8 Pilar Pelaporan PR untuk Membuktikan Nilai Anda

Dalam dunia PR , mendapatkan hasil untuk klien tidak masalah jika mereka tidak mengetahuinya.

Pelaporan PR adalah dasar untuk mengkomunikasikan dampak Anda kepada klien.

Ini adalah satu-satunya bagian terpenting dari kampanye PR karena menunjukkan nilai pekerjaan Anda.

Untuk menjadi salah satu profesional PR, Anda perlu melampaui keahlian komunikasi dalam manajemen reputasi, pembuatan konten, hubungan media, tanggung jawab sosial perusahaan, dan pengaruh sosial. Anda juga perlu memiliki fokus yang jelas tentang bagaimana Anda akan memantau dan mengukur hasil.

Disini kami akan memberikan pilar-pilar pelaporan PR, sehingga Anda selalu melakukannya dengan benar.

4 jenis laporan PR

Dalam hal pelaporan PR , satu ukuran tidak cocok untuk semua. Bergantung pada audiens target Anda , dan tujuannya, laporan Anda dapat terlihat sangat berbeda.

Kelebihan informasi adalah bahaya nyata bagi sebagian besar eksekutif, jadi saat menyusun laporan, penting untuk tetap fokus pada apa yang ingin Anda komunikasikan kepada pemangku kepentingan utama .

Apakah Anda memberikan pembaruan sederhana tentang metrik dan KPI ? Atau apakah Anda menilai arah strategis kampanye secara keseluruhan?

Dengan tujuan yang ditentukan dengan jelas, Anda dapat berfokus pada pembuatan laporan yang memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk pengambilan keputusan berdasarkan data dan yang terpenting mengutamakan pencapaian Anda.

Laporan bulanan – lacak kemajuan Anda

Pelaporan PR bulanan harus mengungkapkan bagaimana kemajuan kampanye Anda sejauh ini. Kuncinya di sini: sejauh ini.

Perhatikan bahwa Anda tidak berada di jalur untuk mencapai KPI Anda ?

Inilah saatnya untuk menunjukkan apa yang berhasil, apa yang tidak, dan bagaimana Anda akan berputar untuk mencapai hasil.

Laporan bulanan reguler kemungkinan besar ditargetkan pada manajer Anda dan utamanya tentang melacak KPI terpenting Anda. Anda kemungkinan akan menyertakan metrik seperti sebutan dari waktu ke waktu, tayangan total, atau bagan lokasi.

Laporan triwulanan – waktu untuk mencapai level tinggi

Kuartal akan segera berakhir? Sudah waktunya untuk penilaian tingkat tinggi di mana Anda berdiri.

Penekanan untuk pelaporan PR triwulanan menunjukkan nilai bisnis yang dibawa oleh pekerjaan Anda kepada klien Anda.

Laporan triwulanan lebih jarang, sehingga data yang Anda kumpulkan menjadi lebih strategis. Laporan triwulanan cenderung dibagikan lebih tinggi ke struktur manajemen klien, berpotensi sejauh VP, CMO, atau bahkan CEO di perusahaan kecil, jadi penting untuk menyoroti keberhasilan Anda.

Dalam laporan triwulanan , Anda ingin:

• Pamerkan nilai pembelanjaan Anda
• Gambarkan hubungan antara aktivitas PR dan pendapatan klien
• Ringkas kemenangan besar Anda
• Menyediakan data tingkat tinggi
• Tampilkan langkah selanjutnya

Laporan tahunan – permainan panjang

Laporan PR tahunan lebih tinggi di rantai makanan manajemen daripada jenis laporan lainnya, dan kemungkinan besar akan dibaca oleh CMO dan CEO klien Anda atau anggota c-suite lainnya, serta dewan direksi dan investor utama mana pun.

Biasanya, alasan utama mereka menontonnya adalah untuk memutuskan anggaran tahun depan, dan merencanakan strategi masa depan mereka.

Taruhan untuk laporan tahunan lebih tinggi. Laporan tahunan Anda harus menampilkan pencapaian yang didukung dengan data dan grafik keras.

Penekanannya adalah pada nilai jangka panjang Anda dalam konteks. Selain mendemonstrasikan hasil tahun lalu, Anda harus memproyeksikan ekspektasi Anda untuk masa depan dengan anggaran dan pengeluaran tertentu.

