Fungsi & Kasus Penggunaan PMS Untuk Mengelola Proyek Dengan Cerdas

Diterbitkan: 2023-01-25

Ringkasan : Apa yang membuat perangkat lunak manajemen proyek begitu populer di kalangan manajer proyek dan profesional lainnya? Cari tahu fitur-fiturnya yang luar biasa yang dapat membuat tugas-tugas seperti perencanaan proyek, penganggaran, penjadwalan tugas, dan pelacakan status proyek jauh lebih mudah.

Perangkat lunak manajemen proyek dimaksudkan untuk membantu bisnis dengan perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan, pelacakan, dan alokasi sumber daya suatu proyek. Ini secara efektif mengelola dan mengoptimalkan semua tugas yang terkait dengan proyek agar berhasil diselesaikan. Dari perencanaan tugas hingga penyelesaiannya yang berhasil, perangkat lunak melacak dan mengelola seluruh siklus proyek.

Mari pelajari tentang beberapa Fungsi PMS yang dapat membantu Anda dalam manajemen proyek.

Takeaway kunci

1. 77% proyek berkinerja tinggi telah menggunakan perangkat lunak manajemen proyek menurut Hive, 2020.
2. 58% perusahaan menyatakan tingkat keberhasilan proyek meningkat selama 2 tahun terakhir (KPMG, 2019).
3. Bisnis yang menggunakan praktik manajemen proyek yang efektif telah membuang sumber daya 28 kali lebih sedikit daripada pesaing mereka yang tidak menggunakannya. (CIO, 2019).
4. 67% proyek organisasi yang meremehkan manajemen proyek mengakibatkan kegagalan (PMI, 2020)

Fungsi Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Fungsi & Kasus Penggunaan PMS Untuk Mengelola Proyek Secara Cerdas di dalam

Perangkat lunak manajemen proyek harus menawarkan fitur seperti manajemen tugas, kolaborasi waktu nyata, manajemen sumber daya, manajemen peran pengguna, perencanaan proyek, dan banyak lagi. Semua Fungsi PMS dimaksudkan untuk membantu pengguna agar berhasil mengelola semua proyek mereka di satu tempat.

Manajemen tugas

Manajemen tugas adalah salah satu Fungsi PMS yang paling penting. Ini membantu organisasi untuk terus memantau setiap proyek sejak memasuki jalur pipa hingga penyelesaiannya. Solusinya menawarkan berbagai cara untuk merepresentasikan tugas dan sub tugas yang terkait dengan proyek di garis waktu. Beberapa format yang paling umum termasuk-

Bagan Gantt

Bagan Gantt akan membantu Anda dalam menyajikan tugas yang diselesaikan dalam periode tertentu dibandingkan dengan waktu yang direncanakan untuk tugas tersebut. Ini mungkin termasuk detail proyek seperti tenggat waktu tugas, ketergantungan antar tugas, anggota tugas, dll.

Papan Scrum

Ini memungkinkan pengguna membagi proyek menjadi tiga sub bagian: untuk dilakukan, dalam proses, dan penyelesaian. Ini bekerja dengan membagi proyek menjadi sprint dengan tanggal jatuh tempo tertentu. Dengan demikian, memudahkan organisasi untuk menyelesaikan proyek dengan kerangka kerja scrum.

Dewan Kanban

Di bawah format ini, organisasi dapat memetakan semua detail tentang proyek dalam bentuk kartu dan kolom. Kolom mewakili tahapan proyek dan kartu tugas individu.

Contoh: Jika Anda sedang mengembangkan perangkat lunak, Anda dapat memisahkan detail proyek dalam beberapa kolom dan kartu seperti nama proyek, sedang berlangsung, selesai, dll., melalui papan Kanban. Semua tugas dapat dikembangkan menjadi sprint seperti mendesain, mengembangkan, konten, dll. Dengan fungsionalitas seret dan lepas, Anda dapat dengan mudah memindahkan tugas ini ke beberapa kolom yang menyoroti berbagai tahapan proyek pengembangan perangkat lunak.

