Praktik Terbaik untuk Otomatisasi Proses SDM di Seluruh Industri

Karyawan Anda mengurus organisasi Anda, sementara tim SDM Anda mengurus karyawan Anda.

Untuk kelancaran organisasi, tim SDM Anda mengerahkan banyak upaya, pekerjaan manual, waktu, dan sumber daya lainnya. Bagaimana jika Anda dapat mengambil sedikit beban dari pundak mereka dan mengotomatiskan proses SDM tertentu untuk menghemat waktu dan tenaga?

Ya, dengan otomatisasi dalam SDM, Anda dapat berhasil memastikan produktivitas dan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi.

Mari kita pahami apa yang terjadi dalam otomatisasi SDM, manfaatnya, dan beberapa praktik terbaik yang harus Anda ikuti.

Apa itu Otomasi SDM?

Otomatisasi SDM adalah tentang menggunakan solusi perangkat lunak untuk merampingkan, mendigitalkan, dan mengotomatisasi proses SDM yang berulang dan menghabiskan banyak waktu dan upaya manual. Proses SDM ini mencakup perhitungan penggajian, orientasi karyawan, ketepatan waktu, dan tugas administratif lainnya.

Otomatisasi proses SDM akan membantu tim SDM Anda fokus pada strategi alih-alih tugas yang berulang. Otomatisasi SDM meminimalkan kesalahan manusia dan memastikan efisiensi dan keamanan.

Namun, untuk memfasilitasi otomatisasi SDM di organisasi Anda, karyawan Anda harus siap beradaptasi dengan teknologi inovatif. Selain itu, mereka mungkin memerlukan pelatihan tertentu untuk mempelajari nuansa perangkat lunak otomatisasi SDM. Tetapi pada akhirnya menginvestasikan waktu dan usaha Anda akan sia-sia.

Apa yang Termasuk dalam Otomasi Proses SDM?

Mari kita pahami apa yang semua tugas HR dapat diotomatisasi.

• Proses Perekrutan

  Anda dapat mengotomatiskan proses perekrutan Anda dengan mengirim email otomatis, penjadwalan wawancara, menambahkan pertanyaan penolakan otomatis, dll. Ini akan membantu Anda dalam mengotomatiskan penyaringan awal kandidat, dan Anda dapat menginvestasikan waktu Anda lebih lanjut dalam evaluasi, seleksi, dan orientasi kandidat.

• Pencatatan absen

  Menyimpan catatan kehadiran adalah tugas yang melelahkan jika dilakukan secara manual. Namun, Anda dapat menggunakan perangkat lunak SDM untuk secara otomatis melacak waktu dan kehadiran setiap karyawan secara akurat. Anda dapat menghitung hari kerja, hari libur, permintaan cuti, shift kerja, waktu istirahat, dll., dengan timesheet otomatis.

• Daftar gaji

  Ketika Anda memiliki semua informasi mengenai jam kerja karyawan, dan remunerasi, Anda dapat memproses penggajian dengan mudah. Otomatisasi penggajian juga mendukung debet otomatis pemotongan, biaya manfaat tambahan, kredit otomatis bonus, dll.

• Pengajuan Pajak

  Dengan menggunakan otomatisasi SDM berbasis cloud, Anda dapat memastikan penghitungan dan pengarsipan pajak tepat waktu untuk menghindari masalah kepatuhan. Anda bahkan dapat menyesuaikannya sesuai dengan aturan pajak negara bagian Anda. Ini menghilangkan tekanan dari tim SDM Anda untuk melakukan pajak secara manual.

• Biaya Perekaman

  Selain gaji karyawan, ada biaya kantor lain yang dikelola oleh tim HR Anda. Pengeluaran tambahan ini dicatat, dimasukkan, dan disetujui secara manual yang menjadi proses yang panjang dan membosankan bagi semua orang. Namun, mengotomatiskan proses ini akan memungkinkan setiap karyawan atau departemen untuk menambahkan pengeluaran mereka sendiri di portal swalayan, sehingga membuat persetujuan lebih cepat.

• Manajemen Catatan

  Mengotomatiskan manajemen arsip menghilangkan beban untuk menemukan detail karyawan secara manual di tumpukan dokumen. Ini memastikan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi di seluruh departemen. Seluruh informasi tentang siklus hidup karyawan dapat diambil secara instan melalui perangkat lunak manajemen SDM.