Laporan kampanye

Laporan kampanye bahkan lebih bertarget daripada yang tepat waktu dan terkait dengan tujuan atau rangkaian KPI yang sangat spesifik . Anda mungkin menjalankan PR untuk peluncuran produk, memasuki pasar baru, atau di sekitar acara tertentu, dan pelaporan Anda akan mencerminkan pencapaian Anda secara langsung terhadap sasaran tersebut.

Sangatlah penting untuk melacak metrik seputar keterpaparan, cakupan, dan interaksi, dan untuk menunjukkan dengan jelas keberhasilan Anda secara visual.

8 pilar pelaporan PR

Menyampaikan laporan PR berdampak yang melekat pada pemangku kepentingan (untuk kebaikan) adalah sebuah seni. Berikut adalah delapan langkah untuk menceritakan kisah berbasis data yang menarik.

1. Tempatkan tujuan di depan dan di tengah

Sebelum mendalami detail dan data, laporan Anda harus menguraikan sasaran kampanye yang telah disepakati sebelumnya, apa pun jenis laporan yang Anda susun. Tujuan-tujuan ini perlu dinyatakan dengan jelas dalam bahasa yang sederhana.

Kiat pro: Minta seorang kolega untuk melihat laporan PR Anda dan mengidentifikasi tujuan kampanye. Jika mereka tidak dapat melakukan ini secara instan, mereka tidak cukup jelas.​​

Misalnya, jika sasaran Anda adalah meningkatkan loyalitas merek , dengan meningkatkan pengunjung yang kembali sebesar 20%, hal ini harus dinyatakan dengan jelas di awal laporan.

2. Gunakan analitik yang tepat

Setelah Anda menyatakan kembali sasaran kampanye dan metrik PR yang Anda gunakan untuk mengukurnya, saatnya mengumpulkan data Anda. Pertimbangkan metrik yang paling tepat untuk melacak kemajuan Anda menuju sasaran tersebut, termasuk metrik yang telah ditentukan sebelumnya . Anda perlu menunjukkan pertumbuhan dan membandingkan metrik ini dengan periode sebelumnya. Ini mungkin termasuk:

• Jumlah total penyebutan
• Pengikut media sosial
• Total tayangan, total klik
• Disebutkan berdasarkan sumber, memungkinkan klien untuk melihat saluran mana yang paling banyak menghasilkan percakapan
• Sebutkan dari waktu ke waktu, misalnya, untuk melihat dampak dari berbagai bagian kampanye
• Peta lokasi, memetakan dari mana asal paling banyak penyebutan di dunia

Data Anda adalah bagian dari kisah Anda yang lebih besar yang Anda ceritakan melalui laporan Anda. Menarik wawasan utama dari data dan analitik Anda akan menambah cerita Anda secara keseluruhan dan membuat laporan PR Anda semakin kuat.

3. Ringkas

Manusia menciptakan kesan pertama hanya dalam 1/10 detik , dan kami menilai informasi asing hampir secepat itu. Itulah mengapa kemampuan laporan Anda untuk meringkas temuan kunci penting, keberhasilan, dan rekomendasi menggunakan data penting untuk memberi dampak pada eksekutif yang sibuk.

Sertakan metrik yang paling diminati klien Anda dan soroti temuan paling signifikan dan saran penyesuaian untuk kampanye.

Ringkasan Anda mungkin dimulai seperti ini:

“Tujuannya adalah untuk membangun brand awareness Anda , khususnya di Facebook dan Twitter. Kampanye mencapai peningkatan total penyebutan pada platform tersebut sebesar 185%. Ini hampir dua kali peningkatan yang kami proyeksikan, dan tingkat pertumbuhan 60% lebih cepat daripada yang dinikmati pesaing utama Anda. Kami mencapai ini berkat empat aktivitas satu kali dan lima belas aktivitas berkelanjutan yang akan kami jelaskan di bagian selanjutnya dari laporan ini.”

Tetapi untuk memberikan dampak, itu harus dapat dipindai dan visual:

4. Mengintegrasikan intelijen kompetitif

Seperti yang disimpulkan Einstein untuk alam semesta secara keseluruhan, kemajuan itu relatif, dan tidak ada bedanya dengan agensi PR . Laporan PR terbaik melampaui detail kesuksesan Anda, mereka memberikan konteks, sehingga klien Anda dapat melihat bagaimana Anda membangun merek mereka relatif terhadap pesaing mereka dan relatif terhadap kinerja masa lalu mereka.