Perencanaan dan Penjadwalan Proyek

Merencanakan proyek dan menugaskannya ke anggota tim penting untuk pelaksanaan proyek tepat waktu. Perangkat lunak manajemen proyek akan membantu tim untuk membagi proyek menjadi beberapa subtugas dan menugaskannya ke anggota tim tertentu. Selain itu, pengguna juga dapat menambahkan tanggal jatuh tempo dan durasi proyek. Ini membantu manajer proyek untuk mempertahankan peta jalan proyek yang jelas bersama dengan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya menggunakan Fungsi PMS.

Dengan perencana, Anda dapat melihat berapa jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, memprioritaskan tugas, dan memetakan aktivitas mendatang yang terkait dengan proyek dengan mudah.

Contoh: Insinyur sipil dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk merencanakan desain dan konstruksi infrastruktur apa pun. Mereka dapat merencanakan tugas untuk berbagai tahapan proyek dan menjadwalkan hal yang sama dengan anggota tim.

Bacaan yang Disarankan: Pentingnya Alat Manajemen Proyek Rekayasa Perangkat Lunak

Manajemen Anggaran

Membuat dan mengelola anggaran penting untuk mendapatkan perkiraan biaya yang perlu dikeluarkan untuk penyelesaian proyek. Dengan perangkat lunak manajemen proyek, manajer proyek dapat membuat anggaran berdasarkan sumber daya dan berbagai biaya termasuk tenaga kerja, mesin, bahan, dll. Ini akan memastikan bahwa proyek diselesaikan sesuai biaya dan pemborosan uang tidak terjadi.

Penganggaran juga membantu dalam memastikan bahwa dana yang tepat tersedia untuk penyelesaian tepat waktu dari setiap proyek. Ada berbagai cara untuk membuat anggaran untuk suatu proyek termasuk estimasi analog, analisis nilai yang diperoleh, estimasi parametrik, metode bottom-up, metode top-down, dan banyak lagi. Organisasi dapat menggunakan salah satu metode penganggaran proyek untuk pembuatan anggaran.

Contoh: Insinyur konstruksi dapat mengalokasikan anggaran untuk suatu proyek dengan memperkirakan biaya sumber daya manusia, bahan baku, mesin, dll., untuk penyelesaian tepat waktu. Ini akan membantu dalam meminimalkan pemborosan sumber daya.

Studi Kasus: Taylor Development Strategists, sebuah perusahaan teknik sipil dan perencanaan kota terkenal tidak memiliki sistem yang cukup untuk mendukung pertumbuhan organisasi. Ada banyak batasan. Dengan beralih ke Mavenlink, perusahaan dapat berkolaborasi dengan lebih baik, meningkatkan tingkat pemanfaatan sebesar 15%, dan mendapatkan wawasan mendalam untuk target proyek

Pelacakan Waktu

Pelacakan waktu adalah salah satu Fungsi PMS terutama saat Anda bekerja dengan pemangku kepentingan. Dengan perangkat lunak PMS, organisasi dapat melacak jam yang dihabiskan untuk setiap proyek dan menambahkan tarif proyek per jam. Ini membantu mereka mencatat pengeluaran pada setiap proyek dan membuat faktur untuk pelanggan. Faktur yang dibuat dengan perangkat lunak akan mencakup semua detail proyek termasuk jam kerja, tarif yang dikenakan per jam, pajak jika ada, detail pelanggan, dll.

Contoh: Jika Anda mendesain situs web untuk pelanggan, Anda dapat melacak jam kerja untuk setiap proyek desain dan menghitung biaya pengerjaan. Setelah proyek desain selesai, Anda dapat dengan mudah menagih pemangku kepentingan Anda dan membuat faktur yang sesuai.

Kolaborasi

Sebuah proyek besar mungkin terdiri dari banyak anggota tim yang mengerjakan berbagai aspeknya. Oleh karena itu, penting adanya saluran komunikasi yang cepat untuk berkolaborasi dan berbagi informasi yang relevan dengan anggota tim lainnya.

Fitur kolaborasi proyek dari solusi manajemen proyek memungkinkan organisasi berkolaborasi dalam proyek secara real time dengan membiarkan mereka berbagi file, kalender, dan daftar kontak secara real time. Setiap anggota tim dapat menambahkan informasi ke dalam sistem sehingga memudahkan mereka untuk menambah dan mengakses informasi proyek di mana saja, kapan saja.

