Prioritas proyek | #7 Memulai manajemen proyek

Pada artikel hari ini, kita akan berbicara tentang prioritas proyek. Apakah lebih penting untuk memulai proyek berisiko yang dapat dengan cepat menghasilkan keuntungan besar? Atau lebih penting untuk menyelesaikan pengembangan solusi yang berpotensi membawa keuntungan lebih rendah tetapi dalam jangka panjang dan sedang dalam tahap akhir implementasi? Banyak organisasi memiliki banyak proyek yang berjalan secara bersamaan. Bagaimana Anda bisa memprioritaskan mereka dengan sumber daya yang terbatas?

Prioritas proyek – daftar isi:

1. Prioritas proyek – pengantar
2. Matriks Eisenhower
3. Moskow
4. DADU
5. Prioritas proyek – ringkasan

Prioritas proyek – pengantar

Dalam teks berikut, kita akan melihat metode paling populer yang memfasilitasi pengambilan keputusan untuk memprioritaskan proyek – baik yang dilakukan secara mandiri maupun yang termasuk dalam program atau portofolio proyek. Kami akan membahas matriks Eisenhower, diterapkan tidak hanya untuk memprioritaskan proyek, tetapi juga tugas yang dilakukan di dalamnya. Kami juga akan melihat lebih dekat pada metode MoSCoW yang sering digunakan yang dibuat oleh Dai Clegg, serta model DICE yang ditemukan pada pertengahan tahun 90-an di Boston Consulting Group.

Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower memungkinkan memprioritaskan proyek dengan menempatkannya dalam ruang yang ditentukan oleh dua sumbu – apa yang mendesak dan apa yang penting. Ada bagan umum untuk menampilkannya:

Moskow

Oracle menjadi pelopor penerapan teknik MoSCoW. Ini juga disebutkan sebagai skema prioritas yang efektif dalam Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK) terbaru bersama dengan analisis multi-kriteria. Ini membagi proyek menjadi empat kategori:

• Must-have – yaitu, proyek yang harus diselesaikan karena sangat penting bagi pengoperasian perusahaan; ini milik proyek-proyek seperti membangun keamanan dan menentukan hak akses di cloud perusahaan, menyiapkan laporan dan laporan keuangan untuk investor, atau mengimplementasikan solusi pada klien utama,
• Harus-ingin – yaitu, yang harus dilaksanakan, karena mengabaikannya dapat memperburuk kinerja perusahaan; ini dapat berupa, misalnya, mengubah kantor pusatnya ke lokasi yang lebih nyaman, atau memasuki platform penjualan baru yang semakin populer,
• Bisa-memiliki – yaitu, proyek untuk menerapkan “jika waktu memungkinkan” karena proyek tersebut lebih mungkin berdampak positif bagi perusahaan; contoh proyek dalam kategori ini mungkin partisipasi dalam acara industri, atau mempersiapkan kompetisi untuk kontraktor,
• Tidak akan – yaitu, yang mungkin diterapkan di masa depan, tetapi saat ini tidak ada dalam daftar prioritas.

DADU

Metode DICE menerjemahkan prioritas yang ditetapkan untuk proyek menjadi nilai dan fitur numerik di lebih dari 1.000 organisasi besar di seluruh dunia. Akronim DICE terdiri dari komponen-komponen berikut:

1. D (Durasi) – durasi proyek, yang diberi nilai berikut:
• 1 – ketika proyek berlangsung kurang dari 2 bulan
• 2 – ketika proyek berlangsung 2-4 bulan
• 3 – ketika proyek berlangsung 4-8 bulan
• 4 – ketika proyek berlangsung lebih dari 8 bulan
2. I (Integritas Kinerja Tim) – kemampuan tim, dengan penekanan khusus pada Manajer Proyek, untuk berhasil melaksanakan proyek, yang diberikan poin nilai:
• 1 – sangat baik
• 2 – bagus
• 3 – rata-rata
• 4 – rendah
3. C (Komitmen) – level dukungan, terdiri dari dua komponen
• C1 – dukungan proyek yang terlihat dari sponsor atau dewan direksi
• C2 – dukungan dari orang-orang yang terkena dampak implementasi proyek, di mana nilai-nilai berikut sesuai untuk masing-masing:
• 1 – dukungan yang dikomunikasikan dengan jelas
• 2 – dukungan yang cukup jelas
• 3 – postur netral
• 4 – resistensi yang jelas
4. E (Effort) – upaya yang diperlukan untuk mengimplementasikan proyek, di luar tugas sehari-hari menjalankan perusahaan, di mana nilainya terlihat seperti ini:
• 1 – kurang dari 10% dari sirkulasi tambahan
• 2 – 10-20% sirkulasi tambahan
• 3 – 20-40% sirkulasi tambahan
• 4 – lebih dari 40% dari sirkulasi tambahan

Nilai DICE dihitung menggunakan rumus berikut: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Bergantung pada skornya, Anda dapat menentukan kemungkinan apakah proyek yang direncanakan akan berhasil, dan dengan demikian apakah layak ditempatkan pada daftar prioritas:

• 7 – 14 – zona menang – proyek memiliki peluang implementasi yang sangat baik
• 14 – 17 – zona bahaya – proyek memiliki peluang sukses
• di atas 17 – zona keputusasaan – hasil proyek sulit diprediksi atau proyek tidak mungkin berhasil.

Prioritas proyek – ringkasan

Metode prioritas proyek yang diuraikan, tentu saja, tidak selalu tersedia untuk pemilihan dan pemeringkatan proyek. Banyak organisasi tidak menerapkan metode penentuan prioritas yang diformalkan seperti DICE, dan di beberapa organisasi, pendapat individu yang hanya dipandu oleh pendapatnya sendirilah yang menentukan. Namun, terutama ketika beberapa proyek kritis dan berisiko tinggi sedang dipertimbangkan untuk dimulai atau dilanjutkan pada saat yang sama, alat prioritas layak untuk digunakan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek