Sempurnakan Layanan Pelanggan Anda dengan Zoho Desk

Terlepas dari ukuran dan skala bisnis, selalu ada persyaratan untuk menjangkau pelanggan agar menonjol dan mendapatkan keandalan yang lebih baik. Salah satu cara paling organik untuk melakukan hal yang sama adalah melalui email atau telepon. Namun, penting bahwa semua panggilan pelanggan ditangani secara linier dan terkontrol. Melakukan hal yang sama tanpa menggunakan alat yang benar terbukti sulit.

Pada awalnya, Anda akan memerlukan tempat untuk menyimpan dan mengelola semua percakapan karena jika pelanggan yang berharga kembali menindaklanjuti panggilan sebelumnya, atau mengajukan lebih banyak pertanyaan, Anda harus waspada. Seiring waktu, Anda akan dapat membentuk hubungan dengan pelanggan Anda dan Anda juga perlu mempertahankan konteks semua interaksi Anda dengan mereka. Selain itu, akan ada kebutuhan untuk melakukan keseluruhan jenis saluran yang sama sehingga pelanggan Anda dapat menjangkau secara efektif.

Meskipun demikian, semua ini hanyalah sekilas tentang apa yang sebenarnya dapat dilakukan oleh perangkat lunak layanan pelanggan. Di blog ini, kita akan melihat secara mendetail langkah-langkah di mana Anda dapat meningkatkan layanan pelanggan Anda dengan Zoho Desk.

Sebelum kita melihat bagaimana dukungan Zoho Desk membantu kita secara mendetail, mari kita mulai dengan memahami apa itu Zoho Desk secara mendetail.

Apa itu Zoho Desk?

Zoho Desk sebenarnya adalah perangkat lunak layanan pelanggan yang dibuat untuk membantu bisnis memberikan dukungan luar biasa kepada pelanggan mereka yang berharga. Itu tertanam dengan berbagai alat dan fungsi yang menawarkan berbagai analitik bermanfaat sambil meningkatkan produktivitas bisnis.

Dengan bantuan Zoho Desk, bisnis dapat memungkinkan manajer mereka untuk mengeksplorasi semua masalah mendasar yang dapat dikaitkan dengan kinerja karyawan secara keseluruhan. Tujuan utama Zoho Desk adalah untuk mendorong peningkatan layanan bisnis dan kemampuan pengambilan keputusan. Selain itu, bisnis dapat memanfaatkan bantuan yang relevan dan tepat waktu dengan bantuan perangkat lunak ini.

Dengan berkolaborasi dengan mitra Zoho , perusahaan dapat menawarkan bantuan ahli mereka dengan alat yang dapat diandalkan, otomatisasi tugas, dan berbagai jenis jaringan yang membantu mendapatkan pengiriman cepat dan dukungan cepat kepada pelanggan yang berharga. Zoho Desk membantu mengumpulkan tim dari berbagai departemen sehingga mereka dapat bekerja sebagai satu tim dan menawarkan pengalaman terbaik kepada pelanggan.

Dukungan Zoho Desk membantu banyak industri. Contohnya; semua organisasi manufaktur dan distribusi mungkin menghadapi masalah dengan pengembalian mereka karena produk cacat, pengiriman mendadak, dan sejenisnya. Dengan bantuan Zoho Desk, klien ini dapat dibantu dengan mendapatkan cara mudah untuk mengirimkan permintaan. Selain itu, Zoho juga dapat disematkan ke dalam aplikasi Zoho Finance atau aplikasi perangkat lunak Zoho ERP, yang memberikan solusi kustom yang lebih baik.

Cara kerja Zoho Desk:

Cara kerja Zoho Desk cukup sederhana dan tidak merepotkan untuk dipahami. Pada saat pelanggan menemukan masalah yang ingin mereka selesaikan paling awal, mereka kemungkinan besar akan menelepon atau mengirim email ke perusahaan. Meskipun ini terdengar dan tampak jelas, hal ini sebenarnya dapat berubah menjadi masalah jika volume panggilan layanan pelanggan meningkat terlalu tinggi.