Selain itu, ketersediaan dasbor tim juga membantu untuk selalu memeriksa apakah tim tersebut memenuhi KPI yang ditetapkan atau tidak. Bergantung pada solusinya, pengguna dapat mengirim pesan langsung atau mengobrol dalam grup untuk kolaborasi yang lebih baik dengan anggota tim.

Contoh: Dalam tim pengembangan perangkat lunak, anggota dapat berkolaborasi secara real time saat mengembangkan perangkat lunak dengan bantuan alat ini. Anggota tim yang mengerjakan berbagai aspek seperti perancangan, pembuatan prototipe, konten, dll., selalu dapat terhubung satu sama lain dalam hal perubahan apa pun di berbagai proses pengembangan perangkat lunak.

Bacaan yang Disarankan: 20 Sumber Terbuka dan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Gratis

Pengelolaan sumber daya

Suatu organisasi perlu menyimpan catatan semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tertentu seperti ruang pertemuan atau bahan untuk proyek tersebut. Solusi manajemen proyek membantu pengguna menjadwalkan semua sumber daya proyek dan memberikan perkiraan kasar dari setiap sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini membantu organisasi untuk mengelola sumber daya proyek mereka dengan bijaksana dan menghindari pengeluaran berlebihan.

Selain itu, manajer proyek dapat dengan mudah memeriksa ketersediaan sumber daya, mengalokasikannya untuk proyek tertentu, dan memastikan bahwa semua anggota memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek.

Contoh: Bisnis e-niaga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengalokasikan sumber daya agar pengiriman barang mereka tepat waktu. Misalnya, mereka dapat menetapkan mitra pengiriman sesuai dengan zona waktu, lokasi, dan ketersediaan tenaga kerja.

Manajemen Peran Pengguna

Data terkait proyek tidak selalu dapat diakses oleh semua karyawan seperti data keuangan atau informasi pelanggan. Oleh karena itu, manajemen izin peran pengguna dan fitur kontrol akses membantu bisnis untuk membuat dan mengelola izin untuk subtugas proyek tertentu. Dengan demikian, membatasi akses ke informasi proyek rahasia.

Selain itu, ini membantu mereka untuk menetapkan tugas atau proyek pribadi kepada anggota tim dan menentukan peran khusus untuk proyek tertentu.

Contoh: Karyawan yang bekerja di departemen keamanan cyber dapat membuat dan mengelola izin berbasis peran saat bekerja dengan data karyawan dan pelanggan. Mereka dapat membatasi akses ke data ini untuk karyawan yang bekerja di luar departemen tersebut.

Pelaporan & Analisis Real-Time

Semua anggota tim harus tetap mengikuti perkembangan proyek. Dengan pelaporan waktu nyata, semua anggota yang mengerjakan proyek akan diberi tahu tentang kemajuannya, tenggat waktu yang terlewat, atau perubahan lain yang sedang berlangsung dalam proyek. Beberapa solusi perangkat lunak manajemen proyek bahkan menawarkan fitur penyesuaian laporan untuk menyesuaikan laporan sesuai kebutuhan bisnis.

Misalnya, Anda dapat menggunakan beberapa template seperti laporan KPI untuk mengukur kemajuan proyek apa pun. Oleh karena itu, dengan membandingkan laporan, Anda dapat menemukan masalah dengan proyek saat ini dan merumuskan strategi untuk mengatasinya.

Pengguna juga dapat membuat dasbor KPI proyek untuk mengukur kemajuan proyek terhadap KPI yang ditetapkan seperti nilai proyek yang direncanakan dan aktual, persentase tugas yang diselesaikan, dll. Ini akan membantu meningkatkan tingkat keberhasilan suatu proyek.

Contoh: Manajer media sosial tidak hanya membuat strategi pemasaran media sosial yang efektif tetapi juga mengukur efektivitasnya melalui pelaporan real-time. Mereka dapat menemukan kemacetan dalam strategi pemasaran dengan menganalisisnya terhadap para pesaing.

