Bagan Organisasi Praktik Terbaik untuk Bagan Organisasi yang Bermakna

Bagan organisasi adalah representasi grafis dari hubungan antara departemen organisasi, fungsi, dan orang-orang. Ini juga dapat menunjukkan aliran data, tanggung jawab, dan pelaporan dari bawah ke atas atau dari atas ke bawah. Penggunaannya di seluruh dunia adalah bukti keefektifannya. Berikut adalah beberapa aturan untuk menggambar bagan organisasi dan praktik terbaik bagan organisasi agar bagan organisasi Anda lebih bermakna dan berguna.

Memecah dan menaklukkan

Kecuali jika Anda adalah perusahaan kecil dengan sedikit karyawan, bagan organisasi pasti akan rumit, dengan kemungkinan banyak hubungan antar departemen atau fungsi.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan multinasional mungkin memiliki anak perusahaan di negara/pasar yang berbeda yang akan memiliki struktur organisasi yang beragam (tergantung situasi pasar dan fungsi kerja) dan perusahaan akan memiliki struktur organisasi yang besar dan kompleks.

Ketika bagan organisasi Anda menjadi terlalu besar dan rumit seperti di atas, bagan itu dapat dipecah menjadi bagan yang lebih kecil. Anda dapat membaginya berdasarkan departemen, proyek, situs, wilayah, dll.

Apa pun yang masuk akal bagi orang lain di organisasi Anda. Hal ini memudahkan pemirsa untuk memahami tanggung jawab atau harapan masing-masing departemen.

Memecah bagan organisasi menjadi bagan kecil membuatnya menjadi lebih mudah untuk memantau kemajuan atau beban kerja karyawan. Sehingga dapat lebih mudah untuk menyebarkan pekerjaan di antara pekerja dengan beban yang lebih sedikit. Hal ini juga memudahkan untuk melakukan analisis komparatif dari suatu situasi sehingga alokasi sumber daya dapat disederhanakan untuk memenuhi tuntutan situasi yang berbeda.

Perangkat Lunak Bagan Organisasi

Ada banyak perangkat lunak bagan organisasi yang tersedia baik online maupun offline yang memfasilitasi pembuatan berbagai jenis bagan organisasi.

Ketika organisasi besar memiliki beberapa bagan organisasi yang mencakup sub-unit mereka, kemungkinan besar akan sulit untuk mempelajarinya secara bersamaan.

Dengan bagan yang mencakup beberapa halaman, hal itu juga dapat membingungkan dalam menentukan hubungan antara setiap entitas yang ditampilkan dalam bagan. Dengan Creately sebagai alat diagram bagan organisasi Anda, Anda dapat menghindari masalah ini menggunakan fitur penautan diagram. Ini memungkinkan pemirsa bagan untuk melihat hubungan antar bagan, menavigasi di antara bagan yang berbeda, dan mungkin menyukai profil karyawan individu.

Misalnya, lihat bagan organisasi di bawah ini. Ini menunjukkan hierarki teratas perusahaan. Sekarang klik pada kotak yang disorot (kotak CEO sebelah kanan biru) dan itu akan membawa Anda ke bagan organisasi lain yang selanjutnya memecah departemen itu. Anda dapat dengan cepat kembali ke bagan asli dengan mengeklik tombol panah di bilah alat bawah. Silakan dan coba sendiri.

Creately menawarkan beberapa persegi panjang/bentuk Bagan Organisasi yang dapat Anda gunakan untuk menggambar struktur organisasi secara efektif; Bentuk Nama dan Jabatan yang hanya berisi informasi dasar seperti nama dan jabatan karyawan, Bentuk Name Only yang hanya berisi Nama Karyawan, bentuk tempat Anda dapat menyisipkan gambar profil karyawan, dll. pilihan lain.

Buat Pengelompokan yang Masuk Akal

Ketika bagan organisasi sedang dipecah menjadi sub-bagan, pengelompokan dan penautan yang masuk akal adalah suatu keharusan karena hubungan setiap bagan dan alurnya harus mudah dimengerti oleh pemirsa.

Pengelompokan yang masuk akal dilakukan berdasarkan bagaimana individu, pekerjaan, fungsi atau aktivitas dibedakan dan dikumpulkan. Arus informasi juga memerlukan pengoptimalan dalam setiap kelompok tetapi pada saat yang sama membedakannya dengan jelas dari kelompok lain.

Penautan Struktural

Penautan struktural kelompok harus dilakukan dengan mekanisme integrasi (misalnya: peran penghubung, kelompok lintas unit, peran atau proyek integrator dan garis putus-putus) untuk membantu koordinasi dan berbagi informasi antar kelompok yang memungkinkan pimpinan organisasi memberikan panduan dan arah di seluruh organisasi.

