Preboarding – definisi, dasar pemikiran dan 4 praktik terbaik

Pakar sumber daya manusia terus-menerus menekankan pentingnya minggu-minggu pertama karyawan baru di sebuah perusahaan – yang disebut periode onboarding. Kali ini membutuhkan induksi yang tepat, sosialisasi dengan tim dan tugas, serta memastikan bahwa orang tersebut merasa nyaman di tempat kerja yang baru. Namun baru-baru ini, kami dapat mengamati minat yang meningkat pada periode antara penandatanganan kontrak dan dimulainya pekerjaan di perusahaan – disebut sebagai preboarding – dan dampaknya terhadap apakah seorang karyawan akan memiliki sikap positif pada hari-hari pertama. bekerja. Di bawah ini, kami menjelaskan apa sebenarnya yang tercakup dalam preboarding dan mengapa itu sangat penting. Kami juga akan menunjukkan praktik terbaik apa yang layak diterapkan di area ini di perusahaan.

Preboarding – terdiri dari apa saja?

Preboarding adalah proses mempersiapkan karyawan untuk mulai bekerja di perusahaan. Biasanya dimulai setelah penandatanganan kontrak, dan tujuannya adalah untuk meminimalkan stres karyawan sebelum datang ke tempat baru dan untuk meningkatkan peluang kerja sama yang sukses dan berjangka panjang. Baik staf SDM maupun manajer perekrutan, misalnya, penyelia masa depan orang baru tersebut, mungkin bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Bergantung pada perusahaan tertentu, preboarding dapat mencakup elemen lain, tetapi yang paling sering disebutkan meliputi:

• Mempertahankan kontak untuk memastikan bahwa proses formal berjalan dengan baik.
• Presentasi tanggung jawab khusus sebelum dimulainya pekerjaan (dan pembahasannya).
• Kirim peraturan kerja dan dokumen lain yang memungkinkan Anda mengenal perusahaan sebaik mungkin.
• Diskusikan budaya perusahaan.

Preboarding versus onboarding – apa bedanya?

Mungkin bagi banyak orang preboarding dan onboarding berarti proses yang sama, tetapi perbedaan antara keduanya signifikan, terutama dalam hal apa yang diharapkan karyawan dari kedua periode tersebut. Pertama, preboarding mengacu pada antisipasi untuk memulai pekerjaan, sedangkan onboarding mencakup segala sesuatu yang terjadi sejak hari pertama kerja hingga periode induksi (yang, bergantung pada perusahaan, dapat berlangsung selama beberapa hari atau minggu). Dengan demikian, proses pertama ditujukan untuk merawat karyawan yang baru diperoleh (memastikan dia merasa nyaman), sementara yang kedua berfokus untuk memastikan bahwa karyawan baru dengan cepat dan efisien mengumpulkan informasi tentang pekerjaan, tugas, prosedur, dan perusahaan mereka. kebijakan.

Kegiatan preboarding – praktik terbaik

Jadi apa yang harus Anda lakukan untuk merawat karyawan Anda dengan sebaik-baiknya sebelum mereka datang ke perusahaan Anda? Di bawah ini kami mencantumkan beberapa praktik yang layak diterapkan di perusahaan mana pun, terlepas dari ukuran industri atau tim.

1. Mengundang ke kantor untuk penandatanganan kontrak

Jika memungkinkan, ada baiknya mendorong seorang karyawan untuk datang ke kantor sebelum "hari pertama kerja" resmi dan berbicara langsung dengan staf SDM atau memiliki kesempatan untuk berkenalan dengan karyawan lain. Dalih kunjungan semacam itu bisa jadi, misalnya, kebutuhan untuk menandatangani kontrak atau mengisi dokumen lain yang diperlukan. Ini adalah kesempatan untuk bertemu dalam suasana yang lebih santai daripada dalam kasus wawancara perekrutan atau kontak telepon.

2. Tetap berhubungan terus-menerus

Sangat umum selama beberapa minggu atau bahkan berbulan-bulan (tergantung pada periode pemberitahuan yang berlaku) untuk melewati antara penerimaan tawaran dan kedatangan orang baru di tempat kerja. Tetap berhubungan terus-menerus dengan karyawan baru selama ini adalah cara terbaik untuk membawa pengalaman positif bahkan sebelum hari pertama di perusahaan, dan menjaga tingkat antusiasme yang muncul saat tawaran pekerjaan diterima. Anda dapat melakukan kontak email dan telepon dan menanyakan tentang masalah formal (misalnya, dokumentasi) dan, misalnya, kesejahteraan, rencana pengembangan, atau sikap mereka terhadap tahap baru dalam kehidupan profesional mereka.


3. Kirim email sebelum hari pertama kerja

Beberapa hari sebelum hari pertama kerja, ada baiknya mengirim email ke karyawan yang mengonfirmasi waktu dan tempat penampilan, serta menguraikan masalah lain yang mungkin relevan (misalnya, kode berpakaian yang berlaku, kemungkinan memesan makanan, opsi parkir di kantor, perincian tentang cara menuju ke sana dengan mobil atau transportasi umum, dokumen yang harus dia bawa, dll.). Tindakan seperti itu pasti akan disambut baik – ini akan memberi kepercayaan kepada karyawan bahwa mereka telah mempersiapkan diri dengan baik untuk hari pertama. Namun, ingatlah untuk tidak mengirim email jenis ini pada menit-menit terakhir (mis., sehari sebelumnya), karena Anda membuat mereka lebih stres dan tidak pasti.

4. Mengadakan pertemuan pra-kerja

Sudahkah Anda menandatangani kontrak dengan seorang karyawan, dan selama masa tunggu mengatur perjalanan membangun tim untuk seluruh perusahaan? Atau tahu bahwa tim masa depan mereka merencanakan pertemuan di perusahaan Anda? Berikan kesempatan kepada pendatang baru untuk berpartisipasi dalam jenis kegiatan ini! Dengan cara ini, Anda akan memastikan bahwa mereka dapat mengenal kolega masa depan lebih awal, dalam situasi yang tidak terlalu formal, yang tentunya akan berdampak positif pada rasa memiliki mereka terhadap perusahaan serta menjalin ikatan yang baik dengan tim baru.

Preboarding – ringkasan

Meskipun tidak ada keraguan bahwa orientasi adalah proses yang sangat penting dari sudut pandang karyawan baru dan mereka yang berada di departemen SDM, pentingnya yang menjadi ciri periode pra-kerja juga tidak boleh diremehkan. Hari atau minggu pertama di tempat baru merupakan tekanan besar bagi banyak orang, yang terutama disebabkan oleh ketakutan tidak terhubung dengan tim atau ketakutan bahwa tugasnya akan terbukti terlalu sulit. Anda dapat meminimalkan perasaan negatif ini dengan melakukan preboarding yang dilakukan dengan benar, seperti dengan praktik yang diuraikan di atas. Pastikan penerapannya di perusahaan Anda, dan Anda akan segera melihat efek positifnya – terutama di bidang kesejahteraan mental.

Baca juga :: Membuat paket selamat datang karyawan baru. 7 item yang perlu Anda sertakan

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Nicole Mankin

Manajer SDM dengan kemampuan luar biasa untuk membangun suasana positif dan menciptakan lingkungan yang berharga bagi karyawan. Dia suka melihat potensi orang-orang berbakat dan memobilisasi mereka untuk berkembang.

Lihat semua posting