• Onboarding & Offboarding Karyawan

  Ini mencakup tugas-tugas SDM mulai dari membawa karyawan ke dalam pesawat hingga proses pelepasan terakhir. Mungkin ada kemungkinan bias atau inefisiensi selama proses ini, tetapi mengotomatiskan tugas-tugas ini akan memastikan transparansi. Selain itu, ini juga akan menyelamatkan Anda dari potensi masalah hukum di masa mendatang.

• Pemberitahuan & Pengingat

  Dengan perangkat lunak HR, Anda dapat mengirim pengingat dan pemberitahuan otomatis untuk hari atau acara khusus. Ini termasuk peringatan kerja, ulasan kinerja karyawan, liburan, dan tanggal penting lainnya.

  Ini akan memastikan bahwa Anda tidak melewatkan tanggal penting, dan Anda tidak perlu lagi mengejar orang untuk menyelesaikan tugas mereka atau memberi mereka pengingat. Seiring dengan peningkatan komunikasi, itu juga akan memastikan tindakan tepat waktu.

Manfaat Otomatisasi Proses SDM

Berikut adalah beberapa keuntungan dari otomatisasi proses SDM.

• Hemat Biaya: Otomatisasi sumber daya manusia akan membantu Anda memangkas banyak biaya pemrosesan dan inventaris. Ini termasuk mengurangi biaya kertas, biaya alat tulis, dan waktu serta sumber daya yang dihabiskan untuk pekerjaan manual.

• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Otomatisasi SDM memungkinkan Anda mengeluarkan wawasan dan membuat keputusan berdasarkan data. Data ini dapat digunakan untuk meningkatkan proses, memperbaiki kegagalan, dan mengidentifikasi celah.

• Pastikan Transparansi: Otomatisasi SDM memungkinkan Anda mencapai transparansi dalam proses dengan mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap orang dengan jelas. Ini sangat bermanfaat bagi organisasi yang bekerja dari berbagai lokasi.

• Peningkatan Produktivitas: Dengan mengotomatiskan tugas-tugas manual yang membosankan, tim SDM dapat menginvestasikan waktu dan upaya mereka dalam pekerjaan yang lebih strategis. Pada saat yang sama, karyawan akan merasa lebih terlibat dengan pelatihan, umpan balik, penghargaan, dan pengakuan.

• Pastikan Keamanan Optimal: Mengotomatiskan proses SDM akan memastikan bahwa hanya karyawan yang memenuhi syarat yang memiliki akses ke informasi apa pun. Akan ada lebih sedikit kemungkinan kebocoran atau pencurian informasi.

• Memfasilitasi Kolaborasi & Komunikasi: Otomatisasi SDM dengan jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab untuk setiap karyawan dan memastikan pelaporan yang akurat. Ini membantu dengan kolaborasi dan alur kerja yang mulus.

Praktik Terbaik untuk Otomatisasi SDM

Kami telah membuat daftar beberapa praktik terbaik untuk otomatisasi proses SDM di berbagai industri.

• Memotivasi Karyawan Anda: Pekerjaan utama tim SDM adalah memotivasi karyawan perusahaan dan menyiapkan strategi untuk meningkatkan kinerja mereka. Tetapi sebagian besar karyawan HR menghabiskan waktu maksimum mereka untuk tugas-tugas yang berulang seperti pelacakan kehadiran, perhitungan penggajian manual, dll. yang dapat diotomatisasi. Membiarkan tim SDM Anda mengerjakan tugas-tugas strategis akan mendorong mereka untuk memberikan yang terbaik.

• Sederhanakan Alur Kerja: Salah satu alasan utama di balik beralih ke otomatisasi SDM adalah untuk menyederhanakan dan menentukan alur kerja dalam organisasi. Dengan bantuan teknologi otomatisasi, tugas-tugas seperti menyimpan catatan hari kerja, hari libur, dan permintaan SDM lainnya disederhanakan dan disederhanakan.

• Fokus pada Kebutuhan Karyawan: Otomatisasi proses SDM dapat berkontribusi untuk menciptakan budaya perusahaan yang berpusat pada karyawan. Alat AI dalam perangkat lunak otomatisasi SDM dapat membantu Anda memahami kebutuhan karyawan dengan melihat pola perilaku mereka. Ini akan membantu Anda dalam mengidentifikasi masalah yang pada akhirnya dapat menimbulkan masalah.

• Memastikan Konsistensi: Setiap karyawan memiliki gaya kerja yang unik, yang harus selaras dengan tujuan organisasi Anda. Namun, dengan otomatisasi SDM, Anda dapat menentukan profil kerja, menyelaraskan kandidat yang tepat dengan setiap peran, dan memberi mereka sesi pelatihan dan pengembangan yang diperlukan untuk berkembang.