Sebagai dukungan dalam situasi ini, Zoho Desk masuk dan mengarahkan permintaan dukungan yang berbeda secara langsung ke departemen tertentu atau ke agen dukungan. Dengan bantuan Zoho Desk, klien dapat didorong untuk mencapai alamat telepon bantuan yang berkomitmen. Ini lebih lanjut membantu dalam mendukung administrator dalam arti bahwa ia menawarkan kemampuan untuk merutekan dan mengawasi setiap petunjuk saat dan ketika mereka mencapai.

Sekali lagi, administrator dapat melihat apa yang mereka butuhkan untuk mengikuti peta yang dapat diatur sebelumnya. Agen perusahaan juga dapat berkomunikasi secara internal ketika mereka ingin mendiskusikan tiket sehingga semua komunikasi terhubung. Selain itu, administrator organisasi juga dapat mengirim solusi ke basis pengetahuan, yang dapat diakses pelanggan dengan masuk ke platform dukungan khusus.

Singkatnya, administrator dukungan dapat melihat semua jenis metrik yang ditautkan ke sistem dukungan. Ini termasuk waktu respons di seluruh departemen atau khusus agen, peringkat kepuasan pelanggan, masalah khusus produk, dan banyak lagi. Dengan bantuan login Zoho Desk, masalah dukungan yang umum dan yang akan datang dapat diatasi dan diselesaikan.

Manfaat Zoho Desk Untuk Layanan Pelanggan:

Manfaat paling penting dari Zoho Desk adalah membantu mengelola tiket, menemukan tren dan pola yang berlaku dalam alur kerja, berkolaborasi dengan tim secara efektif, dan memberdayakan klien dengan berbagai layanan. Semua perusahaan terlepas dari ukurannya dapat memperoleh manfaat dari beragam jaringan dukungan dan opsi untuk memberikan layanan pelanggan yang tepat waktu dan berkualitas tinggi.

Hal ini memungkinkan dalam membangun hubungan pelanggan yang responsif yang biasanya menghasilkan pendapatan dan fungsi bisnis yang lebih baik. Sudut pandang terintegrasi Zoho Desk beroperasi untuk membantu perusahaan menawarkan kepada pelanggan mereka jaringan dukungan yang selanjutnya dapat memenuhi semua preferensi. Bisnis bebas memilih antara memberikan dukungan real-time melalui fungsi pusat panggilan atau mengatasi masalah dan pertanyaan dengan bantuan sistem tiket.

Zoho Desk sebenarnya terintegrasi dengan dukungan sosial yang memungkinkan pelanggan untuk mengajukan pertanyaan, menyampaikan permintaan, dan meminta bantuan melalui jaringan terkenal di platform media sosial seperti Twitter, Facebook, dll. Diakui dengan baik bahwa kualitas dukungan pelanggan harus di Puncak dalam semua kasus dan, perangkat lunak membantu manajer bisnis dalam memastikan bahwa dukungan lengkap ditawarkan melalui semua jaringan.

Dengan dukungan ahli alat analitik dan pelaporan, manajer dan operator perusahaan dapat mengetahui kekhawatiran dan masalah yang terkait dengan produktivitas dan kinerja staf. Semua wawasan yang diperoleh dari perangkat lunak digunakan untuk meningkatkan kinerja saat menangani tugas dukungan pelanggan.

Sempurnakan Layanan Pelanggan dengan Zoho Desk, Begini caranya:

1. Pemberitahuan Tiket Otomatis: Organisasi dapat mengatur Zoho Desk sedemikian rupa sehingga ketika pelanggan mengirim email ke alamat email tertentu, email tersebut akan disimpan secara organik dalam bentuk Zoho Desk. Setelah ini diatur, hampir semua email yang masuk ke alamat tertentu akan memberi tahu semua pengguna di organisasi hanya agar tindakan cepat dapat diambil.

Selain itu, Anda juga bisa mendapatkan notifikasi otomatis jika pelanggan membalas atau melanjutkan untuk membuka kembali tiket. Semua pengguna selalu diberi tahu kapan pesan ini muncul sehingga saat trek hilang, Anda dapat secara aktif menghindari telepon dan email.

