggulir ke Depan
Sedikit nasihat terakhir. Beberapa tim mencetak materi dan membagikan binder tercetak selama rapat dewan. Jangan tim ini. Meskipun tergoda untuk memiliki Alkitab untuk anggota dewan Anda, Anda hanya akan memungkinkan mereka untuk "menggulir ke depan" dan melihat slide masa depan ketika mereka bosan. Jika Anda melayani gangguan mereka maka Anda hanya menyalahkan diri sendiri ketika mereka tidak memperhatikan.
Terkadang anggota dewan mencetak deck atau keuangan Anda terlebih dahulu dan membawa hasil cetak mereka sendiri. Sangat mudah untuk mengatakan dengan sopan, “Jika Anda tidak keberatan, saya akan senang jika Anda meninggalkan catatan di tas Anda. Saya tidak ingin menjadi kontroversial tetapi saya ingin mencoba dan membuat semua orang terlibat penuh dalam diskusi dan untuk itu saya ingin memastikan semua orang berada di halaman yang sama pada waktu yang sama.”
Catatan: Posting ini adalah bagian dari seri mengelola papan startup. Jika Anda ingin melihat daftar posting lengkap, Anda dapat mengklik tautan di atas.