Sudahkah Anda mencapai pertumbuhan yang lebih cepat, jangkauan yang lebih luas, atau tayangan yang lebih banyak dibandingkan pesaing klien Anda? Analisis kompetitif dapat menjadi cara ampuh untuk menampilkan gambaran yang lebih besar:

Berikut adalah beberapa metrik utama untuk diukur:

• Berbagi suara
  Ukuran jangkauan ini menunjukkan kepada klien Anda berapa banyak perhatian yang mereka dapatkan sebagai proporsi dari keseluruhan, dengan gambaran yang jelas tentang pangsa keterpaparan yang diukur dengan setiap kueri yang relevan.
• Tayangan
  Sertakan bagan tayangan merek total, yang sekali lagi dibandingkan dengan pesaing.
• Total sebutan per saluran
  Di sini Anda dapat memberikan tolok ukur kinerja klien Anda di setiap saluran utama, seperti media sosial dan outlet pers, bergantung pada hubungan media Anda dan siaran pers yang Anda keluarkan. Ini adalah cara yang bagus untuk mengidentifikasi saluran terkuat, serta saluran yang mungkin berperforma buruk, dan membantu Anda menyesuaikan strategi sesuai dengan itu.
• Sebutan dari waktu ke waktu
  Untuk laporan dengan cakupan yang lebih luas, Anda sebaiknya menarik perhatian khusus pada perubahan penyebutan merek mereka dari waktu ke waktu, terutama jika ada peningkatan yang jelas sejak Anda bekerja dengan mereka.

5. Sorot influencer teratas

Influencer utama membuat perbedaan besar pada kampanye PR yang sukses , apakah mereka individu dengan pengikut aktif yang besar di media sosial , situs rujukan dengan volume lalu lintas tinggi, atau outlet media dengan otoritas signifikan.

Menyertakan pemberi pengaruh teratas dapat membantu Anda menangkap target yang sesuai untuk aktivitas atau kemitraan di masa mendatang, dan juga mengidentifikasi dari mana pesaing klien Anda mungkin menarik sebagian besar keterlibatan mereka. Untuk detail yang lebih mendalam, pertimbangkan untuk menyertakan visual terpisah untuk pemberi pengaruh teratas yang dibagi berdasarkan jumlah penyebutan, sumber, dan jangkauan.

6. Sertakan metrik penyebutan

Apa pun jenis laporan yang Anda susun, analisis penyebutan adalah cara ampuh untuk mengikuti percakapan seputar merek, produk, dan layanan klien Anda, serta area tempat mereka beroperasi.

Anda harus menyertakan jumlah total penyebutan, tetapi juga mengkualifikasikannya antara reaksi positif dan negatif untuk mendapatkan pembacaan yang lebih spesifik tentang bagaimana merek tersebut diterima.

Ada hubungan langsung antara volume penyebutan dan kesadaran merek terukur , yang dengan jelas menunjukkan dampak kampanye Anda.

7. Tambahkan analisis sentimen

Menangkap rasa perasaan publik terhadap merek klien Anda membantu mereka membuat strategi yang melibatkan audiens mereka dengan cara yang benar. Pencurahan perasaan positif yang tiba-tiba, misalnya, memerlukan jenis kampanye keterlibatan yang berbeda dari gelombang negatif.

Alat pemantauan media sosial dapat membantu di sini, memungkinkan Anda mengukur sentimen dan menyajikannya pada grafik terhadap istilah pencarian yang dipilih. Melakukan pencarian ini untuk klien Anda dan juga pesaing mereka juga dapat membantu Anda melihat peluang untuk memanfaatkan perselisihan apa pun di pasar.

8. Jangan lupakan rekomendasi Anda

Selain ringkasan, ini mungkin elemen terpenting dari laporan PR Anda . Klien Anda menginginkan nilai wawasan strategis yang dapat Anda tawarkan, serta melihat peningkatan dalam metrik utama yang mendekatkan mereka ke sasaran.

Data yang telah Anda kumpulkan di sisa laporan Anda akan memberi Anda banyak bukti untuk mengidentifikasi tren, peluang, dan area untuk menyesuaikan pendekatan Anda. Dengan menemukan ini dalam data, dan menyusun wawasan yang dapat ditindaklanjuti, Anda akan memberikan lebih banyak nilai kepada klien Anda, memandu strategi PR mereka seputar acara peluncuran, kampanye satu kali, dan upaya PR yang 'selalu aktif'.

Seperti laporan lainnya, kuncinya adalah membuatnya singkat, persuasif, dan dapat ditindaklanjuti.