2. Ketersediaan Agen Pelacakan: Jika Anda mengetahui layanan pelanggan, Anda akan tahu bahwa Perjanjian Tingkat Layanan atau SLA adalah konsep penting. Satu dapat mengatur waktu turn-around tertentu yang diperlukan untuk membalas tiket dukungan baik untuk menindaklanjuti atau menutup.

Jika Service Level Agreement tidak terpenuhi maka Anda akan segera diberi tahu dan tiket akan diberi highlight merah. Agen juga dapat mengatur ketersediaannya di sudut kanan atas Zoho Desk.

Dengan cara ini, Anda dapat mengetahui bahwa agen tersedia di meja untuk mengurus tiket dukungan. Ada fitur lain yang disebut tabrakan agen di antarmuka tiket yang memungkinkan dua atau lebih agen untuk membuka dan melihat tiket secara bersamaan.

3. Balasan Langsung ke Pelanggan: Dengan Zoho Desk , perwakilan organisasi dapat langsung membalas pelanggan dan melihat rantai email mereka. Dengan cara ini, tidak perlu memberikan staf dukungan Anda akses ke kotak masuk email dukungan secara langsung.

Staf dukungan dapat membalas semua hak pelanggan dari ID email dukungan yang diberikan dan ditautkan dengan Zoho Desk. Selain itu, ada juga fitur private comment yang membantu dalam berkomunikasi dengan staf secara internal tentang tiket tertentu. Semua komentar ini dapat dilihat secara efektif oleh pelanggan.

4. Membuat Laporan Kustom: Seseorang dapat menemukan ringkasan semua tiket bersama dengan laporan terperinci tentang metrik yang menjelaskan tiket. Laporan dapat dilihat dalam ringkasan dalam bentuk tabel atau matriks. Akan ada kebutuhan untuk mengonfigurasi atau menyesuaikan laporan sebelum seseorang dapat melihatnya.

Anda dapat memilih modul dan kemudian kolom yang berbeda dari modul yang ingin Anda lihat dalam laporan. Anda juga dapat mengelompokkan kolom sesuai keinginan saat memilih metode untuk menampilkan jumlah atau rata-rata matematis.

Misalnya: jika Anda ingin melihat berapa banyak tiket yang ditutup oleh agen, Anda hanya perlu memilih nama, email, dan status agen sehingga Anda bisa mendapatkan jumlah semua nomor. Ini adalah berbagai jenis penyesuaian yang dapat dicapai tetapi semua laporan dengan jelas membidik pada jenis laporan, kriteria, dan kolom untuk laporan tersebut.

5. Membuat Modul: Zoho Desk memungkinkan pembuatan modul layanan pelanggan yang berbeda. Misalnya: Anda mungkin memiliki individu berbeda yang mengirim tiket dukungan atau pelanggan Anda dalam sebuah proyek. Orang-orang ini sering ditempatkan di modul Kontak.

Kontak ini mungkin berafiliasi dengan perusahaan yang ditagih. Oleh karena itu, kontak pada akhirnya akan dikaitkan dengan akun yang biasanya berupa modul.

Kesimpulan:

Zoho Desk sebenarnya adalah platform yang cukup kuat yang dapat meningkatkan kinerja layanan pelanggan perusahaan secara signifikan. Seperti yang dijelaskan oleh informasi yang disebutkan di atas, login Zoho Desk memudahkan organisasi untuk berkolaborasi dan melayani pelanggan bersama-sama. Seseorang dapat mendiskusikan semua tiket dan membalas pelanggan di satu layar, berbagi pertanyaan, dan berintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga.

Juga tersedia di perangkat lain seperti ponsel dan tablet, Zoho Desk menawarkan banyak fleksibilitas dalam menjalankan operasi layanan pelanggan. Mencoba platform ini adalah langkah yang berharga karena kemungkinan besar akan cocok dengan organisasi Anda.

Jika Anda memerlukan dukungan, hubungi Encaptechno untuk dukungan, integrasi, pengaturan, dan banyak lagi.