• Mulai Kecil: Beradaptasi dengan teknologi modern membutuhkan waktu, Anda tidak dapat mengharapkan tim SDM Anda untuk memahami dan menerapkan proses otomatisasi baru dalam satu hari. Jadi, sebagai gantinya, coba mulai dengan perubahan kecil dalam proses lengkapnya. Mulailah dengan mencoba perangkat lunak otomatisasi SDM ini dan lihat hasilnya untuk karyawan dan organisasi Anda.

• Membangun Sikap 'Bantuan Mandiri': Untuk memahami perangkat lunak otomatisasi SDM yang baru, karyawan Anda mungkin terus-menerus menghubungi departemen TI atau SDM untuk mengajukan beberapa pertanyaan. Dalam hal ini, menyediakan opsi bantuan mandiri seperti beberapa tutorial dasar atau buku pegangan FAQ tertentu akan sangat membantu.

• Hapus Persetujuan yang Tidak Perlu: Seorang karyawan harus melalui beberapa proses persetujuan seperti permintaan cuti, permintaan perjalanan, klaim pengeluaran, dll. Dengan otomatisasi SDM, Anda dapat menyederhanakan proses persetujuan dan memastikan penyelesaian yang lebih cepat.

• Ciptakan Organisasi yang Tangguh: Industri Anda terus berkembang dengan tempat kerja menjadi lebih terbuka terhadap kesulitan, perubahan berkelanjutan, dan gangguan. Tim SDM harus menciptakan lingkungan di mana karyawan mendapatkan dukungan dan paparan yang cukup untuk melakukan dan memenuhi harapan yang berubah. Dengan perangkat lunak otomatisasi SDM, Anda dapat memastikan umpan balik dan pelatihan berkelanjutan untuk meningkatkan keterampilan karyawan Anda.

Bagaimana Mengelola Skenario Otomatisasi Proses SDM yang Unik dengan OpportuneHR?

Sebagian besar perangkat lunak otomatisasi SDM menangani 85% masalah umum, sementara 15% lainnya tetap tidak tersentuh. OpportuneHR menawarkan solusi kreatif dan khusus untuk menangani skenario SDM organisasi yang unik. Perangkat lunak ini berfokus pada persyaratan unik otomatisasi SDM dalam suatu organisasi, sehingga Anda tidak perlu berkompromi dengan proses yang tidak efisien.

Mari kita pahami bagaimana OpportuneHR dapat menciptakan lingkungan otomatisasi SDM terbaik untuk organisasi Anda.

• Desain Berbasis Skenario: Ini mengikuti pendekatan berbasis skenario bersama dengan keahlian dalam domain SDM untuk menciptakan pengalaman holistik. Sistem kehadiran yang digamifikasi, bot untuk manajemen kueri karyawan, sistem pembelajaran mesin, dll. membantu menciptakan pengalaman SDM yang unik.

• 15% Prinsip Otomasi SDM: Solusinya membantu pemetaan skenario SDM yang unik berdasarkan pemahaman industri. Anda akan mendapatkan lapisan fitur mikro yang sesuai dengan kebutuhan bisnis unik Anda.

• Solusi Khusus Industri: Solusi SDM yang tepat memastikan bahwa Anda memiliki akses ke modul yang disesuaikan untuk mengelola beragam tenaga kerja Anda sesuai kebutuhan spesifik industri Anda.

• Kedalaman Otomatisasi: OpportuneHR dirancang dengan pendekatan otomatisasi yang mendalam. Ini memiliki lapisan fitur mikro, yang memberikan fleksibilitas dan kekuatan ekstra untuk fitur inti. Itulah alasannya dapat dikonfigurasi untuk skenario unik di semua industri. Ini dapat menyamai tingkat penyesuaian solusi HRMS di lokasi, saat diterapkan di cloud!

• Poin Data untuk Pengambilan Keputusan: Solusi OpportuneHR membantu CXO dan pembuat keputusan lainnya dalam membuat strategi berbasis data dengan menyoroti poin data penting.

• Memecahkan Hambatan Otomasi SDM di Seluruh Industri: Menyediakan fitur unik yang sesuai dengan kebutuhan industri seperti manufaktur, perhotelan, pusat diagnostik, layanan tenaga kerja, dan banyak lagi.

FAQ

Kategori Terkait: Perangkat Lunak SDM | Perangkat Lunak Manajemen Penggajian | Keluar dari Perangkat Lunak Manajemen | Perangkat Lunak Kehadiran