5 Jenis Struktur Organisasi

1. Struktur Organisasi Fungsional

Struktur yang paling umum diatur menurut fungsi atau departemen. Misalnya keuangan, pemasaran, penjualan, dll. Cocok untuk organisasi terprogram kecil atau tunggal yang tidak perlu mengelola wilayah geografis yang luas.

Manfaat dari model ini adalah;

• Mengembangkan kedalaman keterampilan dalam fungsi atau departemen tertentu (kebanyakan pekerjaan bersifat fungsional)
• Mempromosikan inovasi fungsional, skala dan biaya yang lebih rendah
• Mudah dilakukan dan mudah bagi setiap departemen untuk memahami tanggung jawab inti mereka, dan meminta pertanggungjawaban mereka

2. Struktur Organisasi Geografis

Struktur ini diatur di sekitar geografi utama. Cocok untuk perusahaan yang besar dengan banyak program yang sering berbeda di seluruh geografi di mana perbedaan lokal sangat penting untuk keberhasilan (misalnya peraturan, penggalangan dana, ekonomi).

Manfaat dari model ini adalah;

• Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk berhasil dalam geografi
• Memungkinkan penyesuaian program atau layanan yang lebih besar berdasarkan wilayah
• Memungkinkan fokus yang jelas dengan akuntabilitas untuk hasil berdasarkan geografi
• Memungkinkan fokus pada sumber pendanaan geografis

3. Struktur Organisasi Program

Struktur ini diatur di sekitar proyek-proyek besar. Cocok untuk organisasi dan yayasan multi-layanan, yang memiliki program yang sangat berbeda satu sama lain (misalnya pelanggan yang berbeda, ekonomi, dll.) dan di mana sumber daya dan keterampilan yang dibutuhkan untuk berhasil oleh suatu program juga sangat berbeda. Namun, faktor untuk setiap program serupa di seluruh geografi.

Manfaat dari model ini adalah;

• Mempromosikan pemahaman yang mendalam dalam area program tertentu dan dapat mempromosikan inovasi program
• Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk berhasil dalam suatu program
• Memungkinkan fokus yang jelas dengan akuntabilitas untuk hasil program
• Memungkinkan fokus pada sumber pendanaan yang seringkali berorientasi pada program

4. Struktur Organisasi Pelanggan/Pasar

Struktur ini diatur di sekitar pelanggan/klien yang dilayani oleh organisasi. Sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki pelanggan yang sangat berbeda yang memiliki persyaratan layanan yang berbeda (menghasilkan program yang berbeda yang disediakan).

Manfaat dari model ini adalah;

• Memberikan fokus untuk ditempatkan pada pelanggan, oleh karena itu, memungkinkan pengembangan program yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan populasi untuk mendapatkan "hasil"
• Memungkinkan fokus yang jelas dengan akuntabilitas untuk hasil oleh kelompok pelanggan
• Memungkinkan fokus yang jelas pada pelanggan dan/atau pasar yang paling penting

5. Struktur Organisasi Matriks

Ini adalah struktur yang diatur untuk mengelola berbagai dimensi, misalnya program dan geografi. Karena sulitnya pengelolaan, model ini TIDAK direkomendasikan untuk digunakan.

Manfaat dari model ini adalah;

• Memungkinkan organisasi untuk (setidaknya secara teoritis) mengelola beberapa dimensi organisasi secara bersamaan

Beberapa jenis ini dapat ditemukan di contoh bagan organisasi kami.

Referensi Struktur: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Hapus Jalur / Hirarki Pelaporan

Saat menggambar bagan organisasi yang menunjukkan hierarki organisasi, jalur pelaporan yang jelas harus disorot sehingga pemirsa/karyawan mendapatkan pemahaman yang jelas tentang struktur pelaporan yang harus diikutinya. Salah satu metode yang digunakan adalah menggunakan kode warna atau antrian visual untuk menunjukkan jalur pelaporan. Ketika datang ke bagan organisasi Matriks di mana hubungan pelaporan diatur sebagai kisi, atau matriks, bukan dalam hierarki tradisional, menunjukkan jalur pelaporan yang jelas sangat penting untuk keberhasilan operasi organisasi.

Di bawah ini adalah contoh bagus bagan organisasi non-konvensional dari organisasi datar (berbasis tim/fungsional).

Apa Praktik Terbaik Bagan Organisasi Anda?

Semoga artikel tentang praktik terbaik struktur organisasi ini bermanfaat bagi Anda dan membantu Anda membuat bagan organisasi yang jauh lebih efektif. Ini adalah beberapa praktik terbaik bagan organisasi yang kami ikuti di Cinergix. Jadi apa milikmu? Pastikan untuk memberi tahu kami di komentar.