Berbagi Kalender

Kalender proyek membantu manajer produk untuk mengatur garis waktu proyek secara sistematis. Ini menentukan jam kerja dan non-kerja proyek dan memungkinkan pengguna membuat tugas bersama dengan tanggal jatuh tempo mereka, menugaskan tugas ke anggota tim, dan merekam semua tonggak untuk sebuah proyek.

Dengan membagikan kalender yang dibuat dengan tim, manajer dapat memastikan semua anggota menerima pemberitahuan untuk semua tugas terjadwal, rapat, acara, dll., terkait proyek tepat waktu. Ini akan memastikan bahwa semua anggota yang mengerjakan proyek menghadiri semua pertemuan proyek.

Contoh: Tim penjualan dapat membuat kalender untuk beberapa rapat klien atau kampanye penjualan dan berbagi kalender yang sama dengan anggota. Mereka juga dapat menambahkan detail lebih lanjut tentang rapat ini ke kalender untuk anggota tim.

Manajemen Dokumen

Saat mengerjakan proyek, organisasi perlu membuat dan mengelola banyak dokumen termasuk detail proyek, detail pemangku kepentingan, jadwal proyek, anggaran proyek, dll. Solusi manajemen proyek membantu organisasi membuat dan mengelola semua dokumen ini secara real time. Oleh karena itu, memudahkan anggota tim untuk membuat dokumen, memperbaruinya secara real time, membaginya dengan pemangku kepentingan, dll.

Dengan perangkat lunak tersebut, anggota tim dapat mengakses semua dokumen yang terkait dengan proyek di satu tempat daripada mencarinya secara acak. Selain itu, ia menawarkan integrasi dengan solusi penyimpanan cloud pihak ketiga seperti Dropbox , OneDrive , Google Drive , dll., untuk penyimpanan dokumen tambahan.

Bacaan yang Disarankan: Penggunaan Perangkat Lunak Manajemen Proyek di Industri Konstruksi

Alur Kerja Kustom

Alur kerja khusus adalah salah satu Fungsi PMS utama untuk mengelola proyek dan tugas. Perangkat lunak ini menawarkan template siap pakai untuk menyesuaikan alur kerja untuk berbagai departemen seperti sumber daya manusia, penjualan, pemasaran, sektor TI, dll. Oleh karena itu, memudahkan pengguna untuk membuat alur kerja dengan cepat.

Namun, solusinya juga menawarkan modul untuk menyesuaikan alur kerja ini dengan menambahkan atau menghapus bagian tertentu sesuai kebutuhan proyek. Dengan cara ini, ini memberikan kendali penuh atas struktur proyek.

Contoh: Departemen SDM, saat membuat tugas untuk perekrutan, dapat memilih template yang telah dibuat sebelumnya dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan mereka. Mereka dapat menghapus atau menambahkan modul tertentu seperti orientasi dan membuat proyek terpisah untuk hal yang sama.

Integrasi

Perangkat lunak ini dapat diintegrasikan dengan solusi bisnis induk untuk membantu bisnis mengelola banyak tugas dari satu platform, Ini merupakan Fungsi PMS integral.

Integrasi Perangkat Lunak Email: Integrasi email akan membantu Anda membalas langsung ke anggota tim Anda melalui perangkat lunak. Selanjutnya, Anda juga dapat membuat tugas, menjadwalkan rapat, berbagi kalender dengan tim, dll.

Integrasi CRM: Integrasi dengan perangkat lunak CRM akan membantu Anda menyimpan semua informasi yang terkait dengan pemangku kepentingan proyek di satu tempat. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan semua informasi pelanggan di portal terpisah.

Integrasi Sistem Manajemen Identitas: Melalui integrasi ini, manajer proyek dapat menetapkan dan mengelola izin berbasis peran untuk proyek tersebut. Ini memastikan bahwa hanya anggota yang tepat yang memiliki akses ke data proyek tertentu.

Kesimpulan

Berapa pun ukuran organisasi Anda, perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam berbagai cara seperti kolaborasi waktu nyata, manajemen tugas, manajemen izin, dan sebagainya. Setiap organisasi memiliki persyaratannya sendiri untuk mengelola proyek, jadi pilihlah perangkat lunak yang selaras dengan sasaran bisnis dan persyaratan Fungsi PMS Anda.